Hệ thống thông tin quản lý kho

1


B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O
TRÝ NG Đ I H C KINH T TP HCM












Đ TÀI:

T CH C H TH NG THÔNG TIN
QU N LÝ KHO






Gi

ng viên hý ng d n : THS. NGUY N VĂN NĂM


Nhóm SVTH


:
Nhóm 13

L
p
:
K13-VB2-QT02









TP –
HCM tháng 09/2010

2


B NG PHÂN CÔNG
MÃ SV
L P SV
H VÀ TÊN
NGÀY SINH

MÔ T
CÔNG VI C
ĐI M
KÝ TÊN
33101024522
VB13QT002
Võ Minh Tri t
20/10/1982
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10
tri t
33101020040
VB13QT002
Nguy n Thanh Trí
8/8/1984
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10

trí
1088210558
VB13QT004
Tr n Minh Trí
22/11/1983
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Nh p
10
trí
33101022382
VB13QT002
Nguy n Văn Trung
23/10/1985
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Xu t
10
trung
1088210270
VB13QT002
Đ ng Th Thanh Trúc
27/10/1976
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Xu t
10
trúc
33101021332
VB13QT002

Nguy n Lê Trý ng
25/01/1984
vi t mô tà, v sõ ð ch c
năng, t ng h p bài làm
c a m i ngý i trong
nhóm
10
tru ng
33101020591
VB13QT002
Châu Anh Tu n
9/10/1976
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Qu n Lý Xu t
10
tu n
33101027859
VB13QT002
Nguy n Anh Tu n
27/08/1987
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Báo Cáo
10
tu n
33101021887
VB13QT002
Phi Đình Tu n
8/12/1982

phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Báo Cáo
10
tu n
33101021982
VB13QT002
Tr n Qu c Tu n
15/07/1985
phân tích, thi t k h
th ng thông tin c a
module Báo Cáo
10
tu n



3
L I M Đ U

Qu n lý
kho trong doanh nghi
p là m t vi c r t quan tr ng đòi h i b ph n
qu n lý
ph
i
ti
n hành nhi u nghi p v ph c t p, các doanh nghi p không ch có
mô hình t p trung mà còn t ch c mô hình kho phân tán trên nhi u đ a đi m trong
ph m vi vùng, qu c gia, qu c t . Qu n lý

th
ng nh t mô hình này trong kho không
ph i là vi c đõn gi n n u ch
s
d ng phýõng pháp kho truy n th ng.

Ph
n m m qu n lý
v
t tý là m t gi i pháp tiên ti n. Nó là m t h th ng qu n
lý
đ
y đ các thông tin v kho, v t tý hàng hoá cung nhý các nhi m v nh p kho,
xu t kho n i b , ki m kê kho v t tý và ði u ch nh v t tý sau khi ki m kê.

Đ
x lý
thông tin m
t cách nhanh chóng, chính xác và có hi u qu thì ngành
công ngh thông tin đã phát tri n týõng ð i ph bi n trên th gi i nói chung và Vi t
Nam nói riêng, nó ðã cung c p cho chúng ta nh ng bi n pháp c n thi t đó. Đã qua
đi th i tính toán, lýu tr d li u b ng các phýõng pháp th công truy n th n mang
n ng tính ch t l c h u, l i th i. Công ngh thông tin đã ði vào các nghành v i m t
phýõng th c ho t đ ng hoàn toàn m i m , sáng t o và nhanh chóng mà không m t
đi s chính xác.

Vi
c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i bý c đ t phá m i cho công
tác qu n lý
kho, giúp doanh nghi

p n m b t đý c thông tin v hàng hoá,v t tý,
nguyên v t li u và s n ph m m t cách chính xác k p th i. T đó, ngý i qu n lý
doanh nghi p có th đýa ra các k ho ch và quy t đ nh đúng đ n, gi m chi phí và
tăng kh năng c nh tranh, nâng cao k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh.

Lí do ch
n đ tài

Do nhu c
u đòi h i ngày càng cao c a xã h i cung nhý c a con ngý i ngày càng
cao, do đó đ đáp ng đý c yêu c u c a khách hàng thì ph i luôn đ i m i và hoàn
thi n hõn. Hi n nay do xã h i phát tri n không ng ng và kéo theo là s l n m nh
c a các doanh nghi p, c a các t ch c, chính vì v y mà vi c qu n lý
sao cho ch
t



4
ch là nhu c u c p thi t các doanh nghi p. Linh v c qu n lý
v
t tý trong các doanh
nghi p hi n nay đang có nhu c u r t l n vì s lý ng hàng hoá ðý c nh p và xu t
trong m t th i đi m là r t l n và ðòi h i chính xác, đ ng th i th i gian cung là y u
t quan tr ng.
Th c t hi n nay có r t nhi u doanh nghi p l n qu n lý
hàng hoá b
ng phýõng
pháp th công và bán th công. Nhý v y
chúng

em nh
n th y n u có m t ph n
m m qu n lý
v
t tý ðáp ng đý c các yêu c u c a nghi p v cung nhý ðòi h i c a
c a công vi c thì đây s là m t th trý ng l n cho ph n m m qu n lý
v
t tý.

M
c đích nghiên c u

Khi nghiên c
u đ án này nh m m c đích là t ch c l i m t s b ph n c a
doanh nghi p cung nhý c a t ch c. Đ ng th i nâng cao hi u qu c a công vi c
cung nhý làm cho b máy ho t đ ng t t hõn.Vi c qu n lý
c
ung tr nên t t hõn
không m t nhi u th i gian và vi c qu n lý
theo m
t th th ng nh t.







5

CHÝÕNG I

CÁC V N Đ CÕ B N TRONG H TH NG THÔNG TIN QU N
LÝ
V
T TÝ

I. N I DUNG BÀI TOÁN QU N LÝ
KHO

1. Qu n lý
nh
p

Sau m
i l n
xu
t
hàng b
ph n qu n lý
kho s
ghi l i chi ti t hàng xu t vào
s chi ti t hàng hoá, ð ti n theo dõi hàng hoá trong kho. Khi m t hàng nào ðó
trong kho s p h t ho c đã h t thì b ph n qu n lý
kho
s ti n hành báo cho ban
qu n lý. Ban qu n lý
s
l nh cho b ph n mua hàng tìm ki m nhà cung c p và ti n
hành mua hàng. Khi hàng ðý c mua v kho, b ph n kho s nh n phi u giao hàng

và ki m tra s lý ng và ch t lý ng c a hàng v có đúng v i yêu c u mua hàng
không. Sau khi ki m tra xong s lý ng và ch t lý ng c a hàng đã đ m b o thì
b

ph n qu n lý
kho l
p phi u nh p kho. Nh ng hàng hoá không ðáp ng đý c yêu
c u ch t lý ng và s lý ng s đý c b ph n qu n lý
kho giao cho b
ph n mua
hàng tr l i nhà cung c p cùng v i biên b n ki m nghi m hàng hoá. M t s hàng
hoá
khi xu
t bán cho khách hàng vì m t lí do nào ðó không ðáp ng đý c yêu c u
c a khách hàng cung đý c đýa v nh p kho ch x lí. Vi c theo dõi hàng nh p kho
ðý c di n ra liên t c và thông tin v hàng trong kho ðý c b ph n kho theo dõi
theo ngày, tháng, quý th m chí c tu n.
2. Qu n lí xu t

B
ph n bán hàng s nh n yêu c u mua hàng c a khách hàng. Khách đây
có th là mua l ho c mua buôn. B ph n bán hàng có ch c năng nh n yêu c u và
g i đ n b ph n kho. B ph n kho s ki m tra lý ng hàng trong kho, sau ðó s g i
thông báo
v
s lý ng hàng cho b ph n bán hàng. N u đ đáp ng yêu c u c a
khách hàng thì b ph n bán hàng s vi t hoá đõn bán hàng và giao cho khách hàng

6
b n sao hoá đõn bán hàng. Khách hàng s nh n và g i l i cho b ph n qu n lý
kho
.
B ph n qu n lí kho s ti n hành ki m tra ki m tra và l p phi u xu t kho. Phi u
xu t kho s đý c g i cho khách hàng và m t phi u đý c gi l i lýu vào kho phi u
xu t. Khi xu t hàng thông tin v hàng xu t cung đý c lýu vào trong s chi ti t hàng
hoá đ ti n đ i chi u ki m tra.

3.Qu n lý
t
n

Vi
c qu n lý
hàng t
n di n ra ngay trong quá trình nh p và xu t hàng. Hàng
hoá ðý c th c hi n qua máy tính m i khi phát sinh nh p hay xu t hàng.

7
CHÝÕNG II

PHÂN TÍCH THI T K H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ
KHO
HÀNG

I. PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN
1.
Sõ

đ
ch c năng kinh doanh

Qu n lý
kho

Qu n lý
nh
p kho
Nh n và ki m tra
hoá ðõn bán hàng
L p phi u xu t kho
Qu n lý
xu
t kho
Nh n
và ki
m tra
hàng
hoá

L p phiêú
nh
p kho
Vào s chi ti t hàng
hoá
Vào s chi ti t hàng
hoá
Ðýa k t qu ki m kê

Đi u ch nh chênh
l ch
Ki m kê
Báo cáo



8
2. Mô
t
ho t đ ng qu n lý
kho b
ng sõ ð lu ng thông tin (IFD)
2.1. Quá
trình nh
p hàng t nhà cung c p

Th i đi m
Nhà cung c p
Qu n lý kho
Khi có hàng nh p
v kho







Thông tin v

hàng nh p
Nh n và ki m
tra hàng nh p
L p phi u nh p
kho
Vào s chi ti t
Phi u nh p
kho
S chi
ti t hàng
hoá
Phi u giao
hàng



9
2.2. Quá
trình xu
t bán cho khách hàng




Th i đi m
Khách hàng
B ph n kho


Khi có yêu c u mua

hàng










Vào s chi ti t
hàng hoá
Nh n và ki m tra
hoá ðõn
Phi u xu t
kho
L p phi u xu t kho
S chi ti t
hàng hoá

H
oá ðõn bán
hàng



10
2.3. Quá
trình báo cáo, ki

m kê hàng hoá.
Th i
đi m
B ph n kho
Ban lãnh đ o
Theo
yêu c u
c a lãnh
đ o
ho c
đ nh kì

L p
báo cáo
Ki m tra l i quá
trình nh p, xu t
S ki m kê
Vào s ki m
kê
Th c hi n
ki m kê
Đ i chi u
v i s chi
ti t hàng
hoá
Báo cáo v
hàng
hoá




11
3. Mô
t
ho t đ ng qu n lý hàng t n kho b ng sõ ð DFD
3.1. Sõ
đ

ng c nh



Nhà cung c?p
Khách hàng
B? ph?n qu?n lý
H? th?ng qu?n lý kho
Phi?u nh?p hàng
Báo cáo ki?m kê
Yêu c?u ki?m kê
Hóa don bán hàng







12
3.2. Sõ
đ
DFD m c 0



Ban qu?n lý
Nhà cung c?p
Khách hàng
1.0 Qu?n lý nh?p kho

3.0
Báo cáo ki?m kê
2.0
Qu?n lý xu?t kho
Phi?u nh?p kho
S? chi ti?t hàng
hóa
Phi?u giao hàng
Phi?u
nh?p
Thông tin
Hàng nh?p
Yêu c?u báo
cáo
Hóa don bán hàng
Thông tin
Hàng xu?t
Báo cáo
Ki?m kê
T?n kho
Thông tin hàng
hóa







13

3.3. Sõ
đ
DFD m c 1
3.3.1. Sõ
đ
DFD qu n lý nh p kho.

1.2
Vào s? chi ti?t
hàng hóa
1.1
L?p phi?u nh?p
kho
Nhà cung c?p
S? chi ti?t hàng hóa
Phi?u nh?p kho
Thông tin
hàng nh?p
Thông tin
hàng nh?p
Phi?u giao hàng




14

3.3.2. Sõ
đ
DFD qu n lý xu t hàng


2.3
Vào s? chi ti?t
2.2
L?p phi?u
xu?t kho
2.1
Nh?n và ki?m tra hóa
don bán hàng
Khách hàng
Hóa don bán hàng
Thông tin
hàng xu?t
Thông tin
phi?u xu?t
Thông tin
phi?u xu?t
S? chi ti?t hàng hóa
Phi?u xu?t kho
Thông tin xu?t

15




3.3.3. Sõ ð DFD c a quá trình ki m kê, báo cáo.
















II. THI T
K

CÕ S D LI U
1. Xây
d
ng mô hình cõ s d li u c a h thông m i
Ta s d ng phýõng pháp thi t k cõ s d li u thông qua các đ u ra.Trong các
nghi p v liên quan ð n kho hàng
các đ
u ra ch y u là: Phi u nh p và phi u xu t.
3.1
L?p báo cáo
B? ph?n qu?n lý
Báo cáo
S? chi ti?t hàng hóa
Phi?u nh?p, phi?u xu?t
Yêu c?u báo cáo



16

1.1. Phi u
nh
p

Tên nhà cung
c p: …………………………………

Đ
a ch : ……………………………………………
S
đi n tho i: ……………………………………………….

Nh
p t i kho: …………………………………………


Stt
Tên hàng
Mã s
Ðõn v tính




S lý ng
Ðõn giá
Thành ti n

C ng










C
ng thành ti n…

Th trý ng đõn v
(kí, h tên)
Ph trách cung tiêu
(kí, h tên)
Ngý i nh n hàng
(kí, h tên)
Th kho

(kí, h tên)


Công ty T
NHH…
Đ a ch : …


PHI U NH P KHO
Ngày…tháng…nãm…


S …


M u s :
Theo quy t đ nh
……
Ngày…tháng…nãm…
c a b tài chính



17
Theo nguyên t c chu n hoá 1NF: các
thu
c tính l p nhi u l n trong cùng m t
th c th thì lo i k t qu . Các thu c tính b lo i
ra cùng v
i thu c tính khóa c a t p

th ban
đ
u s t o thành m t t p th m i. Các thu c tính phát sinh s đý c xóa
b


Phi u Nh p Kho
Thu c
tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1
1NF
Chu n hóa d ng2
2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên
nhà cung c
p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên
kho

Mã hàng
Tên hàng

Ðõn v tính
S lý ng hàng
theo ch ng t
S lý ng hàng
th c nh p
Ðõn giá
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá







18
Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c

hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c
hàm vào

m
t
b

ph
n
c
a
khoá.

N u có nh ng thu c tính ch ph thu c
hàm vào m
t
b

ph
n c a khóa
thì t
a s
ðýa
nó vào m t t p th m i
v
i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u.
Phi u Nh p Kho
Thu c tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1

1NF
Chu n hóa d ng2
2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá

S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên
nhà cung c
p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá

Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính

19
Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính
không ch
ph thu c hàm vào khóa mà
còn
không ph thu c hàm
vào b
t k thu c tính nào không ph i là khoá
Phi u Nh p Kho
Thu c tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1
1NF
Chu n hóa d ng2
2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng

Ðõn giá

S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
th c nh p
Ðõn giá
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i
Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
S lý ng

Ðõn giá

Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S phi u
Ngày nh p kho
Mã nhà cung c p
Mã kho

Mã nhà cung c p
Tên nhà cung c p
Đ a ch
S đi n tho i

Mã kho
Tên kho

S phi u
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá

Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính

20
Xác đ nh các m i quan h :
a) sau quá trình chu n hóa chúng ta xác đ nh đý c các t p th sau:
Danh m c nhà cung c p
(
MaNCC, TenNCC, Đ a ch , Đi n tho i)
Phi u nh p (S phi u, Ngày
nh
p, MaNCC, MaKho)
Danh m c kho (MaKho, Tên
k
ho, Đ a ch , Đi n tho i)
Danh m c hàng hóa (MaHang, Tên
hàn
g, Ðõn
v
tính)
Chi ti t phi u nh p (S phi u, Mã hàng, S lý ng, Đõn giá)

b) Ma tr n th c th /khóa:

Danh m c
nhà cung
c p
Phi u nh p
Danh m c
kho
Danh m c

hàng hóa
Chi ti t
phi u nh p
MaNNC
X
O



S phi u

X


X
MaKho

O
X


MaHang



X
X

c) Thi t l p các m i quan h :
Danh m c nhà cung c p Phi u nh p

Phi u nh p Chi ti t phi u nh p
Danh m c kho Phi u nh p
Danh m c hang hóa Chi ti t phi u nh p




21
d) Xây d ng mô hình:


Danh m c nhà cung c p
Phi u nh p
Danh m c hang hóa
Danh m c kho
Chi ti t phi u nh p



22

1.2. Phi u xu t

Công tyTNHH ….
Đ a ch : …………
PHI U XU T KHO


M u s :….
Theo quy t đ nh s :…

Ngày …tháng…nãm
c a b tài chính

Ngày….tháng…nãm……
H và tên ngý i nh n hàng:…………………………………
Lý do xu t kho: …………………… Khách hàng………… Đ a ch …………………Đi n tho i
Xu t t i kho:………………………………………………

Stt
Tên hàng
Mã s
Ðõn v tính
S lý ng



Ðõn giá
Thành ti n

C ng







C
ng thành
ti
n b ng ch …………………………………………

Ph trách b ph n s d ng
(ký, đóng d u)
Ph trách cung tiêu
(ký, đóng d u)
Ngý i nh n hang
(ký, đóng d u)
Th kho
(ký, đóng d u)

23
Theo nguyên t c chu n hoá 1NF:
các thu
c tính l p nhi u l n trong cùng m t
th c th thì
lo
i k t qu . Các thu c tính b lo i ra cùng v i thu c tính khóa c a t p
th ban đ u s t o thành m t t p th m i. Các thu c tính phát sinh s đý c xóa b
Phi u Xu t
Kho

Thu c tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1
1NF
Chu n hóa d ng2
2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t

Mã Khách hàng
Tên Khách hàng
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hang

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá

24
Chu n hoá 2F quy đ nh r ng: các thu c tính trong t p th c th ph i ph thu c
hàm vào toàn b khoá ch không ph i ph thu c hàm vào m t b ph n c a khoá.
N u có nh ng thu c tính ch ph thu c
h
àm vào m t b ph n c a khóa
thì t
a s đýa
nó vào m t t p th m i v i khóa là m t b ph n khóa c a t p th m i ban đ u.
Phi u Xu t
Kho

Thu c tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1
1NF
Chu n hóa d ng2
2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t

Mã Khách hàng
Tên Khách hàng
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hang

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hang

S phi u
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá

Mã hàng
Tên hang
Ðõn v tính

Chu n hoá 3NF: t t c các thu c tính không ch ph thu c hàm vào khóa mà còn
không ph thu c hàm vào b t k thu c tính nào không ph i là khoá



25
Phi u Xu t
Kho

Thu c tính chýa
chu n hóa
Chu n hóa d ng1
1NF
Chu n hóa d ng2

2NF
Chu n hóa d ng3
3NF
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hàng
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hang

S phi u
Mã hàng
Tên hàng
Ðõn v tính
S lý ng
Ðõn giá
S phi u
Ngày xu t
Mã kho
Tên
kho

Mã Ngý i nh n
Tên ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng
Tên Khách hàng

S phi u
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá

Mã hàng
Tên hang
Ðõn v tính
S phi u
Ngày xu t
Mã kho

Mã Ngý i nh n
Lý do xu t
Mã Khách hàng

Mã kho
Tên
kho


Mã ngý i nh n
Tên ngý i nh n

Mã Khách hàng
Tên Khách hang

S phi u
Mã hàng
S lý ng
Ðõn giá

Mã hàng
Tên hang
Ðõn v tính