Phương pháp kaizen ppt

1
Phương pháp kaizen
Cùng với phương pháp luận sáng tạo TRIZ, phương pháp sáng tạo
KAIZEN của Nhật Bản trong những năm qua đã và đang được ứng dụng
rộng rãi tạo ra những bước đột phá về sáng tạo tại Nhật và một số nước
trên thế giới. Một trong những kỹ thuật sáng tạo điển hình của trường
phái này đó là phương pháp sáng tạo với bàn phím của chiếc máy tính
cầm tay.
Theo tiếng Nhật thì KAIZEN có nghĩa là “Không ngừng cải tiến, không
ngừng sáng tạo”. Phương pháp chiếc máy tính cầm tay là phương pháp
chúng ta sẽ sử dụng các phím chức năng tương ứng để sáng tạo.
Ví dụ:
Phím cộng có nghĩa là thêm vào chức năng mới
Phím trừ là loại bỏ một vài chức năng
Phím chia là chia nhỏ đồ vật
Phím nhân là tăng kích thước và khối lượng…
Chỉ cần với một bàn phím của chiếc máy tính cầm tay chúng ta sẽ có vô
vàn các ý tưởng về sáng tạo. Kaizen được ghép từ hai từ tiếng Nhật: Kai -
"Thay đổi” và Zen - "Tốt hơn", nghĩa là "Thay đổi để tốt hơn" hoặc "Cải
tiến liên tục". Xuất phát tù suy nghĩ rằng "trục trặc" có thể nảy sinh liên
tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình
hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (năm
nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các "trục
trặc" này:
Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không
cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức
Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất cứ
thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại".
Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ
sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.
(Ba nguyên tắc nêu trên thực chất chỉ là việc sàng lọc, sắp xếp phân loại

khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng vệ sinh
doanh nghiệp).
Hai nguyên tắc tiếp theo:
2
Seiketsu - Săn sóc (Standardize - tiếng Anh): Nhằm "Tiêu chuẩn hoá",
"quy trình hoá" những gì đã đạt dược với ba nguyên tắc nêu trên đề mọi
thành viên của doanh nghiệp tuân theo một cách bài bản, hệ thống.
Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain - tiếng Anh): Giáo dục, duy trì và cải tiến
bốn nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất quá
trình hoạt động của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đổi mới":
Trong khi phương Tây chú trọng "đổi mới" có tính tức thời, đột phá về
công nghệ, kỹ thuật với kết quả rõ ràng, người Nhật thường quan tâm
đến "Cải tiến liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế nào để
ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua, dù chỉ một chút. Hiệu quả của
Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé và không nhận thấy ngay, nhưng về lâu
dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có sức cạnh tranh
cao. Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đối mới" được trình bày trong bảng
dưới đây:
Sự khác biệt giữa Kaizen và đổi mới
TIÊU CHÍ KAIZEN ĐỔI MỚI Tính hiệu quả Dài hạn, không gây ấn
tượng hàng ngày Ngắn hạn, gây ấn tượng Nhịp độ Các bước nhỏ Bước
lớn Khung thời gian Liên tục, tăng dần Cách quãng Mức độ thay đổi Dần
dần Đột ngột Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Nỗ lực cá nhân Phạm vi liên
quan Mọi người Một vài người
Mục đích Duy trì, cải tiến Đột phá, xây dựng Phương pháp Truyền thống
Đột phá kỹ thuật Đầu tư Ít, dần dần Lớn, tức thời Định hướng Con người
Công nghệ, kỹ thuật Đánh giá Quá trình, sự nỗ lực Kết quả, lợi nhuận
Các bước thực hiện và yêu cầu:
Giống các công cụ quản lý chất lượng ISO, TQM hoạt động Kaizen

cũng dược triển khai trên cơ sở vòng lặp xoáy ốc PDCA (P - Kế hoạch) -
D (Thực hiện) - C (Kiểm tra) - A (Hành động, Cải tiến). Tám bước thực
hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá bao gồm:
3
Bước 1: Lựa chọn chủ đề (công việc, bộ phận ) (P) Bước 2: Tìm hiểu
hiện trạng và xác định mục tiêu (P) Bước 3: Phân tích dữ kiện thu thập để
xác định nguyên nhân (P) Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện trên cơ
sở phân tích dữ liệu (P) Bước 5: Thực hiện biện pháp (D) Bước 6: Xác
nhận kết quả thực hiện (C) Bước 7: Xây dựng hoặc sứa đổi các tiêu chuẩn
để phòng ngừa tái diễn (A) Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác
định dự án tiếp theo (A)
Lưu ý rằng Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật
mà là triết lý quản lý. Khi zen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu
cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp
lãnh đạo). Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và
5S bao gồm: Cam kết của lãnh dạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý
các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển
khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.
Lợi ích áp dụng:
Kaizen lúc đầu được Hãng xe hơi Toyota (Japan) áp dụng để nâng cao
năng lực sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận Sau thành công của
Toyota, Kaizen và 5S đã được nhiều nước trên thế giới, kể cả Việt Nam
học tập và vận dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen và 5S sẽ làm tăng năng suất, tăng
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ giảm thiểu những lãng phí
như:
1. Sản xuất dư thừa:
Làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy cơ
phải bán với giá chiết khấu hay bó đi dưới dạng phế liệu.
2. Khuyết tật:

Gồm các khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, cũng
bao gồm sai sót giấy tờ và thông tin về sản phẩm, chậm giao hàng, sản
xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu
3. Tôn kho:
Hậu quả là chi phí tồn kho và báo quản cao, lãng phí không gian, giảm
quay vòng vốn hiệu quả
4
4. Di chuyển bất hợp lý:
Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt
bằng, đường sá, nhà xưởng
5. Chờ đợi:
Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng
sản xuất trong hệ thống sản xuất kém hiệu quả.
6. Thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị:
Ảnh hưởng đến năng suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng
giá thành sản phẩm
7. Sửa sai:
Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử
dụng thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ trong sản
xuất
Bên cạnh những lợi ích hữu hình về kinh tế, vệ sinh môi trường, an toàn
lao động, Kaizen còn mang lại những lợi ích vô hình như: lòng tự hào về
doanh nghiệp, động lực phát huy sáng kiến, kỷ luật lao động cao, môi
trường văn hoá doanh nghiệp lành mạnh giúp các các thành viên của
doanh nghiệp đoàn kết và gắn bó trong mái nhà chung.
Trong cuộc sống đời thường, các cá nhân và gia đình cũng có thể áp dụng
Kaizen – 5S để tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giảm thiểu những
quyết định, lựa chọn bất hợp lý gây căng thẳng mất đồng bộ để cuộc sống
nhẹ nhàng hiệu quá và hạnh phúc hơn. Với "Seiri", Kaizen sẽ giúp giải
phóng ngôi nhà ta ở khỏi những vật dụng "hầm bà lằng", "bỏ thì thương,

vương thì tội" như đồ gỗ, đồ điện hỏng, quần áo cũ, chai lọ, túi lilon, hộp
carton Không gian sống sẽ rộng hơn, thoáng hơn và biết đâu những thứ
này lại trở thành vật hữu ích cho nhiều người khác Với "Seiton",
Kaizen giúp ta không lãng phí thời gian tìm kiếm cuốn sách, cây bút bi,
đôi giày, máy di động, chùm chìa khoá, tập tài liệu bị ta đã quăng một
cách vô thức như trước. Với "Seiso", Kaizen giúp ngôi nhà ta luôn gọn
gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, thoáng mát
Biết bao lợi ích mà Kaizen có thể mang lại. Hãy làm quen với Kaizen và
áp dụng nó vào doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống hàng ngày.
5
Công cụ cải tiến KAIZEN (PI.Kaizen)
Chất lượng không chỉ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu ảnh
hưởng rất lớn bởi cách làm việc của con người, cách vận hành của máy
móc cũng như mối tương quan giữa quá trình và hệ thống. Thực tế cho
thấy, lãnh đạo của nhiều tổ chức thậm chí còn không nhận ra rằng hệ thống
họ đang duy trì chính là nguyên nhân cho mọi vấn đề mà họ đang phải đối
mặt. Trong khi đó, những vấn đề này có thể được nhận biết rất dễ dàng bởi
cán bộ liên quan trực tiếp và tổ chức hoàn toàn đủ khả năng ứng phó nếu
kịp thời tiếp nhận các đề xuất cải tiến từ những cán bộ đó. Vì thế, ngày
càng có nhiều tổ chức trên thế giới quan tâm và lựa chọn triển khai
KAIZEN như một giải pháp tối ưu nhất.
KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản
phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được
ghép từ “Kai” - ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là
“cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả
lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để
đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, KAIZEN còn hơn một quá
trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô
hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân
đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ

những công việc thường ngày.
Có rất nhiều sáng kiến riêng lẻ có thể mang lại những cải tiến ngắn hạn
cho một tổ chức. Tuy nhiên, để đạt đến sự thành công bền vững thì mọi
khía cạnh của tổ chức phải được tiếp cận một cách có hệ thống, dựa trên
các phương pháp “đẳng cấp thế giới”. Hệ thống quản lý KAIZEN góp
phần vào thành công chung của tổ chức, bao gồm các mặt sau: chất lượng,
chi phí, hậu cần, động lực cho nhân viên, an toàn, công nghệ và môi
trường. Từng điểm trong chuỗi giá trị phải được nhận biết - từ nhà cung
cấp bên ngoài, thông qua các quá trình nội bộ, đến khách hàng cuối cùng.
Tổ chức thuộc mọi loại hình kinh tế và quy mô đều có thể áp dụng
KAIZEN. Thực hiện KAIZEN ít tốm kén hơn đầu tư mới và mang lại cho
tổ chức nhiều kết quả trực tiếp, như:
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp mà ở đó khuyến khích tinh
thần làm việc tập thể, thúc đẩy cá nhân đề xuất ý tưởng mới, tạo ý
thức tiết kiệm và nâng cao chất lượng công việc;
• Tăng năng suất và lợi nhuận;
6
• Giảm lãng phí hay các hoạt động không tạo ra giá trị bằng cách tối
ưu hóa từng khâu của quá trình sản xuất và/hoặc cung cấp dịch vụ;
• Cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ;
• Cải thiện sự thỏa mãn của khách hàng
Kaizen được ghép từ hai từ tiếng Nhật: Kai - "Thay đổi” và Zen - "Tốt
hơn", nghĩa là "Thay đổi để tốt hơn" hoặc "Cải tiến liên tục". Xuất phát tù
suy nghĩ rằng "trục trặc" có thể nảy sinh liên tục ở bất kỳ thời điểm nào,
bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề
ra triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng
chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các "trục trặc" này:
Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không
cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức
Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất cứ

thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại".
Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ
sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.
(Ba nguyên tắc nêu trên thực chất chỉ là việc sàng lọc, sắp xếp phân loại
khoa học hệ thống nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất và tổng vệ sinh
doanh nghiệp).
Hai nguyên tắc tiếp theo: