Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0

Phần I. Giới thiệu.
Lời nói đầu.
Thế giới ngày nay đã có nhiều phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin
(CNTT). Từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành
một sản phẩm hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng
sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý
trong các lĩnh vực của xã hội. Trong những năm gần đây nền CNTT nước ta đã có
nhiều phát triển trên mọi lĩnh vực của cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý
xã hội. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ
thống thông tin quản lý nói chung. Sự phát triển của Internet, Intranet đã đưa con
người bước vào kỉ nguyên của xa lộ thông tin trên mạng. Thông qua mạng Internet
con người có thể mua bán hàng hoá, trao đổi thông tin rộng rãi trên toàn cầu. Công
nghệ WWW đã thúc đẩy mạnh mẽ việc khai thác thông tin trên mạng với tính năng
linh hoạt và dễ sử dụng của nó.
Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin thì máy tính ngày
càng trở nên gần gũi và thông dụng đối với cuộc sống của chúng ta. Khả năng hỗ
trợ hiệu quả những công việc khó khăn và phức tạp trong mọi lĩnh vực của cuộc
sống nói chung và công tác quản lý trong các doanh nghiệp, cơ quan nói riêng như
bảo mật thông tin, xem và chỉnh sửa thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Đã có nhiều phần mềm được xây dựng để phục vụ cho tính chất phức tạp của công
tác quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan. Hơn ba năm qua, em đã được các
thầy cô giáo cung cấp và truyền đạt các kiến thức cần thiết trong lĩnh vực công
nghệ thông tin. Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc
độc lập sáng tạo. Đề án môn học này là cơ hội để em tổng kết lại những kiến thức
mà mình đã học, đồng thời rút ra những kinh nghiệm quý giá làm tiền đề cho quá
trình thực tập trong thời gian tới.Trong khuôn khổ một đề án môn học dưới sự chỉ
bảo tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thúy cùng sự tích luỹ kiến thức bản thân
em đã xây dựng "Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý
Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0
Mục đích của đề tài
Chương trình có thể quản lý một số lượng lớn các thông tin về hàng hóa tồn

kho, các hóa đơn nhập xuất và tình hình thanh toán với khách hàng, giúp cho việc
quản lý bán hàng được dễ dàng và hiệu quả hơn hơn cụ thể là:
Giúp cho chủ cửa hàng có thể nắm thông tin chính xác, nhanh chóng các
thông tin liên quan đến cửa hàng, từ đó có thể đi sâu sát vào việc quản lý, từ đó có
các quyết định chiến lược đúng đắn và hiệu quả trong kinh doanh, giúp cho các
nhân viên bán hàng dễ dàng hơn trong việc xử lý các công việc hàng ngày như :
lập hóa đơn bán hàng, lập các báo cáo, thống kê và tìm kiếm hàng hóa…
Nội dung của đề tài.
Kết cấu của đề án môn học gồm có 3 chương:
Chương I. Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Chương II. Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý kho hàng và thực trạng
quản lý hàng hóa tại cửa hàng 87 Lý Nam Đế.
Chương III. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn
kho cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế.
Phần cảm ơn.
Trên thực tế đề tài Quản lý bán hàng và kho hàng là đề tài không thật mới.
Mặc dù đã hết sức cố gắng tuy nhiên do thời gian có hạn và chưa thực sự có kinh
nghiệm nắm bắt mọi vấn đề nên chương trình mang tính chuyên nghiệp chưa cao
và không tránh khỏi những sai sót. Kính mong các thầy cô giáo cùng tất cả các bạn
quan tâm đến chương trình này đóng góp và cho ý kiến để chương trình của em có
thể hoàn thiện hơn và là bài học kinh nghiệm quý báu cho công việc thực tế của em
sau này.
Cuối cùng em xin cảm ơn cô giáo, Th.S Nguyễn Thị Thúy đã giúp đỡ em hoàn
thành đề án môn học này.
Hà Nội, ngày…/…/2005
Sinh viên thực hiện:
Nguyễn Ngọc Kiên.
Phần II. Nội dung chính.
Chương I. Cơ sở lý luận xây dựng hệ thống thông tin quản
lý.

1.1 Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin.
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu, viễn thông… thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân
phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ
thống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình của mình tuy nhiên chúng vẫn
tuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm các thành phần sau :
1.1.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin
Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các
trường thuộc tính của mẩu tin. Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất
của hệ thống thông tin. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức. Chính
vì thế mà khi phân tích thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữ
liệu.
Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu…
ngày nay trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tin
được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Nói đến cơ sở dữ liệu là nói đến một số khái niệm cơ sở sau đây:
- Thực thể (Entity) là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông
tin về nó như : nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng…
- Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.
Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính :
mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính…
- Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi
các thuộc tính của thực thể.
- Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể
làm thành một bản ghi.
- Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể. Mỗi
dòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường.

- Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự
quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho
nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau.
- Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu.
Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình.
- Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó để
nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy
vấn. Có hai kiểu truy vấn thường dùng:
+ Truy vấn có cấu trúc (SQL)
+ Truy vấn bằng ví dụ
- Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu. Mục đích của báo cáo là cho phép
hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in.
- Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện
cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực
thể với nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sơ dữ
liệu là:
+ Mô hình mạng lưới.
+ Mô hình phân cấp.
+ Mô hình quan hệ.
1.1.3 Trình tự phân tích thiết kế một hệ thống thông tin.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung
cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Hệ thống thông
tin này phải phù hợp với hoạt động của tổ chức về kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn
về tài chính và thời gian. Việc phát triển hệ thống thông tin không nhất thiết phải
theo đuổi một phương pháp, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không
đạt được mục tiêu đặt ra. Do đó việc tuân thủ theo một phương pháp là cần thiết.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển
hệ thống thông tin, nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau:
1.1.3.1 Đánh giá yêu cầu.

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống thông tin. Một dự án phát triển hệ thống đòi
hỏi rất nhiều công sức và tiền bạc vì thế nó phải được quyết định một cách nghiêm
túc và chặt chẽ. Đánh giá đúng yêu cầu là việc quan trọng cho việc thành công của
một dự án. Một sai làm trong giai đoạn này có thể dẫn tới sự tốn kém và có thể dự
án không đạt được kết quả.
Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu
cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bầy báo cáo.
1.1.3.2 Phân tích chi tiết.
Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu thì giai đoạn phân tích chi tiết
được tiến hành. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang gnhiên cứu, xác nhận những nguyên nhân đích thực của những vấn đề
đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục
tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Các bước cần thực hiện khi phân tích
hệ thống: xác định các yêu cầu, cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống, lựa chọn
giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống trong tương lai.
Để phân tích chi tiết thì cần phải thu thập các thông tin. Thông thường
người ta sử dụng các phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu
điều tra, quan sát.
Thu thập được thông tin thì việc mã hoá thông tin rất cần thiết nó giúp cho
việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng,
nhận diện các đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: mã
hoá phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép
nối.
Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ
thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hoá hệ thống thông tin là cần thiết.
Một số công cụ tương đối chuẩn trong việc mô hình hoá hệ thống thông tin là: sơ
đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD).
- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ. Nó sử dụng các ký pháp:
+ Xử lý
Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa hoàn toàn
+ Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
+ Dòng thông tin
+ Điều khiển
- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng
(dưới dạng tĩnh). Trên sơ đồ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ
dữ liệu, các nguồn và các đích nhưng trên sơ đồ này không quan tâm đến nơi,
thời điểm và người chịu trách nhiệm xử lý.
Tài liệu
Ngôn ngữ luồng sơ đồ dùng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho
dữ liệu và dòng dữ liệu.
+ Nguồn hoặc đích
+ Dòng dữ liệu
Tên dòng dữ liệu
+ Tiến trình xử lý
+ Kho dữ liệu
Kho dữ liệu
Sơ đồ DFD được phân rã thành nhiều mức với mục đích là làm chi tiết thêm nội
dung của hệ thống thông tin.
+ Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết ma sao cho chỉ cần nhìn một lần là
nhận ra nội dung chính của hệ thống.
+ Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã ra từ sơ đồ mức
ngữ cảnh với mục đích làm chi tíêt hơn các công đoạn hoạt động của hệ thống. Tuỳ
theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp.
1.1.3.3 Thiết kế logic.

Giai đoạn thiết kế logic có mục đích là xác định một cách chi tiết và chính
xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đặt ra
mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm của giai đoạn thiết
kế logic là mô hình hệ thống bằng các sơ đồ : DFD, Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD),
các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống
• Thiết cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ
- Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống
mới. Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:
Tên người / bộ phận
Phát / nhận tin
Tiến
trình xử
lý
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Phương pháp này gồm hai
bước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho
việc tạo ra từng đầu ra.
+ Thiết kê cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Trong phương pháp
này còn đề cập đến một khái niệm nữa đó là: liên kết (Association). Mỗi thực thể
không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà chúng có sự liên hệ qua lại với
nhau. Ký hiệu của liên kết là:
- Số mức độ liên kết : Ta cần phải biết được mối liên kết giữa các thực thể và số
lần tương tác giữa các thực thể. Các loại liên kết thường gặp giữa các thực thể:
+ 1@1 Liên kết loại Một - Một: một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết với
một lần xuất của thực thể B và ngược lại.
+ 1@N Liên kết Một - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều
lần xuất của thực thể B, mỗi lần xuất của thực thể b chỉ liên kết với một lần xuất
của thực thể A.
+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với
nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại.
• Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

- Thiết kế logic xử lý được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập
nhật.
+ Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem làm cách nào có thể có được những
thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu.
+ Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhật
thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đối
tượng mà nó quản lý.
- Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logic
được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính
khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác
xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn
vị.
1.13.4 Thiết kế vật lý ngoài.
Là quá trình mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn. Đây là
công việc quan trọng cần phải tiến hành một cách chặt chẽ.
- Thiết kế chi tiết vào/ra: thiết kế không dạng trình bầy của các đầu ra và thể thức
nhập tin cho người sử dụng.
- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: thiết kế giao tác giữa người và
máy
1.1.3.5 Triển khai hệ thống thông tin.
Trong giai đoạn này có mục tiêu là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Những
công đoạn chính của giai đoạn: thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn
thiện hệ thống tài liệu.
- thiết kế vật lý trong là để dảm bảo độ chính xác của thông tin và làm hệ thống
mềm dẻo, ít chi phí.
- Lập trình: chính là xây dựng các chương trình máy tính. Thực chất là chuyển
đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành các chương trình máy tính.
- Thử nghiệm chương trình: sau khi chương trình được hoàn thành nó cần được
thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được yêu cầu mà hệ thống đưa ra hay
không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục.

Bên cạnh đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin người ta còn tiến hành
các công đoạn khác như: cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì hệ thống...

Chương II. Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý kho
hàng và thực trạng quản lý hàng hóa tại cửa hàng
87 Lý Nam Đế.
2.1 Yêu cầu về việc ứng dụng tin học trong việc quản lý kho hàng tại Cửa
hàng 87 Lý Nam Đế
Trong công tác quản lý nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, việc cập
nhật, xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được làm một cách thường xuyên và chính xác.
Nếu thực hiện những hoạt động đó bằng công nghệ thủ công thì đòi hỏi không gian
lưu trữ dữ liệu lớn, cập nhật, xử lý dữ liệu chậm, tổng hợp dữ liệu khó khăn mà độ
chính xác lại không cao. Do đó việc quản lý theo công nghệ thủ công không đáp
ứng được yêu cầu đặt ra. Để giải quyết được những khó khăn đó, một trong những
giải pháp được đưa ra là: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý kho
hàng dựa trên công nghệ thông tin.
Hiện tại, việc quản lý ở cửa hàng chủ yếu là bằng phương pháp thủ công nên
hiệu quả quản lý chưa cao. Để cho việc quản lý này đạt hiệu quả cao thì nhất thiết
phải tin học hóa các thủ tục thủ công bằng cách xây dựng một hệ thống thông tin
ứng dụng thành tựu của tin học vào việc quản lý trong cửa hàng. Nó đem lại rất
nhiều lợi ích và khắc phục được những nhược điểm trên.
2.2 Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn kho:
2.2.1 Mục đích : Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản lý
nắm bắt các thông tin về lượng tồn, chủng loại các mặt hàng trong kho một các
nhanh nhất để có chiến lược kinh doanh hợp lý.
2.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý hàng tồn kho
- Dễ dàng cập nhập các thông tin về hàng hóa.
- Đáp ứng nhanh các thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho.
- Phải luôn thống kê được các mặt hàng đã nhập, xuất trong kỳ…
2.2 Giới thiệu về cửa hàng 87 Lý Nam Đế

Cửa hàng 87 Lý Nam Đế là một cửa hàng buôn bán máy tính cỡ vừa và nhỏ, Người
quản lý là ông Nguyễn Văn Hùng.
Các nguyên tắc quản lý của cửa hàng
> Hàng tháng(Không định kỳ) Ông Hùng nhập các linh kiện và máy tính
nguyên chiếc từ các nhà cung cấp( Dựa vào việc kiểm tra một cách thủ công
và bằng trí nhớ lượng tồn các mặt hàng đó trong kho) Do đó việc nhập hàng
không chính xác.
> Khi nhập mặt hàng về ông Hùng sẽ trực tiếp phân loại hàng theo các
mục và lưu kho để từ đó bàn giao cho nhân viên bổ sung thông tin trên các
quyển tra cứu và lưu lại cả trong máy tính.
> Hàng tháng(không định kỳ ) ông Hùng sẽ trưc tiếp thống kê số lượng
hàng đã bán theo từng mục, hãng một cách thủ công. Để từ đó đưa ra quyết
đinh về việc nhập hay không nhập cho từng loại máy tính.
> Người mua khi đến cửa hàng có thể tìm mặt hàng mình cần tìm một cách
thủ công trong các List in sẵn. Sau khi tìm xong, đưa thông tin đó cho nhân
viên bán hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra ( bằng trí nhớ) xem mặt hàng
mà khách yêu cầu có còn tồn kho hay không. Nếu còn thì ghi hóa đơn thanh
toán cho khách đến kho lấy hàng. Nội dung hóa đơn ghi lại thông tin về mặt
hàng vừa bán: Ngày ban,Người bán,Giá bán,Mã mặt hàng…
- Qua khảo sát thực tế thấy hiện nay cửa hàng ông Nguyễn Văn Hùng mới
chỉ sử dụng phần mềm Word để quản lý mặt hàng. Do đó còn tồn tại các
bất cập sau:
> Không thống kê được lượng mặt hàng trong cửa hàng do đó không có
được thông tin chính xác về mặt hàng. Vì vậy phải mất thời gian đối với
khách hàng trong việc tìm kiếm mặt hàng cần xem.
> Không thống kê được doanh thu hàng tháng của cửa hàng để biết được
chính xác loại mặt hàng nào đang bán chạy, loại mặt hàng nào đang bán
chậm…để từ đó cân nhắc việc nhập mặt hàng, bán mặt hàng. Và trả lương
nhân viên cho phù hợp.
> Mất thời gian cho KH trong việc tìm kiếm thông tin của mặt hàng cần

mua trong TH mà KH chưa có thông tin về mặt hàng đó. Do đó cách duy
nhất là họ phải tra trong các List đã có.
> Mất thời gian cho khách hàng trong việc chờ đợi để đáp ứng yêu cầu về
mặt hàng vì 1 một nhân viên thường chỉ có thể đáp ứng được nhiều nhất
là 2 hoặc 3 người. Do đó khi cửa hàng có nhiêu KH thì rất có thể có
những KH không có người phục vụ.
Để giải quyết những bất cập trên, và nâng cao hiệu quả quản lý thì cửa
hàng cần phải xây dựng một HTTT quản lý kho hàng của cho cơ sở mình.
Chương III. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản
lý kho hàng tại cửa hàng số 87 Lý Nam Đế.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên
máy tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách hiệu quả và nhanh
chóng, kiểm tra dữ liệu một cách nhanh hơn. Hiệu quả đem lại cho một chương
trình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tích
thiết kế.
3.1 Phân tích hệ thống thông tin.
Công cụ và phương pháp thu thập thông tin:
Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin việc thu thập và xử lý
thông tin là đặc biệt quan trong. Có rất nhiều công cụ và phương pháp thu thập
thông tin nhưng ở đây em có sử dụng các phương pháp là: phỏng vấn, quan sát
thực tiễn và tham khảo tài liệu của cửa hàng.
Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống
Trên cơ sở xác định yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán hàng đồng thời tiếp tục
tham khảo tài liệu, phân tích các nghiệp vụ của cửa hàng ta có được sơ đồ chức
năng của hệ thống như sau :
Sơ đồ chức năng của chương trình (BFD)
Đây là biểu đồ tĩnh có dạng hình cây, được xây dựng bằng kỹ thuật phân mức, xuất
phát từ mức cao nhất và các mức tiếp ttheo được phân rã tiếp tục cho đến mức cuối
cùng là chức năng nhỏ nhất không thể phân chia được nữa. Tại mỗi nút là một
chức năng của hệ thống.

Cụ thể các chức năng:
Quản lý người dùng: Đây là một trong những chức năng đầu tiên cần phải có của
chương trình quản lý kho hàng để đảm bảo cho tính an toàn của hệ thống tính
lương. Nó bao gồm các chức năng nhỏ sau:
+ Tạo tài khoản mới: Cho người sử dụng hệ thống (người quản trị hệ
thống) tạo ra các tài khoản mới để đăng nhập trở lại hệ thống.
+ Đăng nhập: cho phép người sử dụng chương trình đăng nhập và sử
dụng chương trình với các quyền khác nhau như sử dụng chương trình
để thực hiện công việc quản lý, hoặc chỉ được tham khảo và truy xuất
các báo cáo.
Quản lý
hàng hóa
tồn kho
Lập
báo
cáo
Trợ
giúpKế toán
Nhập
xuất
hàng
Quản lý
người
dùng
Thay
đổi
mật
khẩu
Login
logout

Tạo
mới
Nhập
hàng
Bán
hàng
Tính
lương
nhân
viên
Tính
doanh
thu
Các
Danh
mục
Tính
doanh
thu
Hàng
tồn
kho
Giới
thiệu
Hướng
dẫn sử
dụng
Tìm
kiếm
Tìm

theo
mã,
tênhàng
, nước
+ Đổi mật khẩu: đảm bảo tính an toàn tài khoản của người dùng. Chức
năng này cho phép người sử dụng hệ thống tạo ra một mật khẩu mới
tương ứng với tên người dùng.
Nhập xuất: Đây là một chức năng quan trọng và điển hình của hệ thống. Nhờ có
chức năng này mà việc cập nhật, tính toán lượng hàng tồn kho và in các hóa đơn
được tiến hành một cách nhanh chóng, tự động.
Kế toán : Chức năng này giúp việc tính lương và doanh thu một cách tự động.
lập các báo cáo: Trong quá trình quản lý chương trình sẽ cho xuất ra các báo cáo
theo yêu cầu của người sử dụng, các báo cáo này phục vụ đắc lực cho những người
quản lý như:
- Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn.
- Thống kê các danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp.
- Báo cáo lương nhân viên.
…………..
Tìm kiếm: Chức năng này giúp người dùng dễ dàng tra cứu các thông tin về loại
hàng bất kỳ trong kho. Có thể tra cứu theo mã hàng, tên hàng, nước sản xuất.
Trợ giúp: Là một chức năng để hệ thống sử dụng có hiệu quả và nó bao gồm các
chức năng sau:
- Giới thiệu về hệ thống.
- Hướng dẫn cụ thể người sử dụng.
Trong quá trình phân tích các nghiệp vụ của hệ thống quản lý kho hàng và cơ chế
hoạt động của cửa hàng ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống:
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
(Context Data Flow Diagram)
Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, mô hình này toàn thể hệ
thống như một chức năng. Tại mô hình này hệ thống chỉ có duy nhất một chức

năng. Các tác nhân ngoài và luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống
được hoàn toàn xác định. Đối với hệ thống có các tác nhân ngoài và các luồng
dữ liệu được thể hiện như hình vẽ trên, trong đó hình chữ nhật thể hiện các đối
tượng với tên xác định được đặt trong nó, còn luồng dữ liệu được biễu diễn
bàng một mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang
theo.
Các đối tượng của mô hình :
1. Khách hàng : Người có nhu cầu mua máy tính
2. Kế toán : Là kế toán viên hoặc kế toán trưởng của cửa hàng
3. Nhân viên : Người được thuê để thao tác với hệ thống, trực tiếp quản lý
việc bán hàng
4. Người quản lý : Là người quản lý cửa hàng
Các luồng dữ liệu :
1. Giữa khách hàng và hệ thống : khách hàng đưa ra mặt hàng cần mua, điều
kiện tìm kiếm cho hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ đưa ra hoá đơn thanh toán
hoặc danh mặt hàng các mặt hàng thoã mãn điều kiện tìm kiếm cho
khách hàng.
2. Giữa kế toán và hệ thống : kế toán sẽ đưa ra các yêu cầu kế toán cho hệ
thống. Hệ thống sẽ trả lại các bảng biểu kế toán
3. Giữa nhân viên và hệ thống : nhân viên sẽ đưa thông tin về bản thân mình
vào hệ thống. Khi người quản lý một cửa hàng muốn lấy thêm mặt hàng
từ kho hàng thì hệ thống sẽ đưa ra phiếu yêu cầu xuất kho
4. Giữa người quản lý cửa hàng và hệ thống : người quản lý đưa ra các thay
đổi về nhân sự, mặt hàng cho hệ thống. Khi người chủ muốn mua thêm
hàng thì hệ sẽ đưa ra phiếu đặt hàng.
3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : DBF 1
3.3.1 Các kho dữ liệu:
> Hóa đơn: lưu lại các hoá đơn bán hàng
> Mặt hàng: lưu trữ thông tin về các loại mặt hàng đang tồn tại trong kho