những yêu cầu khác trong không gian thực hiện tổ chức sự kiện

Những yêu cầu khác trong không
gian thực hiện tổ chức sự kiện
Bố trí đặc biệt: Có cần những bố trí đặc
biệt nào trong phòng họp không? Nhà
tổ chức sự kiện phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không?
Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng
hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị
trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc.
Phải dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có
thể dễ dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các
mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.
Cần chú ý các lối đi của phòng chính sao cho đủ rộng để
các mặt hàng có kích thước lớn có thể qua lại dễ dàng.
Nếu phòng có nhiều vị trí chật hẹp thì có thể tháo bỏ cửa
chính. Tuy nhiên có nhiều cách khác nhau để duy chuyển
các vật có kích thước lớn vào phòng chính mà không ảnh
hưởng đến công việc lắp ráp sân khấu, các thiết bị âm
thanh, ánh sáng.
Trọng tải của nền: Trọng tải của nền cần phải đước chú ý
xem xét. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện mà gia
cố nền cho phù hợp. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý
địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay
không? Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các
tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử
lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua
nhằm tránh sự cố xảy ra.
Sử dụng hiệu ứng đặc biệt: Cần xem có sự hạn chế nào
khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói hoặc
hiệu ứng nào khác trong phòng không? Các vật liệu có
cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không?
Hãy kiểm tra lại với các nhà quản lý các trang thiết bị,

nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt.
Không được chấp nhận bất kỳ một ý kiến nào, hãy làm
việc của mình chuẩn bị kỹ những gì mình sẽ làm.
Các chương trình giải trí, các yêu cầu về sử dụng điện,
không gian, độ vang của âm thanh trong phòng như thế
nào? thời gian diễn tập? Kiểm tra âm thanh, phòng thay
đồ, phòng dành cho ăn uống và nghỉ ngơi. Chú ý là các
phòng này nằm ngoài các yêu cầu chính về phòng và chi
phí của nó phải tính vào chi phí chung.
Phòng trống và sắp xếp phòng: Có cần các phòng trống
để bố trí không gian tách phòng không? Có nhiều trường
hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong
phòng lớn. Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự
động hay bằng tay và thời gian bao lâu, v.v ? Có cần
nhân viên kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm
việc chi tiết với nhà quản lý các vần đề này.
Liên quan đến việc sắp xếp phòng, bạn cần trả lời câu hỏi:
sự kiện được diễn ra trong một phòng hay nhiều phòng?
Cần tìm hiểu kỹ yêu cầu của sự kiện, yêu cầu đối với từng
phòng để bố trí sắp xếp phòng. Chẳng hạn các phòng có
cho phép hút thuốc không? Xe lăn có sử dụng được trong
các phòng không? v.v
An toàn và phòng chống cháy nổ: Nhà tổ chức cần tìm
hiểu chi tiết và cho áp dụng những quy chế an toàn và
phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực. Cân hỏi đặt ra đối
với Nhà tổ chức là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào,
có dễ khi tiếp cận không? Có bị che khuất bởi các rèm
hay đồ trang trí nào không? Nếu có thì phải đặt các biển
thông báo ở các vị trí đó. Các quy chế về an toàn và
phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các

vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm
cho khách và các hoạt động sự kiện.