Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ( tiếp theo ) pdf

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (
tiếp theo )
Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng
để đảm bảo sự kiện thành công. Đây
được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước
khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp
chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự
kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể
giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế
hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối,
cần có khả năng xuyên suốt sự kiện.
Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương
án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối
với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức
sự kiện của doanh nghiệp.
Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của
sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và
những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ
chức thực hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ phải giải
quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự
kiện.
 Mục đích của sự kiện
 Nhiệm vụ của sự kiện
 Những hoạt động cụ thể của sự kiện
 Thành phần tham gia sự kiện
 Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ
trong ngày)
 Địa điểm thực hiện sự kiện
 Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa
điểm tổ chức sự kiện
Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng. Sự

kiện thực hiện nhằm thõa mãn nhu cầu, mong muốn nào
đó của người sỡ hữu nó. Đối với doanh nghiệp, đó có thể
là những khách hàng. Khách hàng có nhu cầu mong
muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích
khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại
khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn
của họ đối với sự kiện. Khách hàng là các tổ chức có
mong muốn qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng
trong công chúng. Do vậy khách hàng rất quan tâm đến
bầu không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch trình của toàn
bộ sự kiện.
Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: cần liệt kê tất cả các
yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị
mà sự kiện mang lại. Từ đó xác định những nội dung yếu
tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm sự kiện thảnh công.
Tóm lại trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau
đây:
 Xác định được những nội dung, yếu tố cần ưu tiên
 Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình
ảnh của sự kiện và của tổ chức sỡ hữu sự kiện trong
công chúng
 Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không
khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ
 Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu
của các thành viên tham dự
Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức
sự kiện thành công, tạo được hình ảnh ấn tượng cho sự
kiện và người chủ sự kiện.
Kế hoạch phân bổ ngân sách: kế hoạch phân bổ ngân
sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ

khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Ngân sách được
phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội
dung các hoạt động sự kiện. Để giúp tránh được nhầm lẫn
nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau:
Lập bảng chi phí. Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân
sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục
công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự
kiến kèm theo.
Kiểm tra, điều chính tổng thể. Sau khi lập bảng, nhà tổ
chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành
phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý
ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều
chỉnh cho thích hợp.
Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác
nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi
phí. Khi tiến hành lập bảng danh sách chi phí, cần đi
xuyên suốt cả sự kiện từ đầu tới cuối và bắt đầu lập bảng
khái quát, sau đó đi vào chi tiết. Cần viết ra tất cả các dự
toán. Đề phòng khi có những biến động về nhân sự, nhà
tổ chức cần xác nhận rõ ràng bằng văn bản hạng mục
công việc và bao gồm những nội dung gì.
Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể, kể cả
những nội dung không quan trọng.
Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt nếu liên
quan tới đồ ăn thức uống. Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn
thức uống là khác nhau và cũng làm chi phí tổ chức tăng
lên ( chẳng hạn, thuế rượu mười%, thực phẩm là tám%,
v.v…)
Ngoài các khoản chi trên, còn khoảng phụ phí cũng cần
chú ý và tính gộp vào trong ngân sách ( chi phí điện, chi

phi trả tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm
của họ).
Liên tục chỉnh sữa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi
các hạng mục và lưu lại trong một tập tin khác. Để tránh
nhầm cần ghi ngày tháng lưu tập tin. Quyết định thêm vào
hay bớt đi các hạng mục công việc đều có sự thống nhất
của khách hàng, các nhà quản trị không tự ý quyết định,
khách hàng sẽ không bị bất ngờ dẫn tới sự không hài lòng
của khách. Kiểm tra chi tiêu, duy trì chi tiêu theo bảng chi
phí ngân sách phân bổ. Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số
tiền theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với
bảng chi phí và số liệu dự toán. Phân tích tìm nguyên
nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục.
Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức sự
kiện cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung
cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, bệnh viện
nghỉ dưỡng. Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ
cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán.
Bảng chi phí là cơ sở để lập lịch thanh toán.
Thông thường, Nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho
các nhà cung cấp dịch vụ từ 30% tới 50% giá trị dịch vụ
theo hợp đồng. Phần còn lại sẽ được thanh toán ngay khi
sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau. Trong
nhiều trường hợp, có những khoản phát sinh ngoài dự
kiến ban đầu. Những khoản này được tính vào số tiền còn
lại phải thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ. Do đó,
lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công việc
có sự thay đổi, số lượng khác sự kiến phát sinh v.v…