các dịch vụ cung ứng trong tổ chức sự kiện

Các dịch vụ cung ứng
trong tổ chức sự kiện
Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã
có và nhu cầu của sự kiện về những
dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện
cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần. Nếu
sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ
đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là,
thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ,
v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp
miễn phí (trong hợp đồng) và những dịch vụ nào phải
thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ sở đó cân đối
lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ
nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu
dùng của khách tham dự. Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm
việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có những giải pháp
riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh
mục dịch vụ miễn phí.
Thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị phục
vụ dịch vụ sự kiện phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp
đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu,
ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn, các đèn laser, v.v…
Trước khi lập chương trình hãy đi thực địa khắp lượt để
xem các ý tưởng của bạn có thể được thực hiện một cách
logic hay không. Hãy dành thời gian để tự khảo sát ban
đầu để có những cảm nhận về các phương tiện và dịch
vụ.
Tiếp đến, Nhà tổ chức cùng với các nhà cung cấp tại hiện
trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp đi thực địa. Việc
gặp các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các
nhà cung cấp trao đổi thể hiện nhu cầu của mình. Và nhu

cầu của họ sẽ được đáp ứng.
Những người đóng vai trò cung cấp chính đó càng biết
trước về sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng
như cầu của Nhà tổ chức tốt hơn và có thể đưa ra một số
lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của
họ.
Hãy quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tai nạn nơi tổ chức sự
kiện. Nhiều sự kiện cần tới lượng vật tư thiết bị phục vụ
lớn, không những cần nơi bốc dỡ mà còn cần cả kho
chứa nữa. Hãy duy trì tốt kế hoạch, bảo đảm thiết bị được
cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần
kho bãi chứa.
Cần có quyết định chính xác ngày giờ chuyển thiết bị
phương tiện tới, những thiết bị phương tiện nào được đưa
vào phòng hội nghị? Hãy dự đoán có nhân tố nào chi phối
gây chậm trễ hoạt động này không?
Cần kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của
thang như thế nào? Thiết bị máy móc có đi qua được
không? Thang máy chở hàng có hoạt động không? Chúng
đã được sửa chữa chưa? Khi nào cần sử dụng chúng?
Nhà tổ chức cũng cần biết những gì diễn ra ngay thời gian
trước khi chuyển thiết bị tới, trước khi lắp dựng thiết bị.
Nhà tổ chức cần xem mỗi nhà cung cấp dịch vụ cần bao
nhiêu thời gian để lắp đặt, và bắt đầu lên chương trình
cho từng cảnh, cần chú ý việc nào cần làm trước phải làm
trước. Việc làm trước không cản trở công việc làm sau.
Phải nắm chắc trình tự công việc, làm việc gì được việc
đó. Nếu không sẽ gây rối bận, dẫn tới ách tắc dây chuyền
làm công việc chậm trễ so với tiến độ.
Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu

cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước
những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí
cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự
kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát
không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện không? Cần chú
ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và ổ cắm tương thích
như thế nào? Chẳng hạn, các thiết bị ở Bắc Mỹ không sự
dụng được ở Châu Âu. Điện áp thống nhất ở Việt Nam là
220V trong khi đó các thiết bị điện dân dụn của các nước
ASEAN lại là 110V, v.v…Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ
mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất.
Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao
hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ
cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt
phải có giấy phép mới được phép hoạt động. Chẳng hạn
như thả bóng, thả diều phải được quy định rõ ràng ngày
giờ, khu vực, độ cao, số lượng rất cụ thể hoặc hoạt động
đèn chiếu cũng vậy.
Nhà tổ chức cần chú ý làm việc với các nhà cung cấp dịch
vụ, xác định rõ trách nhiệm về những giấy phép cần thiết,
ai sẽ đảm nhiệm và phải hoàn tất trong một thời gian cụ
thể.
Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự
kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện
nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt đông sự
kiện. Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi sự kiện diễn ra, theo
thời gian.
Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian
sự kiện, vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự
kiện. Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều

bảng chỉ dẫn. Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực
lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn. Bảng
chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy
theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong
maket của Nhà tổ chức.
Những vấn đề xã hội có liên quan: những quy định về an
toàn, phòng chống cháy nổ. Những quy định thuộc nội
dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài
tòa nhà. Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có giải quyết
phù hợp. Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng khi
có sự cố. Có những quy định nào của địa phương, khu
vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện.