Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện

Lời mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã có những bớc chuyển biến căn
bản, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế thị trờng với các
quy luật kinh tế cơ bản (quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu).
Sự chuyển biến này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới tổ chức quản lý sản
xuất, tự lấy thu bù chi và tiêu thụ sản phẩm nh thế nào để đạt hiệu quả kinh tế cao.
Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm, chi phí vật liệu
chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác
quản lý và hạch toán tốt về chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính
toán giá thành đúng đắn mà còn là một biện pháp không thể thiếu đợc để phấn đấu
tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu ở các doanh
nghiệp nói chung và ở Công ty thiết bị đo điện nói riêng, em đã chọn đề tài Kế
toán Vật liệu và Công cụ, dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện để nghiên cứu
trong thời gian thực tập tại Công ty.
Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời mở đầu và kết luận đ ợc chia làm
ba phần nh sau:
Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
sản xuất.
Phần thứ hai: Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
ở Công ty thiết bị đo điện.
Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch
toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở
Công ty Thiết bị đo điện.
1
Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán
kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất.
I-/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.
1-/ Vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất.
Các yếu tố đầu vào quyết định sự tồn tại trong sản xuất kinh doanh vì chính
nó tạo nên giá cả và chất lợng. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải biết hiệu quả
của yếu tố đầu vào, trong đó đối tợng đặc biệt quan tâm là t liệu sản xuất, là nhân
tố chủ yếu tác động đến chi phí và chất lợng sản phẩm. T liệu sản xuất bao gồm
đối tợng lao động và t liệu lao động, chúng sẽ tạo nên sản phẩm thông qua lao
động sống của con ngời.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất
cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất
kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và
chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong
toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chi phí về vật liệu thờn chiếm đến
70%. Vì vậy chi phí vật liệu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý, tiết
kiệm đầu vào và hạ giá thành sản phẩm cũng nh việc sử dụng hiệu quả vốn kinh
doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu đợc đảm bảo đầy đủ, đồng bộ chất lợng
là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những t liệu lao động có giá trị nhỏ,
thời gian sử dụng ngắn, không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và
thời gian sử dụng để trở thành tài sản cố định. Chúng đợc coi là tài sản lu động và
đợc mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lu động của doanh nghiệp nh đối với vật
liệu. Công cụ dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau vẫn
giữ nguyên đợc hình thái ban đầu và giá trị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2
2-/ Yêu cầu quản lý vật liệu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong
quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tăng cờng, nâng cao hiệu quả công tác
quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo

quản, sử dụng và dự trữ.
ở khâu thu mua phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại,
giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp
với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phải thực hiện tốt công tác bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu và
công cụ, dụng cụ tránh h hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán
chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp nên đòi hỏi
phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên
vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.
ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu
cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh đợc liên tục tránh gây ngừng trệ hoạt động sản xuất do thiếu hoặc ứ đọng
vốn do thừa quá nhiều.
3-/ Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh
nghiệp.
- Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách sử dụng phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật
liệu và công cụ, dụng cụ trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp
số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu
và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
3
II-/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc tổ chức, lựa
chọn phơng pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp theo nguyên tắc hạch
toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đối với từng doanh nghiệp cụ thể.
Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ phải dựa trên cơ
sở có hiệu quả, mục đích tập hợp hệ thống hoá và hợp lý hoá thông tin cho quản lý
doanh nghiệp và Nhà nớc trong lĩnh vực đầu t, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn
sản xuất trong kinh doanh.
Việc tổ chức trong hạch toán nguyên vật liệu phải đợc tiến hành theo đúng
nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu đối với từng doanh nghiệp sao cho phù hợp
với chế độ và hiệu quả đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp.
Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có thể khái
quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1 - Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
4
Tổ chức hạch toán NVL, CCDC
Tổ chức hệ thống chứng từ
Tổ chức công tác kiểm kê NVL, CCDC
Tổ chức hạch
toán chi tiết
NVL, CCDC
Tổ chức hạch
toán tổng hợp
NVL, CCDC
Lựa chọn hình thức
sổ kế toán tổng hợp
Lựa chọn phương
pháp hạch toán
chi tiết thích hợp
- PP thẻ song song
- PP sổ đối chiếu

luân chuyển
- PP sổ số dư
Lựa chọn phương
pháp hạch toán
- Phương pháp
kiểm kê định kỳ
- Phương pháp kê
khai
thường xuyên
Ghi sổ chi tiết
NVL, CCDC
Xây dựng hệ thống
tài khoản kế toán
Ghi sổ kế toán tổng hợp
1-/ Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng có nhiều chủng loại, có vai
trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và thờng xuyên biến động tăng giảm
trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán
vật liệu doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức
khác nhau. Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý phù hợp với đặc
điểm riêng của từng doanh nghiệp và phải đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý
và hạch toán vật liệu.
Các phơng pháp phân loại vật liệu gồm.
1.1 Phân loại theo vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu mà sau khi gia công,
chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm
mua vào).
- Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ

trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu
sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu
lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo,
thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu...)
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, khí đốt ...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t chi xây dựng cơ bản.
- Phí liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi báo, vải vụn...).
Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong quá
trình tạo ra sản phẩm vf là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai thích hợp để hạch
toán.
5
1.2 Phân loại theo nguồn vật liệu.
- Vật liệu mua ngoài: là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc
doanh nghiệp mua ngoài thị trờng. Mua ngoài là phơng thức cung ứng vật liệu th-
ờng xuyên của mỗi doanh nghiệp.
- Vật liệu tự sản xuất: là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê
ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu đợc chính xác.
Sau khi phân loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ
danh điểm vật liệu là sổ liệt kê toàn bộ các loại vật liệu sử dụng trong doanh
nghiệp theo từng phân nhóm hoặc từng kho. Sổ danh điểm phải quy định thống
nhất mã số, tên gọi, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán định mức dự trữ...của
từng chủng loại vật liệu. Mã số của vật liệu phải thể hiện đợc loại, nhóm, thứ của

vật liệu
Bảng số 1 - Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
A - NL, VL.
Kí hiệu ( mã hoá) Tên, nhãn hiệu,
quy cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh điểm NL, VL
1521.01 1521.01.01
1521.01.02
......................
1521.01.99
1521.02 1521.02.01
.....................
1521.02.99
......................
1521.96 1521.99.01
Sổ danh điểm vật liệu rất có ích cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu
đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
2-/ Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
6
Trong hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc tính theo
giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực
tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính
theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp
khấu trừ).
2.1. Tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Việc tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc căn cứ vào nguồn
nhập để xác định giá thực tế của chúng.
a, Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá
mua ghi trên hoá đơn ngời bán cộng (+), thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi
phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua độc lập, chi phí
thuê kho bãi, tiền phạt lu kho ...) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua
đợc hởng.
b, Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
c, Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...)
d, Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
e, Với vật liệu đ ợc tặng th ởng : Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng.
f, Với phế liệu: (sản phẩm hỏng, công cụ, dụng cụ hỏng, TSCĐ thanh lý) giá
nhập vật liệu là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc, giá ớc tính hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng.
Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo các
đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ
nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:
a, Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc, hoặc bình
quân sau mỗi lần nhập).
7
a.1. Ph ơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao.
Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến tính kịp thời và

công tác quyết toán nói chung.
a.2. Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc.
Phơng pháp này cũng khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả vật liệu kỳ này.
a.3. Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.
Phơng pháp này có u điểm là khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp
trên vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức,
không phù hợp với kế toán bằng tay. Thích hợp với doanh nghiệp sử dụng chơng
trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong không nhiều.
b, Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO).
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Cơ sở tính giá của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị của vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Ưu điểm của phơng pháp này là luôn cập nhật đợc thông tin về tình hình
nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, đặc biệt là rất thích hợp
trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
Nhợc điểm: không thích hợp trong điều kiện lạm phát xảy ra, giá cả nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ có xu hớng tăng khi đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ
cao nhất.
c, Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO):
Phơng pháp này giả định lần mua mới nhất của nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ sẽ đợc xuất kho trớc hết cho sản xuất. Tồn kho cuối kỳ còn lại trong kho
sẽ gồm các mặt hàng đợc mua vào lúc đầu kỳ. Cơ sở tính giá của phơng pháp này
8
là giá thực tế của vật liệu mua vào sau dùng làm giá thực tế của số nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ mua vào trớc tiên.
Ưu điểm: luôn cập nhật một cách chính xác về giá trị nhập và xuất kho

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và rất thích hợp trong điều kiện giá cả lạm phát,
khi đó giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là thấp nhất.
Nhợc điểm: không phù hợp trong tình hình giá cả có xu hớng giảm.
d, Ph ơng pháp trực tiếp.
Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính theo đơn
chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng (trừ trờng
hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo giá
thực tế đích danh của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó. Do đó, phơng pháp này
còn gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hay phơng pháp đặc điểm riêng biệt,
thờng đợc sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao có tính tách biệt lớn.
Ưu điểm: Thuận lợi cho kế toán cho việc tính giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ.
Nhợc điểm: Không tính đến ảnh hởng của biến động giá cả trên thị trờng.
e, Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo ph ơng pháp giá hạch toán .
Xuất phát từ thực tế cho thấy giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong từng lần nhập là khác nhau, và có thể cha biết đợc giá thực tế của nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ nhng đã phải xuất dùng cho sản xuất. Do đó, để hạch toán
kịp thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ có thể sử dụng giá
hạch toán.
Giá hạch toán có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá tạm tính, thờng lấy số
tròn cuối tháng trớc sau khi tính đợc giá thực tế tiến hành điều chỉnh giá hạch toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế.
Nội dung của phơng pháp này nh sau:
Bớc 1: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, có thể sử
dụng hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán (giá hạch toán ghi trớc, giá thực tế
ghi sau vào cuối tháng).
9
Bớc 2: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng theo giá hạch toán.
Bớc 3: Cuối tháng sau khi tính đợc giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử

dụng trong kỳ về giá thực tế theo công thức:
Hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính chi tiết cho từng nhóm,
từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khi H = 1: Giá thực tế = giá hạch toán.
Khi H > 1: Giá thực tế > giá hạch toán.
Khi H < 1: Giá thực tế < giá hạch toán.
Việc điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế cho nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính cho từng đối tợng có liên quan. Do đó, để
thực hiện việc tính toán trên, trớc hết phải phân loại, tổng hợp nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng thứ sử dụng cho từng đối tợng theo giá
hạch toán. Căn cứ vào đó làm cơ sở để lập bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ.
10
Bảng số 2: Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ
Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Chỉ tiêu
Vật liệu, công cụ dụng cụ
Giá hạch toán Giá thực tế
I Giá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ
II Giá trị NVL, CCDC nhập trong kỳ
III Giá trị cộng tồn và nhập
IV Hệ số giá hạch toán
V Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ
VI Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ
III-/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải tổ
chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo
từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, từng nhóm và phải đợc tiến hành đồng
thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.

1-/ Chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng.
Chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận
động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ
làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao
gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp).
- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
11
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá.
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là phải
phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban
đầu về vật t. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp
vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy
ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.
2-/ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Tuỳ thuộc theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà
sử dụng các số (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Số (thẻ) kho.
- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu( công cụ, dụng cụ).
- Số đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số d.
.......
Số (thẻ) kho (mẫu số 06. VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất -
tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng
Kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật

liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế
toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật
liệu đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ,
dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi
tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ,
dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp
thời.
12
3-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hạch toán chi tiết là thực hiện việc ghi chép kịp thời, chính xác biến động
tình hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cả về giá trị và
hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong từng kho của doanh
nghiệp.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện ở cả
hai nơi, tại kho vật t và ở phòng Kế toán, đợc thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật
t. Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô
hình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
thẻ song song.
a, Điều kiện áp dụng:
- Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t tài sản, hàng hoá.
- Giá trị hàng hoá vật t lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra, theo dõi.
- áp dụng đối với kế toán đợc chuyên môn hoá và đã sử dụng máy tính trong
công tác kế toán.
b, Nguyên tắc mở sổ:
- Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho theo dõi về mặt hiện vật.
- Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lợng và giá trị.

c, Nguyên tắc hạch toán:
- ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của vật t về hiện vật
trên thẻ kho, thẻ kho đợc mở cho từng loại vật t theo bảng số 3.
- ở phòng kế toán: kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn cả về
giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo mẫu bảng
số 4.
13
Bảng số 3 - Mẫu thẻ kho
Thẻ kho
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật t.........
- Đơn vị tính.............Mã số.................
Ngày
nhập
xuất
Chứng từ
Diễn Giải
Số lợng
Xác nhận
của kế
toán
Số phiếu
Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tồn đầu kỳ
Cộng
Bảng số 4 - Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Năm..................

Tên tài khoản....
Tên kho, quy cách vật liệu.......
Số hiệu chứng từ
Diễn giải
TK
đối
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT
Cộng
Ngày ...tháng....năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Trình tự hạch toán:
14
- ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất vật t để thực hiện việc nhập,
xuất vật t. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập xuất và thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ.
+ Sau khi ghi xong thẻ kho định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng chuyển
chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nh bảng số 5) để
kế toán vật t ghi sổ kế toán.
+ Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn
trên thẻ kho.
+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho
từng loại trên thẻ kho.
- ở phòng kế toán:
+ Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật t
ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ (phiếu nhập, xuất). Sau đó vào sổ chi
tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật.
+ Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá

trị. Sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với thủ kho về số lợng.
+ Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Sau đó
kế toán vật t lập bảng kê nhập xuất tồn (bảng số 6).
Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng, mở thẻ kho và sổ chi tiết nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên
sổ danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Bảng số 5: Phiếu giao nhận chứng từ
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày ...... đến ngày ..... năm ......
Nhóm NVL, CCDC Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngời giao ký Ngời nhận ký
Bảng số 6: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
15
bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
TT Danh điểm
Tồn đầu
tháng
Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Cộng
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra
và có thể cung cấp thông tin thờng xuyên về giá trị và hiện vật của từng loại
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn. Rất thích hợp trong những
doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy.
Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp, không thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng

nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay.
Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng
pháp thẻ song song đợc khái quát theo sơ đồ 2.
Sơ đồ số 2: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
theo phơng pháp thẻ song song.
3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển.
a, Điều kiện áp dụng:
16
Nhập kho
Thẻ kho
Xuất kho
Thẻ
chi tiết
hoặc sổ
chi tiết
vật liệu
công cụ
dụng cụ
Bảng tổng hợp
Nhập, xuất, tồn
VL, CCDC
Kế toán
tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Đơn vị có nhiều chủng loại vật t, giá trị không nhỏ, số lợng kho phân tán, kế
toán vật t kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.

b, Nguyên tắc ghi sổ:
- ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống nh phơng pháp thẻ song song. Ghi chép
sự biến động nhập, xuất, tồn của vật t về hiện vật trên thẻ kho trên căn cứ các
chứng từ nhập, xuất, sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân
chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năng, mỗi loại vật liệu ghi một
dòng, theo mẫu bảng số 7.
Bảng số 7: Sổ đối chiếu luân chuyển vật t.
Sổ đối chiếu luân chuyển
TT
Loại vật t hàng hoá
(tên gọi, quy cách)
ĐVT
Số d đầu năm Luân chuyển tháng 1
....
SL TT
Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT
Trình tự ghi chép:
- ở kho: trình tự ghi chép giống nh phơng pháp thẻ song song.
- ở phòng kế toán:
+ Kế toán vật t hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho
chuyển đến ghi đơn giá thành tiền.
+ Kế toán vật t tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại, phiếu nhập vật t và
phiếu xuất vật t cả về giá trị và hiện vật.
+ Cuối tháng, dựa trên cơ sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ đối chiếu cho từng loại vật liệu, công cụ
dụng cụ cả về mặt giá trị và hiện vật. Mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên
một dòng.

+ Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng
loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển.
17
+ Tiếp theo kế toán vật t lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật và với
kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn phải tiến hành tìm
nguyên nhân và điều chỉnh.
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.
Nhợc điểm: Công việc kế toán thờng dồn vào cuối kỳ, do đó việc lập báo cáo
cũng không kịp thời và nếu có sai sót thì khó phát hiện. Quá trình tổ chức hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển đợc khái quát theo sơ đồ số 3.
Sơ đồ số 3: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
sổ số d.
a, Điều kiện áp dụng.
áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t, mật độ nhập xuất cao,
trình độ nhân viên kế toán cao.
b, Nguyên tắc hạch toán:
- ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho
lập sổ số d và giao cho phòng kế toán (Bảng số 8: mẫu sổ số d).
18
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê nhập
Kế toán

tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
- ở phòng kế toán: Kế toán vật t chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của
vật liệu về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Bảng số 9).
Trình tự hạch toán.
- ở kho:
+ Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để thực hiện việc nhập, xuất tồn
vật liệu, công cụ dụng cụ và vào thẻ kho. Sau đó chuyển chứng từ nhập, xuất cho
phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhận chứng từ.
+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tiền trên thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho, vào sổ số d về mặt hiện
vật.
+ Sau khi lập xong sổ số d, thủ kho gửi sổ số d cho kế toán vật t.
- ở phòng kế toán:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến
kế toán vật t ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất.
+ Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê
luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tơng ứng.
+ Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại vật liệu trên
bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến kế
toán vật t tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số d.
+ Tiếp theo, kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị giữa sổ số d và bảng
kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều
chỉnh.
Kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật
liệu nhập, xuất, tồn.
19

Bảng số 8: Mẫ sổ số d.
Sổ số d
TT Danh điểm ĐVT
Tháng 1 Tháng 2 ........ Tháng ....
SL TT SL TT SL TT SL TT
Cộng
Bảng số 9: Mẫu bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn
Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn
TT Danh điểm
Tồn đầu
tháng
Nhập Xuất Tồn
1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30
Cộng
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Có thể
cung cấp thông tin kịp thời cho ngời quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.
Nhợc điểm: Nếu có nhầm lẫn và sai sót thờng khó phát hiện, khó đối chiếu,
kiểm tra. Do đó, phơng pháp này thờng đợc sử dụng ở những nơi có trình độ kế
toán cao.
Quá trình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo
phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ số 4.
20
Sơ đồ số 4: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d.
Nh vậy, mỗi mô hình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều
có những u nhợc điểm khác nhau đòi hỏi kế toán mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn,
phân tích để dựa vào điều kiện cụ thể của đơn vị mình lựa chọn phơng pháp phù
hợp nhất, hiệu quả nhất, tận dụng đợc những u điểm vốn có của phơng pháp.
IV-/ Nội dung công tác kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu,
công cụ dụng cụ.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép biến động
về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay, các doanh
nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là phơng
pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng
pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nhân viên kế toán.
A-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
21
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Bảng kê luỹ kế nhập,
xuất, tồn NVL, CCDC
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Sổ số dư
Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
1-/ Khái niệm, tài khoản sử dụng:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách
thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các
tài khoản khác có liên quan.
Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152:Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện
có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở sổ chi
tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ
(mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ
(xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng...)
D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
- Tài khoản 151. Hàng mua đi đ ờng : Tài khoản này dùng theo dõi các loại
nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận
mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho
(kể cả số đang gửi kho ngời bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu hoặc cuối kỳ).
- Tài khoản 331: Phải trả cho ng ời bán . Tài khoản này dùng để theo dõi tình
hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngời cung cấp, ngời bán vật t, hàng hoá,
dịch vụ, lao vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ.
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả tiền đặt trớc).
- Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại đ-
ợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.
- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán (thanh toán bù
trừ, nợ vô chủ...)
Bên Có:
22
- Tổng số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ,
dịch vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn.
- Số tiền ứng trớc thừa đợc ngời bán trả lại.

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán (chênh lệch
tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính...).
TK 331 có thể đồng thời vừa có số d bên Nợ lại vừa có số d bên Có.
D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.
D Có: Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khản liên
quan khác nh 111, 112, 133, 141, 128, 627, 641...
2-/ Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp
tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.
Đối với các doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng
pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép
kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của
vật liệu. Nh vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả ngời bán, phần
giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi và
số đợc khấu trừ. Cụ thể:
a, Tr ờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế
toán ghi.
Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu (chi tiết từng loại).
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (331, 111, 112, 141...) Tổng giá thanh toán.
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàn mua
hay hàng mua trả lại (nếu có) ghi:
Nợ TK 332 : Trừ vào số tiền hàng phải trả.
Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388 : Số đợc ngời bán chấp nhận.
Có TK 152 : (Chi tiết từng loại) số chiết khấu mua hàng, giảm giá
hàng mua đợc hởng theo giá không có thuế.
23
Có TK 1331 : Thuế VAT không đợc khấu trừ.

b, Tr ờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên
quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi nh sau:
- Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn.
Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT.
Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
+ Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có Tk 152 (chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa.
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)
Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân.
- Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a) ở trên. Số
thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
24
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)

Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân.
c, Tr ờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
- Khi nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không có thuế.
Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không có thuế VAT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT theo hoá đơn.
Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
- Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152 : Ngời bán giao tiếp số thiếu.
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
+ Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán.
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu.
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng.
Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thờng.
Có TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thiếu.
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân.
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.
Ngoài cách ghi trên, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 138 (1381) có thể ghi nhận
theo tổng giá thanh toán (cả thuế VAT).
d, Tr ờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng.
25