Quản trị du lịch lữ hành.doc

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I - Đặt vấn đề
Đối với một công ty lữ hành du lịch thì vấn đề quan trọng là tạo ra sản
phẩm và sản phẩm đó đợc mọi ngời chấp nhận. Tuy nhiên một sản phẩm du
lịch mà không có sự điều hành và phân phối một cách chuyên nghiệp thì sẽ
không thể phát huy đợc hết những lợi thế mà sản phẩm có đợc, và khách hàng
khi mua đợc sản phẩm đó cũng sẽ không thể nào thoả mãn mọi nhu cầu mà
mình đòi hỏi.
Chính vì vậy qua đợt thực tập tốt nghiệp của khóa, ban chủ nhiệm
khoa quản trị du lịch đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên có thể vận
dụng tốt những kiến thức của chơng trình đã học vào thực tập hoạt động
lữ hành ở cơ sở, sinh viên đợc tiếp xúc trực tiếp với thực tế. Tại công ty
du lịch Đồng Lợi sau thời gian thực tập tôi nhận thấy có tầm quan trọng
trong quản lý kinh doanh của công ty, đặc biệt là các hoạt động của
công ty trong việc thực hiện các chơng trình du lịch.
Đề tài: Quản trị du lịch lữ hành
1
Liên doanh
- Chủ tịch HĐQT
- Uỷ viên HĐQT
Tổ chức
hành chính
- Trưởng phòng
- Phó Tr. phòng
kế toán
tài vụ
- Trưởng phòng
- Kế toán trưởng
kế hoạch
kinh doanh
- Trưởng phòng

- Phó Tr. phòng
các
chi nhánh
- Giám đốc CN
- PGĐ chi nhánh
TT lữ hành
- Giám đốc
- PGS Sản phẩm
- PGĐ điều hành
vận chuyển
- Đội trưởng
Đồng lợi 1
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
Đồng lợi 2
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần II: giải quyết vấn đề
Khi điều hành các trơng trình du lịch, một công ty lữ hành Du lịch
phải có một mô hình cơ cấu tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ, khoa học và
trong cơ cấu tổ chức đó các bộ phận phải có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau để tạo ra sản phẩm du lịch phù hợp với thị trờng khách Du lịch có
nh vậy Công ty đó mới tồn tại và phát triển đợc trong sự cạnh tranh gay
gắt trên thị trờng.
Tôi nhận thấy trong Công ty Du lịch Đồng lợi đã đặt ra một mô
hình, cơ cấu tổ chức rất phù hợp và phổ biến với thị trờng hiện nay.
Cơ cấu tổ chức đó nh sau:
2
Liên doanh

- Chủ tịch HĐQT
- Uỷ viên HĐQT
Công ty Du lịch Đồng lợi
- Giám đốc công ty
- Phó giám đốc thường trực
- phó giám đốc
Tổ chức
hành chính
- Trưởng phòng
- Phó Tr. phòng
kế toán
tài vụ
- Trưởng phòng
- Kế toán trưởng
kế hoạch
kinh doanh
- Trưởng phòng
- Phó Tr. phòng
các
chi nhánh
- Giám đốc CN
- PGĐ chi nhánh
TT lữ hành
- Giám đốc
- PGS Sản phẩm
- PGĐ điều hành
dong loi
travel
asia
tours

điều
hành
Kế
toán
vận chuyển
- Đội trưởng
hướng
dẫn
phòng
vé
Khách
sạn
Đồng lợi 1
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
Đồng lợi 2
- Giám đốc KS
- PGĐ KS
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chúng ta đều biết trong mỗi một công ty lữ hành đều có đầy đủ các
bộ phận liên quan với nhau và mỗi nhân viên đều có một nhiêm vụ
chung và riêng. Nhiệm vụ chung của tất cả các bộ phận là hớng hoạt
động của mỗi cá nhân vào công ty phục vụ khách hàng. Tuy nhiên ở mỗi
vị trí khác nhau thì nhiệm vụ của mỗi bộ phận cũng có đặc thù riêng.
các bộ phận tổ chức hành chính, kế toán tài vụ, khách sạn, trung tâm lữ
hành đều chịu sự giám sát của ban giám đốc công ty. Các bộ phận nằm
trong trung tâm lữ hành bao gồm đội xe, kế toán, chịu sự chỉ đạo giám
sát của lãnh đạo trung tâm.
I-/ Chức năng nhiệm vụ chính của từng bộ phận:
1-/ Ban giám đốc và giám đốc:

Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức các bộ
phận trong công ty hoạt động có hiệu quả.
Chịu trách nhiệm trớc Tổng cục du lịch, Sở Du lịch về hiệu quả
kinh doanh của công ty.
Quản lý các nguồn vốn, tài chính mà nhà nớc giao.
Phối hợp với các nghành, ban hữu quan (Công An, Văn Hoá, Tài Chính...)
Chỉ đạo các hoạt động kinh doanh theo đúng luật pháp, quy định,
quy chế về quản lý kinh doanh lữ hành du lịch.
2-/ Bộ phận thị trờng
Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng du lịch
trong nớc và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo,
thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
Phối hợp với các bộ phận diều hành tiến hành xây dựng các chơng
trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của khách,
chủ động trong việc đa ra những ý kiến mới về sản phẩm của công ty lữ
hành.
Theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty bộ phận thị trờng đợc phép
giao dịch với các hãng, các công ty du lịch trong nớc và nớc ngoài, các
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tổ chức cá nhân trong nớc và ngoài nớc để khai thác các nguồn vốn
khách quốc tế và Việt Nam.
Phối hợp với bộ phận bán hàng theo dõi chặt chẽ kết quả bán hàng
sau đó điều chỉnh, thay đổi cải tiến các sản phẩm du lịch cho phù hợp
thị hiếu của khách hàng.
Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất
và xây dựng phơng án mở các chi nhánh, đại diện của công ty ở trong n-
ớc và trên thế giới.
Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty lữ hành với các nguồn
khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán

và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
Bộ phận thị trờng của công ty Du lịch Đồng Lợi đã thực sự trở
thành chiếc cầu nối giữa thị trờng với doanh nghiệp. Bộ phận thị trờng
hiện tại đã làm tốt việc nghiên cứu và phát triển, và là bộ phận chủ yếu
trong viễc xây dựng các chiến lợc, sách lợc hoạt động hớng tới thị trờng
của công ty du lịch Đồng Lợi.
Bộ phận thị trờng thờng đợc tổ chức dựa trên những tiêu thức phân
đoạn thị trờng chủ yếu của công ty lữ hành. Nó có thể đợc chia thành
các nhóm theo khu vực địa lý(Châu âu, Bắc mỹ, Đông nam á. . .) hoặc
theo đối tợng khách (công vụ, quá cảnh, khách theo đoàn. . .).
Với một cơ cấu tổ chức hết sức gọn nhẹ và linh hoạt. Bộ phận thị tr-
ờng của công ty du lịch đồng lợi chỉ bao gồm có 6 ngời. Trong đó có 2
nhân viên phụ trách thị trờng nội địa và Oatbound, 4 ngời còn lại gồm
một phó giám đốc công ty, một giám đốc trung tâm lữ hành quốc tế, và
2 nhân viên thị trờng; cùng tiến hành các hoạt động tiếp thị và xây dựng
các sản phẩm cho thị trờng khách Inbound. Ngoài ra công ty cũng duy
trì một đội ngũ các cộng tác viên, nhân viên tiếp thị theo các hợp đồng
ngắn hạn, những nhân viên này làm nhiệm vụ giới thiệu, chào bán các
sản phẩm du lịch của công ty.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3-/ Bộ phận điều hành:
Đợc coi nh bộ phận tổ chức sản xuất của công ty lữ hành, nó tiến
hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty.
Phòng điều hành là chiếc cầu nối giữa công ty lữ hành với thị trờng cung
cấp dịch vụ du lịch.
- Do vậy phòng điều hành thờng đợc tổ chức làm việc với các đơn
vị cung cấp dịch vụ bao gồm:
Khách sạn;
Nhà hàng;

Vận chuyển (xe ô tô, hành không, tàu thuyền. . .)
Vui chơi giải trí (điểm du lịch, các trung tâm vui chơi giải
trí, các công ty biểu diễn văn nghệ)
Hớng dẫn.
- Các cơ quan chức năng liên nghành bao gồm:
Công an (quản lý an ninh)
Hải quan, thơng vụ.
Tiến hành đặt các dịch vụ, xác nhận các dịch vụ đã đặt kèm
theo các phụ lục và đơn giá.
Theo dõi việc thực hiện các dịch vụ của các cơ sở cung cấp dịch vụ.
Xử lý kịp thời những thay đổi về dịch vụ những yêu cầu phát
sinh mới của khách hàng, xử lý các tình huống xảy ra trong
khiđiều hành tour, phản ánh kịp thời mọi thay đổi, mọi yêu
cầu với bộ phận bán hàng để có sự điều chỉnh phù hợp về
dịch vụ. Xác nhận việc hoàn tất dịch vụ với các cơ sở cung
cấp dịch vụ để có cơ sở cho phòng kế toán tài vụ quyết toán
các tour sau khi kết thúc. Quản lý mọi hồ sơ giấy tờ liên
quan đến việc điều hành tour các loại giấy tờ bao gồm.
5