'cầm quân' đội helper trong tổ chức event

"Cầm quân" đội helper trong tổ chức
event
Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ
giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất
là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại
các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.
Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều
công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức
event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua,
liên hệ… để tránh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê
kíp.
Helper thường có 2 dạng:
Một là những người làm freelancer tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc
không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là
hoàn toàn tự do về thời gian, ai gọi là có thể sẵn sang “chạy sô”. Các nhân
sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một
event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời
gian, nhân sự để hoàn thành.
Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích
học hỏi hoặc trang trải thu nhập. Họ thường được sử dụng để làm các công
việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper
này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ
các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là
người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm
PB, PG, helper… với nhau.
Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên
tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự
và những đầu việc không có người làm.


Chị Thùy Trang, nhân viên marketing của một công ty chuyên nhập khẩu

các sản phẩm dành cho em bé chia sẻ: “Công ty tôi cũng thường xuyên làm
các sự kiện lớn nhỏ để quảng bá đến khách hàng. Vì trong công ty chỉ có
mình tôi làm marketing nên khá cực để xoay sở hoàn thành công việc. Mới
đầu tôi thường nhờ lực lực nhân viên bán hàng bên phòng kinh doanh hỗ trợ,
nhưng họ cũng có công việc riêng của họ, có các áp lực về doanh số, cho
nên phải bỏ công việc chính của mình qua phụ công việc bên phòng
marketing, họ cảm thấy không mặn mà lắm và thường thiếu chủ động trong
công việc. Tôi rất đau đầu về việc này và quyết định thử tuyển một vài
helper phụ giúp mình các công việc như nhập liệu, giám sát set up gian
hàng, giám sát treo bandrol… Kết quả thật tuyệt vì các helper của tôi khá
biết việc và có trách nhiệm cao. Tính về chi phí thì thực ra tốn kém không
đáng kể vì nếu tôi nhờ vả các nhân viên phòng bán hàng, công ty sẽ phải tính
lương làm ngoài giờ và thưởng sau event cho họ. Với việc thuê helper, bạn
chỉ tốn một khoản chi phí nhỏ mà mọi việc sòng phẳng, bạn không phải
mang tiếng nhờ vả ai cả và có quyền phàn nàn khi họ làm không tốt”.
Tuy nhiên bạn cũng có thể gặp một số rủi ro. Thứ nhất là một số helper thiếu
năng lực và kinh nghiệm, nên họ không biết việc và thiếu chủ động, chỉ có
thể sử dụng theo kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó, đôi khi họ có thể làm đổ bể
công việc. Thứ hai do không có nhiều sự ràng buộc, nhiều helper có thể bỏ
việc giữa chừng nếu họ cảm thấy quyền lợi không thỏa đáng hoặc cảm thấy
công việc vất vả ngoài sức tưởng tượng.
Vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ khi xem xét năng lực của helper trước khi tuyển
họ vào ê kíp của mình. Bạn cũng nên giữ lại giấy tờ tùy thân của helper nếu
bạn chưa biết rõ về họ. Một phần vì helper là không phải là người của công
ty, nhưng được tự do ra vào trong công ty, và được lấy danh nghĩa nhân viên
công ty bạn, thì bạn cần phải có sự ràng buộc để tránh các sự cố đáng tiếc
xảy ra. Thứ hai nữa là đối với các helper muốn nghỉ việc giữa chừng, sự
ràng buộc sẽ làm cho họ phải suy tính lại trước khi phủi tay một cách vô
trách nhiệm.
Bạn nên có một bản mô tả công việc trong đó nêu rõ hạn mức trách nhiệm,

các công việc cần làm, thời gian cần cộng tác, nếu thường xuyên phải làm
trễ vào buổi tối cũng nên ghi chú lại để helper chuẩn bị tinh thần. Khi helper
đọc bản mô tả này và đồng ý với nó thì hai bên cùng ký vào và bắt đầu công
việc. Sở dĩ phải cẩn thận như vậy vì trên thực tế đã có nhiều xung đột xảy ra
giữa người thuê và helper vì các helper cho rằng họ bị lạm dụng quá mức so
với các thỏa thuận ban đầu. Khi tuyển helper vào, những người thuê mướn
thường chỉ nói chung chung bằng miệng “Vào phụ tôi làm event” mà không
nói trước về tính chất công việc, thời gian phải làm… nên khi bước vào thực
tế các helper cảm thấy mọi thứ không như họ hình dung, và như vậy xung
đột là tất yếu.
Khi helper bước vào ê kíp của bạn, bạn nên giới thiệu các helper với đội ngũ
nhân viên công ty để họ biết về trách nhiệm của helper nhằm có những phối
hợp cần thiết trong công việc, đồng thời việc này cũng giúp helper cảm thấy
hòa nhập tốt hơn với một công ty mới, họ cảm thấy đỡ bở ngỡ trong công
việc và các mối giao tiếp hơn.
Đừng nghĩ rằng bạn là người trả tiền nên helper phải có trách nhiệm làm tất
cả theo ý bạn. Hãy lắng nghe ý kiến của helper vì biết đâu, với kinh nghiệm
phụ việc cho event ở nhiều nơi, họ có những đóng góp quý giá mà bạn chưa
nhìn ra được trong event của mình. Bạn cũng nên biết cách động viên helper,
vì nếu họ hài lòng, họ có thể nỗ lực làm việc ở mức cao nhất, vượt qua
những gì bạn trông đợi.
Bạn cũng nên lưu ý về vấn đề chi trả tiền lương và thuế thu nhập. Đối với
các agency chuyên nghiệp, đã quen thuộc với việc thuê mướn PG, helper…
họ thường biết cách giải quyết những trường hợp này nhưng đối với một
công ty năm thì mười thưở mới tuyển nhân sự thời vụ, nếu không biết cách
giải quyết khéo léo, bạn có thể sẽ phải đối diện với những rắc rối.