Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đầu tư & Xây dựng Bảo Quân

Lời mở đầu
Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế
thị trờng, đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơ
bản phải tìm ra con đờng đúng đắn và phơng án sản xuất kinh doanh tối u để có thể
đứng vững trong nền kinh tế thị trờng. Để dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi
hỏi các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải trang trải đợc các chi phí bỏ ra và có lãi.
Mặt khác, các công trình xây dựng cơ bản hiện nay đang tổ chức theo phơng thức
đấu thầu. Do vậy giá trị dự toán đợc tính toán một cách chính xác. Điều này không
cho phép các doanh nghiệp sử dụng lãng phí vốn đầu t.
Để đáp ứng yêu cầu trên, các doanh gnhiệp trong quá trình sản xuất phải tính
toán đợc các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch
toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh
nghiệp hạ thấp chi phí tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm, biện pháp tốt nhất
để tăng lợi nhuận. Bởi vì vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong kết cấu giá thành sản phẩm.
Đặc biệt trong xây dựng cơ bản chiém tới 70% giá trị công trình. Vì vậy làm tốt công
tác kế toán NVL là nhân tố quyết định làm hạ thấp giá thành, tăng thu nhập cho
doanh nghiệp. Đây là một vấn đề đang đợc các doanh nghiệp quan tâm hiện nay.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc
quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần
ĐT&XD Bảo Quân em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế
toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân" làm chuyên đề tốt
nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài.
Em nhận đợc sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo PGS. TS Hà Đức Trụ và các cô,
chú phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Kết hợp với kiến
thức học hỏi ở trờng và sự nỗ lực của bản thân nhng do thời gian và trình độ chuyên
môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận đợc chia làm
3phần:
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 1
Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp.

Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở
công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân.
Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán
Nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 2
Chơng i
những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế
toán nvl trong các doanh nghiệp xây lắp
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL
trong doanh nghiệp xây lắp
1. Đặc điểm và vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình
SXKD là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất
tạo ra sản phẩm mới, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị hao mòn
toàn bộ và bị thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản
phẩm. Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm
mới tạo ra.
2. Vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp
Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về NVL thờng chiếm tỉ trọng lớn từ 65%-
70% trong tổng giá trị công trình. Mỗi sự biến động về chi phí NVL cũng làm ảnh h-
ởng đến giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trờng hiện nay việc cung cấp vật liệu
còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo đều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.
NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Nếu
thiếu NVL thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và
quá trình thi công xây lấp nói riêng.
Trong quá trình thi công xây lắp công trình, thông qua kế toán NVL từ đó có
thể đánh giá những khoản chi phí cha hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập
chung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản
phẩm, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm
cho xã hội. Có thể nói rằng, NVL giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đợc trong quá

trình thi công xây lắp.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 3
3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động SXKD
của doanh nghiệp, kế toán thực sự là công cụ quan trọng để đáp ứng nhu cầu quản lý
của DN. Trong đó hoạch toán NVL là một phần quan trọng của công tác kế toán. Bởi
hạch toán kế toán NVL có đầy đủ, chính xác kịp thời mới giúp cho lãnh đạo DN nắm
bắt đợc tình hình thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL để từ đó đa ra biện pháp quản lý
cho phù hợp.
II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1. Phân loại nguyên vật liệu
Trong các DN sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt
trong ngành XDCB với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có
thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu....càn thiết phải
tiến hành phân loại NVL.
1.1. Phân loại theo nội dung kinh tế
NVL chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là
cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( cát, xi măng, sỏi, sắt,
thép....)
NVL phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không
cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính và sản phẩm,
phục vụ công tác quản lý, thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản
phẩm. Trong ngành XDCB gồm: sơn, dầu, mỡ...phục vụ cho quá trình sản xuất.
Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấp
nhiệt lợng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế
tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng. nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí,
rắn nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm, cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 4

Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa
chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải ( vòng bi, săm lốp..)
Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị mà đơn vị sử dụng cho
đầu t xây dựng cơ bản và cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu
(bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông ) dùng để lắp đặt các công trình
XDCB.
Phế liệu: là các vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài.
Vật liệu khác: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
1.2. Một số cách phân loại khác
Ngoài cách phân loại theo nội dung kinh tế, trên thực tế còn sử dụng các cách
phân loại sau:
Phân loại theo quyền sở hữu: bao gồm NVL tự có, NVL giữ hộ hay nhận
gia công chế biến...
Phân loại NVL theo nguồn hình thành: bao gồm NVL mua ngoài, NVL tự
sản xuất, NVL nhận cấp phát và hình thành từ nguồn khác...
2. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL.
Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán
NVL ở các doanh nghiệp sản xuất, NVL đợc tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm
của NVL có nhiều chủng loại, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh
doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời tình hình biến
động và số hiện có của NVL nên trong công tác kế toán NVL còn có thể đánh giá
theo cách hạch toán.
2.1. Tính giá NVL theo giá thực tế
a. Giá thực tế NVL nhập kho
NVL nhập kho do mua ngoài: Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối
tợng nộp thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là giá
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 5

thực tế không có VAT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp
thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng
chịu thuế VAT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế
VAT đầu vào ) cộng với chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản chiết khấu,
giảm giá (nếu có ).
NVL thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá
thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận
chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cộng với số tiền phải
trả cho ngời gia công chế biến.
NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận
( nếu có ).
Với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi
tối thiểu.
Với NVL đợc tặng, đợc cấp: giá trị thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng
cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
b. Giá thực tế NVL xuất kho
Vật liệu thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá
thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau.Vì thế khi xuất kho kế
toán phải tính toán xác định đợc giá vốn thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng
sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng
và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá vốn thực tế của
NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:
Phơng pháp 1: Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ
Theo phơng pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng
NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho = (Số lợng xuất kho) x ( Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ)
Phơng pháp 2: Tính theo giá thực tế đơn vị bình quân
(Giá thực tế tồn đầu kỳ) + (Giá thực tế nhập trong kỳ)
Đơn giá thực tế

Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 6
bình quân =
(Số lợng tồn đầu kỳ) + (Số lợng nhập trong kỳ)
Giá thực tế xuất kho = (Số lợng xuất kho) x (Đơn giá thực tế bình quân)
Ngời ta cũng có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trớc theo công thức:
Giá thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trớc )
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trớc =
Lợng thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trớc )
Phơng pháp này khá đơn giản nhng phản ánh kịp thời tình hình vật liệu trong
kỳ và không tính đến biến động của giá cả vật liệu trong kỳ này.
Phơng pháp 3: Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá
nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế xuất kho.
Phơng pháp 4: Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc:
Theo phơng pháp này số hàng nào nhập trớc đợc tính giá trớc tiên. xuất
hết số nhập trớc rồi mới tính đến số nhập sau.
Phơng pháp 5: Phơng pháp nhập sau- xuất trớc:
Theo phơng pháp này số hàng nào nhập sau đợc tính giá trớc tiên, xuất
hết số nhập sau mới tính đến số nhập trớc.
2.2. Tính giá NVL theo giá hạch toán
Do NVL có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng giảm trong quá trình hoạt
động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh và
cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về NVL do vậy trong
công tác thực tế về hạch toán NVL còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán ( giá
kế hoạch hay một giá ổn định trong kỳ hạch toán ). Trong trờng họp này vào cuối kỳ
hạch toán, kế toán tính giá thực tế của NVL đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số
chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL. Còn giá hạch toán của NVL
đợc sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL và để
đánh giá thực tế của NVL xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng.

Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 7
Cuối kỳ hạch toán tính giá thực tế của NVL thực hiện nh sau:
Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng
và nhập kho trong tháng.
Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của NVL theo công
thức.
Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL
tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng
H =
Giá hạch toán của NVL Giá hạch toán của NVL
tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng

Tổng hợp giá trị hạch toán của NVL xuất kho trong tháng để tính giá
thực tế của NVL xuất kho trong tháng

Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch
NVL xuất dùng = NVL xuất dùng X giữa giá thực tế với
trong tháng trong tháng giá hạch toán
III. kế toán chi tiết NVL
NVL là một trong những đối tợng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chức
hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho
mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải đ ợc tiến hành đồng bộ ở cả kho
và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp
phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng ph-
ơng pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản
nói chung, công tác NVL nói riêng.
1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT
ngày 11/01/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)

Phiếu xuất kho (Mẫu 01-VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 8
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá(Mẫu 08-VT)
Hoá đơn cớc phí có các chứng từ có thể sử dụng thêm nh phiếu xuất vật
t theo hạn mức (Mẫu 04-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05-VT)
2. Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Trong DN, công việc quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia, nhng
việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòng
kế toán của DN thực hiện. Việc hạch toán, theo dõi chi tiết NVL đợc thực hiện theo
các phơng pháp sau:
Phơng pháp ghi thẻ song song
Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ số d.
Mỗi phơng pháp đều có những nhợc điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết
vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu lựa chọn phơng pháp thích
hợp với điều kiện cụ thể của Doanh nghiệp. Và nh vậy cần nắm vững nội dung, u nh-
ợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phơng pháp đó.
2.1. Phơng pháp thẻ song song ( Phụ lục 01 )
ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho
tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ
thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế
toán xuống kho nhận ) các chứng từ xuất, nhập đã đợc phân loại theo từng thứ vật
liệu cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi
chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ
(thẻ) kế toán chi tiết NVL có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để

ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm
tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 9
tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất,
tồn kho NVL theo từng nhóm từng loại NVL.
Ưu điểm : Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót.
Nh ợc điểm : Phải ghi chi tiết NVL từng danh điểm, nên nếu nhiều loại
NVL thì sẽ rất phức tạp.
Thích hợp với các DN có ít chủng loại NVL, khối lợng các nghiệp vụ
nhập xuất ít, không thờng xuyên.
2.2. Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ( Phụ lục 02 )
ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống nh
phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhậpxuấttồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cho cả năm, nhng
mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ
nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả
về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số
liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Ưu điểm : Giảm nhẹ việc ghi chép so với phơng pháp thẻ song song, không
phụ thuộc vào danh điểm NVL.
Nh ợc điểm : Dồn công việc vào cuối kỳ kế toán, cung cấp thông tin cha kịp
thời. Còn trùng lập.
Thích hợp trong các DN sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không
bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện để ghi chép,
theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
2.3. Phơng pháp sổ số d ( Phụ lục 03 )
ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn
kho, nhng định kỳ hay cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang

sổ số d vào cột số lợng.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 10
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để
ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập xuất kế toán lập bảng luỹ kế
nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
theo từng nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối
tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi
vào cột số tiền trên sổ số d.
Việc kiểm tra đối chiếu đợc căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng
kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp.
Ưu điểm :Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm
nhẹ việc ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp tài liệu, số liệu.
Nh ợc điểm : Hạch toán khá phức tạp, kiểm tra đối chiếu khó khăn, phải tổ
chức hạch toán cho từng danh điểm vật t.
Thích hợp với các DN có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất NVL
diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm NVL.
IV. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1. Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1.1. Đặc điểm của phơng pháp
Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Phơng pháp kê
khai hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên và có hệ thống về
tình hình nhập xuất tồn các loại NL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có
chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Vì vậy có thể xác định đợc giá trị hàng tồn kho vào
bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nói chung đợc áp dụng rộng rãi
cho mọi loại hình DN có quy lớn nhỏ khác nhau.
1.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây:

Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 11
o TK 152 Nguyên liệu, nguyên vật liệu : Tài khoản này dùng để ghi chép
phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá vốn thực tế.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng DN, TK 152 đợc mở chi
tiết theo yêu cầu quản lý.
o TK 151 Hàng mua đang đi đờng : Tài khoản này dùng để phản ánh các
loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời
bán nhng cha về nhập kho.
o TK 331 Phải trả cho ngời bán : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ
thanh toán giữa DN với ngời cung cấp hàng hoá, vật t cho DN.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của DN, TK 331 cần đợc mở chi tiết cho từng đối
tợng cụ thể: từng ngời bán, ngời nhận thầu. TK 331 có số d cả bên Nợ và bên Có vậy
cần chú ý khi lập bảng cân đối kế toán.
o TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Tài khoản này dùng để phản
ánh việc lập dự phòng và sử lý các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi
có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên liên tục của hàng
tồn kho của DN.
o TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ : Tài khoản này dùng để phản ánh
thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: 112 ( TGNH ),
621 ( CP NVL TT ), 627 ( CP SXC ), 641 ( CPBH ), 642 (CP QLDN ), 623 ( CP sử
dụng MTC).
Ta có thể khái quát tổng hợp nhập, xuất NVL theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên nh trên Phụ lục 04
2. Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
2.1. Đặc điểm của phơng pháp
Khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên giá trị hàng tồn kho ở phơng pháp
này không căn cứ vào số liệu trên các sổ TK, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết
quả kiểm kê. Tiếp đó trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ vào các chứng từ xuất
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 12

kho để tổng hợp mà phân loại theo các đối tợng sử dụng rồi ghi vào kết quả kiểm kê
và giá trị vật t mua vào ( nhập kho ) trong kỳ tính theo công thức sau:
Giá thực tế Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL
của NVL xuất = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuối
dùng trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ
Cuối kỳ tiến hành kiểm kê định gá trị NVL tồn kho cuối kỳ và tính trị giá
NVL xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các TK liên quan.
Ta có thể tóm tắt kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phơng pháp KKĐK
nh trên Phụ lục 05
2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng
xuyên, liên tục tình hình, xuất nguyên liệu trên TK152. Giá trị của nguyên vật liệu
mua vào nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng, TK611
mua hàng , còn các tài khoản khác tồn kho (TK152, 151) chỉ dùng để phản ánh gá
trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
TK 611 có hai tài khoản hàng cấp 2 :
TK 6111: mua nguyên vật liệu
TK 6112 : mua hang hoá
Ngoài ra kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ còn sử dụng một số tài khoản khác nh : TK 111, 112, 141, 331, 627, 641,
642...
V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp NVL
Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng
các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán sử lý số liệu trên các sổ
sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của
phần kế toán tổng hợp đợc gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các Doanh nghiệp sử dụng sổ
kế toán tổng hợp vật liệu tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp
Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện DN có
thể sử dụng hình thức sổ sách kế toán đó là :
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 13

o Hình thức nhật ký chung ( Phụ lục 06 );
o Hình thức nhật ký chứng từ;
o Hình thức chứng từ ghi sổ;
o Hình thức nhật kí sổ cái.
1. Nhật kí chung
Trong hình thức này, sổ kế toán tổng hợp đợc sử dụng cho kế toán tổng hợp
vật liệu đơn giản rất nhiều. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Chứng
từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ NKC theo trình tự thời gian. Từ NKC kế toán ghi vào
sổ cái theo từng TK.
2. Nhật kí chứng từ
Trong hình thức này, kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu đợc thực hiện trên
nhiều sổ sách kế toán.
3. Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra để lập chứng từ
ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã đợc
kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập để lập chứng chỉ ghi sổ
(kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập xong trình kế toán trởng kí và ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng kí CTGS để ghi vào sổ cái và sổ
chi tiết liên quan.
4. Nhật kí sổ cái
Trong hình thức này, chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất vật
liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bản tổng hợp để ghi vào nhật kí sổ cái một dòng.
Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật kí sổ cái sẽ đợc ghi sổ hoặc thẻ kế
toán chi tiêu liên quan.
Nhật kí sổ cái là sổ KTTH dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 14
tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để đối chiếu số

liệu với sổ nhật kí sổ cái cuối tháng.
Mỗi một hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng
thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có những u nhợc điểm khác nhau. Do đó ghi vận
dụng hình thức sổ kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất
hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của DN, trình độ chuyên môn của nhân viên kế
toán để áp dụng cho thích hợp, nhằm phát huy u điểm, khắc phục nhợc điểm của
hình thức kế toán đợc vận dụng.
Tuỳ theo hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán tổng hợp nhập, xuất kho
NVL đợc phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 15
chơng ii
tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán NVL
tại công ty Cổ phần đT&xd bảo quân
I. tổng quan về công ty cổ phần ĐT&XD bảo quân
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân
Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là loại hình công ty Cổ Phần ĐT&XD 2
thành viên đợc thành lập vào 26-02-2001;
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002027 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà
Nội cấp ngày 26-02-2001;
Tên công ty : Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân
Tên giao dịch quốc tế : Bao Quan Co.,Ltd
Địa chỉ : Số 118 Hoàng Văn Thái - Phờng Phơng Mai Quận Thanh xuân-
Hà Nội
Mã Số Thuế :01.011.00.307
Đại diện pháp luật: Ông Bùi Xuân Trung- Giám đốc
Kế toán trởng : Mai Thị Mỵ
Với số vốn kinh doanh là: 8.000.000.000 đồng
Phơng hớng sản xuất kinh doanh của công ty đợc xác định trên nền tảng các
chức năng và nghĩa vụ đợc nêu trong điều lệ tổ chức, quyết định thành lập và giấy
phép đăng ký kinh doanh của công ty.

Trong suốt gần 4 năm hoạt động và phát triển, Công ty Cổ phần ĐT&XD
Bảo Quân đã có đóng góp lớn trong khối sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp
ngoài quốc doanh của Hà nội. Từ chỗ chỉ có 20 cán bộ công nhân viên ngày thành
lập, doanh thu năm cũng cha cao. Đến nay Công ty đã đảm bảo việc làm cho 35 cán
bộ công nhân viên, tài sản và vốn có trên 10 tỷ đồng, quỹ đầu t mới cũng không
ngừng đợc gia tăng, thu nhập bình quân mỗi năm của một lao động tăng cao, gấp hơn
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 16
3 lần so với trớc kia, cuộc sống và điều kiện làm việc của ngời lao động đợc cải thiện
rõ rệt
Nhìn chung công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cha phải là DN có quy
mô lớn nhng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lại đạt hiệu quả cao. Điều
này thể hiện qua 1 số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty những năm gần đây:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2003-2004
Đơn vị:Nghìn đồng.
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch %
1. Tổng doanh thu 11.010.149 13.795.885 2.785.735 125.31
2. Doanh thu thuần 11.010.149 13.657.789 2.647.639 124.04
3. Giá vốn hàng bán 10.479.142 12.670.034 2.190.892 120.90
4. Lợi nhuận gộp 531.007 987.755 456.747 186.02
5. Chi phí quản lý 424.396 931.340 506.944 219.45
6. LN thuần từ HĐKD 106.611 56.415 -50.196 52.91
7. Tổng LN trớc thuế 107.557 56.415 -51.142 52.45
8. Thuế TNDN 34.418 15.796 -18.622 45.89
9. LN sau thuế 73.139 40.619 -32.520 55.54
Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty
trong 2 năm qua là tơng đối tốt.
Doanh thu tăng lên: Năm 2003 doanh thu chỉ đạt 11.010.149 nghìn đồng thì
năm 2004 đạt đến 13.795.885 nghìn đồng tơng ứng 125.31%. Đây là một kết quả
đáng kích lệ đối với một doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo

Quân nói riêng.
Lợi nhuận gộp năm 2003 so với năm 2004 tăng 456.747 nghìn đồng, tỉ lệ tăng
là 186.02%
Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 506.944 nghìn đồng so với năm 2003, tỉ lệ
tăng 219.45% là quá lớn.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã bị giảm khá nhiều. Nếu năm 2003 lợi
nhuận sau thuế đạt 73.139 nghìn đồng thì năm 2004 đạt 40.619 nghìn đồng hay giảm
55.45%.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 17
Nhìn chung công ty hoạt động khá tốt, nhng lợi nhuận sau thuế lại giảm so với
năm trớc vì chi phí quản lý tăng quá nhiều. Vì vậy để tăng lợi nhuận, Công ty nhất
thiết phải giảm chi phí quản lý trong các năm tiếp theo.
2. Chức năng của công ty
o Xây lắp các công trình điện dới 35 kw;
o Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi;
o Xây dựng các công trình ký thuật hạ tầng: đờng giao thông trong công tr-
ờng, san nền;
o Xử lý chống ăn mòn kim loại;
o Khai thác chế biến khoáng sản;
o Dịch vụ cho thuê tài sản ( máy móc thiết bị phục vụ xây dựng );
o Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng.
3. Đặc điểm kinh doanh của công ty
Là doanh nghiệp xây dựng có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựng
hầu hết có khối lợng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thờng xuyên phải
thực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hởng yếu tố của thiên nhiên. Luôn luôn phải
lu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình. Phạm vi hoạt động của xí
nghiệp trong cả nớc.
Hiện nay công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh với hai lĩnh vực chủ yếu
là: Xây dựng và Thơng mại. Nhng ở đây chủ yếu nghiên cứu về xây dựng cơ bản
Quy trình sản xuất xây dựng:

4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty ( Phụ lục 07 )
Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có trách nhiệm về quản lý chung toàn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả sản xuất kinh
doanh và các khoản nghĩa vụ đối với nhà nớc.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 18
Nhận
thầu
Lập dự toán
chuẩn bị thi
công
Thi
công
Nghiệm
thu bàn
giao
Thanh
toán
o Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất : Thay mặt giám đốc điều
hành trực tiếp mọi hoạt động về sản xuất ;
o Kế toán trởng: phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xí
nghiệp;
Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ tài chính kế
toán trong công ty.
Hớng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế
toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế;
Chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính
kết toán.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn :
o Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng giám đốc về tài chính, theo

dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dới hình thái tiền tệ, hạch
toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty thông qua hạch toán các khoản
thu mua, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu, thanh
toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế theo đúng các
chế độ kế toán của Nhà nớc và công ty; tham gia đề xuất với Ban giám đốc các
biện pháp tăng cờng quản lý sản xuất, kinh doanh trong quyền hạn và trách
nhiệm của mình.
o Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tiếp xúc
với khách hàng, thăm dò thị trờng, có chức năng đề ra các kế hoạch kinh doanh
để đáp ứng yêu cầu của thị trờng.
o Phòng kỹ thuật thi công : Quản lý, hớng dẫn công tác kỹ thuật thi
công và an toàn trong công ty.
o Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và
quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lơng, thực hiện chế độ chính
sách đối với ngời lao động.
Ngoài ra công ty còn có: 03 đội xây lắp.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 19
5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty ( Phụ lục 08 )
5.1. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm
o Trởng phòng Tài chính-kế toán: Là ngời phụ trách chung trong việc
quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế giúp ban giám đốc có hớng
chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;
o Phó phòng Tài chính- kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng
hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo
cáo tài chính;
o Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các
chứng từ;
o Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt.
5.2. Chế độ kế toán áp dụng trong công ty
o Chế độ kế toán: áp dụng chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và

nhỏ
o Niên độ kế toán: áp dụng theo năm,niên độ kế toán của công ty bắt
đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
o Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phơng
pháp chuyển đổi các đồng tiền khác.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam
Phơng pháp chuyển đổi ngoại tệ: Theo tỉ giá trên thị trờng liên
ngân hàng nhà nớc VN.
o Phơng pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và
giá trị còn lại đang theo dõi, không đánh giá lại mà chỉ phân loại.
o Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên.
o Phơng pháp tính các khoản dự phòng, trích nộp và hoàn nhập: cha
tiến hành.
o Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ.
o Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là: Nhật ký chung
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 20
II. Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL ở công ty Cổ
phần ĐT&XD Bảo Quân
1. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu
thị trờng công ty phải sử dụng một khối lợng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều
loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt
và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa
học hợp lý. Tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cũng tiến hành phân loại NVL.
Nguyên liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
của sản phẩm sản xuất ra ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép....)
Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính hay làm tăng chất l-
ợng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất (sơn, dầu, phụ gia...)

Nhiên liệu : Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải cho cho DN nh
xăng, dầu...
Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa
của máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải....
Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu t
xây dựng cơ bản bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu.
Vật liệu khác: Là những vật loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm nh gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý
TSCĐ.
2. Đánh giá nguyên vật liệu
Đối với NVL xuất kho
Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã áp dụng kế toán máy vào công tác
hạch toán nên phơng pháp tính giá NVL xuất kho là phơng pháp bình quân gia
quyền. Theo phơng pháp này, mỗi lần nhập kho NVL thì tính lại giá trị thực tế NVL
xuất sử dụng sau mỗi lần nhập đó.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 21
Giá trị NVL Giá trị NVL
Giá thực tế bình quân tồn đầu kì + nhập trong kỳ
NVL xuất dùng =
Số lợng NVL Số lợng NVL
đầu kì + nhập trong kỳ
Giá trị thực tế NVL Số lợng NVL xuất Giá thực tế
xuất sử dụng = sử dụng mỗi lần x bình quân
3. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán NKC. việc ghi sổ đợc tiến hành ở
hai nơi là ở kho và ở phòng kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng trong phần hành kế
toán chi tiết NVL bao gồm:
o Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT )
o Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT )

o Hoá đơn ( GTGT ) ( Mẫu 01 GTKT )
o Thẻ kho ( Mẫu 02- VT )
o Phiếu chi ( Mẫu 02- VT )
Khi NVL đến công trình trình tự kế toán đợc tiến hành nh sau:
Trình tự nhập, xuất kho NVL:
Kế toán vật liệu phải viết phiếu nhập kho, thủ kho phải ký vào chỗ ngời
nhận hàng và vào thẻ kho hàng ngày. Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho
đối chiếu với thẻ kho tính ra lợng tồn kho cuối kỳ.
3.1. Thủ tục nhập kho
ở công ty Bảo Quân, việc mua vật t thơng do phòng Kế hoạch đảm nhận, mua
theo kế hoạch cung cấp vật t hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu đợc mua về,
ngời đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh: Hoá đơn bán hàng, hoa đơn GTGT của
đơn vị bán, hoá đơn cớc phí vận chuyển... lên phòng kế toán. Trớc khi nhập kho, vật
t mua về sẽ đợc thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lợng, chất lợng quy cách đối
chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập
kho.Trờng hợp vật liệu mua về nếu có khối lợng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 22
kiểm nghiệm vật t lập Biên bản kiểm nghiệm vật t . Sau khi đã có ý kiến của ban
kiểm nghiệm vật t về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lợng theo hoá
đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
3.2. Thủ tục xuất kho
ở công ty Bảo Quân, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm.
NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thờng xuyên. Việc
xuất vật liệu đợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở
các đơn đặt hàng đang đợc ký kết. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất
cho từng đội. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các đội sẽ có
yêu cầu xuất loại vật t nào, số lợng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu
và các đội sẽ cử ngời xuống kho để nhận NVL.
Sau khi đối chiếu khối lợng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lợng yêu cầu
đối với khối lợng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột

số lợng thực xuất và ký xác nhận.Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL.
4. Kế toán chi tiết NVL tại công ty Bảo Quân:
Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết NVL.Trình tự đợc
tiến hành nh sau:
4.1. ở kho
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL tiến hành phân
loại để ghi vào thẻ kho, đồng thời ghi luôn danh điểm NVL vào phiếu nhập kho và
xuất kho. Theo nguyên tắc cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho để đối
chiếu với phòng kế toán
Trích thẻ kho : ở công ty Bảo Quân ngày 09 tháng 08 năm 2004 đã nhập kho
800lít dầu động cơ HĐ 50, 400 lít dầu động cơ SAF 40, 400lít dầu thuỷ lực HLP 46.
thủ kho đã nhận đã nhận đợc phiếu nhập kho và tiến hành ghi thẻ kho.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 23
4.2. ở phòng kế toán
Định kỳ 5-7 ngày 1 lần kế toán NVL xuống kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp
của chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho đồng thời nhận các
chứng từ nhập, xuất NVL về phòng kế toán.
Do công việc quá nhiều công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ mà thay
bằng ký nhận vào thẻ kho. Khi nhận chứng từ kế toán NVL phải kiểm tra xem thủ
kho vào thẻ kho và trừ thẻ kho có đúng không. Vậy nên thực chất thẻ kho đợc thay
thế cho sổ giao nhận chứng từ.
Sau khi rút các chứng từ nhập, xuất NVL về kế toán NVL nhập số liệu vào cột
tồn kho trên thẻ kho vào sổ số d theo chỉ tiêu hiện vật ( cột số lợng ) nhân với giá
bình quân để tính giá trị từng loại NVL tồn kho cuối tháng ( cột số tiền ).
Sổ số d đợc đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm NVL: NVL chính, NVL
phụ, nhiên liệu... mỗi nhóm lại đợc mở ra cho từng loại NVL riêng. Sổ số d đợc cán
bộ phòng kế toán lập nh sau:
Căn cứ vào thẻ kho ( cột tồn ) và giá bình quân kế toán ghi sổ số d.
Sổ này đợc lập thành các cột sau:
o Cột danh điểm NVL

o Cột tên NVL
o Cột đơn vị tính
o Cột giá bình quân
o Cột ghi số tồn đầu kỳ theo chỉ tiêu số lợng và giá trị + Cột tồn của
thẻ kho tháng 1, 2, 3... để ghi số lợng và số tiền ( bằng số lợng nhân với giá
bình quân )
Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết NVL giúp cho công
việc ghi chép đợc dễ dàng, thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của kế toán đối
với việc ghi chép của thủ kho phát huy vai trò của kế toán trong công tác hạch toán
và quản lý NVL. Phơng pháp này giúp công tác kế toán đạt đợc sự chính xác, chất l-
ợng kế toán cao hơn, và phục vụ tích cực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý, thu
mua, dự trữ và sử dụng NVL.
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 24
5. Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán NVL Tại công ty:
Hiện nay công ty Bảo Quân đang áp dụng chế độ kế toán của các doanh
nghiệp vừa và nhỏ. theo quyết định số 144/2001/ QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ
tài chính.
Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử
dụng những tài khoản tổng hợp sau:
TK 152 nguyên liệu, vật liệu . Dùng để ghi chép số hiện có và tình hình
tăng, giảm NVL theo giá thực tế bình quân.
Tài khoản 152 đợc mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau :
TK 1521 Nguyên liệu chính
TK 1522 Vật liệu phụ
TK 1523 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế
TK 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1528 Vật liệu khác
TK 154 ( chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang ) Phản ánh chi phí sản xuất,
kinh doanh phát sinh trong kỳ, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoàn

thành trong kỳ, cuối kỳ
TK 111, 112, 141: Phản ánh các nghiệp vụ mua vật t bằng tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng tiền tạm ứng và việc thanh toán số tiền đó.
TK 1331 Thuế VAT đợc khấu trừ dùng để phản ánh số VAT đầu vào đ-
ợc khấu trừ phát sinh trong kỳ.
TK 311 : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và
tình hình trả nợ tiền vay của DN.
TK 331 Phải trả ngời bán theo dõi quan hệ thanh toán giữa công ty với
nhà cung cấp trong trờng hợp công ty mua vật t nhng cha trả tiền. Tài khoản
này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng nhà cung cấp.
TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết theo TK cấp 2 (6422) chi
phí vật liệu phản ánh chi phí vật liệu xuất kho dùng cho quản lý toàn DN.
TK ghi Nợ: NVL xuất dùng cho QLDN
Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu 25