Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty ô tô 1-5

1
M u

Vo nhng thp niờn cui ca th k 20, Cụng ngh thụng tin phỏt trin mnh
m. Nú tỏc ng vo mi mt ca i sng nh khoa hc k thut, kinh t v c xó
hi. Nh cú s phỏt trin ca cụng ngh thụng tin m cỏc hot ng v sn xut tr
nờn phong phỳ, thun tin v d dng hn.
nc ta, khong mi nm tr li õy thỡ cụng ngh thụng tin khụng cũn xa
l, v ngy cng c ỳng dng rng rói trong nhiu lnh vc ca i sng xó hi,
c bit l lnh vc qun lớ.
Qun lớ l mt hot ng vụ cựng quan trng, bt kỡ cp no n v cng du
phi cú qun lớ. i tng ca qun lớ cng vụ cựng rng ln. Nú bao gm rt
nhiu khớa cnh nh qun lớ con ngi, qun lớ sn xut, qun lớ kinh tờ, qun lớ xó
hi ...
Cng nh cỏc doanh nhgip khỏc, doanh nghp sn xut cng cú nhiu lnh
vc qun lớ : qun lớ nhõn s, qun lớ tin lng, qun lớ kho, qun lớ ti chớnh
Trong mt doanh nghip sn xut, bờn cnh vn qun lớ xng sng ca
doanh nghip ú l qun lớ ti chinh, thỡ vn qun lớ kho l mt vn vụ cựng
quan trng, thit thc. Qun lớ tt h thng kho s giỳp cho nh qun lớ lp c
cỏc k hoch kinh doanh, k hoch sn xut v phỏt trin ca doanh nghip. Do ú,
vic qun lớ kho tr nờn n gin hn thỡ vn cn thit l ng dng tin hc
hoỏ vo qun lớ kho. Chớnh vỡ lớ do ú cho nờn em xin chn ti: "Xõy dng h
thng thụng tin qun lớ kho vt t ti cụng ty ụ tụ 1-5 ".
Trong ti ny, em xin xõy dng h thng qun lớ kho cho phộp theo dừi vic
nhp, xut, theo dừi hng tn kho v lờn bỏo cỏo nh kỡ cho cỏc b phn cú liờn
quan trong doanh nghip.
Sau õy em xin a ra b cc ca ti.
Tờn ti: " Xõy dng h thng thụng tin qun lớ kho vt t ti cụng ty ụ tụ
1-5. "
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

2
Đề án gồm ba phần :
Phần 1 : Mở đầu
Phần 2 : Phần phân tích thiết kế. Bao gồm 3 chương :
Chương 1 : Khái quát về hệ thống quản lí kho vât tư tại công ty ô tô1-5
Chương 2 : Các vấn đề về phương pháp luận nghiên cứu đề tài
Chương 3 : Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí kho
Phần 3 : Kết luận

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

3
Chng I: Mụ T H Thng Qun Lớ Kho Vt T Ti Cụng Ty ễ Tụ 1 - 5

I.Gii thiu v cụng ty ụ tụ 1 - 5
Cụng ty ụ tụ 1-5 hin cú tờn giao dch l Cụng Ty C Khớ ễ Tụ 1-5, a ch
ti : Km 15 quc l 3 thuc khi 7A th trn ụng Anh, huyn ụng Anh, thnh
ph H Ni .
Cụng ty cú cỏc hot ng sn xut nh : Thit k, ch to lp rỏp ụ tụ khỏch,
ụ tụ buýt, ụ tụ ti v cỏc tht b cụng trỡnh. Hin cụng ty cú tng s 1958 cỏn b
cụng nhõn viờn, trong ú cụng nhõn viờn n cú 405 ngi, k s v c nhõn cú 274
ngi. Vi mi mt phũng chc nng, mt trung tõm v bn xớ nghip sn
xut.Tng ti sn hin cú ca cụng ty l 342 t, trong ú ti sn lu ng l 285 t.
Doanh thu trung bỡnh ca cụng ty vo khong 1150 t. Doanh nghip ch yu sn
xut xe buýt, xe khỏch, xe ti, sn xut trm trn ỏpphan (nha núng ) ...
Doanh nghip l mt cụng ty u n ca nghnh cụng nghip ụtụ Vit Nam,
thuc tng cụng ty cụng nghip ụ tụ Vit Nam, B giao thụng vn ti. Hin nay,
cụng ty ang cú hng phỏt trin, n nh sn xut, vn ti tm cao ra ngoi th
trng th gii.
II. Mụ t v h thng kho vt t hiờn ti ca cụng ty c khớ ụ tụ 1-5
Cụng ty ụ tụ 1-5 l mt cụng ty cú quy mụ sn xut ln. Do ú vic qun lớ tt
cỏc vt t trong kho hin cú l rt cn thit. Hin nay, h thng kho ca cụng ty
bao gm cỏc hot ng sau: hot ng mua vt t, hot ng nhp vt t vo kho,
hot ng xut vt t cho b phn sn xut v hot ng lờn bỏo cỏo nh kỡ hoc
t xut khi giỏm c hoc cỏc phũng ban cú liờn quan cn n.

Di õy l s t chc ca phũng vt t ti cụng ty ụ tụ 1-5:
Trng phũng

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

4
Phó phòng chuẩn Hồ sơ lưu Phó phòng phụ
bị sản xuất trữ trách kho


Bộ phận chuẩn Bộ phận quản
bị sản xuất lí kho



BP mua vật tư BPnhập xuất Thủ kho Phụ kho

Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ .
Trong đề án này em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động
nhập vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt
động lên báo cáo tổng hợp định kì.
Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

5
Trước hết là quy trình nhập vật tư. Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất
năm, để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư. Dựa vào kế hoạch mua vật tư, phòng vật
tư đứng ra mua vật tư. Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm
nhập kho các vật tư đã mua về. Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải
có phiếu nhập kho, phiếu này do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy
định của bộ tài chính . Tuy nhiên để có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện
sau :
1.Phải có đơn đặt hàng ( hợp đồng mua sắm vật tư).

2. Có biên bản kiểm nghiệm hàng hố. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí
của các bên như: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư ).
Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho. Phiếu nhập kho được
lập làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu tại kho, liên 3 đưa lên
phòng kế tốn.
Hoạt động thứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để
sản xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư ). Khi có
phiếu xuất kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư.
Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Mỗi liên cũng được lưu tại các
phòng kế tốn, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ.
Mỗi một vật tư được nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi
vào thẻ kho. Mỗi một thẻ kho thì chỉ theo dõi một vật tư duy nhất về số lượng xuất
nhập và tồn kho, theo mã của vật tư. Thẻ kho cũng phải theo mẫu quy định sẵn của
bộ tài chính. Thẻ kho cũng được lưu tại phòng kế tốn của cơng ty.
Hàng tháng, cơng ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần
trong một tháng. Các báo cáo do thủ kho lập. Dựa trên thẻ kho, thủ kho có thể lấy
thơng tin về vật tư còn tồn kho, số lượng tồn.
Ngồi ra, khi có u cầu cần biết thơng tin về vật tư của các phòng ban khác,thì
thủ kho cũng phải lên các báo cáo khơng định kì (báo cáo đột xuất). Các báo cáo
của kho sẽ được đưa lên các phòng ban khác có liên quan khác như : phòng giám
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

6
c, phũng k hoch ( lờn k hoch cung ng vt t ), phũng iu hnh, v
phũng k toỏn (theo dừi giỏ tr ca vt t cũn tn kho).
Cụng tỏc lờn bỏo cỏo tn kho cũn nhm xỏc nh lng hng tn ti thiu cho
sn xut, kp thi cung ng vt t.

Chng 2 : C s phng phỏp lun nghiờn cu ti
I.Cỏc vn c bn v h thng thụng tin qun lớ

1.Khỏi nim h thng thụng tin
H thng thụng tin l mt tp hp nhng con, cỏc thit b phn cng, phn mm,
d liu thc hin hot ng thu thp, lu tr, x lớ v phõn phi thụng tin trong
mt tp hp rng buc c gi l mụi trng. Tu vo mụi trng ca h thng
m h thng ú cú nhng thự riờng bit so vi cỏc h thng khỏc. Tuy nhiờn l nú
vn tuõn theo mụ hỡnh tng quỏt di õy :

Ngun ớch


Thu thp X lớ Phõn phỏt


Kho d liu

Nh vy, mi h thng thụng tin u cú bn b phn: b phn a d liu vo, b
phn x lớ, b phn kho d liu v b phn a d liu ra .
2.Cỏc khỏi nim liờn quan n h thng thụng tin .
Mt h thng thụng tin qun lớ thỡ cỏi ct lừi l c s d liu. Qun lớ tt mt h
thng thụng tin thỡ trc ht phi qun lớ tt c s d liu ca nú .
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

7
Vy trc tiờn chỳng ta phi hiu th no l mt c s d liu v cú nhng khỏi
nim no liờn quan n c s liu .
Bõy gi chỳng ta xem xột mt s khỏi nim liờn quan n c s d liu. Chỳng ta
phi hiu th no l d liu. D liu l nhng s kin cũn thụ, cha qua x lớ ,l
u vo ca h thng .
Cao hn khỏi nim d liu l chỳng ta xem xột n mt s khỏi nim nh: bng
d liu, thc th, thuc tớnh ca thc th, cỏc trng v bn ghi.

Bng d liu ca h thng l mt bng bao gm cỏc trng v cỏc bn ghi v cỏc
thc th.
Thc th thỡ l mt nhúm ngi, vt, s kin, hin tng hay khỏi nim bt kỡ
vi cỏc c im v tớnh cht cn ghi chộp li. Mt s cỏc thc th cú th cú v vt
cht nh: mỏy múc, khỏch hng, sinh viờn, hoỏ n
Cũn mt s thc th ch l khỏi nim hay quan nim, chng hn, ti khon, d ỏn,
nhim v cụng tỏc
Mi thc th u cú nhng c im v tớnh cht m ta gi l cỏc thuc tớnh. Mi
thuc tớnh l mt yu t d liu tỏch bit, thng khụng chia nh c. Cỏc thuc
tớnh gúp phn mụ t v thc th v l nhng d liu v thc th m tam mun lu
tr.
Trng d liu: l mt ct ca bng d liu, trng d liu lu tr v mt thuc
tớnh ca cỏc thc th nh trng: hoten ca cỏc thc th sinh viờn.
Bn ghi: bn ghi l tp hp cỏc d liu ca cỏc trng ca mt thc th c th.
Nh vy c s d liu ca h thng chớnh l mt nhúm gm mt hay nhiu bng
cú liờn quan vi nhau. Nú dc t chc v lu gi trờn cỏc thit b tin hc v chu
s qun lớ ca cỏc chng trỡnh mỏy tớnh, nhm cung cp thụng tin cho ngi dựng
vi cỏc mc ớch khỏc nhau.
h thng cú th hot ng thỡ chỳng ta phi cp nht cỏc d liu cho h
thng. õy l mt nhim v khụng th thiu khi qun lớ mt c s d liu. Khi
chỳng ta kit xut thụng tin phc v cho cụng tỏc qun lớ l chỳng ta ó thc hin
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

8
cơng việc truy vấn dữ liệu. Khi truy vấn dữ liệu thường sử dụng hai ngơn ngữ truy
vấn. Đó là ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc ( SQL) và truy vấn bằng ví dụ.
Quản lí một hệ thống thơng tin thì cơng việc khơng thể thiếu là phải thường
xun lên báo cáo được chiết xuất từ các cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Để việc lên báo cáo và sử dụng các dữ liệu của hệ thống được thuận tiện thì các
dữ liệu phải quan hệ với nhau, liên kết với nhau dưới ba mơ hình sau: mơ hình phân

cấp, mơ hình mạng lưới, mơ hình quan hệ.
3.Phân tích thiết kế một hệ thống thơng tin
Mục tiêu cuối cùng của phát triển hệ thống thơng tin là cung cấp cho những
thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lí tốt nhất. Phát triển hệ thống thơng tin
bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện
và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, xác
định u cầu của hệ thống. Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem hệ thống có khả
năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình lơ gíc và mơ hình vật lí
ngồi của hệ thống đó.
3.1. Đánh giá u cầu.
Một dự án phát triển hệ thống khơng thể tự động tiến hành ngay sau khi có bản
u cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư khơng chỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả
nhân lực cho dứ an đó. Do đó phải có q trình đánh giá hay thẩm định u cầu.
Việc đánh giá u cầu là quan trọng cho việc thành cơng của dự án. Việc đánh giá
sai u cầu sẽ dẫn đến việc phân tích hệ thống sai, đánh giá u cầu khơng chính
xác sẽ làm cho q trình phân tích mất thời gian, tốn nhiều chi phí.
Đánh giá u cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đốn độ lớn, những thay đổi có thể
và đánh giá tính khả thi của dự án.
Đánh giá u cầu bao gồm các cơng đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ u cầu,
đánh giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá khả thi.
3.2.Phân tích chi tiết .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

9
Mc ớch ca cụng vic phõn tớch yờu cu l: a ra dc chun oỏn v h
thng ang tn ti, ngha l xỏc nh c nhng vn chớnh cng nh nhg
nguyờn nhõn chớnh cũn tn ti ca h thng. ng thi xỏc nh c mc tiờu cn
t c ca h thng mi v xut ra c gii phỏp cho phộp t c mc
tiờu.
Giai on phõn tớch chi tit bao gm by cụng on: lp k hoch, nghiờn cu

mụi trng, nghiờn cu h thng, a ra chun oỏn v xỏc nh cỏc yu t gii
phỏp, ỏnh giỏ tớnh kh thi, thay i xut d ỏn, chun b v trỡnh by bỏo cỏo.
3.3.Thit k lụ gớc
Mc ớch ca giai on ny ny l xỏc nh mt cỏch chi tit v chớnh xỏc
nhng cỏi m h thng mi phi lm m bo c mc tiờu ó c xỏc nh
ra t giai on phõn tớch chi tit m vn tuõn th nhng rng buc ca mụi
trng. Sn phm ca quỏ trỡnh phõn tớch ny l cỏc s lung d liu DFD, s
cu trỳc d liu DSD, cỏc s phõn tớch tra cu v cỏc phớch lụ gớc ca t in
h thng. Mụ hỡnh ny phi c khỏch hng thụng qua, m bo rng chỳng ỏp
ng tt cỏc yờu cu ca h.
Vic thit k nờn bt u t vic thit k c s d liu cho h thng mi. Thit
k c s d liu l xỏc nh yờu cu thụng tin ca ngi s dng h thng thụng tin
mi. Cú hai phng phỏp thit k c s d liu
Th nht l thit k c s d liu t thụng tin u ra. õy l phng phỏp c
in v c bn ca vic thit k. Theo phng phỏp ny thỡ chỳng ta thc hin ba
mc chun hoỏ t cỏc thụng tin u ra thu thp c, sau ú xỏc nh c cỏc tp
d liu v mi liờn kt gia cỏc tp.
Phng phỏp th hai l thit k c s d liu bng phng phỏp mụ hỡnh hoỏ.
Theo phng phỏp ny chỳng ta phi xỏc nh mi quan h gia cỏc thc th trong
h thng. Cỏc thc th liờn kt vi nhau theo mi liờn kt no: mt - mt, mt
nhiu hay nhiu nhiu.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

10
3.4.Mó hoỏ d liu v mt s cụng c c s dng mụ hỡnh hoỏ h thng
thụng tin.
3.4.1 Mó hoỏ d liu
Mó hoỏ c xem nh l vic xõy dng mt tp hp nhng hm thc mang tớnh
quy c v gỏn cho tp hp ny mt ý ngha bng cỏch cho liờn h vi tp hp
nhng i tng cn biu din.

Mó hoỏ d liu giỳp cho ngi qun lớ nhn din cỏc i tng khụng b nhm
ln, mụ t nhanh chúng cỏc i tng v nhn din cỏc i tng nhanh hn.
Trong thc t ngi ta thng s dng cỏc phng phỏp mó hoỏ sau:
Phng phỏp mó hoỏ phõn cp: theo nguyờn tc ny ngi ta phõn cp i
tng t trờn xung, mó s c xõy dng t trỏi qua phi, cỏc ch s c kộo di
v phớa bờn phi th hin chi tit s phõn cp sõu hn. thit lp mó phõn cp
cn phi xỏc nh cú bao nhiờu cp v mi cp cn bao nhiờu mó. Cú hai loi mó
phõn cp: phõn cp c nh v phõn cp bin thiờn.
Phng phỏp mó hoỏ liờn tip: Mó kiu ny c to ra bi mt quy tc to
dóy nht nh. S dng phng phỏp ny s khụng nhm ln, tuy nhiờn khi s dng
s khụng th gi nh v nú khụng cho phộp chốn thờm mt mó no vo gia hai
mó c.
Phng phỏp mó hoỏ gi nh: phng phỏp ny da vo c tớnh ca i
tng xõy dng. u im ca phng phỏp ny l cú tớnh gi nh cao, cú th
m rng.
Phng phỏp mó hoỏ ghộp ni: phng phỏp ny chia ra thnh nhiu trng,
mi trng tng ng vi mt c tớnh. u im ca phng phỏp ny l nhn
din khụng nhm ln, cú kh nng phõn tớch cao, cú nhiu kh nng kim tra thuc
tớnh. Tuy nhiờn nú li cú nhc im l khỏ cng knh, phi chn nhng c tớnh
n nh nu khụng b mó mt ý ngha.
3.4.2. Mt s mụ hỡnh hoỏ d liu
3.4.2.1. Mụ hỡnh lung d liu DFD
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

11
Mô hình luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin, trong sơ đồ chỉ bao gồm luồng
dữ liệu, các xử lí, cá lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả
đơn thuần là hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Các kí pháp thường dùng trong sơ đồ
Sơ đồ DFD thường sử dụng bốn kí pháp cơ bản sau:

Tên người / bộ Nguồn hoặc đích
Phát/nhận tin

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu


Tiến tình xử lí


Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các mức của DFD:
Mức ngữ cảnh: thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ
đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội
dung chính của hệ thống.
Sơ đồ phân rã: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ
đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã ra làm sơ đồ mức 0, mức 1 …
3.4.2.2.Mô hình sơ đồ quan hệ thực thể ERD
Ba thành phần tử chính của mô hình quan hệ thực thẻ là: thực thể thuộc tính và
mối quan hệ giữa các thực thể đó.
Thực thể được dùng để chỉ một lớp các dối tượng cụ thể hay trừu tượng mà ta
muốn lưu giữ thông tin về nó.
Tiếntrình
Xử lí
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

12
Mỗi thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật

Tên thực thể

Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể. Mỗi một thực thể đều có một tập hợp
các thuộc tính gắn kết với nó. Các thuộc tính của thực thể gồm ba loại: thuộc tính
định danh, thuộc tính mô tả, thuộc tính quan hệ. Một thực thể có ít nhất một thuộc
tính.
Liên kết giữa các thực thể: một thực thể trong thực tế không thể tồn tại độc lập
với các thực thể khác, luôn có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Một
liên kết giữa hai thực thể được thể hiện bằng hình thoi, nó phải là một động từ. Cụ
thể nó được biểu diễn như hình sau:

liên
kết

Mối liên két giữa các thực thể có thể là một – một, một – nhiều hay nhiều –
nhiều.
II.Vấn đề cần thiết phải ứng dụng tin học trong quản lí kho
Trong công tác quản lí kho, nhất là tại một công ty lớn như công ty ô tô 1-5 thì
luôn đòi hỏi xuất nhập kho thường xuyên và cũng thương xuyên lên các báo cáo
định kì. Cho nên nếu làm bằng công nghệ thủ công thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và
chi phí cho mỗi lần xuất nhập hoặc, lên báo cáo. Mỗi lần kho lên báo cáo thường
mất rất nhiều thời gian và phải có nhiều người cùng làm để kịp lên báo cáo cho các
phòng ban khác. Hơn nữa, các hồ sơ lưu trữ bằng giấy tốn rất nhiều chi phí lại
thêm khoản chi phí để bảo quản hồ sơ.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN