Quy trình lưu chuyển công văn

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
VĂN PHÒNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Trà Vinh, ngày 09 tháng 01 năm 2008
QUY TRÌNH
LƯU CHUYỂN CÔNG VĂN
1. Mục đích
Nhằm đưa ra một cách làm thống nhất về việc lưu chuyển công văn.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các phòng nghiệp vụ.
3. Nội dung
3.1 Công văn đến
Khi có công văn đến/văn bản quy phạm pháp luật, nhân viên văn thư mở
bì thư và tiến hành phân loại công văn:
- Đối với văn bản thường nhận để biết: văn thư chỉ đóng dấu “Công văn
đến” cho số, ngày nhận.
- Đối với văn bản cần xử lý: văn thư kèm theo phiếu chuyển và
đóng dấu “Công văn đến”, cho số ngày nhận.
Trình Chánh/ Phó Văn phòng xem xét và trình cho Lãnh đạo phê duyệt.
* Sau khi lãnh đạo đã phê duyệt xong:
+ Đối với văn bản cần xử lý: Nhân viên văn thư vào sổ “Theo dõi xử lý”
và theo dõi quá trình xử lý (đúng hạn, quá hạn) của các phòng nghiệp vụ để cuối
tuần tổng hợp báo cáo kết quả tiếp nhận và xử lý công văn trong tuần. Photocopy
kèm theo phiếu chuyển và chuyển đến các phòng có liên quan và ký nhận văn
bản vào sổ “Theo dõi xử lý”, bản chính lưu giữ tại bộ phận văn thư lưu trữ.
+ Đối với văn bản thường nhận để biết: Nhân viên văn thư chuyển đề mục
trên mạng đến các bộ phận có liên quan, bản chính lưu giữ tại bộ phận văn thư
lưu trữ.
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Nhân viên văn thư tra cứu trên
mạng và chuyển vào trang “Điều hành tác nghiệp” để hạn chế số lượng giấy

photo, các phòng có nhiệm vụ cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật vào
danh mục lưu trữ của các phòng.
+ Đối với công văn mật, hỏa tốc, khẩn có địa chỉ người nhận cụ thể thì chỉ
có người có tên theo địa chỉ nhận mới được quyền xem công văn.
+ Đối với công văn mật, hỏa tốc, khẩn ghi địa chỉ chung gửi Sở Kế hoạch
và Đầu tư thì Chánh/Phó Văn phòng được quyền xem công văn.
+ Đối với thư mời họp sau khi Lãnh đạo đã phê duyệt: Nhân viên văn thư
photo gửi đến các phòng và theo dõi cập nhật vào lịch công tác tuần.
Cuối cùng lưu vào máy, theo dõi tổng hợp.
3.2 Công văn đi:
Sau khi các phòng đã xử lý xong, trình Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực
xem xét, chuyển đến cán bộ pháp chế kiểm tra kỹ thuật văn bản, sau đó trình Ban
giám đốc phê duyệt. Công văn sau khi được phê duyệt, nhân viên văn thư cho số,
vào sổ công văn đi, đóng dấu và gửi đến những cơ quan có liên quan. Cuối cùng
lưu vào máy, theo dõi tổng hợp.
4. Phụ lục
- Sổ công văn đến
- Sổ công văn đi
- Sổ theo dõi xử lý

Phê duyệt Người biên soạn
Nguyễn Thị Kim Ngân
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
VĂN PHÒNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Trà Vinh, ngày 09 tháng 01năm 2008
QUY ĐỊNH
BẢO TRÌ CÁC THIẾT BỊ VI TÍNH, BACKUP DỮ LIỆU
1. Mục đích

Nhằm đưa ra một cách làm thống nhất về việc bảo hành, sửa chữa máy
móc thiết bị đáp ứng yêu cầu của các phòng nghiệp vụ.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các phòng nghiệp vụ có liên quan.
3. Nội dung
3.1. Xử lý sự cố
- Khi máy tính của các phòng nghiệp vụ gặp sự cố về máy in, phần mềm
hay phần cứng, các phòng phản hồi về Văn phòng, Văn phòng cử nhân viên
trong tổ quản trị mạng đến các phòng xử lý.
- Trường hợp các thiết bị hư hỏng nhân viên QTM không thể xử lý,
Trưởng phòng liên quan làm giấy đề nghị gửi đến Văn phòng, Văn phòng sẽ
trình lãnh đạo xem xét.
3.2 . Bảo vệ máy tính
- Hàng tuần vào sáng thứ hai, các phòng tiến hành cập nhật và quét virus.
- Định kỳ ba tháng nhân viên trong bộ phận quản trị mạng sẽ tiến hành
kiểm tra các thiết bị máy tính và ghi vào phiếu kiểm tra như sau:
PHIẾU KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CÁC THIẾT BỊ VI TÍNH
PHÒNG NGÀY KT NỘI DUNG KẾT QUẢ
XÁC NHẬN
CỦA PHÒNG
3.3. Sao chép và bảo quản dữ liệu
- Bộ phận văn thư lưu trữ nhập công văn đi vào máy. Định kỳ cuối quý
nhân viên quản trị mạng tiến hành ghi dữ liệu công văn đi của các phòng vào đĩa
CD và dán nhãn phân biệt theo từng quý, năm.
- Các dữ liệu khác các phòng, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm bảo
quản các dữ liệu lưu trên máy.
4. Phụ lục
Phiếu kiểm tra hoạt động các thiết bị vi tính: BM-BTTBVT/VPS-01
Phê duyệt Người biên soạn

Nguyễn Thị Kim Ngân