quy trinh to chuc su kien TDC

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
VÀ CHỈ ĐẠO TUYẾN
BỆNH VIỆN BẠCH MAI
Mã tài liệu:
Lần ban hành: 01
Ngày hiệu lực: …/…/2011
QUY TRÌNH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt
Họ và tên
Đỗ Thị Thu Hằng
Vũ Trí Tiến
Chữ ký

Quy trình tổ chức sự kiện
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình tổ chức sự kiện này “Quy trình” nhằm thống nhất cách thức tiến hành
công tác tổ chức sự kiện, quảng bá và giới thiệu các hoạt động của Trung tâm Đào
tạo và Chỉ đạo tuyến (TDC) nhằm quảng bá hình ảnh của TDC ra công chúng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với việc tổ chức các sự kiện do TDC trực tiếp tổ
chức hoặc phối hợp với các đối tác khác tổ chức thực hiện.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
Các quy trình, quy định, quy chế của TDC
4. ĐỊNH NGHĨA
- Nhóm/Ban Tổ chức sự kiện: là những người chịu trách nhiệm tổ chức
một sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện mà tổ
chức thành Nhóm hoặc Ban Tổ chức sự kiện bao gồm nhân viên phòng
Truyền thông và nhân viên các phòng/ban khác…
- Trưởng ban Tổ chức sự kiện: là cá nhân chịu trách nhiệm chính, là đầu
mối liên hệ và giải quyết các việc liên quan đến việc tổ chức một sự kiện

cụ thể. Tùy thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của sự kiện, người chủ
trì sự kiện có thể là Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến,
Trưởng phòng Truyền thông hoặc nhân viên phòng Truyền thông…
Quy trình tổ chức sự kiện
5. NỘI DUNG
A. Tổ chức sự kiện theo kế hoạch
Lưu đồ
Người chịu trách nhiệm Lưu đồ Mô tả/ phụ lục
Trưởng/ phó Phòng Truyền
thông
5.1
Phụ lục 1
Giám đốc TDC 5.2
Nhân viên được phân công
Trưởng/ phó phòng truyền
thông
5.3
Phụ lục 2, 3
Giám đốc TDC 5.4
Nhóm/Ban tổ chức sự kiện 5.5
Phụ lục 4
Nhóm/Ban tổ chức sự kiện 5.6
Nhân viên được giao đánh giá 5.7
Phụ lục 5, 6
Phòng Truyền thông
Phòng Tài chính Kế toán
5.8
Phụ lục 7
5.1 Lập danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức
Quy trình tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch danh mục các sự
kiện sẽ được tổ chức
Phê
duyệt
Lập kế hoạch chi tiết
từng sự kiện
Phê
duyệt
Chuẩn bị tổ chức sự
kiện
Tổ chức
Đánh giá
Lưu hồ sơ
+
-
+
-
- Cơ sở lập kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức trong năm:
i. Chiến lược phát triển thương hiệu, hình ảnh của TDC.
ii. Kế hoạch phát triển TDC hàng năm.
iii. Ý kiến của Ban Giám đốc TDC, Trưởng/phó các Phòng.
iv. Quyết định trong các cuộc họp của Ban Giám đốc.
- Thời gian lập: Tháng 11 của năm trước sẽ lập kế hoạch cho năm sau.
- Người lập: Trưởng/phó Phòng Truyền thông
- Bản kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức trong năm được lập
theo phụ lục số 1.
5.2 Phê duyệt kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức
- Trình tự phê duyệt: Giám đốc hoặc người được Giám đốc ủy quyền.
5.3 Lập kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện
- Cơ sở lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện:

Kế hoạch danh mục các sự kiện sẽ được tổ chức (phụ lục 1) đã được phê
duyệt.
- Thời gian lập: 01 tháng trước khi từng sự kiện theo kế hoạch danh mục
đã được phê duyệt.
- Người lập kế hoạch: Nhân viên Phòng Truyền thông hoặc Trưởng/Phó
Phòng Truyền thông.
- Kế hoạch chi tiết từng sự kiện được lập theo phụ lục 2. Danh mục phân
công công việc chi tiết được lập theo phụ lục 3.
- Lưu ý các vấn đề cần được làm rõ trong phụ lục:
i. Nhóm/ Ban tổ chức sự kiện, Trưởng nhóm/Ban tổ chức sự kiện:
nên phân công cụ thể.
ii. Kịch bản và chương trình: Ghi chi tiết các bước hoạt động.
Quy trình tổ chức sự kiện
iii. Các công việc cần làm và cá nhân phụ trách: Ghi chi tiết cá nhân
và trách nhiệm, nhiệm vụ được phân công.
iv. Các sản phẩm và dịch vụ dự kiến thuê ngoài: Đề xuất các nhà cung
cấp, địa điểm, sản phẩm thiết kế, in ấn. Xây dựng các yêu cầu cụ
thể/checklist dùng để kiểm tra đối với phần việc thuê bên ngoài.
v. Dự trù ngân sách: Ghi chi tiết các khoản mục chi phí.
5.4 Phê duyệt kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện
- Trình tự phê duyệt
i. Đối với “Kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện” (Phụ lục 2): Giám đốc
Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến hoặc Trưởng Phòng Truyền thông trình
Giám đốc TDC.
ii. Đối với bản “Danh mục phân công công việc chi tiết” (Phụ lục 3): Giám đốc
Trung tâm Đào tạo.
5.5 Chuẩn bị tổ chức sự kiện
- Cơ sở chuẩn bị tổ chức sự kiện
i. Kế hoạch chi tiết tổ chức từng sự kiện (phụ lục 2, 3) đã được phê duyệt.
ii. Chỉ đạo của Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện.

- Thời gian thực hiện: Đảm bảo yêu cầu về thời gian theo phụ lục 2 và 3 đã được
phê duyệt và theo yêu cầu của Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện.
- Người chịu trách nhiệm:
i. Các cá nhân được phân công có trách nhiệm thực hiện và phối hợp với các
bộ phận khác thực hiện, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
ii. Các cá nhân được phân công kiểm tra, tiến hành rà soát tiến độ công việc
đầy đủ theo các tiêu chí đặt ra.
iii. Trưởng nhóm/ Ban Tổ chức sự kiện là người cuối cùng rà soát các công việc
chuẩn bị và chịu trách nhiệm về việc tổ chức sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện
- Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc các cá nhân phải báo cáo
ngay với Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện, Trưởng/Phó Phòng Truyền thông,
Trưởng Bộ phận phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo, tìm hướng giải quyết.
- Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện, Trưởng/Phó Phòng Truyền thông, Trưởng bộ
phận phụ trách căn cứ vào tình hình thực tế có thể đề xuất với Giám đốc hoặc cấp
có thẩm quyền về việc thay đổi một số nội dung trong Phụ lục 2, 3. Mẫu đề nghị
thay đổi theo phụ lục 4 (Phiếu đề nghị thay đổi).
- Đối với các sự kiện lớn phải tiến hành tổng duyệt. Tùy thuộc vào quy mô, tầm
quan trọng của sự kiện, người chịu trách nhiệm tổng duyệt có thể là Giám đốc
TDC (hoặc người được Giám đốc TDC ủy quyền); Trưởng Bộ phận phụ trách;
Trưởng/phó Phòng Truyền thông; Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện.
- Việc sử dụng tài chính và các dịch vụ bên ngoài tuân theo Quy chế quản lý tài
chính và Quy định về thanh toán và tạm ứng.
5.6 Tổ chức sự kiện
- Các cá nhân được phân công thực hiện các công việc được giao, đảm bảo tiến độ
và chất lượng công việc.
- Mọi vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức sự kiện phải thông báo kịp thời cho
Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện để tìm hướng giải quyết và xử lý.
- Trưởng nhóm/Ban Tổ chức sự kiện cần đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt
trong thời gian tổ chức sự kiện để giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh và giám

sát quá trình tổ chức sự kiện.
5.7 Đánh giá quá trình tổ chức sự kiện
- Cơ sở đánh giá
i. Ý kiến đánh giá từ cán bộ TDC, học viên, giảng viên, bệnh nhân, người nhà
bệnh nhân, nhà báo… những người tham gia sự kiện.
ii. Ý kiến đánh giá từ nhân viên tham gia tổ chức sự kiện.
iii. Các thông tin thu nhận được thông qua các phương tiện truyền thông đại
chúng và các bên có liên quan.
iv. Ý kiến đánh giá của Ban Giám đốc và Trưởng các Phòng.
Quy trình tổ chức sự kiện