bài giảng kỹ năng tổ chức sự kiện pr - vương thanh long

www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự
kiện PR
Bài giảng 2: Quan hệ công chúng
www.strategy.vn
Nội dung bài giảng
 Khái niệm và các loại hình sự kiện.
 Kỹ năng Tổ chức sự kiện PR.
 10 yếu tố thành công.
 Quy trình tổ chức sự kiện PR.
 Danh mục chuẩn bị tổ chức sự kiện.
 Thông tin liên hệ
www.strategy.vn
Khái niệm và các loại
hình sự kiện
www.strategy.vn
Theo kết quả nghiên cứu độc
lập gần đây của Công ty FTA
về ngành PR/Event tại Việt
Nam
www.strategy.vn
Khái niệm Sự kiện PR
 FTA đã phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia”:
• Pepsi, Unilever.
• Tiger/Heineken.
• Gillette, Kodak.
• Philips Moris, Nestlé.
• Dutch Lady, SonyEricsson.
• Honda, Microsoft.
• Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô
www.strategy.vn

Khái niệm Sự kiện PR
 Thì ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng
trưởng nhanh, ước tính trên 30%/năm.
 Với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và
hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”.
 66% các công ty trong nước tự làm và 77%
công ty nước ngoài thuê làm các hoạt động
PR/event.
www.strategy.vn
Khái niệm Sự kiện PR
 15 năm gần đây là minh chứng
cho sự tăng trưởng vượt bậc
của lĩnh vực Tổ chức sự kiện.
 Nếu chúng ta tính tổng số tiền
bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện
trong 1 năm trên toàn thế giới
thì con số có thể lên đến 500 tỷ
đô la.
www.strategy.vn
Sự kiện PR là gì ?
 Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường
nhớ đến các sự kiện quy mô như:
 Thế vận hội Olympic.
 World Cup.
 Sea Games.
 APEC.
 Hoa hậu hoàn vũ.
 Hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm.
 Festiva Huế
www.strategy.vn

Sự kiện PR là gì ?
 Trên thực tế, sự kiện có quy mô quốc tế và
quốc gia không nhiều lắm, mà nên hiểu “sự
kiện” một cách phổ biến:
 Sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm.
 Hội thảo chuyên đề.
 Lễ động thổ, lễ khánh thành.
 Tiệc chiêu đãi.
 Họp mặt đại lý.
 Họp báo ra mắt sản phẩm
 và nhiều hoạt động khác…của doanh
nghiệp.
www.strategy.vn
Vậy Tổ chức sự kiện PR là:
 Tổ chức sự kiện (event) là hoạt động góp
phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm
của một công ty thông qua các hoạt động sự
kiện thực tế nhằm chuyển tải thông điệp cần
thiết của Doanh nghiệp.
 Tổ chức sự kiện còn là cơ hội để doanh
nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách
hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ
quan công quyền…giúp thúc đẩy thông tin
hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho
doanh nghiệp.
www.strategy.vn
Mục tiêu
 Tổ chức sự kiện là một công cụ của tiếp thị
nhằm xây dựng và phát triển thương hiệu.
 Tổ chức những sự kiện đặc biệt, công cụ phổ

biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục
đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch
vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn
nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty và uy tín của doanh nghiệp,
uy tín của thương hiệu.
www.strategy.vn
Mục tiêu
 Người tổ chức sự kiện cần có những yếu tố
sau:
• Tri thức.
• Kỹ năng.
• Sức khoẻ.
• Kinh nghiệm.
www.strategy.vn
Mục tiêu
 Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng và
cần những tố chất.
• Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu
óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và
ứng phó trong mọi tình huống…,
• Đó là những phẩm chất của những người
làm công việc tổ chức sự kiện.
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
 Sự kiện tạm chia thành 2 nhóm, dựa trên tính
chất về quy mô đối tượng khách tham gia:
• Sự kiện trong nhà: Các hoạt động được tổ
chức với nhóm nhỏ khách tham dự.
• Sự kiện ngoài trời: Các hoạt động có tính

quy mô hơn, với nhiều người tham dự.
 Phân loại sự kiện chỉ mang tính chất tương
đối, vì có những sự kiện có thể tổ chức cả
trong nhà lẫn ngoài trời.
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
 Sự kiện trong nhà:
• Khai trương, khánh thành.
• Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách
hàng.
• Hội nghị, hội thảo, họp báo.
• Trình diễn thời trang.
• Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
• Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
• …
www.strategy.vn
Phân loại sự kiện
 Sự kiện ngoài trời:
• Động thổ, khởi công.
• Hội chợ
• Biểu diễn nghệ thuật.
• Chương trình Team building, outing.
• Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)
ngoài trời.
• …
www.strategy.vn
Kỹ năng Tổ chức sự
kiện PR
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR

 Tổ chức sự kiện PR
yêu cầu phải có một số
kỹ năng nhất định.
 Các kỹ năng ngoài việc
đáp ứng cho nhu cầu
công việc cũng rất cần
cho bản thân trong
cuộc sống.
www.strategy.vn
Kỹ năng tổ chức sự kiện PR
 Các kỹ năng cần thiết trong tổ chức sự kiện
bao gồm:
• Kỹ năng sáng tạo ý tưởng.
• Kỹ năng tổ chức.
• Khả năng xử lý tình huống.
• Chịu áp lực công việc.
• Kỹ năng kiểm soát.
• Tính chi tiết.
• Kỹ năng tạo mối quan hệ.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo, ý tưởng
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
 "Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định
của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc
quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia
nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ
chức ấn tượng.
 Muốn có được một chương trình event "độc
nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá

công phu chứ không đơn giản như người ta
nhìn thấy bề ngoài.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
 Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ
ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đó là
“sợi chỉ đỏ” hướng đạo Đối tượng là ai? Địa
điểm tổ chức?
 Việc tạo ra ý tưởng độc đáo là “quá trình” đòi
hỏi luôn trao dồi, học hỏi liên tục và quan
trọng là tinh thần làm việc theo nhóm, cùng
Brainstorming để đưa ra ý tưởng.
 Việc làm việc theo nhóm rất cần cho Tổ chức
sự kiện.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau
đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng
truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn
đề” cùng với yêu cầu “không đụng hàng”.
www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
 Toàn bộ câu chuyện của Sự kiện có thể chứa
đựng nhiều thông điệp.
 Hãy chọn lấy một điểm, nhấn trọng tâm vào
đó và để cho người khác tự tìm lấy những
thông điệp còn lại.
 Để nội dung truyền tải của bạn trở nên cuốn
hút, bạn cần xác định một điểm nổi bật để
giới thiệu nó. Đó là điểm nhấn.

www.strategy.vn
Kỹ năng sáng tạo ý tưởng
Đặt tên
Cho sự kiện hay chiến dịch
là một trong các công việc quan trọng
của tổ chức sự kiện thành công