VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ pot

NGHE THUAT LANH DAO CFVG
B UỔI 1:
VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ
Phần 1
Xác định vai trò và sứ mạng của nhà quản lý
Một nhà quản lý là một người lãnh đạo cũng đồng thời là một người điều hành một
tập thể, biết dự kiến, lập kế hoạch, tổ chức, điều động và kiểm tra kết quả, nhằm
mục đích làm cho tập thể đạt được hiệu quả cao nhất.
Trong số ba chức năng chính của quản lý - hoạch định, điều hành và kiểm tra -
không một chức năng nào quan trọng hơn đối với sự thành công của doanh nghiệp
như là chức năng điều hành và lãnh đạo con người.
Ba khía cạnh của nhà quản lý
Trong lãnh vực nghề nghiệp, một nhà quản lý thường có nhiều lãnh vực hoạt động. Và
cũng giống như trên sân khấu của nhà hát kịch, nhà quản lý lại tuần tự “đóng” nhiều vai
trò khác nhau. Ba vai trò chính trong số đó là : “Nhà Chuyên môn”, “Nhà Điều động”
và “Nhà chiến lược”.
Nhà Chuyên môn (T : Technicien)
Là người có hiệu quả nhất trong lãnh vực sản xuất. Nhà quản lý có khuynh hướng
“Chuyên môn” làm việc cũng đạt hiệu quả như là một thành viên khác trong tập thể của
mình (thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật, phác thảo kế hoạch hoặc ghi bút toán, ), hay
như một người chuyên cung cấp dịch vụ bên ngoài (tiến hành một cuộc điều tra thăm dò,
lập bảng tổng kết tài sản cuối kỳ, ).
Rủi ro có thể gặp :
o << Chuyên gia >> : nhà lãnh đạo trở thành người bị << ám ảnh >> bởi những vấn đề
chuyên môn kỹ thuật mà quên đi sứ mạng << nhạc trưởng >> của mình. Đó là trường
hợp của những huấn luyện viên còn cố gắng rèn luyện để nâng cao thành tích của bản
thân mình,
o Người << chuyện gì cũng làm >> : nhà lãnh đạo trở thành << chuyên viên trong mọi
vấn đề >>. Ông ta không có, hoặc không còn tỉnh táo để xem xét lại những sứ mạng
của mình. Ông ta đã trở thành một << con chốt >>, tức là người có thể thay thế nhân
viên kế toán, hoặc thợ sửa điện,

Nhà Điều động (A : Animateur)
Là người làm việc có hiệu quả nhờ vào các mối quan hệ : giao tiếp với người chung
quanh, khả năng thuyết phục, lắng nghe, Nhà quản lý có khuynh hướng << Điều động
>> tổ chức và điều phối, << bắt nốt nhạc >> cho các công việc trong tập thể của mình, và
<< kết nối >> các thành viên với nhau.
Rủi ro có thể gặp :
o Người << Chỉ huy một làng du lịch >> : nhà quản lý có khuynh hướng ưu tiên lưu ý
đến các << tiện nghi >> tinh thần và vật chất của mọi thành viên để chiếm được cảm
tình của họ,
1
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
o << Cán bộ xã hội >> : nhà quản lý << tiếp dân >>. Ông bỏ ra quá nhiều thời gian để
lắng nghe những phàn nàn về nghề nghiệp và thậm chí không liên quan đến nghề
nghiệp của các nhân viên mà không làm cho họ trở nên có trách nhiệm với công việc.
Nhà Chiến lược (S : Stratège)
Là người làm việc có hiệu quả nhờ vào khả năng dự đoán tương lai và làm chủ được
các tình huống dựa vào việc nhận thức được các cơ hội và rủi ro. Nhà quản lý có khuynh
hướng << Chiến lược >> có mối quan tâm hàng đầu là sự phát triển của toàn bộ hệ thống.
Rủi ro có thể gặp :
<< Nhà kỹ trị >> : nhà quản lý có khuynh hướng luôn luôn tìm hiểu về môi trường cạnh
tranh của doanh nghiệp bằng cách tiến hành hàng loạt nghiên cứu thị trường, thăm dò về
hình ảnh của công ty, mà không quan tâm mấy đến chương trình hành động.
Thí dụ như trường hợp của vận động viên điền kinh có hiểu biết sâu rộng về cơ thể con
người, về sinh học, nhưng chỉ có rất ít cơ hội để tập chạy.
<< Nhà tổng tư lệnh >> : nhà quản lý đã xác định các trục phát triển chính, các << chính
sách >>, các chương trình hành động đầy tham vọng. Trường hợp này << bộ phận hậu
cần >> có theo nổi hay không ?
Minh họa bằng một hành trình thăng tiến trong nghề nghiệp
Giai đoạn 1
Một khối lượng “tồn kho” kiến thức

thường cho phép một người có văn bằng
được tuyển dụng vào một công việc
chuyên môn kỹ thuật như là chuyên viên
kế toán, kỹ thuật đồ họa hay thậm chí là
một công việc thấp hơn.
Nhân vật của chúng ta là một nhà sản
xuất chuyên nghiệp. Trong lãnh vực giao
tiếp, người ta chỉ đòi hỏi anh ta chấp
hành những nguyên tắc sinh hoạt tập thể
và nội qui của cơ quan. Anh ta không
“có kí lô” nào trong việc hoạch định
chiến lược định hướng lớn của cơ quan
mình. Đó là một nhà chuyên môn trẻ có
ích cho các hoạt động chuyên môn của
công ty.
Giai đoạn 2
Vài năm sau, sau khi đã tự khẳng định
ưùnh bằng mức độ thành tạo chuyên
môn kỹ thuật, người ta có thể đòi hỏi ở
nhân vật này điều hành một nhóm gồm
vài nhân viên : anh ta trở thành một
trưởng nhóm. Giờ đây anh đã có thêm
một số kỹ năng thực tiễn đã được cập
nhật hóa so với những kiến thức mà anh
đã thu thập được trong thời gian được
đào tạo tại trường lớp.
Trong lãnh vực giao tế, dần dần anh đã
có được một mạng lưới các mối quan hệ.
Khả năng phân tích chiến lược cũng phát
triển tăng thêm một ít. Anh ta có thể kết

nối hoạt động của mình với tổng thể hoạt
động của công ty.
T
S
A
2
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Giai đoạn 3
Vào giai đoạn này thì nhân vật của
chúng ta sẽ phải thay đổi một cách mạnh
mẽ hành vi ứng xử của mình. Thật vậy,
vì bây giờ anh ta phải trở thành << thủ
lãnh >>, có nghĩa là phải quản lý rất
nhiều người trong các cuộc họp khác
nhau.
Từ đây về sau, khía cạnh chuyên môn
hay hành chánh sẽ không còn được đặt
trọng tâm hàng đầu nữa, bù lại là khía
cạnh điều động nhân viên sẽ được ưu
tiên trước nhất.
Nhà Điều động quan tâm đến khả năng
của các cộng sự viên trong công việc
chung. Anh sẽ có nổi lo lắng triền miên
là làm thế nào để giữ được bầu không
khí làm việc thoải mái để gom lại được
những kết quả tốt đẹp.
Phần lớn những người ở địa vị Nhà Điều
động nếu không được huấn luyện hay
đào tạo cho vị trí này sẽ gặp những khó
khăn để thích ứng với tình hình. Vì vậy

mà ngay khi ở vị trí << thủ lãnh >> hay
<< nhà quản lý >> một số người vẫn còn
hành động như thời mình vẫn còn là
trưởng nhóm Ở địa vị Nhà Điều động,
ta phải làm khác hơn. Có nghĩa không
phải là tự mình thực hiện nữa, mà là
ĐIỀU ĐỘNG NGƯỜI KHÁC THỰC
HIỆN.
Giai đoạn 4
Nếu nhân vật của chúng ta đến được giai
đoạn này, anh ta đã giữ vai trò của một
người lãnh đạo và có nghĩa anh ta đã trở
thành Người Quyết định. Nhà Chiến
lược sẽ là vai trò nổi cộm nhất của anh
ta.
Nhà quản lý cần phát triển khía cạnh <<
Nhà Điều động >> của mình, sao cho có
thể chuyển đi những thông điệp của
mình một cách có hiệu quả nhất.
Ở khía cạnh << Nhà Chuyên môn >>,
đương nhiên anh sẽ không thể còn ở
mức độ << xuất sắc >> được nữa.
Nhưng anh ta cũng cần có những khái
niệm cập nhật, nắm được những bước
T
A
S
T
A
S

3
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
tiến triển của kỹ thuật trong lĩnh vực
chuyên môn của mình.
Một sự nhận thức đúng đắn và một mức
độ hiểu biết về thông chuyển biến này
trước hết là dựa trên cơ sở những kinh
nghiệm kỹ thuật hoặc nắm bắt thông tin
tốt về lĩnh vực mà mình chịu trách
nhiệm (chẳng hạn như sức khỏe hoặc
giáo dục hoặc pháp luật). Do đó nhà
quản lý nên có kiến thức sâu rộng về
những ngành nghề của doanh nghiệp
mình, nhưng không cần thiết phải là một
chuyên gia.
Bây giờ hãy biến những kiến thức của bạn thành hành động. Bạn hãy sử dụng
những sơ đồ sau đây để xem lại cách mà bạn tổ chức phân chia trách nhiệm của
mình.
Việc phân chia nhiệm vụ của bạn được thực hiện ra sao ?
Cách phân chia nhiêm vụ hiện nay của bạn
Hướng dẫn
Hãy chỉ rõ những lãnh vực liên quan đến
nhiệm vụ của bạn (thí dụ : tư vấn kỹ
thuật, quản lý hành chánh, điều hành
một tập thể, ) và xác định theo phần
trăm thời gian mà trung bình bạn dành
cho những lãnh vực này trong một tuần.
Cách phân chia mà bạn mong muốn thực hiện
Hướng dẫn
Hãy sử dụng lại danh sách những lãnh vực thuộc nhiệm vụ của bạn. Hãy ước lượng thời

gian trung bình (theo phần trăm) mà bạn muốn dành cho mỗi lãnh vực. Bạn sẽ nhận thấy
có một số công việc tốn quá nhiều thời gian, một số khác chưa được quan tâm đến trong
lịch trình làm việc hiện nay của bạn.
Hãy làm rõ công việc của bạn
Tôi sẽ chỉnh đốn lại một số các công việc hiện tại của mình. Trước tiên tôi sẽ lên
danh sách tất cả các công việc của mình.
Hoạt động Những nguyên nhân chính Hoạt động phải làm
S
T
A
Nhiệm vụ
của tôi
4
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
5
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Trong lịch làm việc của mình, có môt số công việc mà tôi không có thời gian để làm
Tôi sẽ suy tính đến điều mà tôi không làm và điều mà tôi nên làm
Hoạt động Những nguyên nhân chính Hoạt động phải làm
6
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Trong số tất cả các công việc tôi chỉ lựa chọn một số thôi. Những việc mà tôi đã làm
và những việc mà tôi phải làm
Hoạt động Những cải tiến có thể thực hiện Hành động phải làm
Tôi loại bỏ môt số công việc : những công việc nàv không mang lại lợi ích gì
Hoạt động Những quyết định cần có Hoạt động phải làm
7
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Phần 2
BẢNG CÂU HỎI

Bạn đánh giá thế nào về chức năng quản lý của
bạn ?
Xin vui lòng trả lời thật đúng với thực tế mà bạn đang làm hay như bạn nghĩ là sẽ làm
trong trường hợp đó và hãy đánh dấu (x) vào mức độ tương ứng : Không bao giờ, Đôi
khi, Thường xuyên, Luôn luôn.
Nội dung Không
bao giờ
Đôi
khi
Thường
xuyên
Luôn
luôn
1 Tôi biết rõ nguyện vọng thăng tiến của từng nhân viên.
2 Tôi có liên hệ với các tổ chức chuyên môn.
3 Tôi đích thân phụ trách việc liên hệ với một số khách
hàng
4 Tôi tổ chức những cuộc vui chung với nhân viên.
5 Tôi gặp gỡ một số đồng nghiệp ngoài giờ làm việc.
6 Trong cơ quan, người ta coi tôi như là người có chuyên
môn cao nhất.
7 Kết quả mà chúng tôi đạt được trước hết là thành quả
của cả êkíp.
8 Tôi đã lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên.
9 Tôi huấn luyện những nhân viên mới tuyển theo phương
pháp làm việc của chúng tôi.
10 Tôi điều khiển những cuộc hội họp với nhân viên.
11 Tôi theo dõi các thông tin về chuyển biến trong ngành.
12 Trong trường hợp có qúa nhiều việc tôi sẵn lòng giúp
nhân viên.

13 Tôi là người giữ gìn bầu không khí lành mạnh trong đội
ngũ.
14 Một phần công việc của tôi là tìm hiểu các đối thủ cạnh
tranh.
15 Tôi kiểm tra lại tất cả những dịch vụ mà chúng tôi cung
cấp cho khách hàng.
16 Tôi ấn định những mục tiêu và truyền đạt chúng đến
mỗi nhân viên
17 Tôi biết phải tìm đâu để có giải đáp cho những vấn đề
8
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
kỹ thuật.
18 Tôi theo dõi những khám phá công nghệ mới nhất liên
quan đến lãnh vực chuyên môn của mình.
19 Tôi tiến hành phỏng vấn cá nhân với từng nhân viên.
20 Tôi có khả năng mô tả các khách hàng và những điều
mà họ mong đợi ở chúng tôi.
21 Chính tôi là nguồn của các lựa chọn về công nghệ của
đơn vị.
22 Tôi lúc nào cũng sẵn sàng trả lời nhân viên.
23 Tôi có khả năng mô tả những định hướng phát triển
tương lai của cơ quan.
24 Trong cơ quan, tôi là người nắm rành kỹ thuật nhất.
25 Tôi thường xuyên truyền đạt cho nhân viên những thông
tin về thành tích của doanh nghiệp.
26 Tôi nắm rất rõ các tỉ số do đồng nghiệp và nhân viên
của tôi sử dụng.
27 Tôi tự xem mình trước hết là một nhà chuyên môn.
28 Tôi tự xem mình trước hết là người dẫn dắt đội ngũ.
29 Tôi kiểm tra mọi tài liệu hành chính của phòng.

30 Tôi lên kế hoạch cho các hoạt động khuyến mãi trong
tháng tới.
Khung tính điểm
Bạn hãy tính điểm bằng cách cho điểm các câu trả lời mà bạn đã chọn cho mỗi lãnh vực
theo thang điểm dưới đây :
Không bao giờ : - 2 điểm
Đôi khi : - 1 điểm
Thườg xuyên : + 1 điểm
Luôn luôn : + 2 điểm
Nhà chuyên môn Nhà điều động Nhà chiến lược
29 1 2
3 4 5
6 7 8
9
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
9 10 11
12 13 14
15 16 17
18 19 20
21 22 23
24 25 26
27 28 30
Tổng
số
điểm
Hãy tự đánh giá các chức năng quản lý của bạn theo thang điểm như sau :
Điểm cao nhất là : + 20 điểm Điểm thấp nhất là : -20 điểm
cho mỗi lãnh vực.
10