CHƯƠNG 6: NHÓM CHẤT LƯỢNG (Phần 3) potx

CHƯƠNG 6 NHÓM CHẤT LƯỢNG
(Phần 3)

IV HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG

Việc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình
Nhóm chất lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp
quản trị trực tiếp những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến
nhân sự và trù liệu sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu có thể bao gồm nhiều
mục đích, chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét
lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại công ty
cũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi.
Chương trình cũng kết hợp thích hợp việc sử dụng thống kê, năng động nhóm và
sự vui thú công việc.Nó sẽ còn tồn tại chừng nào nó còn được kích thích và hỗ
trợ.
Hoạt động của Nhóm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên học
xong khóa huấn luyện do công ty tổ chức. Một nhóm nên gồm các thành viên làm
cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đó không phải là điểm trọng
yếu. Điều chính yếu trong việc thành lập nhóm là hãy để các thành viên tự quyết
định tham gia nhóm nào.
1. Đưa ra các vấn đề :
Ở cuộc họp đầu tiên, mỗi nhóm cần chọn một tên gọi, chọn
một nhóm trưởng và một thư ký. Khi đã hoàn tất các thủ tục này, nhóm quyết định
chuẩn bị một loạt các vấn đề mà các thành viên muốn tìm cách giải quyết. Khi
chuẩn bị danh sách các vần đề này, cần phải nghĩ ra một phương pháp để đánh giá
dự kiến hết những khó khăn của nó. Bước tiếp theo việc thu thập dữ
liệu phân công cho các thành viên. Các phương pháp thống kê : bảng điều tra, biểu
đồ kiểm tra, các đồ thị rất cần để sử dụng cho hoạt động cuả nhóm. Trong thời
gian này, việc thu thập dữ liệu mới rất quan trọng, bởi vì có một vài vấn đề có thể
đã được giải quyết hoặc một số vấn đề đang được giải quyết. Thu thập dữ liệu
giúp ta loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Mặc dù các dữ liệu thu thập còn ở

dạng thô nhưng nó có thể giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phương
pháp này, các thành viên cũng có thể quyết định nên giải quyết vấn đề nào.
2. Phân tích các v
ấn đề hay các
dự án:

Khi vấn đề đã được chọn, nhóm có thể bắt đầu phân tích với
sự giúp đỡ của hai công cụ thống kê quan trọng : điều tra và sơ đồ nhân quả. Kỹ
thuật điều tra thu thập ý kiến giúp lôi cuốn tất cả các thành viên tham gia để có thể
có danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhóm phải nhất trí chọn ra nhiều
nguyên nhân chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu thập để
thẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhóm đã chọn đúng nguyên
nhân chính thì nhóm có thể tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lập
trở lại bước này, giữ lại, khi nguyên nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hành
triển khai cách giải quyết.
3. Triển khai cách giải quyết :
Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên của
nhóm phải củng nhau dành hết tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khi
nhóm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn đề khó khăn cần được giải quyết, nên
chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này rất quan trọng. Nó có thể kéo dài từ
2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không nên khẳng định rằng nhóm có thể hoàn
thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định nào đó vì việc này sẽ tạo nên áp
lực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ,
tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa trong nhóm. Ngoài ra cần
nghĩ đến một hệ thống phòng ngừa để đúc kết những vấn đề còn lại được giải
quyết trong tương lai. Không có một kế hoạch phòng ngừa tốt, cách giải quyết chỉ
có hiệu quả trong một thời gian ngắn. Các thành viên Nhóm chất lượng cũng nên
xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét có thể áp dụng cách giải quyết
nào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Làm như vậy sẽ tránh hao tốn năng
lực và loại trừ các hao phí khác.

4. Báo cáo với cấp lãnh đạo :
Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để công
nhận nhóm. Sự nỗ lực hết mình của các thành viên Nhóm chất lượng cần được ban
lành đạo công nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên Nhóm chất lượng.
Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào
để đạt được thành công. Việc này giúp cả hai bên : các thành viên của nhóm cảm
thấy công việc của họ không vô ích và ban lãnh đạo có thể nghe được mọi khía
cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng.
5. Xem xét và theo dõi của Ban giám đốc :

Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải
quyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của Nhóm chất lượng , qua đó Ban
giám đốc cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của
nhóm.
Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những lời kiến nghị sẽ được tổ
chức : đồng ý hay không đồng ý với các đề xuất; và chuẩn bị kế hoạch theo dõi
cho tương lai, sau đó nhóm nên thông báo những quyết định để các thành viên biết
được các thông tin một cách đầy đủ và biết được những cố gắng của họ có đạt kết
quả không, có được quan tâm không. Bên cạnh đó, Ban giám đốc nắm được
chuơng trình hoạt động cho tương lai.