tiến trình tổ chức sự kiện thành công

Tiến Trình tổ chức sự kiện thành công
Đi lên cùng sự phát triển kinh tế quốc gia, các công ty tổ chức sự kiện ngày
càng nhiều và gia tăng. Tuy nhiên , để đứng vững trên thị trường và được
cảm tình từ khách hàng không phải công ty event nào cũng có thể đáp ứng
được. Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực dành cho những người năng động,
giàu ý tưởng, kiên trì và có khả năng hiện thực hóa nhanh chóng ý tưởng.
Bất kì sự kiện nào cũng đòi hỏi ở người thực hiện phải rất chi tiết, cụ thể và
tỉ mỉ trong từng hành động. Tiến trình thành công của một sự kiện sẽ đươc
thực hiện theo các bước sau:
Xác định mục đích của sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi
nhiều yếu tố: Đơn vị yêu cầu tổ chức sự kiện là ai, sự kiện gì, vào thời gian
nào, số lượng người tham dự. Và một số vấn đề vĩ mô như, khu vực tổ chức,
văn hoá riêng của khách hàng, nguồn lực; và vấn đề vi mô như địa điểm tổ
chức, cách thức phục vụ…
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: là cách mô tả sự kiện trên giấy tờ. Nội dung
này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía
khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng
nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau.
Nhưng một ý tưởng hay, bản kế hoạch hấp dẫn cũng chưa đảm bảo thành
công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức và khả năng hiện
thực hóa ý tưởng của các công ty tổ chức sự kiện.
Chuẩn bị: Bước này, sau khi hợp đồng sự kiện đã được ký kết, các bên sẽ
bắt đầu khâu chuẩn bị để phục vụ sự kiện, đây là một bước quan trọng,
quyết định thành công cho sự kiện. Chuẩn bị về mọi mặt vật chất, pháp lý,
khách mời các phương án dự phòng…
Tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện: Đây là bước thể hiện tính chuyên
nghiệp của các công ty tổ chức sự kiện. Bước này cần thực hiện nhanh
chóng, chính xác các nội dung đã được vạch ra và lên ý tưởng. Phải theo sát
và phục vụ chu đáo, chuyên nghiệp những yêu cầu của quan khách tham gia
sự kiện. Sự chuyên nghiệp còn thể hiện rõ trong việc không để xảy ra những
sai sót đáng tiếc, cũng như khả năng xử lý sự cố bất ngờ xảy ra. Một công ty

tổ chức sự kiện tốt thường có thời gian hoạt động ít nhất là 1 năm.
Kết thúc sự kiện: Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ kết thúc sự kiện một cách
gọn gàng, nhanh chóng. Những yêu cầu cơ bản trong bước này đó là giữ
nguyên vẹn địa điểm tổ chức sự kiện, những cơ sở vật chất của khách hàng
phải được đảm bảo. Ngoài ra môi trường sau sự kiện phải được sạch sẽ,
không bừa bộn và nhiều rác. Tận tình, chu đáo đến tận phút cuối cùng mới là
một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Tổng kết và rút ra kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ
viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, cũng những
vấn đề nên tránh và nên phát triển trong những sự kiện tương tự. Thực hiện
tốt bước này, các nhà tổ chức sự kiện sẽ sớm trở lên chuyên nghiệp và phát
triển bền vững. Một công ty tổ chức sự kiện muốn thành công phải hiểu và
vận dụng tốt các bước trên khi thực thi công việc của mình.