Quản trị du lịch lữ hành

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ
Đối với một công ty lữ hành du lịch thì vấn đề quan trọng là tạo ra sản
phẩm và sản phẩm đó được mọi người chấp nhận. Tuy nhiên một sản phẩm
du lịch mà không có sự điều hành và phân phối một cách chuyên nghiệp thì
sẽ không thể phát huy được hết những lợi thế mà sản phẩm có được, và
khách hàng khi mua được sản phẩm đó cũng sẽ không thể nào thoả mãn mọi
nhu cầu mà mình đòi hỏi.
Chính vì vậy qua đợt thực tập tốt nghiệp của khóa, ban chủ nhiệm
khoa quản trị du lịch đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên có thể
vận dụng tốt những kiến thức của chương trình đã học vào thực tập
hoạt động lữ hành ở cơ sở, sinh viên được tiếp xúc trực tiếp với thực
tế. Tại công ty du lịch Đồng Lợi sau thời gian thực tập tôi nhận thấy
có tầm quan trọng trong quản lý kinh doanh của công ty, đặc biệt là
các hoạt động của công ty trong việc thực hiện các chương trình du
lịch.
Đề tài: Quản trị du lịch lữ hành
1
PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Khi điều hành các trương trình du lịch, một công ty lữ hành Du
lịch phải có một mô hình cơ cấu tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ, khoa học
và trong cơ cấu tổ chức đó các bộ phận phải có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau để tạo ra sản phẩm du lịch phù hợp với thị trường khách Du
lịch có như vậy Công ty đó mới tồn tại và phát triển được trong sự
cạnh tranh gay gắt trên thị trường.
Tôi nhận thấy trong Công ty Du lịch Đồng lợi đã đặt ra một mô
hình, cơ cấu tổ chức rất phù hợp và phổ biến với thị trường hiện nay.
Cơ cấu tổ chức đó như sau:
2
LIÊN DOANH
- Chủ tịch HĐQT
- Uỷ viên HĐQT

CÔNG TY DU LỊCH ĐỒNG LỢI
- GIÁM ĐỐC CÔNG TY
- PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
- PHÓ GIÁM ĐỐC
TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
- Trưởng phòng
- Phó Tr. phòng
KẾ TOÁN
TÀI VỤ
- Trưởng phòng
- Kế toán trưởng
KẾ HOẠCH
KINH DOANH
- Trưởng phòng
- Phó Tr. phòng
CÁC
CHI NHÁNH
- Giám đốc CN
- PGĐ chi nhánh
TT LỮ HÀNH
- Giám đốc
- PGS Sản phẩm
- PGĐ điều hành
DONG LOI
TRAVEL
ASIA
TOURS
ĐIỀU
HÀNH

KẾ
TOÁN
VẬN CHUYỂN
- Đội trưởng
HƯỚNG
DẪN
PHÒNG
VÉ
KHÁCH
SẠN
ĐỒNG LỢI 1
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
ĐỒNG LỢI 2
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
Chúng ta đều biết trong mỗi một công ty lữ hành đều có đầy đủ
các bộ phận liên quan với nhau và mỗi nhân viên đều có một nhiêm vụ
chung và riêng. Nhiệm vụ chung của tất cả các bộ phận là hướng hoạt
động của mỗi cá nhân vào công ty phục vụ khách hàng. Tuy nhiên ở
mỗi vị trí khác nhau thì nhiệm vụ của mỗi bộ phận cũng có đặc thù
riêng. các bộ phận tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, khách sạn, trung
tâm lữ hành đều chịu sự giám sát của ban giám đốc công ty. Các bộ
phận nằm trong trung tâm lữ hành bao gồm đội xe, kế toán, chịu sự chỉ
đạo giám sát của lãnh đạo trung tâm.
I-/ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN:
1-/ Ban giám đốc và giám đốc:
Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức các bộ
phận trong công ty hoạt động có hiệu quả.
Chịu trách nhiệm trước Tổng cục du lịch, Sở Du lịch về hiệu quả

kinh doanh của công ty.
Quản lý các nguồn vốn, tài chính mà nhà nước giao.
Phối hợp với các nghành, ban hữu quan (Công An, Văn Hoá, Tài Chính...)
Chỉ đạo các hoạt động kinh doanh theo đúng luật pháp, quy định,
quy chế về quản lý kinh doanh lữ hành du lịch.
2-/ Bộ phận thị trường
Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch
trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng
cáo, thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
Phối hợp với các bộ phận diều hành tiến hành xây dựng các
chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của
khách, chủ động trong việc đưa ra những ý kiến mới về sản phẩm của
công ty lữ hành.
3
Theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty bộ phận thị trường được
phép giao dịch với các hãng, các công ty du lịch trong nước và nước
ngoài, các tổ chức cá nhân trong nước và ngoài nước để khai thác các
nguồn vốn khách quốc tế và Việt Nam.
Phối hợp với bộ phận bán hàng theo dõi chặt chẽ kết quả bán hàng
sau đó điều chỉnh, thay đổi cải tiến các sản phẩm du lịch cho phù hợp
thị hiếu của khách hàng.
Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất
và xây dựng phương án mở các chi nhánh, đại diện của công ty ở trong
nước và trên thế giới.
Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty lữ hành với các nguồn
khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh
toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
Bộ phận thị trường của công ty Du lịch Đồng Lợi đã thực sự trở
thành chiếc cầu nối giữa thị trường với doanh nghiệp. Bộ phận thị
trường hiện tại đã làm tốt việc nghiên cứu và phát triển, và là bộ phận

chủ yếu trong viễc xây dựng các chiến lược, sách lược hoạt động
hướng tới thị trường của công ty du lịch Đồng Lợi.
Bộ phận thị trường thường được tổ chức dựa trên những tiêu thức
phân đoạn thị trường chủ yếu của công ty lữ hành. Nó có thể được chia
thành các nhóm theo khu vực địa lý(Châu âu, Bắc mỹ, Đông nam á. . .)
hoặc theo đối tượng khách (công vụ, quá cảnh, khách theo đoàn. . .).
Với một cơ cấu tổ chức hết sức gọn nhẹ và linh hoạt. Bộ phận thị
trường của công ty du lịch đồng lợi chỉ bao gồm có 6 người. Trong đó
có 2 nhân viên phụ trách thị trường nội địa và Oatbound, 4 người còn
lại gồm một phó giám đốc công ty, một giám đốc trung tâm lữ hành
quốc tế, và 2 nhân viên thị trường; cùng tiến hành các hoạt động tiếp
thị và xây dựng các sản phẩm cho thị trường khách Inbound. Ngoài ra
công ty cũng duy trì một đội ngũ các cộng tác viên, nhân viên tiếp thị
4
theo các hợp đồng ngắn hạn, những nhân viên này làm nhiệm vụ giới
thiệu, chào bán các sản phẩm du lịch của công ty.
3-/ Bộ phận điều hành:
Được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty lữ hành, nó
tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công
ty. Phòng điều hành là chiếc cầu nối giữa công ty lữ hành với thị
trường cung cấp dịch vụ du lịch.
- Do vậy phòng điều hành thường được tổ chức làm việc với các
đơn vị cung cấp dịch vụ bao gồm:
• Khách sạn;
• Nhà hàng;
• Vận chuyển (xe ô tô, hành không, tàu thuyền. . .)
• Vui chơi giải trí (điểm du lịch, các trung tâm vui chơi giải
trí, các công ty biểu diễn văn nghệ)
• Hướng dẫn.
- Các cơ quan chức năng liên nghành bao gồm:

• Công an (quản lý an ninh)
• Hải quan, thương vụ.
• Tiến hành đặt các dịch vụ, xác nhận các dịch vụ đã đặt kèm
theo các phụ lục và đơn giá.
• Theo dõi việc thực hiện các dịch vụ của các cơ sở cung cấp dịch vụ.
• Xử lý kịp thời những thay đổi về dịch vụ những yêu cầu
phát sinh mới của khách hàng, xử lý các tình huống xảy ra
trong khiđiều hành tour, phản ánh kịp thời mọi thay đổi,
mọi yêu cầu với bộ phận bán hàng để có sự điều chỉnh phù
hợp về dịch vụ. Xác nhận việc hoàn tất dịch vụ với các cơ
sở cung cấp dịch vụ để có cơ sở cho phòng kế toán tài vụ
5