Hệ thống kế toán và bí quyết tốn tại pps

Hệ thống kế toán và bí quyết
tốn tại
Một khảo sát về doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa toàn cầu của HSBC cho biết, niềm
tin của DN Việt Nam đã tăng và đạt mức cao nhất trong số các khu vực ở châu Á.
Nhưng có một câu hỏi đặt ra là DN nhỏ cần làm gì để bảo đảm an toàn tài chính?

Cân đối tài khoản

Bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với DN là bảo đảm sắp xếp hợp lý các tài
khoản. Các DN nhỏ cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ kế toán của mọi giao dịch.
Chứng từ chính xác sẽ cho biết DN kinh doanh có hiệu quả không và là cơ sở để
tính toán lợi nhuận đóng thuế.

Lưu giữ chính xác chứng từ không chỉ là một phương án tốt và một kinh nghiệm
tối ưu, mà còn là một công cụ để kiểm soát DN, cho phép tiết kiệm chi phí, tránh
trường hợp bị phạt do thanh toán chậm hay nảy sinh xung đột.

Tầm quan trọng của thuế

Khi mới mở DN hay DN đang hoạt động, chủ DN cần có những kiến thức cơ bản
về thuế. Chuyên gia về thuế sẽ hỗ trợ vấn đề này. Nếu gặp khó khăn về khai báo
lợi tức đóng thuế hay các vấn đề thuế thì nên gặp kiểm toán công chứng. DN cần
đóng thuế đúng hạn và phải dành riêng một tỷ lệ quy định để trang trải nợ thuế
DN. Nếu có khó khăn trong đóng thuế, hãy liên lạc với chi cục thuế địa phương.
Một nguyên tắc vàng là thông báo thường xuyên cho cơ quan thuế về những vấn
đề gặp phải.

Biết dự tính trước

DN nhỏ lên ngân sách và có dự báo đúng thì có thể lường được hầu hết những vấn
đề về tài chính và khắc phục kịp thời. Một nỗi lo thường trực của DN nhỏ là thanh

khoản sẽ cạn dần và các ngân hàng sẽ phong tỏa tín dụng. Vì vậy, mối quan hệ
giữa chủ DN nhỏ và ngân hàng là rất quan trọng. Nếu gặp rắc rối trong thanh toán,
hãy giải thích vì sao và cho ngân hàng biết khi nào sẽ thanh toán. Đừng tìm cách
phớt lờ các khoản nợ, vì như vậy nợ nần sẽ tăng dần và làm tổn hại quan hệ với
ngân hàng.


Duy trì quyền kiểm soát

Duy trì kiểm soát tín dụng là vấn đề rất quan trọng đối với DN nhỏ, nhất là những
DN có tiềm lực tài chính hạn chế. Vì không thể thanh toán số tiền khách hàng còn
nợ mà nhiều DN nhỏ có lãi đã buộc phải ngừng giao dịch. Có nhiều cách để tránh
tình trạng này. Nếu khách hàng sắp giải thể hay tìm cách trì hoãn thanh toán thì
cần cân nhắc kỹ xem có nên gia hạn tín dụng cho họ không. Nếu không chắc chắn,
hãy kiểm tra lại thông tin tham khảo và hạng mức tín dụng.
Đánh giá từng khách hàng một cũng là một cách làm hiệu quả. Hãy quyết định
giới hạn tín dụng trên đối với các khách hàng vì đây là khoản tiền có thể chấp
nhận rủi ro và lấy đó làm căn cứ. Khi đã quyết định hạn mức và đã cấp hàng, cần
bàn giao hàng và kiểm tra hàng hóa, sau đó gửi hóa đơn ngay.

Chứng từ và nhắc nhở

Chỉ cần duy trì được chứng từ rõ ràng, gọn gàng theo thứ tự ngày, tháng cũng đã
mang lại hiệu quả trông thấy. Dù công việc này có nhàm chán đến mức nào đi nữa
thì những nhà quản lý nhỏ cũng phải dành thời gian hằng tuần để sắp xếp lại
chứng từ và theo dõi những hóa đơn còn tồn đọng. Hãy bắt đầu từ những khoản nợ
lớn và muộn nhất. Những khoản nợ lớn rất quan trọng vì việc thanh toán những
khoản này sẽ luôn có tác động tích cực đối với luân chuyển tiền. Cũng phải luôn
theo sát những khoản thanh toán chậm, cho dù khoản nợ đó có nhỏ đến mức nào.

Nếu đã quá hạn mà vẫn chưa được thanh toán thì phải có lý do. Lý do đó có thể
chỉ đơn giản là thất lạc hóa đơn hay DN không có khả năng trả nợ và tìm cách
tránh thanh toán. Rõ ràng chỉ những ai theo sát tình hình mới nhận được tiền.

Theo sát khoản nợ bằng cách gửi thư nhắc hay tốt nhất là gọi cho họ để xác nhận
sẽ được thanh toán đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trên tài
khoản thì cần lập tức hoãn cấp tín dụng cho đến khi khoản nợ được thanh toán đầy
đủ. Sau đó cần xác nhận đã nhận được tiền và yêu cầu thanh toán tiếp khoản còn
lại. Tùy vào tình hình, bạn có thể thương lượng một phương án thanh toán riêng.

Tăng trưởng xanh

Nhiều chủ DN nhỏ rất ngại khi nghe những từ như “bền vững” hay “xanh” do liên
tưởng đến những chi phí phát sinh. Điều mà nhiều người trong số này còn chưa
biết là khi được coi là một DN “xanh” thì sẽ có một tác động tài chính tích cực.
Nhiều người hiện nay chỉ chấp nhận quan hệ với những DN bền vững và minh
bạch. Cái lợi lớn nhất là không cần tốn nhiều chi phí để DN của bạn thu được lợi
nhuận.