SKKN về Tin học phục vụ CT quản lý trường học

Phơng pháp tính điểm, xếp loại học lực và thống kê kết quả học tập của học sinh trên máy vi tính
phơng pháp
tính điểm, xếp loại học lực và thống kê kết quả
học tập của học sinh trên máy vi tính
A- Đặt vấn đề
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của ngời giáo viên là kiểm tra,
đánh giá học sinh. Để thực hiện nhiệm vụ này, ngời giáo viên phải cộng điểm,
tính điểm, xếp loại học lực cho học sinh theo đúng quy định của Bộ Giáo dục
và Đào tạo. Đặc biệt là vào dịp cuối mỗi học kỳ hoặc cuối năm học, trong một
thời gian có hạn làm sao để ngời giáo viên thực hiện việc cộng điểm, tính điểm,
đánh giá, xếp loại cho học sinh chính xác, tránh khỏi những sai sót luôn là
điều trăn trở không chỉ của cá nhân ngời thầy giáo, cô giáo.
Mặt khác, theo yêu cầu của công tác quản lý trờng học việc thống kê các
chỉ số giáo dục theo chơng trình hệ thống EMIS, việc tìm ra phơng pháp thống
kê có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất công tác của ngời giáo viên là một vấn
đề đợc nhiều cán bộ quản lý các nhà trờng quan tâm.
Với ý nghĩ giúp đỡ ngời giáo viên trong việc cộng điểm, tính điểm và
xếp loại học lực cho học sinh- nhất là các giáo viên chủ nhiệm lớp, đảm bảo
cho việc tính điểm, đánh giá kết quả học lực của học sinh một cách nhanh gọn,
chính xác, tôi đã cố gắng tìm ra cách tính điểm, xếp loại học lực cho học sinh
trên máy vi tính đúng theo Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS và THPT
ban hành theo Quyết định số 40/2006/QĐ-BGD&ĐT ban hành ngày 05 tháng
10 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây gọi tắt là Quy chế
40), đồng thời đáp ứng đợc cho công tác thống kê theo yêu cầu của công tác
quản lý giáo dục.
Đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trờng THCS Nga Lĩnh, và các bạn
đồng nghiệp, tôi đã áp dụng thành công quy trình này trong việc tính điểm,
đánh giá, xếp loại học sinh, thống kê số liệu trong học kỳ I năm học 2006-
2007, đã và đang đợc áp dụng có hiệu quả ở học kỳ II. Bài viết này tôi mạnh
dạn trình bày về cách làm đó.
B - phơng pháp

tính điểm, xếp loại học lực và thống kê kết
quả học tập của học sinh trên máy vi tính
Trớc hết chúng ta nhận thấy, căn cứ theo chơng trình quy định, ở mỗi
một khối lớp THCS, ở mỗi Ban THPT có số môn học, số tiết học trong một tuần
khác nhau nên mỗi khối lớp có cách tính riêng phụ thuộc số môn học, số lần
cho điểm của môn học khối lớp đó. Để tiện cho việc theo dõi, ở bài này, tôi xin
trình bày việc lập bảng tính cho việc tính điểm, xếp loại ở lớp 9 THCS, các khối
lớp khác ở bậc học này và mở rộng cho bậc THPT đợc vận dụng một cách hoàn
toàn tơng tự.
I/ Lập bảng tính điểm trung bình cho từng môn học
(Điểm TBmHK)
Chơng trình ghi điểm, tính điểm, xếp loại học lực và thống kê EMIS ở
bậc THCS đợc thực hiện trong phần Excel, mỗi khối lớp gồm 2 Workbook có
tên là Diem HKI và Diem HKII. Workbook có tên là Diem HKI có 15
worksheet dùng để tính điểm 14 môn học thứ tự là Toán, Lý, Hoá, Sinh, Văn,
Trịnh Hữu Lý Trờng THCS Nga Lĩnh, Nga Sơn, Thanh Hoá
Sử, Địa, GDCD, Tiếng Anh, Công nghệ, Thể dục, Mỹ thuật, Âm nhạc, Tin học
và 1 worksheet dùng để tổng hợp điểm của các môn học trong Học kỳ I và xếp
loại học lực của học sinh.
(Hình 1: Các worksheet dùng để ghi điểm các môn học và điểm học kỳ I)
Workbook có tên là Diem HKII có 16 Sheet bảng tính với cấu trúc t-
ơng tự nh Workbook Diem HKI và có thêm Sheet dùng để tổng hợp kết quả
và đánh giá xếp loại học lực của học sinh trong cả năm học.
Chẳng hạn để tính điểm học kỳ I môn Địa lý lớp 9 ở trờng THCS Nga
Lĩnh, chúng tôi đã lập bảng điểm sau:

(Hình 2: Bảng ghi điểm môn Địa lý ở học kỳ I).
Nhập các dữ liệu : Số TT, Họ và tên, Lớp vào các cột tơng ứng của các
trang bảng tính theo bộ môn. Chú ý là ta chỉ cần lập danh sách học sinh, giới
tính, dân tộc của trờng cho một trang, chẳng hạn Sheet Hocky I, còn các

trang khác ta làm nh sau:
Giả sử học sinh Lê Văn An, STT1, lớp 9A ở Sheet Hocky I STT 1 nằm ở ô
A4, nữ ở ô B4, dân tộc ở ô C4, họ tên Lê Văn An nằm ở ô D4, lớp 9A nằm ở ô
E4, ta coopi các thông tin trên sang Sheet mang tên Dia bằng cách:
Đặt con trỏ ở ô thứ nhất, hàng đầu tiên của trang bảng tính môn Địa (ô A7),
trên thanh công thức ta đặt =HockyI!A4, gõ Enter để chấp nhận, sau đó coppy
công thức này vào các ô B7,C7, D7 và E7. ở các trang bảng tính của các môn
học khác ta cũng làm tơng tự. Cách làm này tuy có nhiều thao tác hơn phơng
pháp coppy cả khối nhng có một u điểm là bất kỳ có một thay đổi nào dữ liệu
nào ở trang chính thì dữ liệu đó sẽ tự động điều chỉnh ở tất cả các ô kéo theo.
Ví dụ giả sử sau khi hoàn thành bảng tính ta cần sửa lại họ tên của một học
sinh, thay cho việc phải sửa ở tất cả các bảng tính thì ta chỉ việc sửa một lần ở
Sheet HockyI.
II/ Lập công thức tính điểm trung bình môn học kỳ
(Điểm TBmHK)

Điểm 1, Điều 11, Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS và THPT
quy định:
Điểm trung bình môn học kỳ (ĐTBmhk) là trung bình cộng của điểm các bài
KTtx, KTđk và KThk với các hệ số quy định tại Điều 7 của Quy chế này:
ĐKTtx + 2 x ĐKTđk + 3 x ĐKThk
ĐTBmhk = (*)
Tổng các hệ số
Lấy ví dụ ở môn Địa lý, chúng ta lập bảng tính điểm gồm các điểm kiểm
tra thờng xuyên (Hệ số 1), điểm kiểm tra định kỳ (Hệ số 2) và điểm kiểm tra
học kỳ. Theo Quy chế 40 và phân phối chơng trình hiện hành, ở học kỳ 1 môn
Địa lý khối 9 cần phải có ít nhất 3 lần điểm kiểm tra thờng xuyên có hệ số 1 và
1 lần điểm kiểm tra định kỳ có hệ số 2. Từ quy định đó công thức tính điểm
trung bình môn ở học kỳ I của môn Địa lý của lớp 9 là:
=IF(OR(COUNT($F7:$J7)<3,COUNT($K7:$P7)<1,$Q7=""),"Lỗi",

(SUM($F7:$J7)+2*SUM($K7:$P7)+3*$Q7)/
(COUNT($F7:$J7)+2*COUNT($K7:$P7)+3*COUNT($Q7)))
(Công thức 1)
ý nghĩa của công thức này là: Nếu có ít hơn 3 lần điểm kiểm tra thờng xuyên
(điểm hệ số 1), một lần điểm kiểm tra định kỳ (điểm hệ số 2) hoặc không có
điểm thi học kỳ thì ghi Lỗi, trờng hợp còn lại điểm trung bình môn học kỳ
đợc tính nh quy định của công thức (*).
Các môn học khác và ở các học kỳ khác có công thức tính điểm TBmhk tơng
tự.
Ưu điểm của công thức này là kiểm soát đợc số lần điểm tối thiểu và
điểm số đạt đợc của học sinh mà không phụ thuộc vào số lần điểm kiểm tra; có
nghĩa là số lần kiểm tra của học sinh A có thể khác với số lần kiểm tra của học
sinh B, giới hạn khống chế là học sinh phải có đủ số điểm kiểm tra thờng
xuyên và có đủ số lần điểm của bài kiểm tra định kỳ theo quy định của Bộ Giáo
dục và Đào tạo. Nhiệm vụ của ngời giáo viên là phải tổ chức để học sinh đợc
kiểm tra và có đủ số lần điểm theo quy định.
Lấy ví dụ ở hình 2 dới đây chúng ta thấy rõ các trờng hợp ghi Lỗi và trờng
hợp có số lần điểm kiểm tra khác nhau.

(Hình 3: Tính điểm cho môn Vật lý ở học kỳ I).
IIi/ Lập công thức tính điểm theo học kỳ.

Giả sử ta đặt tên cho Sheet 15 là Hocky I (Điểm học kỳ I), ta lập bảng tổng
hợp nh trong sổ lớp cho học kỳ I và học kỳ II. (Hình 3).
(Hình 3: Trang tổng hợp kết quả học kỳ I).
Các thông tin về số TT, Họ và tên, lớp ta phải nhập từ ban đầu để có cơ sở
coppy sang các trang khác nh đã trình bày ở phần I.
a) Ghi các điểm trung bình môn học kỳ :
Giả sử ở bảng điểm bộ môn Vật lý (Sheet 2), điểm TBmhkI môn Lý của
học sinh Lê Văn An ta tính đợc là 8.3 và đợc ghi ở ô R7 (Xem hình 2). Để ghi

điểm HKI môn Vật lý vào bảng tổng hợp học kỳ I ta đặt con trỏ ở ô tơng ứng
trong bảng tổng hợp (Trên hình 3 điểm Vật lý của học sinh Lê Văn An phải đợc
ghi vào ô G5), ta ghi công thức sao chép vào ô G5:
=IF(Ly!R7="Lỗi","",Ly!R7) (Công thức 2)
ý nghĩa của công thức này là: Nếu trong trang ghi điểm môn Vật lý, vì
lý do gì đó điểm TBmhk của học sinh Lê Văn An đang ghi lỗi, thì trang tổng
hợp ô điểm này không ghi, trờng hợp đã có đủ điểm số theo quy định thì đợc
ghi. Biện pháp này giúp cho việc tính điểm trung bình học kỳ và xếp loại học
lực đợc tiến hành bình thờng.
Gõ Enter để chấp nhận và coppy công thức này lần lợt cho các ô G6, G7
Thao tác tơng tự cho các cột ghi điểm của các môn học khác.
b) Lập công thức tính điểm trung bình học kỳ:
Theo quy chế 40, công thức tính điểm trung bình học kỳ của một học
sinh đợc quy định tại điểm 1, Điều 12, cụ thể là:
a x ĐTBmhk Toán + b x ĐTBmhk Vật lí +
ĐTBhk =
Tổng các hệ số
trong đó a, b là hệ số của từng môn học.
Giả sử điểm TBhkI nằm ở cột T (Xem hình 3). Đặt con trỏ ở ô T4 và ghi
công thức tính điểm theo quy định của Quy chế 40 nh sau:
=IF(COUNT($F5:$S5)=0,"",IF(COUNT($F5:$S5)<=11,"Lỗi",
(SUM($F5:$S5)+$F5+$J5)/(COUNT($F5:$S5)+2))) ( Công thức 3)
Gõ Enter để chấp nhận và sau đó coppy công thức này cho các ô T5, T6, T7

(**)
ý nghĩa của công thức này là:
Nếu không có điểm thành phần thì không ghi, nếu có số điểm thành phần ít
hơn 11 môn học đợc coi là Lỗi, trờng hợp còn lại đợc tính theo công thức (**)
.
IV/ Lập công thức xếp loại học lực theo học kỳ.

Quy chế 40 đã quy định về tiêu chuẩn xếp loại học kỳ và xếp loại cả năm của
học sinh tại Điều 13 nh sau:
Điều 13. Tiêu chuẩn xếp loại học kỳ và xếp loại cả năm
1. Loại giỏi, nếu có đủ các tiêu chuẩn dới đây:
a) Điểm trung bình các môn học từ 8,0 trở lên, trong đó: đối với học sinh
THPT chuyên thì điểm môn chuyên từ 8,0 trở lên; đối với học sinh THCS và
THPT không chuyên thì có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 8,0 trở lên;
b) Không có môn học nào điểm trung bình dới 6,5.
2. Loại khá, nếu có đủ các tiêu chuẩn dới đây:
a) Điểm trung bình các môn học từ 6,5 trở lên, trong đó: đối với học sinh
THPT chuyên thì điểm môn chuyên từ 6,5 trở lên; đối với học sinh THCS và
THPT không chuyên thì có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 6,5 trở lên;
b) Không có môn học nào điểm trung bình dới 5,0.
3. Loại trung bình, nếu có đủ các tiêu chuẩn dới đây:
a) Điểm trung bình các môn học từ 5,0 trở lên, trong đó: đối với học sinh
THPT chuyên thì điểm môn chuyên từ 5,0 trở lên; đối với học sinh THCS và
THPT không chuyên thì có 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn từ 5,0 trở lên;
b) Không có môn học nào điểm trung bình dới 3,5.
4. Loại yếu: điểm trung bình các môn học từ 3,5 trở lên và không có môn học
nào điểm trung bình dới 2,0.
5. Loại kém: các trờng hợp còn lại.
Đối với bậc THCS, căn cứ quy định trên, tôi đã lập công thức xếp loại học lực
cho học sinh (đợc ghi ở cột U xem hình 3) là:
=IF(COUNT($F5:$O5)<10,"KXL",IF(AND(OR($F5>=7.95,$J5>=7.95),
$T5>=7.95,COUNTIF($F5:$S5,">=6.45")=COUNT($F5:$S5)),"Giỏi",IF(AND
(OR($F5>=6.45,$J5>=6.45),
$T5>=6.45,COUNTIF($F5:$S5,">=4.95")=COUNT($F5:$S5)),"Khá",IF(AND
(OR($F5>=4.95,$J5>=4.95),
$T5>=4.95,COUNTIF($F5:$S5,">=3.45")=COUNT($F5:$S5)),"TB",IF(AND(
$T5>=3.45,COUNTIF($F5:$S5,">=1.95")=COUNT($F5:$S5)),"Yếu","Kém"))

))) (Công thức 4)
Công thức này đợc hiểu là: Nếu trong các môn học bắt buộc: Toán, Lý,
Hoá, Sinh, Văn, Sử, Địa, Tiếng Anh, GDCD, Công nghệ nếu thiếu điểm của
một môn học thì không ghi; các điều kiện để đợc xếp loại học lực là giỏi, khá,
trung bình, yếu hoặc kém đợc công thức thể hiện đúng theo các quy định của
Điều 13 ở trên.
Để tránh việc không chịu làm tròn của Excel ta đã lấy các giá trị của
F5 (hoặc J5) là các giá trị thuộc ngỡng làm tròn số (7.95, 6.45, 4.95 ). Đặc
biệt trong công thức này, việc sử dụng điều kiện
COUNTIF($F5:$S5,">=6.45")=COUNT($F5:$S5)

có ý nghĩa khả dụng cao trong việc áp dụng điểm 1.b của Điều 13, Quy chế 40
và làm cho việc đánh giá xếp loại học sinh theo công thức này không phụ thuộc
vào số các môn học. Điều này làm cho công thức 3 có thể áp dụng đợc cho tất
cả các trờng THCS và dễ dàng áp dụng đợc cho các nhà trờng THPT.
Tuy nhiên kết quả của công thức này cha áp dụng đợc điểm 6, Điều 13,
chơng III của Quy chế 40. Nội dung của điểm này là:
"6. Nếu ĐTBhk hoặc ĐTBcn đạt mức quy định cho từng loại nói tại các khoản
1. 2. 3. 4. 5 Điều này. nhng do ĐTB của 1 môn học thấp hơn mức quy định cho
loại đó nên học lực bị xếp thấp xuống thì đợc điều chỉnh nh sau:
a) Nếu ĐTBhk hoặc ĐTBcn đạt mức loại G nhng do ĐTB của 1 môn học phải
xuống loại Tb thì đợc điều chỉnh xếp loại K,
b) Nếu ĐTBhk hoặc ĐTBcn đạt mức loại G nhng do ĐTB của 1 môn học phải
xuống loại Y hoặc kém thì đợc điều chỉnh xếp loại Tb,
c) Nếu ĐTBhk hoặc ĐTBcn đạt mức loại K nhng do ĐTB của 1 môn học phải
xuống loại Y thì đợc điều chỉnh xếp loại Tb,
d) Nếu ĐTBhk hoặc ĐTBcn đạt mức loại K nhng do ĐTB của 1 môn học phải
xuống loại kém thì đợc điều chỉnh xếp loại Y"
(Trích Điểm 6, Điều 13, Quy chế 40)
Để thực hiện quy định này ta cần có giải pháp bổ sung cho thiếu sót trên. Tôi

đã làm nh sau: Thêm vào bên cạnh cột Xếp loại là cột Xếp loại học kỳ (cột V),
lập cho ô V4 công thức bổ sung:
=IF(T5="","",IF(AND(T5>=7.95,U5="TB"),"Khá",
IF(AND(T5>=6.45,U5="Yếu"),"TB",
IF(AND(T5>=7.95,U5="Kém"),"TB",
IF(AND(T5>=6.45,U5="Kém"),"Yếu",U5))))) ( Công thức 5)
Coppy công thức này cho các ô V5, V6, V7 Kết quả thể hiện trên cột V là
kết quả đúng.
Ta có thể ẩn cột R để có thể in ra một bảng điểm phục vụ cho việc kiểm tra. lu
trữ.
(Hình 5: Trang bảng tính tổng hợp kết quả học kỳ II sau khi đã ẩn cột R)
Việc tính điểm, xếp loại cho học kỳ II và cả năm cũng nh ở một khối lớp nào
đó hoặc một trờng nào đó có số môn học khác thì thao tác cũng nh công thức là
hoàn toàn tơng tự.
V/ Lập bảng tổng hợp và xếp loại học lực cả năm

Với các quy trình nh trên ta đã đánh giá, xếp loại cho học sinh ở cả học
kỳ I và học kỳ II. Ta tiến hành lập bảng tổng hợp, tính điểm TBmcn cho học
sinh nh sau:
Bảng tổng hợp kết quả cả năm có cấu trúc tơng tự nh bảng tổng hợp học
kỳ và nằm ở Sheet thứ 16 trong Workbook có tên là DHKII nh đã trình bày ở
phần I của bài. (Hình 5)
(Hình 5: Cấu trúc của Bảng tổng hợp kết quả cả năm học)
Ta tiến hành ghi điểm và tính điểm cả năm nh sau:
1) Giả sử ở trang tổng hợp kết quả học kỳ I, điểm TBmhkI môn Vật lý của học
sinh Lê Văn An là 8.3 và đợc ghi ở ô G5 (Xem hình 3). Điểm TBmhkII của học
sinh này là 7.8 và cũng đợc ghi ở ô G5 (Xem hình 4). Bảng tổng hợp kết quả
chung cuối năm, vị trí để ghi và tính điểm cả năm của môn Vật lý cũng là G5.
Đặt con trỏ ở ô G5, trên thanh công thức ta đặt công thức tính điểm:
=IF(OR('HockyII'!G5="",'[DiemHKI.xls]HockyI'!G5=""),"",

(2*'Hocky II'!G5+'[Diem HKI .xls]HockyI'!G5)/3) (Công thức 6)
Nội dung của công thức này là nếu một trong hai học kỳ không có điểm thì
không ghi, còn lại điểm trung bình môn cả năm đợc tính theo công thức:
ĐTBmhkI + 2 x ĐTBmhkII
ĐTBmcn = (***)
3
(Trích điểm 2, điều 11, Quy chế 40)
Gõ Enter để chấp nhận và coppy công thức này cho các ô G6, G7

(Hình 6: Bảng tổng hợp kết quả chung cuối năm và công thức ghi điểm môn
Vật lý hiển thị trên thanh công thức)
Đối với các môn học khác ta cũng làm tơng tự.
Riêng đối với các bộ môn đặc thù nh Thể dục, Mỹ thuật, Âm nhạc, cách ghi
điểm điểm trung bình môn cả năm (ĐTBmcn) có khác so với các môn học
khác. Lý do của sự khác nhau đó là do Quy chế 40 đã quy định:
+ Đối với các môn chỉ dạy học trong 1 học kỳ thì lấy kết quả đánh giá, xếp
loại của học kỳ đó làm kết qủa đánh giá, xếp loại cả năm học.
(Trích điểm 4, Điều 12, Quy chế 40)
+ Hiệu tr ởng cho phép học sinh đợc miễn học môn Thể dục, Âm nhạc, Mỹ
thuật, phần thực hành môn GDQP-AN trong 1 học kỳ hoặc cả năm học. Nếu đ-
ợc miễn học cả năm học thì môn học này không tham gia đánh giá, xếp loại
học lực của học kỳ và cả năm học; nếu chỉ đợc miễn học 1 học kỳ thì lấy kết
quả đánh giá, xếp loại của học kỳ đã học để đánh giá, xếp loại học lực cả
năm
(Trích điểm 5d, Điều 12, Quy chế 40)
Theo quy định này chúng tôi đã lập công thức tính điểm ĐTBcn cho các môn
học này nh sau:
=IF(('HockyII'!P5=""),'[DiemHKI.xls]HockyI'!P5,
IF('[DiemHKI.xls]HockyI'!P5="",'HockyII'!P5,
(2*'Hocky II'!P5+'[Diem HKI .xls]HockyI'!P5)/3)) (Công thức 7)

Việc lập công thức xếp loại học lực cả năm hoàn toàn tơng tự nh công thức xếp
loại học lực của học kỳ I và học kỳ II. Ta có thể coppy công thức 3, công thức 4
ở trang "Hoc ky" sang để sử dụng, chú ý là phải kiểm tra và điều chỉnh cho phù
hợp.
Vi/ Thống kê kết quả
Theo yêu cầu của công tác quản lý trờng học về việc thống kê các chỉ số
giáo dục theo chơng trình hệ thống EMIS cũng là một việc chiếm mất khá
nhiều thời gian và không tránh khỏi những lúng túng cho nhiều giáo viên.
Chẳng hạn cuối mỗi học kỳ các nhà trờng phải báo cáo cho các cơ quản quản
lý giáo dục các thông tin sau:

(Hình 7: Trích một trang trong báo cáo thống kê cuối học kỳ I theo chơng trình
EMIS)
Để có đủ thông tin điền vào bảng trên, tôi đã thực hiện việc làm này bằng một
số thao tác sau:
a) Thống kê cho mỗi môn học:
Cuối bảng tính điểm của mỗi môn học, tôi lập bảng thống kê nh sau:
(Hình 8: Bảng thống kê chất lợng môn Hoá lớp 9 cuối học kỳ II và công thức thống
kê hiển thị trên thanh công thức)
Công thức thống kê cho các loại Giỏi (điểm lớn hơn 8,0), khá (điểm từ 6,5 đến
7,9)chủ yếu dùng hàm COUNTIF (hàm đếm có điều kiện). Chẳng hạn trên
hình 6 đã hiển thị công thức thống kê số học sinh đạt điểm giỏi là:
=COUNTIF(R7:R206,">=7.95") (Công thức 8)
Công thức này áp dụng tơng tự cho các loại còn lại. Tuy nhiên để thống kê
phân loại đối tợng đạt các tiêu chí thống kê ta phải dùng các biện pháp khác.
Chẳng hạn để thống kê xem trong môn Hoá có bao nhiêu học sinh nữ đã đạt
điểm giỏi, khá, TB, yếu tôi đã làm nh sau:

- Kẻ thêm cột phụ cho tiêu chí thống kê này, chẳng hạn trên hình 6 ta lấy
cột S.

- Tại ô S7 (tơng ứng với học sinh có STT 1) ta lập công thức:
=IF(AND(B7="x",$R7>=7.95,$R7<>"",$R7<>"Lỗi"),"A",IF(AND(B7="x",
$R7>=6.45,$R7<7.95),"B",IF(AND(B7="x",
$R7>=4.95,$R7<6.45),"C",IF(AND(B7="x",
$R7>=3.45,$R7<4.95),"D",IF(AND(B7="x",$R7<3.45),"E",IF(AND(B7="x",
$R7="KXL"),"F","")))))) (Công thức 9)
ý nghĩa của công thức này là: Nếu ở ô R7 (ô ghi điểm TBm) không lỗi, không
phải là ô trống, đạt từ 7,95 điểm trở lên (điểm 8 làm tròn) và đợc đánh dấu x ở
cột nữ thì đợc ghi A ở ô S7; đợc ghi B, C với các điều kiện tơng tự.
- ở bảng thống kê cho đối tợng Nữ, giỏi (ô P209 trong hình 6) ta lập công
thức:
=COUNTIF(S7:S206,"A") (Công thức 10)
để đếm xem trong 200 học sinh của khối 9 (từ ô S7 đến ô S206) có bao nhiêu
em nữ đã đợc điểm giỏi.
b) Thống kê chất lợng cuối học kỳ và cả năm học:
Để thống kê kết quả chung của một học kỳ, hoặc cả năm học theo các yêu cầu
của chơng trình EMIS chúng tôi đã lập bảng thống kê nh sau:
(Hình 9: Bảng thống kê chất lợng cuối học kỳ)
Phần thống kê kết quả cuối học kỳ (và tơng tự là cuối năm học) gồm hai
bảng:
Bảng 1: Thống kê và phân loại điểm cho các môn học
Bảng 2: Phân loại học lực, hạnh kiểm cho cả học kỳ.
b1) ở bảng 1 có đầy đủ các môn học nh trong bảng tổng hợp cuối học kỳ, đợc
phân loại giỏi, khá, trung bình, yếu và kém.
Giả sử ô F208 của bảng thống kê điểm các môn biểu thị số lợng những học
sinh đạt điểm giỏi của môn Toán có trong bảng dữ liệu F5:F204 ta đặt công
thức:
=COUNTIF(F5:F204,">=7.95") (Công thức 11)
thì ta sẽ đếm đợc số học sinh có điểm đạt loại giỏi môn Toán từ 7,95 (điểm 8,0
làm tròn) trở lên. Coopy công thức 10 cho các ô G208, H208, I208 ta sẽ đếm

đợc số lợng các em học sinh đạt điểm giỏi của các môn Lý, Hoá, Sinh

Trên cơ sở trên ta cũng dễ dàng đếm đợc số lợng học sinh đạt điểm Khá
của môn Toán bằng cách đặt công thức cho ô F209:
=COUNTIF(F5:F204,">=6.45")-F208 (Công thức 12)
ý nghĩa của công thức 11 là đếm tất cả số học sinh đạt từ 6,45 của môn Toán trở
lên sau khi đã trừ đi số học sinh đạt điểm giỏi đã đếm đợc ở ô F208.
Tơng tự nh vậy ta có thể đếm đợc những học sinh đạt điểm trung bình,
yếu, kém của tất cả các môn học và thể hiện kết quả đã đếm trên bảng thống kê
điểm các môn học. Các kết quả này cũng đã đợc thể hiện ở bảng thống kê chất
lợng cuối mỗi môn học, tuy nhiên kết quả này đợc lập ở phần tổng hợp điểm
cuối mỗi học kỳ và cuối năm học giúp cho các nhà quản lý có cách nhìn toàn
diện hơn khi đánh giá chất lợng đạt đợc ở các môn học.
b2) Phân loại học lực, hạnh kiểm cho cả học kỳ:
(Hình 10: Bảng phân loại học lực, hạnh kiểm học kỳ I)
+ Nếu bạn muốn đếm xem có bao nhiêu học sinh đợc xếp loại học lực giỏi và
ghi kết quả đếm này vào ô O218 thì chúng ta lập công thức đếm cho ô O218 là:
=COUNTIF(V5:V204,"Giỏi") (Công thức 13)
Tơng tự để đếm số học sinh đợc xếp loại học lực khá và ghi vào ô O219 thì
công thức của ô O219 là:
=COUNTIF(V5:V204,"Khá") (Công thức 14)
Để thống kê số học sinh có học lực trung bình, yếu, kém và ghi vào các ô
O220, O221, O222 ta lập cho các ô đó công thức tơng tự.
+ Muốn thống kê có bao nhiêu học sinh nữ có học lực giỏi và biểu thị số liệu
đó vào ô P218 ta lập công thức cho ô P218 là:
=COUNTIF(W5:W204,"A") (Công thức 15)
Coopy công thức này cho các ô Q218, R218 ta sẽ đợc số học sinh ngời dân tộc,
số học sinh ngời dân tộc là nữ đợc xếp loại giỏi.
Để có số học sinh nữ, học sinh dân tộc, học sinh nữ-dân tộc có học lực khá ta
cũng lập công thức tơng tự. Cũng theo cách thức này, theo yêu cầu riêng ta

cũng có thể dễ dàng đếm đợc số học sinh đạt học lực khá, giỏitheo những tiêu
chí khác nhau, ví dụ đếm số học sinh khá có tôn giáo X chẳng hạn.
+ Để thống kê hạnh kiểm của học sinh, tôi đã thêm vào bên cạnh cột xếp loại
học lực là cột xếp loại hạnh kiểm theo từng học kỳ và cho cả năm học. Tuy
nhiên, ta không thể lợng hoá một cách chi tiết các tiêu chuẩn hạnh kiểm đợc
nên việc xếp loại hạnh kiểm học sinh một cách tự động trên máy tính là không

thể thực hiện đợc. Vì vậy để phục vụ cho việc thống kê chất lợng hạnh kiểm
của học sinh, giáo viên chủ nhiệm phải tự ghi vào máy (cột Z). Thiết lập các
công thức thống kê hạnh kiểm để ghi vào các ô S218:Z223 tơng tự nh các công
thức 11,12,13,14,15 đã trình bày ở trên.
*
* *
Với một vài thủ thuật vận dụng một số công thức trong Microsoft Excel,
chúng ta đã thiết lập đợc một hệ thống bảng biểu dùng cho việc tính điểm, xếp
loại học lực, thống kê các kết quả chất lợng cho các khối lớp học của bậc
THCS. Để việc làm này thành công, cần sử dụng các công thức dựa trên các
hàm cho sẵn của Microsoft Excel một cách linh hoạt và chính xác. Nếu máy
tính của bạn trong phần Excel đã thay dấu . bằng dấu , thì phải thay lại ở
chế độ mặc định hoặc thay dấu trong các công thức trên cho phù hợp.
Để khai thác chức năng thống kê, cũng bằng cách tơng tự ta có thể thống
kê cho nhiều tiêu chí khác, chẳng hạn cho đối tợng học sinh có tôn giáo X. Đặc
biệt là, với cách làm này có thể mở rộng cho các ban khác nhau của bậc trung
học phổ thông và các khối lớp học khác có áp dụng Quy chế 40 một cách dễ
dàng.
C Kết luận
I- Các kết quả đã đạt đợc:
Phơng pháp tính điểm, xếp loại học lực và thống kê kết quả học tập của
học sinh trên máy vi tính đợc lập nh trên đợc chạy trên phần mềm Excel, có
cấu trúc nhỏ gọn về tính năng có thể giúp cho giáo viên và cán bộ quản lý các

nhà trờng một số công việc sau:
1) Tính điểm trung bình trong mỗi học kỳ (ĐTBmhk) và điểm trung bình cả
năm của mỗi môn học (ĐTBmcn), theo quy định tại Điều 11, Quy chế 40.
2) Tính điểm trung bình các môn học trong học kỳ (ĐTBhk) và điểm trung
bình cả năm (ĐTB cn) theo quy định tại Điều 12, Quy chế 40.
3) Sau khi mỗi môn học đã nhập xong điểm bộ môn thì máy tính tự xếp loại
học lực cho mỗi học sinh trong từng học kỳ và cả năm học theo đúng quy định
của Điều 13, Quy chế 40.
4) Tự động kiểm soát lỗi của giáo viên và học sinh khi học sinh cha có đủ số
lần điểm tối thiểu trong kiểm tra thờng xuyên, kiểm tra định kỳ và kiểm tra học
kỳ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ đó giúp cho ngời giáo viên và
CBQL các trờng học có biện pháp điều chỉnh, đôn đốc giáo viên và học sinh
thực hiện đúng điểm 5, Điều 8 của Quy chế 40 đồng thời nắm đợc tiến độ làm
điểm của giáo viên bộ môn
5) Các thống kê về đánh giá chất lợng học sinh theo chơng trình quản lý
giáo dục (EMIS) với các chỉ tiêu đánh giá Giỏi, Khá, TB, Yếu, Kém cho các
đối tợng học sinh nữ, học sinh dân tộc, học sinh nữ dân tộcvề cả hai mặt học
lực, hạnh kiểm cho mỗi học kỳ và cả năm học chính xác, tiết kiệm đợc thời
gian và công sức của cán bộ, giáo viên các nhà trờng.
Qua quá trình áp dụng ở học kỳ I năm học 2006-2007 tại Trờng THCS
Nga Lĩnh và một số trờng THCS khác của Huyện Nga Sơn, chơng trình thể
hiện khá nhiều tính u việt, dễ sử dụng cho mọi giáo viên, đảm bảo nhanh, gọn
và đặc biệt là đảm bảo tính chính xác trong việc xếp loại học lực cho học sinh
và thống kê kết quả theo yêu cầu của chơng trình EMIS.
*
* *

Quy chế Đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung
học phổ thông đợc Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành theo Quyết định
số 40/2006/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 10 năm 2006. Tính từ thời điểm đó đến

khi tác giả viết bài này mới gần 6 tháng, vì vậy thời gian vận dụng kết quả và
để đánh giá những u nhợc điểm của đề tài này cha nhiều. Tuy nhiên qua quá
trình áp dụng ở học kỳ I Trờng THCS Nga Lĩnh và một số trờng THCS khác
của Huyện Nga Sơn, tác giả nhận thấy đề tài này hoàn toàn có khả năng áp
dụng rộng rãi cho tất cả các trờng THCS khác và đặc biệt cũng với phơng pháp
này có thể dễ dàng áp dụng cho các nhà trờng THPT. Nếu đợc đầu t gia công
thêm về mặt kỹ thuật, chơng trình này có thể dễ dàng sản xuất hàng loạt dới
dạng một phần mềm ứng dụng để phổ biến rộng rãi cho giáo viên các nhà tr-
ờng áp dụng.
II- Đề xuất và kiến nghị:
Đất nớc ta đang bớc vào công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá,
việc sử dụng máy vi tính trong việc xử lý, quản lý dữ liệu đang là một xu hớng
tất yếu không chỉ đợc quan tâm, sử dụng trong các nhà trờng. Để thực hiện đợc
nhiệm vụ đó, cần có nhiều giải pháp để phổ cập rộng rãi hơn nữa công tác giáo
dục tin học trong nhà trờng và đặc biệt là trong đội ngũ giáo viên. Đồng thời có
biện pháp quản lý và khuyến khích việc sử dụng các phầm mềm ứng dụng
trong các nhà trờng nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động giảng dạy và quản lý
trờng học.
*
* *
Tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các thầy giáo cô giáo của
trờng THCS Nga Lĩnh, trờng THPT bán công Nga Sơn 2, trờng THPT Hoàng
Lệ Kha Hà Trung, các trờng THCS ở Huyện Nga Sơn và các bạn đồng
nghiệp đã tận tình giúp đỡ tác giả trong khi hoàn thành và thử nghiệm công
trình này. Với trình độ tin học có hạn của mình, chơng trình đợc viết ra chắc
chắn không thể tránh khỏi những sai sót. Tác giả rất mong nhận đợc các ý kiến
phê bình, góp ý để chơng trình ngày càng hoàn thiện hơn và những ý kiến của
các bạn chắc chắn sẽ là nguồn động viên vô cùng quý giá với chúng tôi./
Nga Sơn, ngày 24 tháng 2 năm 2007
Ngời viết

Trịnh Hữu Lý

Tài liệu gửi kèm theo:
1. Đĩa CDR chơng trình tính điểm, xếp loại học lực và thống kê kết quả học
tập của học sinh ở bậc THCS.
2. Tài liệu hớng dẫn sử dụng chơng trình ghi trong đĩa CDR

Tài liệu tham khảo
1. Chơng trình giáo dục phổ thông - Ban hành kèm theo Quyết định số
16/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo.
2. Quy chế Đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh
trung học phổ thông - Ban hành kèm theo Quyết định số: 40/2006/QĐ-
BGD&ĐT ngày 05 tháng 10 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào
tạo.
3. Tài liệu hớng dẫn sử dụng hệ thống thông tin Quản lý Giáo dục
(EMIS) Dự án hỗ trợ của Bộ Giáo dục và Đào tạo Phiên bản 1.5
tháng 3 năm 2002 và các phiên bản khác.
4. Sổ tay hớng dẫn nghiệp vụ Thống kê giáo dục v Đ o tạo do Vụ
KH&TC Bộ Giáo dục và Đào tạo ban h nh tháng 5/2004.
5. Qui định hệ thống tiêu chí dùng để theo dõi, chỉ đạo, đánh giá tình
hình giáo dục - Đào tạo ban h nh theo Quyết định số 462/GD-ĐT ng y
10 tháng 02 năm 1995 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
6. Một số tài liệu Tin học khác.

Phòng Giáo dục nga Sơn
Trờng Trung học cơ sở Nga Lĩnh
phơng pháp
tính điểm, xếp loại học lực và thống kê
kết quả học tập của học sinh

trên máy vi tính

Năm học 2006 2007

Ngời thực hiện: Trịnh Hữu Lý
Chức vụ: Hiệu trởng
Đơn vị: Trờng THCS Nga Lĩnh
Đề tài: Quản lý trờng học