Hoàn thiện Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty VIRASIMEX

Chơng I
Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp
trong các doanh nghiệp thơng mại.
I - khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Xã hội tồn tại đợc là nhờ vào quá trình tái sản xuất quá trình này không
ngừng đổi mới do tính tất yếu và do nhu cầu xã hội ngày càng tăng. Sản phẩm
tạo ra trong quá trình sản xuất muốn chuyển sang lĩnh vực tiêu dùng phục vụ
cho nhu cầu của con ngời thì phải qua quá trình lu thông hàng hoá. Hoạt động
của doanh nghiệp thơng mại là hoạt động ở khâu lu thông hàng hoá. Một khâu
quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội.
Trong nền kinh tế thị trờng đòi hỏi tất cả các ngành kinh tế nói chung và
ngành thơng mại nói riêng phải năng động sáng tạo, không ngừng nâng cao
hiệu quả kinh doanh của mình. Làm thế nào để đạt hiệu quả cao trong kinh
doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp cả về mặt lý luận và mặt thực
tiễn. Không một doanh nghiệp nào muốn mình tồn tại trong thua lỗ để rồi phá
sản. Phấn đấu không ngừng, nâng cao hiệu quả kinh doanh là mục tiêu, nhiệm
vụ hàng đầu trong kinh doanh hiện nay. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp thơng mại tất yếu phải phát sinh các loại chi phí, chúng
rất đa dạng và phức tạp, ảnh hởng không nhỏ tới sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
1. Chi phí bán hàng: Là chi phí biẻu biện bằng tiền của toàn bộ hao
phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan trực tiếp đến khâu bảo quản
tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra
trong một thời kỳ nhất định. Chi phí bán hàng đợc bù đắp bởi doanh thu trong
kỳ và là một bộ phận chi phí quan trọng trong chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là chi phí biểu hiện bằng tiền của
các hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra để thực
hiện công tác quản lý bao gồm: Quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và
quản lý khác. Xét về mặt bản chất, đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho

hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách bình thờng. Đây là những
chi phí tơng đối ổn định.
II- Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
1.Phân loại theo bản chất nội dung kinh tế, bao gồm các yếu tố:
1.1- Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Các tài sản cố định sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh tất nhiên
phải bị hao mòn và sau một thời gian sẽ hết khả năng sử dụng. Khấu hao là sự
chuyển dần giá trị hao mòn của tài sản cố định vào chi phí bán hàng và chi phí
1
quản lý. Khấu hao đợc biểu hiện bằng giá trị tiền tệ và sẽ thu hồi đợc trong
doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ.
1.2- Chi phí vật liệu (chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói bao bì):
Là những khoản chi phí chi ra để giữ gìn phẩm chất hàng hoá trong quá
trình dự trữ, những chi phí cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hoá, những khoản
chi phí phục vụ cho việc phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hoá để đảm bảo
chất lợng hàng hoá bán ra cũng đợc tính vào chi phí này.
1.3- Chi phí nhân công:
Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp cho cán
bộ công nhân viên, các khoản trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui
định với số tiền lơng phát sinh.
1.4- Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Là những chi phí về tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, tiền điện báo,
thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp.
1.5- Chi phí bằng tiền khác:
Là những chi phí cần thiết khác cho hoạt động kinh doanh và hoạt động
quản lý nh: Chi phí sổ sách quản lý, chứng từ biểu mẫu kế toán, tuyên truyền
quảng cáo, chi phí hội nghị tiếp khách, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho
hoạt động sản xuất kinh doanh phải trả.
ý nghĩa của việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp theo bản chất nội dung kinh tế giúp cho doanh nghiệp hiểu đợc tầm
quan trọng của mỗi loại chi phí trong quá trình sáng tạo ra giá trị mới của hàng
hoá trong lu thông, từ đó cho thấy có những chi phí cần thiết phải tiết kiệm nh-
ng phải trong mức độ hợp lý cho phép.
2.Phân loại theo công dụng kinh tế:
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đ-
ơc chia thành các khoản mục sau:
2.1- Chi phí tiền lơng:
Bao gồm lơng chính và các khoản phụ cấp của công nhân viên ở bộ phận
bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp.
2.2- Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ:
Là khoản tiền đợc trích theo tỷ lệ hiện hành trên tổng số tiền lơng thực tế
mà doanh nghiệp phải chi trả.
Theo quy định hiện nay, tỷ lệ này là 19% trên tổng quỹ lơng cấp bậc phải
chi trả cho ngời lao động (15% cho BHXH; 2% cho BHYT; 2% cho KPCĐ).
2.3- Chi phí trừ dần công cụ, dụng cụ, đồ dùng:
Dụng cụ, đồ dùng là những t liệu có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn
không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định nh cân ở quầy hàng, máy tính, thớc đo,
Chi phí trừ dần giá trị dụng cụ đồ dùng là trong quá trình bảo quản bán hàng và
quản lý doanh nghiệp.
Việc phân bổ tính toán giá trị công cụ đồ dùng chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp tuỳ thuộc vào từng loại:
2
- Nếu xuất dùng với số lợng ít, giá trị thấp có thể phân bổ hết 100% giá
trị tài sản vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi bán hàng,
nếu có phế liệu thu hồi, bán phế liệu hoặc các khoản trích trớc quá nhiều thì đ-
ợc ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .
- Nếu xuất nhiều một lần với số lợng nhiều, giá trị cao, cần phải đa vào tài
khoản chi phí trả trớc và sẽ phân bổ cho hai hoặc nhiều kỳ sản xuất kinh doanh
để làm cho chi phí kinh doanh trong kỳ không tăng đột biến, ảnh hởng quan

trọng đến giá thành và kết quả sản xuất kinh doanh. Đối với loại này thì khi đa
công cụ dụng cụ sử dụng phân bổ chi phí dần.
2.4- Chi phí vận chuyển:
Bao gồm cớc phí vận chuyển, tạp phí vận chuyển và chi phí bốc dỡ, cớc
phí trả cho chủ phơng tiện thuê hoặc chi phí phải chi ra cho đội vận tải của đơn
vị mình để vận chuyển hàng hoá kể cả tiền thuê lái xe, khấu hao phơng tiện vận
chuyển của đơn vị mình. Các khoản chi phí thuê bốc dỡ, khuân vác hàng hoá
trong quá trình vận chuyển cũng đợc tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp.
2.5- Chi phí hao hụt định mức trong quá trình bán hàng:
Là số tiền hao hụt hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, chỉ đợc hạch toán
vào chi phí bán hàng, chi phí hao hụt trong định mức.
2.6- Chi phí hoa hồng cho đại lý bán hàng và uỷ thác xuất khẩu:
Là khoản tiền mà các doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, cá nhân bán
hàng đại lý hoặc xuất khẩu uỷ thác cho công ty.
2.7- Chi phí dự phòng:
Là chi phí phản ánh các khoản dự phòng, giảm giá hàng tồn kho, dự
phòng khoản thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài những khoản mục trên, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp còn đợc phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu
quản lý nội bộ doanh nghiệp nh: Chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác
phí, tiếp khách
Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công
dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Phân loại
theo công dụng kinh tế , chi phí đợc phân chia thành các khoản mục chi phí để
làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp theo khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí.
3. Phân loại theo cách ứng xử:
Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu
để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng nh ngời quản lý có các quyết định phù hợp.

Theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc
chia thành hai loại:
3.1- Chi phí khả biến:
Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu.
Các chi phí này tăng lên theo sản lợng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp và
3
giảm đi nếu sản lợng hàng hoá giảm, chẳng hạn nh chi phí vận chuyển, chi phí
hao hụt, chọn lọc đóng gói.
3.2- Chi phí bất biến:
Là những chi phí có tính tơng đối, ít biến động theo sự thay đổi của
doanh thu. Chi phí bất biến đợc coi là những chi phí không đổi trong khâu bán
hàng và quản lý doanh nghiệp, thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu
hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phơng tiện kinh doanh, hoá đơn
nộp tiền nhà đất
Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu
thụ đã đợc xác định thì dự đoán đợc các chi phí cần thiết để đạt đợc mức lãi
mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh, có nghĩa là chi phí
bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp. Với ý nghĩa to lớn nh vậy, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói
chung và doanh nghiệp thơng mại nói riêng.
Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại chi phí nhng kế toán chỉ ghi tập
hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi. Vì vậy, cần phải phân chia chi phí
thành các khoản mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu
thức phân loại khác vẫn có thể thống kê đợc từ số liệu kế toán.
Nói tóm lại, trong lý luận cũng nh trong thực tế, còn có nhiều cách phân
loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ từng điều
kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau. Nhng việc
vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác

quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả
và tiết kiệm nhất.
III- yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Trong thực tế, khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng
sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm. Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản
chi phí bất hợp lý, nâng cao đợc hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụ
văn minh thơng nghiệp.
Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu
với các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải
chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc lợi nhuận.
1-Yêu cầu về quản lý:
Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một
doanh nghiệp. Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải đợc thu
nhập kiểm tra giám sát. Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có
thể giảm tối thiểu chi phí để thu đợc nhiều lợi nhuận. Việc quản lý tổng mức phí
tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đợc thuận
tiện và có thể đa ra những quyết định kịp thời, cần thiết. Còn việc quản lý các
4
khoản mục chi phí cụ thể giúp ngời quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục,
từng yếu tố, cũng nh từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh
giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra
đợc các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý.
Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm nh những khoản chi phí
phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho ) đợc theo dõi và kế toán trực
tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp
lý, khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm
phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực
thuộc và kiểm tra tình hình thực, chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ.

2- ý nghĩa của việc kế toán CPBH và CPQLDN:
Việc xác định kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, việc kế toán đợc thể hiện
qua các mặt sau:
Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó, giúp doanh nghiệp xác định
chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình. Trong nền kinh tế thị trờng
hiện nay, việc cạnh tranh diễn ra gay gắt, quyết liệt, cho nên giá cả có ý nghĩa
vô cùng quan trọng, cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc phấn đấu giảm chi
phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều
tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát đợc hoạt động kinh tế của
doanh nghiệp tránh hiện tợng ghi tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh,
ngoài ra còn đợc dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế
hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đa ra quyết định
quản lý thích hợp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
IV- tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp trong kinh doanh thơng mại:
Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết
sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kế toán kinh doanh tự chủ nh hiện nay.
Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất
và hữu hiệu có thể cung cấp đợc một cách thờng xuyên và liên tục, có hệ thống
toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh
nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có
nhiệm vụ: Giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối t-
ợng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán xác định kết quả kinh doanh.
Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đợc
hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập
hợp chi phí kể cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

1-Kế toán tổng hợp CPBH và CPQLDN:
Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng
5
và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh
doanh. Số liệu tổng hợp là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi
phí do doanh nghiệp đề ra.
2-Kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN:
Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc theo dõi tổng hợp
chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã đợc hình thành bởi kế toán
nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt
động kinh tế.
Do đó, ta thấy giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí có mối
quan hệ mật thiết với nhau.Trớc hết, về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng
thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng nh nội
bộ doanh nghiệp.
Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tổng hợp và
kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu
thống nhất.
Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau, việc phân chia kế
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận: Kế
toán tổng hợp và kế toán ch tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí
phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp.
Tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán có thể
chọn lựa hình thức kế toán cho phù hợp.
3- Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thơng mại:
3.1- Tài khoản sử dụng:
Chi phí bán hàng đợc kế toán phản ánh trên tài khoản 641- "chi phí bán

hàng". Kết cấu của TK 641nh sau:
Bên nợ : Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh.
Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ.
TK 641 cuối kỳ không có số d.
TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:
- TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản
ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận
chuyển, bảo quản sản phẩm hàng hóa bao gồm tiền lơng, tiền công và các
khoản phụ cấp, kinh phí công đoàn.
- TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì: Tài khoản này phản ánh các chi phí
vật liệu bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí
vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu trong quá trình
tiêu thụ, vật liệu dùng để bảo quản tài sản cố định.
- TK 6413- Chi phí công cụ bán hàng: Tài khoản này phản ánh các chi
phí công cụ, dụng cụ đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng
hóa nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc...
6
- TK 6414- Chi phí khấu hao tài sản cố định ( dùng cho bán hàng): Tài
khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản
bán hàng nh nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển,
- TK 6415- Chi phí bảo quản: Tài khoản này phản ánh chi phí về bảo
hành hàng hóa dịch vụ trong thời gian bảo hành nh chi phí sửa chữa, hớng dẫn,
-TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chi
phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa tài
sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi
tiêu thụ, tiền trả hoa hồng đại lý bán hàng,
-TK6418- chi phí tiền khác: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí
khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí tiếp
khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chào hàng

2-Phơng pháp kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng đợc thể
hiện nh sau (xem sơ đồ số 1):

7
Sơ đồ số 1:
Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:
Tài khoản 641 CPBH.
TK 334; 338 TK 641 TK 153;111;112;335
Tiền lơng, BHXH
(1) Các khoản ghi giảm
chi phí (nếu có)
TK 152; 153 (6)
Trị giá vật liệu, CCDC
(2)
TK 214
Mức khấu hao hàng tháng
TK 911
(3)
TK 142; 335 Kếtchuyển hoặc phân
Mức phân bổ hoặc trích bổ CPBH cuối kỳ (7)
trớc kế hoạch.
(4) TK 142 (1422)

TK 111; 112
Chi phí bằng tiền khác (8) (9)
(5)
TK 133

Diễn Giải:
(1).Khi tính tiền lơng, phụ cấp, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,
KPCĐ phải trả cho nhân viên bán hàng nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác,
vận chuyển sản phẩm hàng hóa đi tiêu thụ, định khoản:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 334 - PhảI trả công nhân viên
Có TK 338 - PhảI trả, phảI nộp khác
(2).Giá trị xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để phục vụ cho quá trình bán
hàng nh vật liệu đóng gói hay bảo quản , giữ gìn kiểm tra chất lợng sản phẩm,
sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:
Nợ TK 641 (6412)
Có TK152 ( Theo phơng pháp KKTX)
Hoặc Có TK 611 ( Theo phơng pháp KKĐK)
(3).Trích khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, định khoản:
8
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 214 - Khấu hao tài sản cố định
(4). Mức phân bổ và trích trớc kế hoạch, định khoản:
Nợ TK 641
Có TK 142, 335
(5).Chi phí điện nớc mua ngoài, chi phí thông tin (Điện thoại, Fax) phải
trả bu điện, chi phí thuê ngoài sửu chữa tài sản cố định có giá trị không lớn tính
trực tiếp vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản:
Nợ TK 641
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Hoặc ghi: Nợ TK 641 (6417)
Có TK 111, 112, 331
(6).Khi phát sinh các khoản ghi giảm CPBH, kế toán định khoản:
Nợ TK 335 : Trích trớc quá nhiều

Nợ TK 111 : Nếu bán phế liệu
Nợ TK 152 : Nếu nhập phế liệu
Có TK 641
(7).Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911- Xác định
kết quả kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641- Chi phí bán hàng
8).Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có
hoặc ít có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK
142 (1422) " Chi phí chờ kết chuyển", kế toán định khoản:
Nợ TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422)
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
(9).Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ CPBH đợc kết
chuyển vào TK 1422 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911.
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 142 - Chi phí chờ kết chuyển (1422).
4-Kế toán CPQLDN trong kinh doanh thơng mại:
4.1- Tài khoản sử dụng.
Để theo dõi và tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán
sử dụng tài khoản 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 642 tơng tự nh tài khoản 641.
Tài khoản 642 cuối kỳ không có số d.
Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản chi
phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc,
nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
9
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất
dùng cho công tác quản lý nh giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa
tài sản cố định , công cụ dụng cụ,

- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị công cụ,
dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý.
- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh các chi
phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà cửa, vật
kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng.
-Tài khoản 6425 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế,
phí và lệ phí nh thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ
phí khác nh qua cầu, phà,
-Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp
- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí về dịch vụ
mua ngoài nh tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoài
sửa chữa tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp.
- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác
ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí kể trên
nh chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe đi phép dân quân tự vệ, đào tạo cán
bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả...
4.2- Phơng pháp kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí quản lý doanh
nghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ số 2:

10
Sơ đồ số 2
Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.
TK 334;338 TK 642 TK 111;112
Tiền lơng, BHXH Giảm chi phí

(1) (8)
TK 152; 153; 142

Trị giá vật liệu, CCDC

(2)
TK 214
Mức khấu hao hàng tháng
TK 911
(3)
Kết chuyển, phân bổ
TK 333 Chi phí QLDN cuối kỳ (9)

Thuế TK 142
(4)

TK 139; 159
Dự phòng
(5) (10) (11)

TK 335
Trích trớc chi phí
(6)
TK 111;112;331

Chi phí khác
(7)
TK 133
Diễn GiảI:
(1)- Khi tính lơng, khi tính trích các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo l-
ơng cho nhân viên quản lý, kế toán định khoản :
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6421)
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.

Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác.
11
(2)- Trị giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng vào công tác quản lý
doanh nghiệp, kế toán định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Có TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 Công cụ dụng cụ
(3) - Khi trích khấu hao ở bộ phận quản lý, kế toán định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6424)
Có TK 214 Hao mòn tài sản cố định
(4) - Khi phát sinh các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài thu trên vốn, kế
toán định khoản:
Nợ TK 642 (6425)
Có TK 333
(5) - Trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các
khoản phải thu khó đòi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(6) - Khi tính trích trớc lơng nghỉ phép, kế toán định khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Có TK 335 - Chi phí phảI trả
(7) - Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện, nớc phải trả, kế toán định
khoản:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133
Có TK 331
Hoặc ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí QLDN (6427)
Có TK 331

(8) - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế
toán định khoản:
Nợ TK 111, 112, 138, 335 ( Tùy nội dung cụ thể)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
(9) - Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý vào TK 911 - Xác định
kết qủa kinh doanh, kế toán định khoản:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
(10) - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ
không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ
hoặc một phần CPQL theo dõi ở loại chi phí chờ kết chuyển
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
12
(11) - Sang kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ CPQL đợc
kết chuyển vào TK 142 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang TK 911.
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 142 - Chi phí trả trớc (1422)
5-Phơng pháp kết chuyển CPBH và CPQLDN:
Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về
tiêu thụ trong kỳ đợc căn cứ vào mức độ (quy mô) phát sinh chi phí, vào doanh
thu bán hàng và vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo
nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trờng hợp chi phí bán hàng
phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc cha có thì chi phí
bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK 142 (1422- chi phí chờ kết chuyển). Số
chi phí kỳ này sẽ đợc kết chuyển trừ vào thu nhập (1lần hoặc nhiều lần) ở các kỳ
sau khi có doanh thu.
6-Phơng pháp phân bổ CPBH và CPQLDN:
+Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp đợc kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác

định kết quả kinh doanh. Trờng hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp có
chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc
doanh thu không tơng ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
thì đợc phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị
hàng hoá có trong kỳ.
+Trong hoạt động thơng mại, chi phí quản lý doanh nghiệp thờng phân
bổ hết vào cuối tháng, còn chi phí bán hàng thì đợc tính để phân bổ hợp lý theo
doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế, doanh thu không đảm bảo trong các kỳ
và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiêù thì
cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn kho. Trong trờng hợp cần thiết
phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá
dự trữ nh: Chi phí bảo quản, chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng
mua, lãi vay dự trữ hàng hoá (nếu có).
Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại đợc thực hiện theo công
thức sau:
CPBH cần phân CPBH cần phân bổ
CPBH cần bổ còn đầu kỳ
+
phát sinh trong kỳ Trị giá
Phân bổ cho = X hàng còn
Hàng còn lại Trị giá hàng xuất Trị giá hàng còn cuối kỳ
Trong kỳ
+
lại cuối kỳ
(Trong đó: trị giá hàng phải đợc tính theo cùng một loại giá).
13
Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo
công thức sau:
CPBH phân bổ CPBH phân CPBH phân
Cho hàng đã = bổ cho hàng + CPBH phát sinh + bổ cho hàng

Bán trong kỳ cònlại đầu kỳ sinh trong kỳ còn lại cuối kỳ
14