Hướng dẫn sử dụng module quản lý văn bản và hồ sơ công việc

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE
MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
( Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)
Hà Nội, 2011
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
MỤC LỤC
PHẦN I - GIỚI THIỆU..............................................................................................................3
I. GIỚI THIỆU CHUNG.............................................................................................................3
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH....................................................................4
1. Các phần chính của màn hình làm việc..............................................................................4
2. Các nút tiện ích hay sử dụng...............................................................................................5
3. Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu......................................................................................6
....................................................................................................................................................7
PHẦN II – DANH MỤC............................................................................................................8
I. CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ................................................................................8
1. Giới thiệu chung.................................................................................................................8
2. Quản trị người dùng............................................................................................................8
2.1. Người sử dụng..............................................................................................................8
2.2. Nhóm người sử dụng..................................................................................................15
3. Quản trị hệ thống..............................................................................................................18
3.1. Thông tin hệ thống......................................................................................................18
3.2. Đặt lại tham số hệ thống.............................................................................................22
3.3. Sao lưu dữ liệu............................................................................................................22
3.4. Thông tin tra cứu dữ liệu............................................................................................23
3.5. Hòm thư nhận văn bản................................................................................................24
3.6. Quản trị banner...........................................................................................................25
Trang 2 /26

Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
PHẦN I - GIỚI THIỆU
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Module Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.x.
Module Quản lý VB&HSCV được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả
các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại
các cơ quan hành chính. Các qui trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các
qui trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.
Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các
hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị các cấp
thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi và đến; xử lý VB, giải quyết công việc thông qua
HSCV của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi
thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Tại mỗi cơ quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm các chức năng chính sau:
 Chức năng quản lý các VB đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng.
 Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc
của cơ quan thông qua mạng LAN.
 Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trên mạng
thông qua HSCV
 Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo.
 Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyên
môn.
 Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ.
 Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.
 Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.
 Các chức năng quản trị hệ thống.
Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn bản đến, Hồ sơ công việc, Văn bản dự thảo, Phiếu
trình, Xử lý công việc, Văn bản đi.
Phạm vi sử dụng của Module: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản

và hồ sơ công việc và tuỳ theo chức năng của từng đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên,
Lãnh đạo, Quản trị hệ thống.
Trang 3 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và
theo một số quyền do người quản trị cấp. Người Quản trị có thể tạo thêm bớt nhóm người sử
dụng cũng như quyền sử dụng của nhóm hay của người dùng.
Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.
Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cập
vào địa chỉ:
http://<Tên máy chủ>[:<Cổng>]/<Tên chương trình>
Trong đó:
• Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm
• Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http của Domino
• Tên chương trình: Là tên của Hệ phần mềm TDOffice (Tên này được đặt khi cài đặt
chương trình).
Giao diện đăng nhập chương trình như sau:
Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật
khẩu đã được cấp.
1. Các phần chính của màn hình làm việc
Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:
Trang 4 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Màn hình làm việc gồm ba phần chính:
• (1): Danh mục các chức năng chính
• (2): Vùng hiển thị các chức năng: Khi người sử dụng chọn một lĩnh vực quản lý
(quản lý Danh mục, quản lý Văn bản đến, quản lý Văn bản đi, Xử lý công việc)
các chức năng thuộc lĩnh vực đó sẽ được liệt kê tại đây
• (3): Vùng làm việc chính

2. Các nút tiện ích hay sử dụng
+ Nút lệnh : Nháy chuột vào nút lệnh này để trải rộng danh sách được liệt kê trên
màn hình.
+ Nút lệnh : Nháy chuột vào nút lệnh này để thu gọn danh sách được liệt kê trên
màn hình.
+ Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang trước.
+ Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang tiếp theo.
+ Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang đầu tiên.
+ Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang cuối cùng.
Trang 5 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
+ Chức năng : Gõ chuỗi ký tự cần tìm, sau đó nháy chuột vào nút
để tìm ra tất cả các văn bản thoả mãn điều kiện (Chức năng này chỉ hiển thị tại phần Văn
bản đến, Văn bản đi).
+ Chức năng : Lọc văn bản theo từng thời điểm (Chức năng này chỉ hiển
thị tại phần Văn bản đến, Văn bản đi)
+ Nút lệnh: để kết thúc phiên làm việc.
3. Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu
Chương trình hỗ trợ nhiều phím tắt (thay vì dùng chuột di chuyển) để người sử dụng có thể
thao tác nhanh và thuận tiện.
Chức năng gõ tắt: Có thể chọn các nút chức năng bằng chuột hoặc bằng sự kết hợp giữa hai
phím tắt: Alt + một phím được quy định tương ứng với một nút chức năng (trong
chương trình, ở phần tên của các nút chức năng, ký tự nào được gạch chân thì có thể sử
dụng phím Alt kết hợp với phím ký tự đó).
Ví dụ: Trong nút “Nhập mới”, ký tự N có phần gạch chân ở dưới vì thế khi muốn
dùng phím tắt để thực hiện chức năng vào sổ, người sử dụng chỉ cần nhấn phím Alt
và phím ký tự N trên bàn phím là được.
Chức năng chuyển qua các ô nhập liệu: Tuỳ vào thói quen sử dụng của người dùng trong
đơn vị mà người Quản trị có thể định nghĩa các nút chức năng trong phần Quản trị hệ
thống:

Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập dữ liệu khác” là “Các phím
ngầm định”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng các phím mũi tên xuống hoặc phím Tab để
chuyển lần lượt xuống các ô nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hoặc hai phím Shift +
Tab để chuyển ngược lại lần lượt các ô nhập liệu.
Tương tự, nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập liệu khác” là “Phím
Enter”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng phím Enter để chuyển lần lượt đến các ô nhập liệu.
Trang 6 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Chức năng hiển thị cửa sổ lựa chọn Danh sách:
Tương tự như chức năng Chuyển qua các ô nhập liệu, chức năng dùng phím tắt để hiển thị
cửa sổ lựa chọn danh sách cũng được người Quản trị khai báo.
Thay vì người sử dụng dùng chuột nhấn vào để mở cửa sổ danh sách, thì người sử dụng
có thể nhấn phím Enter (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím
Enter) hoặc phím Ctrl (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím
Ctrl).
Lưu ý: Không khai báo được phím Enter đồng thời cho “Phím chuyển sang ô nhập dữ
liệu khác” và “Phím hiển thị của sổ lựa chọn Danh sách”.
Chức năng Nhập lịch:
Các ô nhập lịch, có thể dùng chuột chọn vào biểu tượng ô lịch để chọn ngày tháng, ngoài ra
trong ô nhập, người sử dụng có thể nhập trực tiếp. Nếu nhập ngày thì chương trình sẽ tự động
cập nhật thêm tháng và năm hiện tại:
Nếu nhập ngày/ tháng thì chương trình tự động cập nhật thêm năm hiện tại.
Trang 7 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
PHẦN II – DANH MỤC
CSDL “Danh mục” là các dữ liệu chuẩn dùng cho toàn bộ Module Quản lý văn bản và Hồ
sơ công việc. Chỉ Văn thư và Quản trị mới có quyền thay đổi nội dung ở đây. Còn người sử
dụng bình thường chỉ có quyền tra cứu thông tin.
Các thông tin quản lý trong phần Danh mục đều có phần Tên tắt dùng để tạo các ký hiệu
gõ tắt.

Các dấu (*) đỏ hiển thị tại một số trường là các thông tin bắt buộc nhập.
I. CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ
1. Giới thiệu chung
Với vai trò của Quản trị thì ngoài chức năng thay đổi thông tin trong phần “Quản trị Danh
mục” giống văn thư, có thể tổ chức (thêm mới, chỉnh sửa, xoá) các danh mục sao cho thuận
tiện cho quá trình nhập văn bản và lưu trữ dữ liệu, thì người Quản trị còn có thể thay đổi thông
tin tại phần “Quản trị người dùng” và “Quản trị hệ thống”.
2. Quản trị người dùng
Trong phần Quản trị người dùng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị người sử dụng và
Quản trị nhóm người sử dụng.
Quản trị Người sử dụng: là danh sách các cán bộ trong cơ quan, được phân theo các đơn vị
và tham gia sử dụng chương trình.
Quản trị Nhóm người sử dụng: Là nơi khai báo các nhóm người sử dụng trong chương trình
với các quyền khai báo cho từng nhóm. Khi khai báo người sử dụng, nếu chọn thuộc nhóm
người sử dụng nào thì có luôn những quyền mặc định của nhóm người sử dụng đó.
2.1. Người sử dụng
2.1.1. Tạo người sử dụng mới
Để tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trị người
dùng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới”. Sau đó nhập các thông tin người
sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó. Nhấn nút “Lưu” để ghi lại các thay đổi. Sau khi
Lưu, giao diện hiển thị ở trạng thái cho sửa, do đó nếu muốn sửa thông tin người sử dụng có
thể sửa luôn trực tiếp và nhấn chuột vào nút Lưu để ghi lại thông tin mới vừa sửa. Nếu muốn
thêm người sử dụng khác nháy chuột vào nút “Tiếp mới”.
Một số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới:
 Địa chỉ Email cơ quan: Địa chỉ Email của người sử dụng do cơ quan cấp.
Trang 8 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
 Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn. Việc khai báo
này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sử dụng.Trường
hợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danh sách và tên đăng nhập

này là chọn từ ldap hoặc active directory.
 Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng. Tên đầy đủ này sẽ được dùng là tên hiển
thị của người sử dụng trong toàn bộ Module.
 Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh. Ở tất cả các phần trong
chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó nhấn phím tắt
(đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị tại ô nhập dự liệu thay
thế cho tên tắt vừa nhập.
 Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo.
 Thuộc đơn vị: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn vị nào là rất cần
thiết. Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được khai báo trong phần
“Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ” và trong phần khai báo này
thì có thể được chọn từ listbox.
 Thuộc phòng ban: Khi chọn đơn vị, thì các phòng ban thuộc đơn vị đó sẽ được
lọc ở đây. Và các phòng ban cũng đã được khai báo trong phần “Quản trị danh
mục/ Danh sách phòng ban”.
 Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn trong
listbox nhóm lãnh đạo đó. Nếu không thuộc thì chọn Không.
 Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn quyền Có,
nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không.
 Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng. Tại các phần nhập dữ
liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng, chương trình sẽ tự
động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương ứng của người sử dụng và sẽ
tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ. Danh sách chức vụ cũng được khai
báo sẵn tại “Quản trị danh mục/ Danh sách chức vụ”
 Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do người Quản
trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng). Mỗi một nhóm có những
quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình. Mỗi một người sử
dụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã được định nghĩa hoặc không
Trang 9 /26
Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

thuộc nhóm nào cả. Tuy nhiên có thể thêm bớt quyền hạn cho người sử dụng
bằng cách chọn thêm những quyền sử dụng được cụ thể hóa ở phần dưới.
 Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn của người sử
dụng trong các chức năng trong chương trình. Tùy theo nhu cầu của người sử
dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho những người này.
2.1.2. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn
 Sửa người sử dụng
Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức
năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”.
Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa:
Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa. Sửa những thông tin
cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới.
Xoá một hay nhiều người sử dụng
Đánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X).
2.1.3. Ý nghĩa quyền sử dụng
Để giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụ và
chuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi người sử dụng
một cách hợp lý. Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụng được cấp:
 Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phần Quản trị
người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá,
phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và các tham số hệ thống).
(Quyền này được cấp cho người Quản trị chương trình)
 Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức các thông
tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuận tiện trong quá
trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồ sơ. (Quyền này được
cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư)
Trang 10 /26