lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện phải xác định
được toàn bộ nội dung các hoạt động
sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công
việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ
thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại
toàn bộ quá trình. Ban tổ chức sự kiện: ban tổ chức phải
được thành lập trước tiến để giúp nhà quản trị thực hiện
các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức
gồm những thành viên thuộc những thành phần khác
nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn
nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.
Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những
mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng,
không trùng lập nhau.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng Ban tổ
chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra
quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về
việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa
tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì
sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.
Loại hình sự kiện: loại hình sự kiện cũng cần xát định rõ
trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoách, loại hình tổ chức
sự kiện quyết định đối tượng khách mời.
 Cần chú ý đến đúng đối tượng khách mời tham gia tổ
chức sự kiện.
 Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những
đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện.
 Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời
điểm diễn ra sự kiện.
 Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm

diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù
hợp với địa điểm khác nhau.
 Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện
sự kiện.
Hệ thông hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: các hoạt
động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động
tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính
tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức
sự kiện cần làm là xát định các hoạt động trong tổ chức
sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác
định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự
kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt
động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự
kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian
thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ
chức sự kiện.
Các thành viên trong ban tổ chức dựa vào khung chương
trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc
chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm bảo
tính khách quan không thừa gây lãng phí, không thiếu để
ảnh hưởng đến chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện.
Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo
mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt
động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện.
Mặt khác cần chú ý các hoạt động chuẩn bị có tác động
vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực
hiện nó như một điều kiện tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái
quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống
hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi

các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh
để xót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những
hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức
sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công
việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian
mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục
công việc chính, Nhà tổ chức tiếp tục xát định những hạng
mục công việc phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công
việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi
theo, có quan hệ mật thiết với nhau.
Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: cần lần
lượt phân tích để xát định thời gian cần thiết cho chuẩn bị
tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu
lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ
khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc
chuẩn bị.
Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho
từng hạng mục công việc, đặt biệt là những hạng mục
công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức
thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Với
mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công
việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu
cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có
phương cách chuẩn bị cho thích hợp với phương pháp là:
phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy
song song hoặc phương pháp kết hợp:
Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu
chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian
thống nhất, thực hiện các hạng mục công việc này mới tới
hạng mục công việc khác. Các hạng mục công việc sẽ

được thực hiện nối tiếp nhau.
Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời
gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu.
Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có
điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị.
Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp này.
Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân
chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác
nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc theo từng nhóm,
tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự
trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và
cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất.
Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thời gian chuẩn
bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm
tra giám sát của các nhà quản trị.
Phương pháp kết hợp, Nhà tổ chức có thể kết hợp
phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song
bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với
nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc
cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số
giảm dần.
Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện
chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa
hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục
công việc phụ trợ.