Kế toán tài sản cố định & vai trò của công tác Kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU
Tài sản cố định là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình sản
xuất kinh doanh của các tổ chức và cá nhân, với tỷ trọng … trong cơ cấu tài sản tại
doanh nghiệp. Chúng tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh với vai trò là yếu tố
cấu thành không thể thiếu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ được tạo ra. Vì vậy, việc quản
lý TSCĐ luôn giữ vai trò hết sức quan trọng và rất chi tiết, cụ thể. Trên thực tế, DN nào
quản lý có hiệu quả TSCĐ, DN đó đã thành công một nửa.
Chính vì vậy, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ là phải luôn hạch toán chính xác các
nghiệp vụ tăng giảm, khấu hao TSCĐ; để có thể theo dõi phù hợp cả về mặt định lượng
và cả về các thông tin phục vụ cho việc quản lý và bảo toàn.
Xuất phát từ những nhận định trên, trong quá trình thực tập tại Công ty Toyota Việt
Nam, em đặc biệt quan tâm đến công tác kế toán tài sản cố định và đi sâu nghiên cứu
về đề tài: Kế toán TSCĐ và vai trò của công tác kế toán TSCĐ nhằm tăng cường
quản lý TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam, dựa trên tình hình kế toán TSCĐ thực
tế tại công ty.
Là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp ô tô, nên tổng giá trị TSCĐ ở Công ty Toyota
Việt Nam là rất lớn, không chỉ là giá trị tuyệt đối mà còn lớn về giá trị tương đối so với
tổng giá trị Tài Sản. Mặt khác, các loại TSCĐ lại rất phong phú về chủng loại, sử dụng
ở nhiều phòng ban, phân xưởng khác nhau; điều kiện sản xuất phức tạp và có nhiều
trường hợp có sự gắn kết hai hay nhiều loại tài sản với nhau trong sản xuất. Chính vì
vậy, công tác quản lý TSCĐ tại công ty là rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi kế toán TSCĐ
phải luôn phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng sản xuất; và có một hệ
thống chặt chẽ về thủ tục quản lý và sổ sách chứng từ để có thể hạch toán chính xác,
kịp thời, đúng bản chất các biến động về TSCĐ, góp phần cung cấp những thông tin
hữu ích nhằm tăng hiệu quả quản lý TSCĐ.
Sau đây là những nghiên cứu chi tiết của em về vấn đề này tại Công ty Toyota Việt
Nam.


1
PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TOYOTA VÀ

ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ
1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty:
Công ty Toyota Việt Nam (Toyota Motor VietNam_TMV) là một liên doanh có vốn
đầu tư nước ngoài, hoạt động dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, được thành
lập vào 5/9/1995, với số vốn pháp định là 49.14 triệu USD. Các đối tác tham gia liên
doanh lập nên công ty là: Tập đoàn Toyota Nhật Bản (TMC) (tỷ lệ góp vốn 70%), Tổng
công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (20%) (VEAM), Tập Đoàn KUO
(10%).
Lĩnh vực hoạt động chính của VEAM là nghiên cứu phát triển, sản xuất và
kinh doanh các trang thiết bị động lực, thiết bị và máy nông nghiệp, máy kéo, ô
tô, xe máy và phụ tùng, các phương tiện giao thông vận tải thuỷ bộ và các trang
thiết bị cơ khí khác. Các sản phẩm phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu
sang nhiều nước trên thế giới. Trong TMV, phần vốn góp của VEAM là quyền
sử dụng đất.
Đối tác thứ 2 của công ty là tập đoàn KUO Singapore, tập đoàn này kinh
doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dầu thô, các sản phẩm dầu lọc; bất động
sản (xây dựng và quản lý các khu nhà ở cao cấp, các tòa nhà thương mại…;
khách sạn; kinh doanh giải trí và kinh doanh chứng khoán. Tại Việt Nam, tập
đoàn có bề dày lịch sử suốt 15 năm kinh doanh các sản phẩm về dầu. Trong
TMV, KUO đóng vai trò là nhà đầu tư tài chính.
Đối tác thứ 3, cũng là đối tác chính tham gia điều hành hoạt động kinh doanh tại TMV, là Tập Đoàn
Toyota Nhật Bản. Đây là tập đoàn sản xuất ôtô lớn thứ 2 thế giới, với Doanh số hàng năm lên tới 10 triệu
USD, tương ứng sản lượng tiêu thụ 9 triệu xe, tính cả trong nước và xuất khẩu. Năm ngoái lợi nhuận
của Toyota đạt 11,8 tỷ USD. Trong TMV, Tập đoàn Toyota không chỉ góp vốn kinh
doanh mà còn chuyển giao cho TMV những công nghệ lắp ráp ô tô hiện đại, cùng đội
ngũ chuyên gia và các nhà quản lý đến từ Nhật Bản và các nước khác.
Trụ sở chính của công ty được xây dựng tại phường Phúc Thắng, thị xã Phúc
Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Được cấp giấy phép xây dựng vào tháng 9 năm 1995, đến
tháng 8/1996, công ty cho ra đời sản phẩm đầu tiên, là 2 loại xe Hiace và
Corolla. Trong 2 năm 1997, 1998, Công ty mở thêm 2 chi nhánh ở TP.Hồ Chí

2
Minh và Hà Nội; đồng thời khai trương Tổng kho phụ tùng và Nhà máy chính tại
Mê Linh. Cũng trong thời gian này, Công ty cho ra mắt dòng xe Corolla, Hiace
và Camry đời mới.
Trong năm 1999, Toyota Việt Nam đã đầu tư xây dựng một hệ thống bảo vệ môi trường với các
thiết bị xử lý nước hoàn chỉnh, sử dụng các công nghệ tiên tiến để lọc nước thải một
cách hiệu quả trước khi xả ra ngoài. Nhờ đó, công ty đã được nhận chứng chỉ
ISO14001 về môi trường. Cũng trong năm này, TMV đã tung ra thị trường một loại xe
mới: Zace.
Tháng 9 năm 2000, Công ty đã mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng sửa chữa
thân vỏ và sơn. Ngoài ra, nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, công ty lại cho ra mắt 2
mẫu xe mới: Land-cruiser và Camry V6 Grande.
Từ năm 2000 trở đi, hầu như năm nào công ty cũng nghiên cứu tung ra ít nhất một mẫu xe đời mới. Thị
trường tiêu thụ xe liên tục được mở rộng. Thị phần của Toyota ở Việt Nam liên tục tăng và luôn giữ vị trí
dẫn đầu tại Việt Nam. Đến năm 2005, Các sản phẩm của Toyota chiếm 34.7% trên thị trường xe ô tô Việt
Nam, đạt doanh số xe bán là 5602 xe trong 6 tháng đầu năm, đạt thành tích bán 50000 xe kể từ khi bắt
đầu hoạt động.
Đến năm 2006, trong khi phân nửa các hãng ôtô trong nước giảm sút doanh số so
với năm 2005 thì Toyota Việt Nam vẫn đạt được con số tăng trưởng đến 25%, từ
11.813 xe bán ra trong năm 2005 lên con số kỷ lục 14.784 xe bán ra trong năm 2006,
nâng tổng doanh số kể từ khi thành lập lên 72.000 xe.
Tháng 1 năm 2006, Toyota đã tạo ra một bước đột phá mới bằng việc tung ra thị trường dòng xe
Innova mới, là một trong 5 loại xe thuộc Dự án xe đa dụng toàn cầu (IMV). Ngay khi vừa mới ra mắt, xe
Innova đã đạt kỷ lục bán 1000 chiếc trong một tháng, và kỷ lục 10000 chiếc trong tổng số 14784 xe được
tung ra trong năm 2006 đó.
Không chỉ có những bước đi tích cực trong hoạt động mở rộng thị phần, công ty cũng đã có nhiều nỗ
lực trong quá trình nội địa hoá sản xuất tại Việt Nam; đối với xe Innova, tỷ lệ này lên tới 45%. Hơn 10 năm
xây dựng và phát triển, TMV đã tích cực phát triển mạng lưới các nhà cung cấp phụ tùng trong nước của

mình: số nhà cung cấp phụ tùng trong nước tính đến nay là 9 nhà cung cấp, và công ty còn có kế hoạch
mở rộng hơn nữa trong tương lai. Không những thế, tháng 3 năm 2003, Toyota Việt Nam đã
khai trương nhà máy sản xuất chi tiết thân xe ô tô đầu tiên tại Việt Nam. Những hoạt
động trên đã thể hiện nỗ lực của Toyota Việt Nam trong quá trình thực hiện nội địa
hoá, góp phần đáng kể cho sự phát triển của nền công nghiệp Việt Nam.


3
Đến nay, Tổng vốn đầu tư của Công ty lên đến khoảng 90 triệu USD, hoạt
động kinh doanh chủ yếu là sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loại xe của
Toyota, và cung cấp các dịch vụ sau bán hàng, với số lượng nhân viên lên đến
875 người (tính đến tháng 6 năm 2006), không kể mạng lưới Đại Lý rộng khắp
cả nước (Hà Nội, Hải Phòng, Đà nẵng, Buôn ma thuột, Đồng Nai và TP Hồ Chí
Minh).
Nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập và hoạt động tại Việt Nam của TMV,
Tháng 9 năm 2005, Chủ tịch nước đã trao Huân chương lao động hạng 3 cho
những đóng góp của Toyota đối với nền công nghiệp Việt Nam.
Tháng 1 năm 2006, TMV đã vinh dự được nhận giải thưởng Rồng Vàng (giải
thưởng của báo Thời báo kinh tế Việt Nam) cho sản phẩm chất lượng cao được người
tiêu dùng ưa chuộng lần thứ 5 liên tiếp (2001-2005). Với thành tích ấn tượng đó, TMV
đã được trao tặng Giải thưởng Đặc biệt cho công ty được nhận giải thưởng Rồng Vàng
5 lần liên tiếp.
Đạt được những thành tích đáng kể như vậy là nhờ Toyota đã xây dựng cho mình
một phong cách riêng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua việc lập ra các
chính sách cụ thể cho từng loại hình hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh
doanh; và luôn đảm bảo sao cho các chính sách đó được thực thi một cách chặt chẽ
nhất.
1.2. Tổ chức kinh doanh:
1.2.1. Đặc điểm và phương pháp sản xuất:
1 .2.1.1. Đ ặc điểm kinh doanh:

Công ty Toyota Việt Nam (TMV) là công ty sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loại
ôtô nhãn hiệu Toyota như COROLLA, HIACE, CAMRY, VIOS, INNOVA và cung
cấp dịch vụ sau bán hàng như sửa chữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hiệu
Toyota rộng khắp trên lãnh thổ Việt Nam.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty:



4
a. Sản phẩm chính_ô tô:
Tính đến năm 2007, Toyota Việt Nam đã lần lượt tung ra thị trường 7 loại xe mang
thương hiệu Toyota, trong đó công ty đã ngừng sản xuất xe Zace từ năm 2006, thay vào
đó là xe Innova.
Các sản phẩm của Toyota được phân cấp thị trường theo thu nhập, sở thích, lứa tuổi,
đối tượng hoặc để phục vụ cho các mục đích khác nhau như kinh doanh, thương mại,
hay phục vụ cho gia đình. Cụ thể như xe Innova là dòng xe đa dụng, có thể dùng trong
các doanh nghiệp để phục vụ cho công tác, kinh doanh hoặc có thể dùng cho nhu cầu
gia đình, với giá cả phải chăng, có thể chập nhận được đối với những đối tượng khách
hàng thu nhập không cao (xấp xỉ 28000-29000$). Hay xe Vios cũng dùng cho đối
tượng có thu nhập thấp (xấp xỉ 25 000$). Hoặc xe Camry_với kiểu dáng thiết kế sang
trọng, hiện đại và mạnh mẽ, với những tiện nghi công nghệ hàng đầu được coi là dòng
xe sedan hạng trung cao cấp, dành cho đối tượng có thu nhập cao, muốn khẳng định
đẳng cấp của bản thân (với mức giá từ 52000$ đến 65000$). Xe Hiace thì lại được sản
xuất với mục đích chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Khác
với những dòng xe trên, xe Land Cruise lại chú trọng tính năng vận chuyển, dành cho
những người đứng đầu luôn đánh giá cao sức mạnh khả năng của bản thân và mọi
phương tiện có trong tay. Cuối cùng, Xe Corolla lại là loại xe kiểu dáng thể thao, dành
cho giới trẻ.
b. Dịch vụ sau bán hàng và cung cấp phụ tùng, phụ kiện chính hiệu:
Bên cạnh việc cung cấp ô tô, TMV còn cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như sửa

chữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hãng của Toyota. Dịch vụ sau bán hàng
được Toyota Việt Nam rất coi trọng, công ty cho rằng đó chính là một trong những bí
quyết thành công của công ty.
Để đảm bảo cho khách hàng của mình luôn nhận được dịch vụ chất lượng cao đáp
ứng tiêu chuẩn của Toyota, công ty đã thiết lập mối quan hệ mật thiết với mạng lưới
các đại lý trên khắp toàn quốc. Mạng lưới các đại lý của Toyota luôn phải đảm bảo có
thể mang lại dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng với đội ngũ kĩ thuật viên tay nghề cao,
trang thiết bị xưởng dịch vụ hiện đại và hệ thống cung cấp phụ tùng, phụ kiện chính
hiệu. Đồng thời để đảm bảo chất lượng dich vụ luôn đáp ứng được yêu cầu của khách


SX Ô TôDịch vụ Cung cấp Phụ
tùng chính hãng
Xuất khẩu
phụ tùng
CÔNG TY
5
hàng, công ty đã thành lập trung tâm đào tạo tại trụ sở chính (thị xã Phúc Yên) với chức
năng đào tạo và bổ sung kiến thức cho các kỹ thuật viên.
Một trong những yếu tố được Toyota coi trọng hàng đầu chính là chính sách bảo
hành. Thời hạn bảo hành cơ bản bắt đầu khi xe được giao cho chủ xe, kéo dài trong
vòng 36 tháng hay 100000 km. Trong thời gian đó Toyota đảm bảo sẽ sữa chữa hoặc
thay thế bất kỳ phụ tùng nào của xe Toyota trong điều kiện hoạt động bình thường do
nguyên liệu không tốt hay do lỗi lắp ráp, đồng thời công ty có chính sách bảo dưỡng
định kỳ cho các xe ô tô. Chính sách bảo hành vẫn được thực hiện trong trường hợp có
sự chuyển nhượng.
c. Hoạt động xuất khẩu phụ tùng:
Trung tâm xuất khẩu phụ tùng của Toyota, thành lập tháng 7 năm 2004 là trung tâm
đầu tiên tại Việt Nam xuất khẩu phụ tùng ô tô ra thị trường thế giới. Các sản phẩm xuất
khẩu chủ yếu là van tuần hoàn khí xả, ăng ten và bàn đạp chân ga…Đây là hoạt động

kinh doanh thương mại của Toyota Việt Nam: công ty nhập phụ tùng từ các nhà sản
xuất trong nước, đặc biệt là các khu chế xuất, sau đó xuất khẩu các phụ tùng này sang
các công ty khác thuộc hệ thống Toyota đang sản xuất dòng xe đa dụng. Thị trường
xuất khẩu chủ yếu là 8 nước đang sản xuất xe đa dụng toàn cầu của Toyota gồm Thái
Lan, Indonesia, Philippin, Malaysia, Ấn Độ, Argentina, Nam Phi và Venezuêla. Trong
năm 2007, công ty còn dự kiến xuất khẩu sang Pakistan và Đài Loan. Theo kết quả
thống kê năm 2006, tổng giá trị xuất khẩu của Toyota đạt xấp xỉ 20 triệu USD, nâng
tổng giá trị xuất khẩu lên đến 45 triệu USD trong vòng 2 năm rưỡi. Sự kiện này đã góp
phần nâng cao vị thế của nền công nghiệp ô tô Việt Nam trên thị trường thế giới. Ta có
thể nhìn thấy sự phát triển đó thông qua biểu đồ:
Biểu đồ 1.1:


6
1 .2.1.2.Phương pháp Sản Xuất :
Giống như tất cả các công ty thuộc Tập đoàn Toyota, Toyota Việt Nam đảm bảo các
tiêu chuẩn chất lượng cao nhất cho tất cả các sản phẩm do mình sản xuất và bán ra. Với
lịch sử trên 30 năm, "Hệ thống Sản xuất Toyota" là một hệ thống quản lý sản xuất do
Toyota tạo ra đã được nhiều công ty áp dụng ở các nước khác nhau trên toàn thế giới
nhằm tối ưu hóa năng suất và chất lượng.
Những đặc trưng của "Hệ thống sản xuất Toyota" gồm:
JIT (Just In Time - đúng lúc / kịp thời)
JIT là hệ thống nhằm giảm tối thiểu tính không hiệu quả với việc cung cấp chính xác
những chi tiết cần thiết cho mỗi công đoạn sản xuất.
JIDOKA
JIDOKA là một hệ thống sản xuất tự điều chỉnh nhằm duy trì chất lượng cao bằng cách
yêu cầu mỗi người công nhân là một giám sát viên trong khi thực hiện những nhiệm vụ
lắp ráp của họ.
KAIZEN
KAIZEN là triết lý "Cải tiến không ngừng" nhằm khuyến khích tất cả mọi thành viên

của công ty luôn phấn đấu vì năng suất và chất lượng cao nhất.
Công ty luôn tiếp tục nâng cao năng suất của mình bằng cách sử dụng một Hệ thống
sản xuất được tối ưu hóa trong những điều kiện sản xuất tại Toyota.
Ngoài ra, để khuyến khích và đẩy mạnh hơn nữa các tính sáng tạo của các cá nhân
nói riêng và hoạt động cải tiến nói chung của bộ phận sản xuất, từ tháng 1 năm 2002,
Toyota Việt Nam đã áp dụng "Hệ thống đề xuất ý kiến" (Suggestion System). Bất kể ai


7
có một ý tưởng hay đều có thể sử dụng mẫu Phiếu Đề xuất Ý kiến để trình bày ý tưởng.
Các ý tưởng đề xuất sẽ được xem xét. Những đề xuất hay sẽ được nghiên cứu để áp
dụng thực hiện. Trên thực tế, một số đề xuất đã được Toyota Việt Nam áp dụng trên
dây chuyền sản xuất một cách có hiệu quả.
Chính nhờ phương pháp sản xuất phù hợp với đặc thù loại hình kinh doanh, chính
sách khuyến khích sự cải tiến, sáng tạo và thường xuyên áp dụng những công nghệ mới
vào sản xuất nên sản xuất đạt hiệu quả cao, luôn đảm bảo chất lượng, đáp ứng kịp thời
nhu cầu của khách hàng. Đó chính là một trong những nguyên nhân giúp thương hiệu
Toyota ngày càng được mở rộng trên thế giới cũng như tại Việt Nam như hiện nay.
1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Toyota Việt Nam là công ty lắp ráp và sản xuất ôtô, do vậy, nguyên vật liệu đầu vào
chủ yếu là linh kiện lắp ráp nhập khẩu từ các công ty thuộc tập đoàn Toyota Nhật Bản.
Các tấm thép dùng cho xưởng dập cũng được nhập về từ nước ngoài. Tuy nhiên, công
ty cũng đang nỗ lực nội địa hoá hoạt động sản xuất ô tô. Hiện nay, tỷ lệ nội địa hóa đạt
được khá lớn: chiếm 10% - 20% tùy thuộc vào từng loại xe (một số loại linh kiện được
sản xuất trong nước như: ghế, dây điện, ăng ten, bộ dụng cụ, bộ âm thanh, ắc quy,
thảm…). Ngoài ra, nguyên vật liệu chính còn bao gồm hàng sơn được mua từ nhà sản
xuất trong nước: Sơn Nippon Việt Nam.
Ta có sơ đồ :
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ sản xuất sản phẩm chính của công ty:
Theo sơ đồ, các miếng thép nhập khẩu được đưa về xưởng Dập, để tạo thành sàn xe

và vỏ thân xe rồi đưa sang xưởng Hàn, cùng những linh kiện lắp ráp khác để hàn các
chi tiết với nhau, tạo thành hình dáng khung thân xe; sau đó là Sơn các chi tiết, ở công


Nguyên
vật liệu
chính (linh
kiện lắp
ráp)
DẬP
HÀN SƠN
LẮP
RÁP
HOÀN
CHỈNH
XE
Thép
Nguyên
Vật Liệu
Chính
(Sơn)
Các linh kiện,
phù tùng khác
(gồm linh kiện
nội địa hóa…)
8
đoạn này cũng nhập nguyên vật liệu chính là hàng sơn, cuối cùng chúng được đưa sang
bộ phận lắp ráp để lắp ráp thành chiếc xe hoàn chỉnh. Cuối cùng là công đoạn kiểm tra
chất lượng xe và chạy thử. Trước khi xe được xuất đem đi tiêu thụ sẽ được sơn lại và
kiểm tra chất lượng lại một lần nữa.

Như vậy, hoạt động sản xuất được tổ chức theo dây chuyền, mỗi một công đoạn sản
xuất là một phân xưởng. Trong các phân xưởng sản xuất lại có thể được tách ra theo
từng mẫu mã, loại xe nếu cần thiết.
Mặt khác, để đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, công ty còn có một số bộ
phận khác nhằm hỗ trợ cho hoạt động sản xuất như bộ phận bảo dưỡng, hậu cần (quản
lý các kho vật liệu, phụ tùng và vận chuyển vật liệu đến nơi sản xuất) và tổng kho sản
xuất (quản lý, cung cấp công cụ, dụng cụ và những đồ dùng khác phục vụ hoạt động
sản xuất).
Tóm lại, hoạt động sản xuất tại Toyota được tổ chức khá chặt chẽ, nhằm luôn đảm
bảo hiệu quả sản xuất tại công ty đạt mức cao nhất, với chất lượng đảm bảo nhất.
1.2.4. Đặc điểm công nghệ sản xuất:
Công ty Toyota Việt Nam là một công ty nằm trong hệ thống Toyota thuộc Tập đoàn
Toyota Nhật Bản, vì vậy, công ty được chuyển giao nhiều công nghệ về sản xuất, lắp
ráp ô tô của Tập đoàn Toyota. Tuy Toyota không có nhiều bằng phát minh sáng chế
như các hãng General Motor hay Ford, nhưng chất lượng những sản phẩm mang
thương hiệu Toyota luôn được đảm bảo ở mức độ cao nhất, bởi Toyota sở hữu những
kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ ô tô thế giới. Chính vì vậy, công
nghệ mà Toyota Việt Nam đang sử dụng là những công nghệ thuộc hàng tiên tiến nhất
thế giới. Không những thế, phương châm của Toyota là luôn nỗ lực phát triển khoa học
công nghệ không ngừng. Do vậy công nghệ sản xuất, lắp ráp tại Toyota Việt Nam cũng
thường xuyên được cải tiến và đổi mới, kể cả công nghệ sơn nhúng tĩnh điện âm cực,
đảm bảo cho lớp sơn hoàn thiện có chất lượng cao nhất, và những ưu việt khác như
băng chuyền trên cao nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lắp ráp và giảm sự mệt mỏi
cho công nhân bằng cách duy trì dây chuyền lắp ráp ở độ cao tối ưu cho mỗi một thao
tác.
Bên cạnh những cam kết về chất lượng bằng những công nghệ sản xuất đảm bảo
nhất, công ty còn cam kết bảo vệ môi trường với một hệ thống xử lý chất thải đạt tiêu
chuẩn ISO14000.

HOÀN
CHỈNH
XE
9
Như vậy, có thể khẳng định rằng, chính nhờ việc sử dụng những công nghệ tiên tiến
trong hoạt động sản xuất và bảo vệ môi trường đã giúp công ty khẳng định được vị trí
của mình như hiện nay.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Công ty Toyota Việt Nam có trụ sở chính tại Phúc Yên, Vĩnh Phúc. Và 2 chi nhánh
là Toyota Kim Liên – Hà Nội và trong thành phố Hồ Chí Minh; ngoài ra công ty còn có
một kho phụ tùng tại Bình Dương. Các chi nhánh và kho này chỉ tiến hành các hoạt
động xúc tiến thương mại, lưu trữ hàng hóa và bán phụ tùng chính hãng, còn tất cả các
hoạt động khác là ở trụ sở chính. Toyota có một mạng lưới các nhà phân phối khắp cả
nước (16 Đại Lý); tuy nhiên, các nhà phân phối này là các pháp nhân độc lập, hoạt
động theo hình thức mua đứt, bán đoạn.
Toyota có hệ thống quản lý theo chức năng: một Tổng Giám Đốc là ông
N.Murakami (Nhật Bản) và một phó Tổng Giám Đốc là ông Quản Thắng (đến từ
VEAM); dưới đó có 3 Giám Đốc quản lý 5 bộ phận khác nhau của công ty.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ mô tả bộ máy quản lý:
1.3.1. Bộ phận Sản Xuất:
Hoạt động chủ yếu của Toyota Việt Nam là sản xuất lắp ráp ô tô. Vì vậy, bộ phận
sản xuất là bộ phận có số lượng phòng ban lớn nhất và số nhân sự lớn nhất trong Công
Ty.


Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám
Đốc
Giám Đốc
Sản Xuất

Giám Đốc
Marketing
Giám Đốc
Hành Chính,
Tài Chính
10
Bộ phận sản xuất có 4 Trưởng phòng quản lý 8 phòng ban, với sự hỗ trợ của các Phó
phòng. Mỗi phòng lại được chia ra làm các nhóm, chuyên trách những công việc cụ thể:
- Phòng Mua hàng:
• Quản trị mua hàng
• Quản trị Chi phí
- Phòng Kỹ thuật sản xuất: được phân làm bốn nhóm, quản lý về mặt kỹ thuật dựa
trên bốn giai đoạn của quá trình sản xuất: Dập, Sơn, Hàn và Lắp ráp.
- Phòng Quản lý sản xuất chung:
• Quản lý sản xuất và Hậu cần
• Quản lý phụ tùng, công cụ, dụng cụ
• Kế hoạch sản xuất
• Quản lý xuất phụ tùng
- Phòng Quản lý chất lượng
- Phòng Quản lý thiết bị sản xuất:
• Quản lý thiết bị về mặt kỹ thuật.
• Bảo dưỡng
- Phòng Sản Xuất_Xưởng 1: Thực hiện 2 công đoạn đầu tiên của quá trình sản
xuất:
• Dập
• Hàn
- Phòng Sản Xuất_Xưởng 2: Thực hiện 2 công đoạn còn lại của quá trình sản
xuất, và thực hiện các dự án, các sản phẩm đang trong quá trình thử nghiệm
• Sơn
• Lắp ráp

• Dự án: đây là bộ phận đặc biệt,
chuyên thực hiện các dự án, nghiên cứu các mẫu xe mới; hoặc
nghiên cứu các ý tưởng cải tiến trong sản xuất (Kaizen); hoặc
nghiên cứu hệ thống sản xuất đặc trưng của Toyota.
- Phòng Hành Chính_Sản Xuất: có chức năng quản lý các hoạt động nhằm cải
thiện năng lực sản xuất của công nhân viên: đảm bảo sức khoẻ, an toàn và hoạt
động giáo dục đào tạo (dạy Tiếng Nhật, lái xe ô tô, tay nghề, các kỹ năng văn
phòng…).


Tài chính Hành Chính
Kiểm toán
nội bộ
Sản Xuất Marketing
11
1.3.2. Bô phận Marketing:
Gồm 3 trưởng phòng, lãnh đạo ba lĩnh vực hoạt động khác nhau của phòng
Marketing: Dịch vụ sau bán hàng, Quảng cáo và Quản lý bán hàng.
Trong hoạt động Dịch vụ sau bán hàng gồm có các phòng:
- Tiếp thị sau bán hàng: gồm các nhóm tư vấn cho khách hàng, chăm sóc khách
hàng, tiếp xúc với khách hàng.
- Dịch vụ sửa chữa, tư vấn kỹ thuật, bảo hành và đào tạo kỹ thuật viên
- Quản lý bán hàng:
• Hoạt động quảng cáo.
• Các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứư sản phẩm mới…
• Quản lý hoạt động bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, định giá sản phẩm
- Hoạt động vận chuyển hàng hoá đem bán và các hoạt động hỗ trợ khác cho công
tác bán hàng.
Quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm các công việc lập kế hoạch bán hàng,
nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, định giá sản phẩm và (chi nhánh Hà

Nội_Kim Liên).
1.3.3. Bộ phận Hành chính, Tài chính: do một Giám đốc quản lý chung và 3
Trưởng phòng điều hành ba bộ phận Hành Chính, Tài Chính và Kiểm toán Nội bộ:
1.3.3.1. Bộ phận Hành Chính:
Gồm 3 phòng:
- Phòng Nhân lực: quản lý các vấn đề về nhân lực như tuyển dụng, đào tạo và
quản trị nhân lực
- Phòng Hành chính: chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề chung của công ty như
phúc lợi, giải trí, ăn uống của công nhân viên và vấn đề an ninh trong công ty…
- Phòng Mua hàng: có nhiệm vụ mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động
của văn phòng và các hoạt động tập thể (cả thường xuyên và không thường
xuyên).
- Phòng Xuất Nhập Khẩu: chịu trách nhiệm mọi hoạt động xuất nhập khẩu của
công ty, từ việc giao dịch với đối tác, vận chuyển và làm việc với cơ quan hải
quan.
- Phòng hệ thống: có nhiệm vu đảm bảo cho mạng nội bộ của công ty được thông
suốt, giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ thông tin như triển khai các


12
phần mềm ứng dụng, sửa chữa phần cứng và phần mềm máy tính, quản lý hệ
thống, cơ sở dữ liệu của công ty.
1.3.3.2. Bộ phận tài chính:
Gồm 3 phòng:
- Phòng Kế toán: có chức năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lập các báo
cáo tài chính; báo cáo thuế.
- Phòng Ngân sách: Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách của công ty; phân phối
ngân sách đến các bộ phận và quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi.
- Phòng Tài chính: có chức năng quản lý tài chính của công ty, quản lý tình hình
thanh toán của công ty.

1.3.3.3. Kiểm toán nội bộ: có chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kế toán
của công ty, đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán.
1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán:
1.4.1. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty là một phòng trong bộ phận Tài Chính của công ty, là
khu vực nòng cốt của bộ phận Tài Chính và có mối quan hệ mật thiết với các phòng các
trong bộ phận Tài Chính.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty có 2 chi nhánh và một
kho, nhưng ở các bộ phận này chỉ có kế toán tiền mặt. Để có thể quản lý như vậy được
là nhờ phần lớn các nghiệp vụ thanh toán đều được thực hiện qua Ngân Hàng, kể cả
việc thanh toán lương cho nhân viên. Thậm chí việc lưu trữ chứng từ cũng thực hiện ở
trụ sở chính, các chi nhánh và kho chỉ tiến hành hoạt động kinh doanh.
Các kế toán viên trong Phòng Kế toán được bố trí làm việc theo từng phần hành.
Trong mỗi phần hành, các công việc được phân công cụ thể cho từng người. Kết quả
làm việc luôn được kiểm tra lại 2 lần theo một chu trình chặt chẽ trước khi chúng được
phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái vào thời điểm cuối kỳ nhằm đảm bảo sẽ không
xảy ra bất cứ sai sót nào trong công tác hạch toán kế toán sau khi đã khoá sổ.


13
1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:
Công tác kế toán được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, nhằm xây dựng một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy trong các
thông tin kế toán.
Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán Nhật Ký chung, ứng dụng trên phần mềm trọn
gói Oracle, bao gồm 7 phần hành (Module) (xem sơ đồ trang sau):
- Module Tiền mặt
- Module Mua hàng
- Module phải trả
- Module Phải thu

- Module Tài Sản Cố Định
- Module Vật Liệu
- Module Sổ cái
Giao dịch hàng ngày khi phát sinh sẽ được cập nhật vào hệ thống dữ liệu ở các
Module Tiền Mặt, Mua hàng, Phải trả, Vật liệu, Tài sản cố định. Giao dịch ở các
Module sẽ được nhập vào Module Sổ cái dưới hình thức Nhật ký chung. Kế toán tổng
hợp sẽ kiểm tra, so sánh, đối chiếu với sổ chi tiết và báo cáo ở các Module và thực hiện
việc chuyển Sổ cái. Hệ thống sẽ tự động in Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo tài
chính.
Ngoài ra công ty còn sử dụng 1 phần mềm ngoài Oracle nữa là phần mềm tính giá
thành.


Kế
toán
phải
trả
Kế
toán
phải
thu
Kế
toán
TS
CĐ
Kế toán
hàng
tồn kho
Kế toán
Tổng Hợp

Kế toán
tiền mặt
và
TGNH
Kế toán
tính
giá
thành
Trưởng Phòng Tài Chính
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
14
1.4.3. Các chính sách kế toán chung tại Toyota Việt Nam:
(dựa trên Thông tư số 2989 TC/CĐKT về chế độ kế toán tại công ty Toyota Việt Nam,
ngày 28 tháng 3 năm 2002, và các tài liệu bổ sung):
- Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt
Nam (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20 tháng 3 năm 2006), và


Chứng từ Gốc
Nhập Dữ liệu
Module Phải trả
Module Phải thu
Tất cả các giao dịch liên
quan đến việc mua và
bán hàng, thu và chi tiền.
Sổ tiền mặt và TGNH
Module Mua
Hàng
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán Công ty ô tô Toyota Việt Nam
Thực hiện trên ứng dụng Oracle

15
các chuẩn mực kế toán được ban hành trong 5 đợt vừa qua (ban hành theo các Quyết
Định, Thông tư hướng dẫn của bộ Tài chính về chuẩn mực kế toán).
- Ngôn ngữ chính thức được sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam và tiếng Anh.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong kế toán: Đồng Việt Nam. Các đồng tiền
khác phát sinh được ghi theo nguyên tệ và phải đựơc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ
giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị
trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời
điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Ngoài ra, do số lượng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ khá lớn, mặt khác để
tiện cho các nhà quản lý nước ngoài quản lý và điều hành công việc nên hệ thống kế
toán mà công ty sử dụng có hai bộ số liệu: một bằng đơn vị Đồng Việt Nam, một bằng
Đồng Đô la. Khi kế toán phản ánh các ngiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống (bằng
tiền VND hoặc USD-tùy loại nghiệp), hệ thống kế toán sẽ tự động chuyển đổi tỷ giá
sang tiền Việt Nam Đồng và tiền Đô la Mỹ.
- Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo đơn vị đo lường chính thức của Việt
Nam.
Ngoài ra, do đặc thù hoạt động của công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ có ngoại tệ, Công
ty có sử dụng hai hệ thống tiền tệ hoạt động song song, hệ thống phần mềm kế toán sẽ
tự động đổi từ Tiền VND sang USD hoặc ngược lại theo tỷ giá đã được kế toán cập
nhật mỗi ngày, khi nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống.
- Năm tài chính: từ ngày 01/04 hàng năm đến ngày 31/3 năm tiếp theo.
Kỳ lập báo cáo là hàng tháng,
Thời gian lập là vào đầu tháng, trong vòng 7 ngày.
Nơi nộp báo cáo là Trưởng phòng Tài Chính; Giám đốc hành chính, tài chính; Tổng
giám đốc, phó Tổng giám đốc Công ty.
Hằng năm, công ty lập Báo cáo Tài Chính nộp lên các Cơ quan Tài chính, Cơ quan
thuế, Cơ quan thống kê, Cơ quan đăng ký kinh doanh và các pháp nhân tham gia góp
vốn.
- Về khấu hao Tài Sản Cố Định: Phải thực hiện theo đúng các quy định trong Chế độ

quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ (ban hành theo Quyết định số 206/2003/QĐ-
BTC. Mọi loại tài sản được xác định thời gian sử dụng và đăng ký khấu hao ngay từ khi
thành lập công ty.


Module Phải trả
Module Phải thu
Tất cả các giao dịch liên
quan đến việc mua và
bán hàng, thu và chi tiền.
NHẬT KÝ CHUNG
CHUYỂN MODULE SỔ CÁI
Sổ Cái
Bảng Cân Đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ chi tiêt
Module Vật Liệu
Module TSCĐ
Giao dịch phát sinh hàng ngày, thường xuyên hoặc định kỳ kế toán
Đối chiếu
Giao dịch nội bộ giữa các Module
16
- Hoá đơn bán hàng phải sử dụng mẫu in sẵn do Bộ tài chính phát hành; mẫu hoá đơn
bán hàng tự in, phải đăng ký với Tổng cục Thuế và phải được Tổng cục Thuế chấp
thuận trước khi sử dụng.
1.4.4. Phần mềm kế toán sử dụng:
Công ty sử dụng phần mềm Oracle để vận hành hệ thống kế toán. Phần mềm Oracle
được xây dựng không chỉ phục vụ cho hoạt động kế toán mà cả hoạt động quản lý kế
toán và quản lý ngân sách.

1.4.4.1. Thủ tục quản lý, sử dụng phần mềm:
Hệ thống Oracle chia làm 7 phần hành hoàn toàn riêng biệt, độc lập trong sử dụng và
tra cứu thông tin. Mỗi một kế toán viên được tạo cho một cái tên và một mật khẩu để sử
dụng, kèm theo đó là quyền truy nhập vào các phần hành với tư cách là người kế toán
viên hay là người quản lý (của mỗi phần hành hay của cả hệ thống). Với tư cách là
người quản lý, phần mềm sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp các công cụ tra cứu thông tin
hiệu quả nhất, các công cụ để kiểm tra, phê chuẩn và chỉnh sửa.
Do mỗi người có một tên và mật khẩu riêng để sử dụng nên Oracle có chức năng tự
động ghi lại tên người hạch toán nghiệp vụ, người phê chuẩn, ngày giờ hạch toán…
Điều đó đã giúp đề cao tính chịu trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của
mình.
1.4.4.2. Phương thức hạch toán:
Phần mềm Oracle của công ty Toyota có nhiều điểm khác biệt với những phần mềm
kế toán thông thường:
Thứ nhất, Oracle quản lý nghiệp vụ theo từng lô, mỗi lô bao gồm các nghiệp vụ có
cùng tính chất, hoặc có liên quan đến nhau. Cách tạo lập các lô tuỳ theo đặc trưng của
mỗi phần hành. Trong từng phần hành, mỗi nghiệp vụ đều phải bao gồm đầy đủ các
thông tin về loại nghiệp vụ (tuỳ phần hành), tên và mã số của đối tác, các nhà cung cấp
hoặc nhân viên, số hoá đơn, ngày hoá đơn, giá trị trong hoá đơn, giá trị từng khoản
mục, ngày đổi tỷ giá, diễn giải nghiệp vụ, mã tài khoản…
Thứ 2, Oracle sử dụng hệ thống mã Tài khoản rất linh hoạt, không chỉ bao gồm số
hiệu tài khoản, mà còn bao gồm một số mã chứa đựng nhiều chiều thông tin khác,
nhằm xác định rõ những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ. Ta có kết cấu mã tài khoản
của công ty:



17
Khi hạch toán một nghiệp vụ phát sinh, kế toán không chỉ phải xác định hạch toán như
thế nào mà còn cần phải hiểu và phản ánh lên mã Tài Khoản xem các nghiệp vụ đó phát

sinh ở phòng ban nào, khu vực nào hoặc liên quan đến loại sản phẩm nào, nằm trong dự
án nào… (nếu có).
Thứ 3, trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều
được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ
được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia
thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận
hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả
tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với
việc chấp nhận thanh toán...
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ như vậy, công ty có
sử dụng các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm
định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Mặc dù đây là một điểm
khác biệt so với chế độ kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động
của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi, không làm
ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, và có thể dựa vào số dư của các tài
khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Thứ 4, Oracle là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát
sinh trong một tổ chức kinh tế, nó không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán
nào đã hạch toán vào hệ thống . Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực
hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì
mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán
do hệ thống cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác
bên ngoài công ty.


0000. 00000000. 000. 0000. 01. 000000
Mã các
phòng
ban
Số Tài

khoản hạch
toán kế toán
(chi tiết đến
8 chữ số)
Mã
sản
phẩm
Mã
dự
án
Mã Kho
dự trữ
hàng hóa
Tên
Công
Ty
18
Thứ 5, Oracle cho phép hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên: cơ chế dữ liệu
tập trung của Oracle cho phép hợp nhất số liệu của các chi nhánh thuận tiện và dễ dàng.
Việc duy nhất mà kế toán phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà
hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành
viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống Oracle được thực hiện đơn giản.
Như vậy, chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên
hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất
kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Với việc sử dụng Oracle, kế toán không chỉ có nhiệm vụ cung cấp thong tin mà còn
giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống
phản ánh.
2.2.4.3. Tác dụng của phần mềm kế toán đối với công tác hạch toán và kế toán quản
trị:

Với cách quản lý theo lô như vậy, cộng với những quy định thống nhất trong khi
hạch toán, và việc phải xác định chính xác các thành phần của mã Tài khoản giúp kế
toán viên dễ dàng tìm kiếm, bổ sung các nghiệp vụ có liên quan; đồng thời tạo sự liên
kết chặt chẽ giữa các kế toán, giúp các kế toán cấp cao có thể kiểm tra, chỉnh sửa và
phê chuẩn được dễ dàng. Ngoài ra, phương thức hạch toán như vậy còn có tác dụng rất
lớn trong công tác hạch toán chi phí, giá thành vào thời điểm cuối kỳ, cũng như trong
công tác kế toán quản trị-giúp quản lý được các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận nào,
vì sao, có phù hợp với lợi ích mà những khoản chi đó mang lại không…
Như vậy, việc sử dụng phần mềm Oracle đã góp phần quan trọng trong công tác hạch
toán kế toán tại công ty. Nó làm tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của các kế toán viên,
đồng thời giảm đáng kể các sai sót xảy ra trong quá trình hạch toán một số lượng lớn
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu
KT trong Oracle luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh
doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Như vậy, trên hệ thống Oracle, Kế toán không những là nơi ghi nhận và cung cấp
thông tin, mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số
liệu mà hệ thống phản ánh.
1.4.5. Hệ thống sổ sách:


19
- Sổ Tổng Hợp: Sổ Nhật ký Chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các Tài Khoản
- Sổ, thẻ Kế Toán Chi tiết: Sổ TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Kho;
Sổ Chi Tiết Vật tư, Sản Phẩm;
Sổ Chi Phí sản xuất;
Bảng Tổng hợp giá thành sản phẩm, dịch vụ;
Sổ chi tiết Tạm ứng, Tiền mặt, TGNH,
Sổ chi tiết Thanh toán với Nhà cung cấp, Thanh toán với Khách Hàng
Sổ chi tiết thanh toán với nội bộ, thanh toán với Nhà Nước

1.4.6. Hệ thống Báo cáo Tài Chính:
Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh.
Các Báo cáo quản trị.
Báo Cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho Nguyên Vật Liệu
Báo cáo tổng hợp hàng Nhập kho theo người bán, theo mặt hàng
Báo cáo Khấu hao lũy kế…
1.5. Đặc điểm chung chi phối công tác kế toán TSCĐ:
1.5.1. Ảnh hưởng của đặc điểm phát triển kinh doanh và hoạt động sản xuất
kinh doanh:
Công ty Toyota Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển trên 10 năm. Trong quá
trình đó, công ty đã không ngừng cải tiến năng lực sản xuất; liên tục cho ra đời những
dòng xe, mẫu xe mới; Ngoài ra, công ty còn tiến hành các hoạt động bảo vệ môi trường
một cách tích cực. Đồng thời, công ty còn mở rộng quy mô bằng cách mở thêm hai chi
nhánh, một tổng kho phụ tùng và một trung tâm xuất khẩu. Sự mở rộng quy mô như
vậy khiến cho công ty có hai lần đầu tư lớn về TSCĐ: năm 1997 và 1998. Sự mở rộng
quy mô như vậy lại khiến cho công tác kế toán TSCĐ thêm khó khăn, vì công ty chỉ có
kế toán tiền mặt tại các chi nhánh còn mọi hoạt động ở các phần hành khác và toàn bộ
chứng từ lien quan đều được quản lý tại trụ sở chính của công ty. Công tác kế toán phải
thực hiện từ xa và một năm chỉ có 2 lần đi kiểm kê thực tế.
Ngoài ra, chính vì luôn có sự cải tiến về năng lực sản xuất và mẫu mã sản phẩm nên
tại Toyota luôn có sự đầu tư mua sắm TSCĐ mới hàng năm; có những trường hợp công
ty mua về những tài sản để gắn thêm lên những TSCĐ cũ để cải tiến. Bản thân những
tài sản mới mua về này không đủ những tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, nếu chúng để
tách riêng. Tuy nhiên vì có gắn với các TSCĐ khác nên chúng vẫn được ghi nhận là


20
TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng theo như quy định trong QĐ 206/2003 của Bộ Tài
Chính.
Về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty còn kinh doanh dịch vụ và xuất khẩu

ngoại trừ hoạt động chính là sản xuất ô tô. Các hoạt động này cũng cần sử dụng một số
TSCĐ tuy nhiên chúng được diễn ra hầu hết ở các chi nhánh và đôi khi có sự thay đổi
mục đích sử dụng TSCĐ do có sự chuyển giao tài sản giữa những mảng kinh doanh
khác nhau của công ty, vậy nên công tác kế toán TSCĐ cũng gặp thêm khó khăn.
1.5.2. Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý:
Hầu hết các TSCĐ của công ty là mua từ những công ty nằm trong hệ thống Tập
Đoàn Toyota. Tuy nhiên, công ty Toyota Việt Nam là một pháp nhân hoàn toàn độc lập
với những công ty khác của Tập Đoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy việc hạch toán các
nghiệp vụ tăng TSCĐ hoàn toàn được ghi nhận như đối với các đối tác bên ngoài.
Theo sơ đồ, bộ máy quản lý của công ty chia làm 3 mảng chính: Sản xuất,
Marketing, Hành chính-Tài Chính-Kiểm soát nội bộ. Trong mỗi bộ phận lại có nhiều
phòng ban, làm các nhiệm vụ khác nhau. Quy mô công ty lớn nên các hoạt động phát
sinh nhiều không chỉ về số lượng mà còn rất đa dạng; do đó dẫn đến hệ thống phòng
ban khá phức tạp. Vậy nên ngoài hệ thống tài khoản kế toán, bộ máy kế toán của công
ty còn sử dụng một hệ thống mã số theo phòng ban, mỗi khi định khoản, kế toán viên
đồng thời cũng phải xác định và phản ánh nơi phát sinh nghiệp vụ đó vào hệ thống để
dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản chi phí phát sinh. Đối với phần hành TSCĐ nói
riêng, kế toán riêng phải có những thông tin liên quan đến TSCĐ không chỉ giá trị của
chúng, thời gian sử dụng, mà còn phải biết cụ thể nơi sử dụng, mục đích sử dụng và cập
nhật liên tục những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng tài sản, để có thể phản
ánh một cách chính xác bản chất của khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ. Và hệ
thống Mã phòng ban chính là để hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và tăng hiệu quả trong công tác tính khấu hao hàng kỳ.
Là một công ty có quy mô lớn, số lượng TSCĐ nhiều nên để công tác kế toán TSC
được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác nhất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế
toán TSCĐ, phòng mua hàng, nơi đặt mua và nơi sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ luôn
phải biết rõ một TSCĐ mua như thế nào, ai đặt mua và dùng để làm gì, có dùng để
ghép với một TS nào khác không…Có như vậy mới đảm bảo việc hạch toán được
chính xác, đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

21
1.5.3. Ảnh hưởng của đặc điểm hệ thống Kế toán:
Hệ thống kế toán của công ty hoạt động tập trung ở trụ sở chính, tại hai chi nhánh chỉ
thực hiện kế toán tiền mặt; vì vậy ở chi nhánh chỉ có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng
từ phát sinh rồi gửi về trụ sở chính, việc tính khấu hao cũng được thực hiện tại trụ sở
chính.
Hệ thống kế toán của công ty được chia làm nhiều phần hành, dựa trên cơ sở sử dụng
phần mềm kế toán Oracle. Tiêu chí đầu tiên của phần mềm này là quản lý đồng bộ, chặt
chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của công ty. Trong đó, thông tin kế toán là một
phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy
trình tác nghiệp chặt chẽ, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Trong Oracle,
mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng
một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành
nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ Kế Toán cũng được chia thành nhiều cặp bút
toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với
việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc
chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh
toán...
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống định nghĩa
các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để
đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Việc lập ra các Tài khoản trung gian
như vậy tuy có khác biệt so với chế độ Kê Toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế
thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay
đổi. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng
đến các báo cáo tài chính của công ty, ngoài ra còn có thể dựa vào số dư của các tài
khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Đối vơi
hoạt động kế toán TSCĐ nói riêng, để tạo sự liên kết với phần hành kế toán phải trả,
các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động mua TSCĐ, kế toán phải trả sẽ phản ánh
vào một TK trung gian là TK 2418. Sau đó, việc vốn hoá các khoản chi đó thành TSCĐ

sẽ là nhiệm vụ của Kế toán phần hành TSCĐ.
Ngoài ra, hệ thống Oracle có cấu trúc hệ thống tài khoản rất linh hoạt với
nhiều chiều thông tin, chúng đáp ứng được mọi yêu cầu về phân tích và quản lý tài
chính của một doanh nghiệp, nhất là với quy mô lớn như Công ty Toyota Việt Nam.


22
Nhờ hệ thống này mà việc quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực
hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ,
ta chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát
sinh ở một phòng ban bất kỳ. Để làm được điều đó, các kế toán khi hạch toán phải đảm
bảo định khoản chính xác phòng ban phát sinh chi phí. Đối với kế toán TSCĐ nói riêng,
điều này lại càng quan trọng bởi chi phí khấu hao hàng kỳ bao giờ cũng lớn, vì vậy kế
toán TSCĐ phải luôn nắm được tình hình sử dụng thực tế của các TSCĐ.
PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI
CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM:
2.1. Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ:
2.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam:
Ta có Bảng tổng kết tình hình tài sản cố định tại công ty vào cuối tháng 3 năm 2007
như sau:
Bảng 2.1: Bảng tổng kết tình hình TSCĐ (30/3/2007)
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán thử ngày 30/3/2007)
(Tổng Tài Sản: khoảng 2000 tỷ VND)
Loại TSCĐ NG TSCĐ/Tổng TS GTCL/Tổng TSCĐ GTCL/Tổng TS
Nhà cửa 4.65 % 5.89 % 2.18 %
Vật kiến trúc 2.53 % 3.46 % 1.28 %
Máy móc và Thiết bị 12.91 % 9.09 % 3.37 %
Ôtô và Xe cộ 1.31 % 1.66 % 0.62 %
Thiết bị, dụng cụ quản lý 8.26 % 11.83 % 4.38 %
Quyền sử dụng đất 4.76 % 9.13 % 3.38 %

Phần mềm máy tính 1.58 % 0.97 % 0.36 %
Các TSCĐ vô hình khác 1.06 % 2.07 % 0.77 %
Tổng Tài Sản Cố Định 37.06 % 44.10 % 16.34 %
Trước hết, là công ty sản xuất, lại là sản phẩm có kích thước lớn nên công ty cần một
diện tích đất lớn để xây dựng nhà xưởng, kho chứa vật liệu, phụ tùng, công cụ, sản
phẩm…vậy nên giá trị quyền sử dụng đất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của
công ty. Quyền sử dụng đất cùng với phần mềm máy tính là hai loại tài sản cố định vô
hình điển hình và có giá trị lớn nhất của công ty.


23
Về phần mềm máy tính, sản phẩm của công ty tiêu thụ trên quy mô toàn quốc, thậm
chí còn xuất khẩu ra nước ngoài; các đối tác có giao dịch kinh tế phát sinh cũng rất
nhiều, đa dạng và trên quy mô rộng lớn, vì vậy bộ máy quản lý của công ty cần một số
lượng lớn những thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến làm tăng tốc độ công
việc. Điều này làm cho các phần mềm máy tính và các thiết bị văn phòng công ty chiếm
một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là 1.58%, các công
cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%.
Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trên
tổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổng
tài sản của công ty. Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều,
không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn. Đây là
phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng không những
có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiều dầu mỡ,
bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản; thường xuyên
phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy, những TSCĐ
thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tài sản khác.
Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ không dùng
nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn là
công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu hao hàng

kỳ.
Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớn
nên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản lý
tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trên
thực tế.
2.1.2. Phân loại TSCĐ:
Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chất của
TSCĐ. Các TSCĐ được phân làm hai loại:
- Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh
- Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay có
nguồn hình thành từ quỹ phúc lợi).
Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không trích
khấu hao hàng kỳ. Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại:


24
1. Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của
người và thiết bị, hoặc để làm kho.
2. Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy…
3. Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn,
máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển…
4. Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và các
loại xe khác.
5. Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bị
kiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòng khác...;
được chia làm 3 loại nhỏ:
- Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ định tuyến,
khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác.
- Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp
- Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại.

TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định
được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp
dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố
định vô hình. Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất, phần
mềm máy tính và các tài sản vô hình khác.
2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ:
Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần
riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng
trên một năm.
Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau,
trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ
phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó,
nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài
sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ
được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập.
Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau:


25