Chương 10: Truyền thông trong tổ chức pdf

12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 1
Chương 10
Truyền thông trong tổ chức
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 2
Mục đích nghiên cứu

Giải thích các nhân tố chính của tiến trình truyền
thông

Tác động của công nghệ trong truyền thông

Những trở ngại trong truyền thông và cách thức hạn
chế chúng

Trình bày để thúc đẩy truyền thông hiệu quả.
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 3
Tiến trình truyền thông

Truyền thông là tiến
trình chuyển đổi thông
tin từ người này đến
người khác thông qua
những biểu tượng đầy ý
nghĩa
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 4
Tiến trình truyền thông
Thông điệp qua

một hoặc nhiều
kênh
Phản ứng của
người gởi về phản
hồi có thể gây nên
phản hồi thêm cho
người nhận
Người nhận
phản ứng
bằng lời và cử
chi cho người
gởi
Người nhận
nhận và mã
hóa thông điệp
Người gởi có ý
tưởng
Người gởi mã
hóa ý tưởng vào
thông điệp
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 5
Tiến trình truyền thông

Người gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng
tiến trình truyền thông.

Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm
xúc bằng phương tiện -chữ viết, ánh mắt hoặc lời nói
– mà truyền tải được ý nghĩ mong muốn.


Năm nguyên tắc làm gia tăng mã hóa chính xác,
gồm:

Sự thích hợp

Đơn giản

Cơ cấu (tổ chức)

Lặp lại

Trọng tâm
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 6
Tiến trình truyền thông

Người nhận là người nhận và đọc
hoặc giải mã thông điệp của người
gởi

Giải mã là phiên dịch thông điệp
sang một hình thức có ý nghĩa cho
người nhận.

Một trong những đòi hỏi chính đối
với người nhận là khả năng lắng
nghe. Lắng nghe liên quan đến
việc tập trung vào thông điệp,
không chỉ là lắng nghe đơn thuần

12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 7
Tiến trình truyền thông

Thông điệp liên quan đến những biểu tượng bằng lời
(nói hoặc viết) và ngôn ngữ cử chỉ mà người gởi
muốn chuyển tải cho người nhận

Thông điệp không lời

Thông điệp bằng lời

Thông điệp chữ viết
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 8
Các ví dụ về văn hóa
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 9
Tiến trình truyền thông

Kênh là đường truyền tải truyền thông từ người gởi
đến người nhận.

Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông
tin của kênh.
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 10
Mức độ phong phú của các kênh thông
tin
Kênh thông tin

Thảo luận mặt đối mặt
Chuyện trò qua điện thoại
Thư tín, bản ghi nhớ
(định hướng cá nhân)
Các văn bản viết chính thống
Các tài liệu số học chính thống
(Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo
ngân sách)
Sự phong phú thông tin
Cao nhất
Cao
Trung bình
Thấp
Thấp nhất
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 11
Tiến trình truyền thông

Kênh từ trên xuống liên quan đến tất cả các cách
thức chuyển thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân
viên.

Kênh từ dưới lên là tất cả cách thức mà nhân viên
sử dụng để chuyển thông điệp đến giới quản trị.

Kênh ngang là tất cả các phương tiện được sử dụng
để chuyển và nhận thông điệp bằng các mối quan hệ
giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp
hoặc với khách hàng.


Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi
chính thức để người gởi và người nhận truyền thông
đi xuống, đi lên và theo chiều ngang.

Hệ thống thông tin mật

Các nhóm có cấu trúc mạng
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 12
Tiến trình truyền thông

Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với
thông điệp của người gởi.

Phản hồi nên có những đặc điểm sau:

Thông tin phản hồi phải hữu ích

Thông tin nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.

Nên cụ thể hơn là tổng quát.

Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời.

Không nên phản hồi dồn dập quá nhiều.
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 13
Những trở ngại của thông tin

Tổ chức


Cấp độ quyền hành và
vị trí

Sự chuyên môn hóa
giữa các bộ phận

Các mục tiêu khác
nhau

Mối quan hệ giữa các
nhân viên

Cá nhân

Mâu thuẫn về các giả
định

Từ ngữ

Cảm xúc
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 14
Mức độ thông hiểu đối với thông điệp
từ tổng giám đốc
100%
90%
80%
70%
60%

50%
40%
30%
20%
10%
0%
Quản trị cấp cao
Phó chủ tịch Giám sát chung Lãnh đạo nhóm
Công nhân tác
nghiệp
Bóp méo thông điệp
ban đầu
Tỷ lệ nhận thông điệp
ban đầu một cách chính
xác
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 15
Hạn chế những rào cản

Quy định dòng thông tin

Khuyến khích phản hồi

Đơn giản hóa ngôn ngữ

Lắng nghe tích cực

Kiềm chế cảm xúc tiêu
cực


Sử dụng ngôn ngữ
không lời

Sử dụng hệ thống thông
tin mật
12/2005
Khoa Quản trị Kinh doanh 16
Thúc đẩy truyền thông hiệu quả

Làm rõ các ý tưởng trước khi truyền thông

Xác định mục đích đúng đắn của truyền thông

Xem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy ra

Bàn bạc với người khác, khi thích hợp trong các
hoạch định truyền thông

Quan tâm đến thông điệp không lời mà bạn gởi

Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận có thể

Theo sát truyền thông