Quản lý thời gian. potx

Quản lý thời gian.


1. Quản lý thời gian trong doanh nghiệp.
Bạn là một nhà quản lý, vậy bạn sẽ chia thời gian như thế nào đây để có thể
điều hành tốt các công việc trong doanh nghiệp mình lại vừa điều hòa được
cuộc sống. Những phân tích dưới đây cho bạn nguyên lý cơ bản trong việc
quản lý thời gian.
Câu chuyện cũng khá bất ngờ trong một buổi nói chuyện với nhóm các
doanh nhân thành đạt, một anh bạn là doanh nhân đ
ứng trước
mọi người mỉm cười nói: "Sau đây là một câu hỏi trắc nghiệm". Ông ta lấy
từ gầm bàn một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một số túi những hòn đá cuội
lớn, ông bỏ từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa.
"Cái lọ có đầy chưa?" - ông hỏi.



"Đầy rồi" - mọi người đáp. "Thật không?" - ông lấy từ gầm bàn ra một túi
sỏi nhỏ đổ từ từ vào lọ và lắc cho các hòn sỏi chen vào tất cả các khoảng
trống giữa các hòn đá cuội. Ông nhoẻn miệng cười và hỏi: "Cái lọ đầy
chưa?".
Lần này thì mọi người dường như bắt kịp ông. Ai đó trả lời: "Chắc là
chưa".
"Tốt!" - ông nói và lấy ra một túi cát đổ vào lọ và cát chen đầy vào các
khoảng trống giữa những hòn đá cuội và hòn sỏi. Một lần nữa, ông hỏi:
"Cái lọ đầy chưa ?".
"Chưa" - mọi người nhao nhao. "Tốt" - ông lặp lại và vớ lấy bình nước đổ
vào lọ cho đến khi nước ngập đến miệng lọ. Ông ngước nhìn mọi người và
hỏi: "Minh họa này nói lên điều gì?".
Một nhà kinh doanh nhanh nhảu đáp: "Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc

của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm
nhiều việc nữa!"
"Có thể" - ông đáp - Nhưng đó không phải là vấn đề. Điều mà minh họa
vừa rồi nói lên là bạn không đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ
không bao giờ có thể nhét chúng vào được".
Dưới đây là những phân tích cho thực nghiệm trên.
Ta hãy chia những thứ nguyên liêu trên thành các dạng công việc trong
tổng thời gian của những nhà quản lý bao gồm:
+ Việc quan trọng nhưng không cần làm ngay (Đá lớn): Kể đến là những
việc nên tảng như định hướng, chiến lược phát triển doanh nghiệp, khai phá
cơ hội mới, kế hoạch duy trì và đào tạo nguồn nhân lực mới, tìm hiểu các
phương pháp mới làm tăng năng suất, hiệu quả lao động. . .
+ Việc quan trọng và cần làm ngay (sỏi nhỏ): Giải quyết sự vụ trong ngày
như sử lý văn bản đến, trả lương cho cán bộ nhân viên, theo dõi tiến độ
công việc và đề xuất phương án sử lý kịp thời, sử lý sự vụ khi nhân viên
gây tai nạn trên đường. . .
+ Việc không quan trọng nhưng vẫn cần làm ngay (cát): Ăn trưa, tiếp đón
báo giới, dự vài cuộc họp không quan trọng, nghe điện thoại không rõ cuộc
gọi tới. . .
+ Việc không quan trọng và cũng không cần làm ngay (nước): Tiếp một số
vị khách không mời mà đến, gặp một số chiến hữu sưa, café, một số cuộc
nhậu vô bổ. . .
Vậy một trong bốn thư nêu trên nếu không tuần tự ưu tiên việc cần làm thì
bạn sẽ không bao giờ đưa được những việc lớn quan trọng vào doanh
nghiệp của mình. Nếu chỉ chăm cho việc café nhậu nhẹt, chiến hữu khi đó
các công việc nước lã này sẽ liên tục tới và cuối cùng bạn sẽ trở thành kẻ bê
trễ công việc, và sớm đi tới thất bại. Nếu chỉ quan tâm tới những việc chăm
sóc cá nhân (cát) hoặc liên tục hăng hái tham dự những cuộc họp vô bổ bạn
cũng sẽ sớm trở thành kẻ mang bệnh hình thức chỉ có danh hão, lúc nào
cũng làm dáng mà trong người rỗng tuếch. Còn nếu suốt ngày ưu tiên lo

lắng sử lý các sự vụ cấp thiết (sỏi nhỏ) khi đó các sự vụ cũng sẽ nối đuôi
nhau kéo tới, khi đó dù một người cần cù chăm chỉ tới mấy cũng sớm rối
loạn vì chỉ lo sử lý sự vụ hàng ngày có khi dẫn tới stress và rồi vẫn dẫn tới
công việc không hoàn thành mà lúc nào đầu óc cũng lu bu.
Thực nghiệm trên cho thấy nếu bạn thực hiện đúng những tuần tự ưu tiên
cho công việc bạn sẽ luôn dành được sự chủ động về thời gian. Hãy ưu tiên
cho những công việc nền tảng, quan trong nhưng không cấp thiết để nó có
chỗ đứng trong các công việc của bạn rồi tự khắc các công việc sỏi nhỏ, cát,
nước sẽ dần dần sinh ra bao kính lấy cả toàn bộ thời gian của bạn. Có như
thế bạn mới dễ dàng điều hành được toàn bộ những sự vụ rối rắm hàng
ngày.
Vậy hãy phân biệt rõ những công việc nào là đá lớn, công việc sỏi nhỏ để
bạn có được cách điều chỉnh thời gian cho phù hợp.

2. Quản lý thời gian cho mỗi cá nhân.
Cũng tương tự cách phân chia công việc trong quản lý một doanh nghiệp,
mỗi cá nhân cũng có cả ngàn công việc phải giải quyết mỗi ngày.
Những công việc nền tảng cho bạn là những cuộc chạy đua dài hơi để đạt
được một mục đích lớn. VÍ dụ như lấy một tấm bằng tiến sĩ, thực hiện một
hoài bão lớn là một dự án của bạn, sức khỏe của ban, trở thành người thông
thạo nhiều ngoại ngữ. . .
Mỗi ngày hãy ưu tiên dành một phần thời gian cho những ước mơ đó và
không bao giờ được quên bỏ nó, khi đó tới một ngày không sa bạn sẽ đạt
được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên phải nói tới là những công việc quan trong
nhưng vẫn cần phải làm ngay của bạn như công việc tạo thu nhập thường
ngày, chăm sóc con cái, người thân bị tai nạn. . . là những việc phải giải
quyết cấp thiết hàng ngày, bạn hãy thực hiện cho tốt và hoàn thành sớm để
dành chút thời gian cho những ý tưởng lớn kia.

Lời kết:

mỗi con người, mỗi ông chủ doanh ngiệp đều chỉ có 24 giờ vàng ngọc mỗi
ngày. Song nhìn từ góc độ kinh tế học, giá trị thời gian của mỗi người
không như nhau. Nói cách khác, thành công hay không thành công, cốt lõi
chính là cách bạn sử dụng 24 giờ đó.
Một điều quan trọng nữa của thời gian, đó là hiệu suất. Sống trong thời đại
công nghiệp, thời gian quan hệ trực tiếp tới tiền bạc. Cách nhìn đó có vẻ
“vị lợi”, song bạn có thể học cách quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất
làm việc, tạo được cân bằng trong cuộc sống.

Chúc các bạn sẽ có nhưng điều chỉnh hợp lý trong quỹ thời gian của mình!