Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
lời mở đầu
Cơ chế thị trờng đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhng
cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam. Ta thấy rằng các thông tin tài chính
là mối quan tâm của nhiều ngời làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp
cũng nh bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế
tài chính là một đòi hỏi cần đợc đáp ứng kịp thời.
Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những ngời quan tâm đến
tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi kiểm
toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lợng kiểm toán. Trong
một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. Nó
không chỉ là phơng tiện lu giữ những bằng chứng, thông tin quan trọng giúp
kiểm toán viên đa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp lý cho việc kiểm
soát và đánh giá chất lợng cuộc kiểm toán đã tiến hành.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với
những kiến thức thực tế có đợc qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ t vấn
tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :
Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
tại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán với mong muốn tìm
hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng nh nêu ra một số
ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào phân tích
thực tế của vấn đề.
Luận văn gồm có 3 chơng :
Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán.
Chơng II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán
báo cáo tài chính tại AASC.
Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán
tại AASC.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp
cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý

luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn... cho nên vấn đề cha đợc giải quyết cụ
thể. Mong rằng nội dung này sẽ đợc đa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứu cao
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn TS Ngô Trí Tuệ và các anh chị đang công tác
tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ t vấn tài
chính kế toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên
đề thực tập này.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ
thống hồ sơ kiểm toán.
I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán.
1.1. Khái niệm về hồ sơ kiểm toán.
Nh chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và
bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán. Để có thể thực hiện đợc
chức năng đó kiểm toán viên cần phải nắm đợc một lợng thông tin nhất định
thông qua quá trình thu thập và lu trữ. Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần
đợc giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, đ-
ợc phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều ngời và kết quả của nó có một vai trò rất
quan trọng đối với đơn vị khách hàng. Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ
kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh chức năng của kiểm toán
nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng.
Hồ sơ là một khái niệm đợc sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lu trữ hồ sơ phải tuân theo
những nguyên tắc nhất định. Tài liệu giảng dạy của Cục lu trữ quốc gia đa ra
định nghĩa: Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hay một ngời, đợc hình thành trong quá trình giải quyết
công việc đó. Ví dụ nh hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc... Các văn bản đa vào hồ
sơ phải đúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải
hoàn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Một hồ sơ đợc coi là hoàn thiện khi thông qua đó ngời đọc có thể nắm đ-

ợc những thông tin liên quan đến đối tợng trong hồ sơ đó. Trên góc độ pháp lý
hồ sơ cũng đợc sử dụng nh một công cụ bắt buộc của quản lý.
Trong lĩnh vực kiểm toán hồ sơ kiểm toán là một thuật ngữ thông
dụng và hồ sơ kiểm toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu
quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Trớc hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toán
tài chính hớng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểm
toán. Mà các bằng chứng kiểm toán đợc thu thập bằng nhiều phơng pháp và từ
nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần đợc thể hiện thành các tài liệu theo
những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm
toán viên lu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng
thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chơng trình
kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,... cũng cần đợc ghi chép dới dạng
tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nh làm cơ sở để chứng
minh việc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành.
Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán đợc
tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và
phối hợp kiểm toán cũng nh việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải đợc
tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán kiểm toán
viên chính có thể đánh giá đợc tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng
thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty
kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho
kết luận của kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán
là một phần không thể thiếu đợc trong mỗi cuộc kiểm toán thực hiện chức năng
chung của kiểm toán cũng nh đáp ứng đợc những yêu cầu về mặt quản lý đối
với công việc kiểm toán.
Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm
toán:
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ

kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm
việc của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập đợc để hỗ trợ quá trình
kiểm toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo
kiểm toán.
Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS JAMESK.
LOEBBECKE Hồ sơ kiểm toán đợc định nghĩa qua khái niệm t liệu của kiểm
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
toán viên: T liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp
dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu đợc và kết luận thích hợp đạt đ-
ợc trong công tác kiểm toán. Các t liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà
kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung
cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng nh thực tế tại Việt Nam Bộ
Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : Hồ
sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lu
trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phơng
tiện tin học hay bất kỳ phơng tiện lu trữ nào khác theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đa ra một định nghĩa khái quát
nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm
việc của kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập
đợc, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm
toán viên đã đạt đợc trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý
công việc kiểm toán cũng nh làm cơ sở để đa ra ý kiến của mình thực hiện chức
năng xác minh và bày tỏ ý kiến. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các
thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy
đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng
chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ
bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm
toán. Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và

tính giá trị đợc sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ.
Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không
thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu
thập và lu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên
quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
toán cũng lu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đa ra sau khi
tiến hành cuộc kiểm toán.
1.2.1. Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.
1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳ
thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nh-
ng phải bảo đảm tính hệ thống của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắp xếp
theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc... thuận tiện cho việc lu trữ, bảo quản
cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết
thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm
cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công
ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta
biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan
chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơng pháp nào thì hồ sơ
kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối
trực tiếp của phơng pháp kiểm toán.
Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình
hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
1.2.1.1.1. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Mô hình này gắn liền với phơng pháp thủ công, đa ra phơng pháp tổ chức
giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh nh sau:
Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mục lục Có Không

1. Tổng hợp A
2. TGNH và tiền mặt B
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
3. Đầu t ngắn hạn C
4. Các khoản phải thu D
5. Hàng tồn kho E
6. Tài sản lu động khác F
7. Chi sự nghiệp G
8. Tài sản cố định hữu hình H
9. Cam kết vốn I
10. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J
11. Ký quỹ ký cợc ngắn hạn K
12. Các kinh phí trả ngắn hạn O
13. Vốn kinh doanh và quỹ P
14. Nguồn kinh phí Q
15. Kết quả hoạt động kinh doanh R
16. Kết quả tài chính S
17. Kết quả bất thờng T
18. Các tài khoản ngoài bảng U
Cột có hoặc không để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó
hoặc không có trong Hồ sơ.
Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc đợc sắp xếp theo thứ tự
các mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt
Nam. Các mục này sẽ đợc đánh theo thứ tự chữ cái.
Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa
bảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi
tiết) các báo cáo. Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:
Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô
hình Tây Âu
Phần tổng hợp Có Không

1. Báo cáo kiểm toán A
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
2. Th quản lý A1
3. Ghi chú soát xét A5
4. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5. Các vấn đề còn vớng mắc A16
6. Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7. Th giải trình của Ban giám đốc A22
8. Báo cáo tài chính trớc điều chỉnh A25
9. Bảng cân đối kế toán A 26
10. Báo cáo kết quả kinh doanh A 32
11. Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33
12. Các bút toán phân loại lại A34
13. Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35
14. Kiểm tra số d đầu kỳ và các sự kiện phát
sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trớc A42
15. Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40
16. Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
17. Hợp đồng kiểm toán A46
18. Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trớc
khi lập kế hoạch A48
19. ..
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Ưu điểm:
Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm đợc đợc chi
phí.
Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên ngời sử dụng Hồ sơ có thể dễ
dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên đợc phát

huy tối đa.
Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình
trên.
Nhợc điểm:
Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao.
Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì cha có sự liên
kết theo quan hệ ngang.
Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán gặp nhiều khó
khăn.
Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, h hỏng cao.
Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm
toán AS/2 với phơng pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu).
AS/2 là phơng pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ
một phần lao động, tránh đợc rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng
lực và sự năng động của mỗi nhân viên.
Phơng pháp AS/2 bao gồm: phơng pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ kiểm
toán và phần mềm kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 đợc sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhất
gọi là chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tơng tự nh danh mục hệ thống tài khoản kế
toán. Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán
viên đợc sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất. Danh mục này đợc chia
thành các phần tơng ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, hoặc thể
hiện các mục, tiểu mục của các phần hành đợc kiểm toán trên Báo cáo tài chính.
Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp nh sau:
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán
Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp
1000 Lập kế hoạch kiểm toán
2000 Báo cáo

3000 Quản lý cuộc kiểm toán
4000 Hệ thống kiểm soát
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết báo cáo lãi lỗ
Hồ sơ đợc xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp đợc đánh số từ 1000 đến
8000. Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ
yếu trong phần Hồ sơ thờng trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ). Những
chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ
ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán. Từ chỉ mục 5000 đến 8000
thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các
khoản mục trên Báo cáo tài chính. Bao gồm các chỉ mục lớn nh: kiểm tra chi
tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2
đều sử dụng mẫu quy định nh trong Hồ sơ chuẩn. Các giấy tờ làm việc này có
mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 đợc đánh số cụ thể theo từng chỉ mục.
Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này
để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán. Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng
mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù
hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết đợc thực hiện
bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy
tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
làm việc không chỉ đợc thực hiện theo quan hệ dọc mà chúng còn đợc liên
kết chặt chẽ theo quan hệ ngang trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với
nhau.
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình này khắc phục đợc tất cả các nhợc điểm của mô hình kiểm

toán Tây Âu.
Mô hình này đợc vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc đợc hình thành
nhanh chóng và chính xác, đợc sử dụng thống nhất. Các công thức đợc vi tính
hoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao.
Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá
Việc soát xét, giám sát kết quả trong bớc kiểm toán đơn giản hơn rất
nhiều.
Hồ sơ kiểm toán đợc lu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩa
mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu.
Rủi ro kiểm toán thấp hơn.
1.2.1.2. Các yếu tố ảnh hởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhng có
thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.
- Hình thức báo cáo kiểm toán.
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách
hàng.
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội
bộ.
- Phơng pháp, kỹ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán.
- Nhu cầu về hớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý
kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trờng hợp cụ thể.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
1.2.1.3. Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán.
Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý
cho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ
kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải
khoa học về mặt hình thức. Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong
công việc kiểm toán từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra
cũng nh tra cứu quy trình kiểm toán khi cần thiết... Một hồ sơ kiểm toán đợc

sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lu trữ bảo
quản cũng nh tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công
việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ
kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm
toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :
a. Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :
Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản
mục, nội dung đợc kiểm toán. Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, bao
gồm những nội dung sau :
- Tên đơn vị đợc kiểm toán.
- Đối tợng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các t liệu đó.
- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán.
- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu.
- Ngày thực hiện.
b. Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :
Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày
tháng hoàn thành trên hồ sơ đó. Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơn vị
đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra
các thông tin trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghi chú
Đợc chuẩn bị bởi khách hàng trên các hồ sơ này.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viên
chính, ban kiểm soát... khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên
vào hồ sơ kiểm toán. Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác
định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó.
c. Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :
Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thờng
rất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo
đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng
Thông thờng, ngời ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, t liệu với thông tin

tổng quát nhất, nh: các Hồ sơ thờng xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành và kết
thúc là báo cáo kiểm toán.
Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải đợc sắp xếp sao cho mỗi khoản mục
trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngợc về bảng cân đối kết toán cũng nh
các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh...
Thông thờng, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báo cáo
tài chính đợc kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số. Các bảng liệt kê,
phân tích, tính toán... liên quan đến biểu chỉ đạo đó đợc xếp ngang sau biểu chỉ
đạo và đợc đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ đạo một con
số. Tơng tự nh thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì đợc xếp sau bảng liệt
kê, phân tích, tính toán và đợc đánh số bằng cách thêm số vào sau kí hiệu của
các bảng liệt kê, phân tích, tính toán....
Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức nh vậy thì mỗi tổ chức kiểm toán
có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện của từng
công ty sao cho hồ sơ kiểm toán đợc lập theo mẫu biểu và quy trình do công ty
kiểm toán quy định. Kiểm toán viên đợc phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ
làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhng
phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã đợc lập một cách đúng đắn.
Nh vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán
mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng. Việc
sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu th, cấu trúc hồ sơ
mẫu,...) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra
hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lợng kiểm
toán.
d. Hồ sơ kiểm toán phải đợc chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu
sử dụng,...
Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng đợc lấy từ
nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn...), nơi lu trữ tài liệu, bộ phận hoặc

ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu của
đơn vị...Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết.
Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã
làm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối
chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn.. Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu
đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để không gây hiểu lầm, kiểm
toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dới hồ sơ kiểm
toán.
Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề mà
ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :
Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đa ra ý
kiến của mình. Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủ khi bao gồm các nội
dung sau :
- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm
toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.
- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng.
- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.
- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất
suy đoán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc
ngời có trách nhiệm đọc sẽ hiểu đợc công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến kiểm
toán.
Hồ sơ kiểm toán cần đợc chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuật
tính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểm
toán khác...
Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ
trong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúng
không có ảnh hởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thông
tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán.
Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khó
hiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏ
khỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó.
1.2.2. Nội dung của hồ sơ kiểm toán :
Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểm
toán khác nhau tuỳ thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết
định của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm 2
loại : Hồ sơ kiểm toán thờng trực và hồ sơ kiểm toán hiện hành.
1.2.2.1. Hồ sơ kiểm toán thờng trực (hồ sơ kiểm toán chung)
Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên
quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách
hàng. Hồ sơ này nhằm lu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên
tục thích hợp với quá trình kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên qua nhiều kỳ.
Hồ sơ kiểm toán chung thờng gồm:
+ Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lu trữ ;
+ Các thông tin chung về khách hàng :
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bản
quan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập ( Giấy
phép đầu t, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản họp
Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc... ( Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi
hoạt động, cơ cấu tổ chức ...)
Các thông tin liên quan đến môi trờng kinh doanh, môi trờng pháp luật
có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá trình phát triển
của khách hàng.
+ Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực
hoạt động của khách hàng đợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện
nghĩa vụ thuế hàng năm;

+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ớc lao động, các quy định riêng của
khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lơng ;...
+ Các tài liệu về kế toán :
Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đợc áp dụng
Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn
kho, phơng pháp tính dự phòng,...
+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời
gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho
thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay..
+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung đợc cập nhật hàng năm
khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
1.2.2.2. Hồ sơ kiểm toán hiện hành (hồ sơ kiểm toán năm) :
Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên
quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán hiện
hành bao gồm tất cả những t liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm
toán đang tiến hành. Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin
chủ yếu sau
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Hồ sơ kiểm toán năm thờng gồm :
+ Các thông tin về ngời lập, ngời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :
Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và
lập hồ sơ kiểm toán ;
Họ tên ngời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ;
Họ tên ngời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.
+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan Nhà nớc và cấp
trên liên quan đến năm tài chính.
+ Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,..(
bản dự thảo và bản chính thức).
+ Hợp đồng kiểm toán, th hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) và
bản thanh lý hợp đồng.

+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lợc, kế hoạch kiểm toán chi tiết,
chơng trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ;
+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát
nội bộ của khách hàng.
+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi
ro kiểm soát và những đánh giá khác ;
+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và
kết luận của kiểm toán viên nội bộ ;
+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;
+ Những ghi chép về nội dung, chơng trình và phạm vi của những thủ tục
kiểm toán đợc thực hiện và kết quả đạt đợc ;
+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và số d các tài khoản ;
+ Những phân tích các tỷ lệ, xu hớng quan trọng đối với tình hình hoạt
động của khách hàng ;
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và
ngời có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán
viên hoặc chuyên gia khác thực hiện ;
+ Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực
hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dới ;
+ Các th từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và
các bên hữu quan ;
+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với
khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ;
+ Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu) đơn vị đợc kiểm
toán ;
+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc ngời thứ ba gửi tới ;
+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc
kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thờng (nếu có) cùng với các thủ tục mà

kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó.
1.2.2.3. ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm
toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính.
Hồ sơ kiểm toán đợc lập và sử dụng từ trớc khi cuộc kiểm toán bắt đầu
và đợc bổ xung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán
cho đến kết thúc kiểm toán.
* Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc đợc lập và sử dụng trong giai
đoạn này gồm: những thông tin thu thập đợc về khách hàng, những đánh giá,
kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểm
toán của kiểm toán viên. Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết
định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục
một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét
Hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm. Xem xét Hồ sơ kiểm toán của
các kiểm toán viên trớc để có đợc những thông tin nh: tính liêm chính của Ban
giám đốc Công ty khách hàng, những bất đồng của Ban giám đốc với kiểm toán
viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán hoặc các vấn đề
quan trọng khác.
Các Hồ sơ kiểm toán năm trớc thờng chứa đựng rất nhiều thông tin về
khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động
khác. Vì vậy qua việc kiểm tra Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên của khách
hàng( bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ Công ty, chính sách tài chính, kế toán )
kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về hoạt động kinh doanh
của khách hàng. Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý có
hợp lý hay không, việc hiểu đợc bản chất và sự biến động của các số liệu trên
Báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán.
Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chơng trình kiểm toán đợc lập và lu

giữ trong Hồ sơ kiểm toán. Chơng trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổi
trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên những thay đổi này phải đợc ghi rõ trong
Hồ sơ kiểm toán. Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch
tổng quát đợc lu giữ trong Hồ sơ thờng xuyên. Đối với những khách hàng quen
thuộc, Công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ không phải tiến
hành lập mới các tài liệu nh đối với khách hàng mới.
* Giai đoạn thực hành kiểm toán
Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục
kiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và thủ tục phân tích. Dựa vào
những tài liệu đã lu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đa ra
quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hay
không. Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu qua
các thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
thủ tục kiểm tra chi tiết). Nếu quyết định là không thì phải thực hiện các thử
nghiệm cơ bản với số lợng lớn.
Cần lu trữ vào Hồ sơ các tài liệu chủ yếu nh: tính chất, thời gian và phạm
vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toán viên.
Những phát hiện này lại đợc đem ra so sánh với những đánh giá ban đầu trong
kế hoạch kiểm toán. Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ bản sẽ đợc
thực hiện đúng theo kế hoạch.Trong trờng hợp ngợc lại có thể phải thay đổi
đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơ bản.
Việc thực hiện thủ tục cơ bản này đợc thể hiện trên các bảng tổng hợp,
bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh Khi tiến
hành kiểm toán các khoản mục đã lựa chọn, kiểm toán viên phải đa ra các kết
luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận đó
trên giấy tờ làm việc. Các giấy tờ này đợc tập hợp lại trong Hồ sơ kiểm toán
phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên. Phần lớn các tài liệu trong
Hồ sơ kiểm toán đợc lập vào giai đoạn này. Tất cả các bằng chứng có giá trị và
những ghi chép của kiểm toán viên phải đợc lu lại trên giấy tờ làm việc, đảm

bảo cho Hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ.
* Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viên
đa ra các kết luận của mình. Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng
trong Hồ sơ, đó là Báo cáo kiểm toán và th quản lý (nếu có).
Ngời soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lợng cuộc kiểm
toán hoàn thành thông qua việc xem xét Hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ theo những quy định nghiêm ngặt. Đây sẽ là
những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để
giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
1.3. Các chức năng của hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động
kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng. Trong quy trình kiểm toán,
hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác
nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán hồ sơ
kiểm toán là một tài liệu lu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc
kiểm toán. Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theo sơ đồ nh
sau :
Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán
Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán nh sau :
a. Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :
Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời
gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần
thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện nh
sau:
Các chức năng của
hồ sơ kiểm toán
Phục
vụ

cho
phân
công
và
phối
hợp
kiểm
toán
Làm
cơ sở
cho
báo
cáo
kiểm
toán
Làm
tài
liệu
cho
kỳ
kiểm
toán
sau
Làm
cơ sở
pháp
lý
cho
công
việc

kiểm
toán
Làm
tài
liệu
phục
vụ
cho
đào
tạo
Làm cơ
sở cho
việc
giám sát
kiểm tra
công
việc của
các trợ lý
kiểm
toán
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập
ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ lý kiểm
toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và các kết
quả thu đợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Nh vậy, thông qua cách này, một
kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm
toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối
hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụng
bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các công

việc khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bớc công việc đợc hoàn thành
trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã
phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ, và tiếp tục điều
hành công việc.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lu trữ toàn bộ thông tin về một đối tợng.
Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ đợc tiếp tục bổ sung,
cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tợng có liên quan.
b. Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm
toán :
Việc xem xét và kiểm tra chất lợng công việc của các trợ lý kiểm toán đ-
ợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra
này đợc tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu
các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau
đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục đợc kiểm tra bởi các chủ nhiệm, các chủ
phần hùn... Quá trình này bảo đảm chất lợng của hồ sơ kiểm toán và công việc
của trợ lý kiểm toán đợc giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, ngời kiểm tra sẽ
ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình.
c. Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán :
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối
cùng của một cuộc kiểm toán là đa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của
kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. Hồ sơ kiểm toán
chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những
phân tích đánh giá của kiểm toán viên. Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để
các kiểm toán viên đa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi
tiến hành cuộc kiểm toán.
d. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau :
Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây
dựng một kế hoạch chiến lợc, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực

tế. Nh vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của
công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán
kỳ trớc nh là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm
toán kỳ sau, cụ thể là :
- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào
thời gian thực tế của kỳ trớc.
- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn
vị.
- Cho biết các vấn đề nổi cộm cần đặc biệt quan tâm.
- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng đ-
ợc cho kỳ sau.
- Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồ
sơ kiểm toán kỳ trớc. Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hớng dẫn cụ
thể và chi tiết.
Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trớc đòi hỏi phải chú ý
các vấn đề nh sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ
của đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh đợc rằng
công việc kiểm toán đã đợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực Kiểm
toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải
đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không đợc chứa đựng những vấn đề
không thể giải thích đợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải
thích đợc..
f. Làm tài liệu cho đào tạo.
Với những ngời mới bắt đầu bớc vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán
những năm trớc đợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hớng
dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài
liệu thực tế nhất mà ngời cộng sự mới bớc vào nghề cần phải tiếp cận để làm

quen dần với công tác kiểm toán.
1.4. Những quy định chung về hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm
toán Việt Nam số 230.
Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơ
kiểm toán Bộ Tài chính đã đa ra những quy định chung về tính bí mật, an toàn,
lu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong chuẩn mực số 230 nh sau:
Tính bí mật, an toàn :
Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã thực
hiện, là cơ sở cho kết luận và báo cáo kiểm toán, do vậy cần bảo quản và lu trữ
theo qui định. Kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảm bảo
an toàn cho Hồ sơ kiểm toán.
Kiểm toán viên phải bảo quản Hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc bảo mật
của t liệu. Kiểm toán viên không đợc tiết lộ bất cứ thông tin nào thu đợc trong
khi kiểm toán tại đơn vị cho đối tợng khác ngoài đơn vị khi cha có sự đồng ý
của đơn vị.
Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên thu đợc một số lợng thông tin
đáng kể có bản chất bảo mật. VD nh các chiến dịch quảng cáo, số liệu về chi
phí sản phẩm, số liệu của lơng các viên chức... nếu các thông tin này bị tiết lộ ra
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
ngoài hoặc cho các nhân viên của các Công ty những ngời không đợc phép
sử dụng cá thong tin đó thì hậu quả sẽ rất xấu.
Thờng thì t liệu có thể đợc cung cấp cho những ai đợc khách hàng cho
phép. Tuy vậy, nếu các t liệu đó đợc toà án yêu cầu hoặc dợc dùng nh một phần
của chơng trình kiểm tra chất lợng tự nguyện với các Công ty kiểm toán khác
thì sẽ không cần đến sự cho phép của khách hàng.
Lu trữ hồ sơ kiểm toán :
Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên và
công ty kiểm toán phải lu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu về mặt
nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải đợc lu trữ trong một thời gian đủ
để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về

bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nớc quy định riêng cho tổ chức nghề
nghiệp và từng công ty kiểm toán.
Việc tổ chức lu tr và sắp xếp nh thế nào là do các công ty kiểm toán tự bố
trí theo quy định riêng của công ty nhng phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểm toán đợc
sắp xếp lu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ tra cứu và
đợc lu giữ quản lý tập trung tại nơi lu giữ hồ sơ của công ty. Trờng hợp công ty
kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đợc lu tại nơi đóng dấu báo cáo
kiểm toán.
* Việc lu trữ hồ sơ kiểm toán đợc thực hiện dựa trên những nguyên tắc chủ
yếu sau:
- Nắm vững những thao tác nghiệp vụ lu trữ đã đợc qui định để tổ chức
phân loại. Hồ sơ kiểm toán, sắp xếp Hồ sơ kiểm toán theo đơn vị thực hiện kiểm
toán, theo trật tự thời gian, theo tính chất. Xây dựng công cụ tra cứu, tủ sắt bảo
quản Hồ sơ kiểm toán, tổ chức giới thiệu và hớng dẫn việc sử dụng Hồ sơ kiểm
toán, công bố Hồ sơ kiểm toán đang lu trữ theo qui định của pháp luật.
- Xuất phát từ hoạt động hực tiễn, hàng năm tiến hành đánh giá, rút kinh
nghiệm xây dựng cơ sở lý luận khoa học về công tác lu trữ Hồ sơ kiểm toán.