chọn loại dịch vụ giải trí trong tổ chức sự kiện

Chọn loại dịch vụ giải trí trong tổ
chức sự kiện
Chọn dịch vụ giải trí: Nhà tổ chức cần xem
xét và cân nhắc xem có cần các hoạt động
vui chơi giải trí không? Loại nào sẽ thích
hợp. Muốn vậy Nhà tổ chức phải lưu ý những vấn đề sau:
Phải biết rõ về khán giả. Loại hoạt động vui chơi giải trí thích hợp
với độ tuổi nào? Các nhóm độ tuổi khác phù hợp tới đâu? Cần
phải có đủ chương trình giải trí phù hợp với các nhóm độ tuổi.
Cần có sự chỉ đạo chặt chẽ với các diễn viên, nhạc công và
người dẫn chương trình.
Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sự kiện. Cần
đưa ra một lịch trình chi tiết cho các sự kiện, liệt kê tất cả các
mục diễn ra trên sân khấu thứ tự theo thời gian. Kiểm tra người
dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng và sự kiện diễn ra trên
màn chiếu.
Ngoài ra Nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về những hoạt động giải trí
trong sự kiện. Một số loại hoạt động giải trí thường được sử dụng
rơi vào các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể thao, v.v chẳng
hạn như trò chơi dây chuyền, ca nhạc, nhào lộn, khiêu vũ, lắc
vòng, ca nhạc đồng quê, pháo hoa hoặc bông giấy, v.v Hãy tìm
những trò vui nhộn, mới mẻ và sẵn có trong khu vực. Chương
trình giải trí tại chổ làm nổi bật sự kiện với vai trò là một chương
trình khởi động tuyệt vời.
Thời gian diễn tập: Thời gian thực hiện chương trình giải trí dài
hay ngắn, lịch trình như thế nào yêu cầu Nhà tổ chức phải nắm
được. Các hoạt động vui chơi giải trí có thể bố trí đầu, cuối hoặc
sen kẽ trong sự kiện. Cần lên kế hoạch để âm nhạc hoặc giải trí
bắt đầu hoạt đọng tối thiểu 15 phút trước giờ khách được mời
đến, như vậy họ sẽ được đón chào bằng không khí sôi động, vui
vẻ.

Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian dài với nhiều hoạt động sự
kiện khác nhau, cần bố trí xen kẽ các hoạt động vui chơi giải trí
nhằm làm thay đổi trạng thái tâm lý, làm không khí sôi nổi, tăng
hiệu quả làm việc của khách tham sự.
Thời gian diễn tập cần được bố trí lịch chi tiết. Diễn tập giúp Nhà
tổ chức kiểm tra, xem xét lại kịch bản của mình và cũng là kiểm
tra kết quả các công việc chuẩn bị. Qua diễn tập sẽ phát hiện
được các khiếm khuyết cần hoàn thiện. Kiểm tra lại các trang
thiết bị và các yếu tố cấu thành các dịch vụ cung ứng của các nhà
cung cấp.
Diễn tập có thể được tiến hành với từng bộ phận, từng công việc
giải trí và sau đó phải bố trí thời gian duyệt hay diễn tổng hợp duy
trì mối quan hệ đồng bộ giữa hoạt động vui chơi giải trí với các
lĩnh vực và trình tự các công việc đã được sắp đặt theo kịch bản.
Khi lên chương trình cho thời gian diễn tập tổng hợp, hãy chú ý
tới các hoạt động cùng diễn ra trong phòng họp đó, nơi diễn ra sự
kiện. Có bộ phận làm việc âm thanh, hình ảnh, phải chạy thử âm
thanh cùng với nhóm diễn tập phiên dịch, giới thiệu và dẫn
chương trình, v.v
Qua diễn tập tổng hợp, Nhà tổ chức phát hiện những bất hợp lý
trong bố trí sắp đặt trình tự các hoạt động sự kiện, từ đó tiến
hành bổ sung điều chỉnh lần cuối cùng. Sự điều chỉnh này được
thực hiện ngay khi diễn tập, các bộ phận có liên quan phải lĩnh
hội và thực hiện, sau đó phải ghi vào bảng phân công công việc
của các nhà quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất trong điều
hành.