Quyết định Về việc ban hành Quy trình sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản trong trường đại học Cần thơ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 85 /QĐ-ĐHCT Cần Thơ, ngày 21 tháng 01 năm 2010
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy trình sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản
trong Trường Đại học Cần Thơ
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
Căn cứ Chương VI của “Điều lệ Trường Đại học” ban hành kèm theo Quyết định số
153/2003/QĐ-TTg ngày 30 tháng 7 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định về quyền
hạn và trách nhiệm của Hiệu trưởng trường đại học;
Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước ngày 03 tháng 6 năm 2008;
Căn cứ Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2009 của Chính phủ Quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;
Căn cứ Nghị định số: 58/2008/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2008 về việc hướng dẫn
thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;
Căn cứ văn bản số 1751/BXD-VP ngày 14 tháng 8 năm 2007 của Bộ Xây dựng, về
việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình.
Xét đề nghị của Ông Trưởng Phòng Quản trị - Thiết bị,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định nầy “Quy trình sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài
sản trong Trường Đại học Cần Thơ”.
Điều 2: Quy trình này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quy trình đã ban
hành trước đây. Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện những điều chưa hợp lý, Phòng
Quản trị - Thiết bị và các đơn vị có liên quan tham mưu đề xuất để điều chỉnh cho phù hợp.
Điều 3: Các ông, bà Trưởng Phòng: Kế hoạch – Tổng hợp, Quản trị - Thiết bị, Tài vụ
và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định nầy./.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Nơi nhận:
- Như điều 3;

- Lưu: KHTH, QTTB.
(Đã ký)
LÊ QUANG TRÍ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
1

QUY TRÌNH SỬA CHỮA, CẢI TẠO, NÂNG CẤP TÀI SẢN
(Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải - truyền dẫn,
nhà cửa - vật kiến trúc)
(Ban hành kèm theo quyết định số 85/QĐ-ĐHCT ngày 21 tháng 01 năm 2010
của Hiệu trưởng Trường Đại học Cần Thơ)
1. Đối tượng sửa chữa:
- Tài sản cố định là máy móc thiết bị
- Tài sản là phương tiện vận tải,
- Tài sản là phương tiện truyền dẫn
- Tài sản là nhà cửa - vật kiến trúc
2. Nội dung sửa chữa:
Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản cố định (bao
gồm: MMTB, phương tiện vận tải - truyền dẫn, nhà cửa - vật kiến trúc) của đơn vị bởi các lý
do như:
- Hư hỏng một hay vài bộ phận của thiết bị; cần nâng cấp với tính năng kỹ thuật cao
hơn để phù hợp với điều kiện thực tế làm việc...;
- Sửa chữa để tạo sự an toàn trong vận chuyển;
- Nhà cửa - vật kiến trúc bị hư hỏng, xuống cấp cần phải sửa chữa, nâng cấp để có
điều kiện làm việc tốt hơn như: Mái nhà bị dột, thấm; trần nhà bị mục, mối mọt; tường nhà
bị nứt, thấm; cửa sổ, cửa đi bị mục, rỉ sét; nền nhà bị lún, sụp; lối đi nội bộ; tường rào; nhà
vệ sinh ...
3. Trình tự - thủ tục sửa chữa tài sản cố định:
a. Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là MMTB:

Bước 1. Bộ môn lập bản dự toán MMTB đem đi sửa chữa trình lãnh đạo đơn vị (Chủ
nhiệm chương trình, dự án) phê duyệt (biểu số 4a/SC).
Bước 2: Gởi bản dự trù được duyệt cho Phòng Tài vụ để tạm ứng tiền.
Bước 3. BM tự liên hệ với nơi sửa chữa để sửa chữa tài sản. Đối với tài sản đắt tiền
hoặc số lượng tài sản nhiều và số tiền từ 5 triệu đồng trở lên phải có tối thiếu 2 phiếu báo giá
của 2 nơi sữa chữa và có hợp đồng sửa chữa tài sản.
Bước 4. Nghiệm thu tài sản đã sửa chữa xong.
Bước 5. BM tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ
thanh toán gồm có: Dự toán + Các phiếu báo giá + Hợp đồng + Hoá đơn tài chính + Biên
bản nghiệm thu + + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp
đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).
b. Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là phương tiện vận tải:
2
Bước 1. Tổ ô tô lập bản dự toán phương tiện vận tải đem đi sửa chữa trình lãnh đạo
đơn vị phê duyệt (biểu số 4a/SC).
Bước 2: Gởi bản dự trù được duyệt cho Phòng Tài vụ để tạm ứng tiền.
Bước 3. Tổ ô tô tự liên hệ với nơi sửa chữa để đem phương tiện đi sửa chữa. Đối với
việc sửa chữa có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên Tổ ô tô phối hợp Phòng Quản trị - Thiết bị
thẩm định việc sửa chữa trước khi đem phương tiện đi sửa chữa.
Bước 4. - Nghiệm thu phương tiện đã sửa chữa xong.
Bước 5. BM tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ
thanh toán gồm có: Dự toán + Các phiếu báo giá + Hợp đồng + Hoá đơn tài chính + Biên
bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp
đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng Tài vụ).
c. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật
kiến trúc tại đơn vị có giá trị dưới 20 triệu đồng:
Bước 1. Người phụ trách PTN, nhà xưỡng, trạm, trại, nhà học, phòng ở Ký túc xá
...có trách nhiệm báo cho Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, Tổ nội trú về tình hình hư
hỏng hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật kiến trúc.
Bước 2: Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú được phân công

đến kiểm tra và liên hệ đơn vị sửa chữa (Công ty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách
pháp nhân đến khảo sát và sửa chữa, thay thế khắc phục ngay tình trạng hư hỏng.
Bước 3. Người phụ trách phòng thí nghiệm, nhà học, phòng ở ... ký xác nhận vào sổ
nhật ký sữa chữa của đơn vị sửa chữa về số lượng vật tư sửa chữa, thay thế.
Bước 4. Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú kiểm tra đối
chiếu số liệu vật tư sửa chữa, thay thế và liên hệ đơn vị sửa chữa làm thủ tục thanh toán từng
đợt (3 tháng/lần).
Bước 5. Trợ lý TB Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú tập hợp hồ sơ, chứng
từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) +
Các phiếu ký nhận đơn vị sử dụng + Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu +
Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của Phòng
Tài vụ).
LƯU Ý:
- Đơn vị có thể tự tìm nơi sửa chữa có uy tín hoặc liên hệ Phòng QTTB giới thiệu các
đơn vị sửa chữa. Phòng QTTB có trách nhiệm cung cấp khung giá vật tư và công sửa chữa
để các đơn vị và Phòng Tài vụ biết để việc thanh toán được thống nhất.
- Đơn vị chỉ được sửa chữa hệ thống hiện có trong các PTN, nhà học. Không được
sửa chữa hệ thống cấp điện - nước - điện thoại (qua tổng đài) - đường cáp quang do trường
quản lý.
- Khi lắp đặt các thiết bị về điện có thể làm ảnh hưởng đến đường dây, công suất
tổng của trạm biến thế phải phối hợp với P QTTB để có hướng xử lý.
3
d. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật
kiến trúc tại đơn vị có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên:
Bước 1. Người phụ trách PTN, nhà xưỡng, trạm, trại, nhà học, phòng ở Ký túc xá
...có trách nhiệm báo cho Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, Tổ nội trú về tình hình hư
hỏng hệ thống nhà cửa - vật kiến trúc ...
Bước 2: Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú được phân công
liên hệ đơn vị sửa chữa (Cty, Doanh nghiệp ...) có uy tín, có tư cách pháp nhân đến khảo sát
và lập dự toán sửa chữa (Biểu số 4a/SC).

Bước 3. Trợ lý thiết bị Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú gởi bảng dự toán
sửa chữa cho Phòng QTTB kiểm tra về đơn giá, định mức dự toán XDCB theo quy định hiện
hành và có ý kiến về mặt kỹ thuật khi cần thiết (cùng đơn vị khảo sát công việc sắp sửa
chữa).
Bước 4. Đơn vị và P QTTB ký vào bảng dự toán trước khi P QTTB trình BGH phê
duyệt dự toán và ký hợp đồng sửa chữa.
Bước 5. Đơn vị và P QTTB cử cán bộ giám sát thi công và nghiệm thu công trình
sửa chữa đã hoàn thành. P QTTB trình BGH ký biên bản thanh lý hợp đồng.
Bước 6. Trợ lý TB Khoa, Tổ trưởng nhà học, cán bộ Tổ nội trú tập hợp hồ sơ, chứng
từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) +
Hoá đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh
nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Giấy đề nghị thanh toán của đơn vị (mẫu của
Phòng Tài vụ).
LƯU Ý: Đơn vị có thể tự tìm nơi sửa chữa có uy tín hoặc liên hệ Phòng QTTB giới
thiệu các đơn vị sửa chữa. Phòng QTTB có trách nhiệm cung cấp khung giá vật tư và công
sửa chữa để các đơn vị và Phòng Tài vụ biết để việc thanh toán được thống nhất.
Riêng các công việc sửa chữa làm thay đổi kết cấu công trình, công năng sử dụng và
ảnh hưởng đến mỹ quan chung thì liên hệ Phòng QTTB để xin ý kiến BGH quyết định.
e. Sửa chữa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật
kiến trúc tại khu vực công cộng , khu Hiệu bộ, hội trường lớn khu II, nhà khách khu I,
nhà học ...
Bước 1. Khi có sự cố hư hỏng về điện - nước - điện thoại, đề nghị đơn vị báo ngay
cho P QTTB bằng điện thoại hoặc văn bản.
Bước 2: P QTTB kiểm tra và liên hệ đơn vị sửa chữa (Công ty, Doanh nghiệp ...) có
uy tín, có tư cách pháp nhân đến sửa chữa, thay thế khắc phục ngay tình trạng hư hỏng.
Bước 3. Cán bộ của đơn vị được phân công theo dõi sửa chữa ký xác nhận vào sổ
nhật ký sữa chữa của đơn vị sửa chữa về số lượng vật tư sửa chữa, thay thế.
Bước 4. Tổ Quản trị kiểm tra đối chiếu số liệu vật tư sửa chữa, thay thế và liên hệ
đơn vị sửa chữa làm thủ tục thanh toán từng đợt (3 tháng/lần) theo khung giá vật tư và công
sửa chữa đã được thống nhất. Nếu việc sửa chữa có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, P

QTTB và các đơn vị có liên quan ký vào Giấy dự toán trước khi P QTTB trình BGH phê
duyệt ký hợp đồng sửa chữa.
4
Bước 5. Tổ Quản trị tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán. Hồ
sơ thanh toán gồm có: Dự toán (biểu số 4a/SC) + Các phiếu ký nhận đơn vị sử dụng + Hoá
đơn tài chính + Hợp đồng + Biên bản nghiệm thu + Phiếu nhập tài sản (nếu có phát sinh
nghiệp vụ) + Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) + Giấy đề nghị thanh toán (mẫu của
Phòng Tài vụ).
[ưLƯU Ý: Đối với hệ thống tuyến chính điện, nước, điện thoại, đường cáp
quang:
- P QTTB có trách nhiệm quản lý, theo dõi sử dụng toàn bộ hệ thống tuyến chính
điện, nước, điện thoại; liên hệ các cơ quan chuyên môn của thành phố Cần Thơ: Bưu điện,
Điện lực, Cấp thuỷ để khắc phục sớm các sự cố lớn về điện, nước, điện thoại nhằm phục vụ
và đảm bảo sự hoạt động liên tục cho công tác đào tạo và NCKH của Nhà trường.
- P QTTB thường xuyên cử cán bộ kiểm tra các hệ thống để việc sử dụng không gây
thất thoát, lảng phí; tổ chức giám sát thi công các công trình mới để đưa vào sử dụng hiệu
quả.
- P QTTB có trách nhiệm lập kế hoạch hằng năm và đề xuất Ban Giám hiệu về duy
tu, bảo dưỡng, cải tạo, mở rộng để phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế của Nhà trường.
- Các đơn vị, CBVC trong trường, nếu thấy có hiện tượng, sự cố liên quan đến hệ
thống điện, nước, điện thoại do trường quản lý, đề nghị báo ngay cho P QTTB bằng điện
thoại để xử lý, khắc phục ngay.
- P QTTB có trách nhiệm lập dự toán trình BGH phê duyệt khi thi công các công
trình lớn về điện, nước, điện thoại. Theo dõi, giám sát thi công từ khi ký hợp đồng đến khi
hoàn thành.
- Riêng đường cáp quang nối từ trung tâm đến các đơn vị do Trung tâm Thông tin
và Quản trị mạng quản lý. Khi có phát sinh việc lắp đặt mới hoặc sửa chữa, Trung tâm phối
hợp với P.QTTB để thực hiện.
f. Sửa chửa thường xuyên tài sản là hệ thống điện, nước, điện thoại, nhà cửa - vật
kiến trúc tại đơn vị sử dụng nguồn kinh phí hỗ trợ của Trường:

• Nội dung công việc: Sửa chữa, cải tạo nhà cửa - vật kiến trúc mang tính chất quy mô
vừa, có ảnh hưởng đến kết cấu công trình, công năng sử dụng hoặc sửa chữa với khối lượng
lớn mà đơn vị không thể dùng kinh phí thường xuyên được phân giao để sửa chữa.
• Quy trình thực hiện:
Bước 1. Các đơn vị lập kế hoạch hằng năm về sửa chữa nhà cửa - vật kiến trúc theo
thông báo của trường vào tháng 12 của năm trước.
Bước 2: Trợ lý tài sản hoặc cán bộ được phận công phụ trách về tài sản tại các đơn
vị tập hợp nhu cầu sửa chữa xếp theo thứ tự ưu tiên gởi cho P QTTB (Biểu mẫu số 4b/SC).
Bước 3: P QTTB tập hợp kế hoạch sửa chữa của các đơn vị, khảo sát thực tế và trao
đổi với đơn vị về các yêu cầu sửa chữa.
Bước 4. Trình BGH các yêu cầu về sửa chữa tại các đơn vị và khu vực công cộng
của trường.
5