Hạch toán Kế toán nguyên vật liệu & Một số ý kiến hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu

lời nói đầu
Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc là một điều kiện tốt cho sự phát triển
của Doanh nghiệp, mở ra hớng phát triển đa dạng cho các DNVN. Thế nhng, sự phát
triển đa dạng này cũng đồng nghĩa với quá trình cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh
nghiệp là làm thế nào để đứng vững trên thị trờng, đáp ứng đợc yêu cầu của những ng-
ời tiêu dùng vơi sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ, đồng thời cải thiện đời sống ng-
ời lao động, mang lại lợi ích cho DN.
Muốn đạt đợc mục tiêu này DN phải thực hiện đồng bộ các biên pháp quản lý
các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch
toán kế toán, cụ thể hạch toán nguyên vất liệu giữ vai trò rất quan trọng. Kế toán NVL
là một phần của công tác kế toán nhằm thông tin, phản ánh tình hình mua sắm yếu tố
đầu vào - đó là NVL của quá trình sản xuất, cũng nh quá trình xuất kho sử dụng NVL
cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giúp doanh nghiệp xác định đợc giá
thành sản phẩm dịch vụ là một điều qua trọng của DN. Do vậy, kế toán NVL có
đảm bảo tốt thì mới đảm bảo cho việc cung cấp NVL, ngăn chặn hoạt động lãng phí
vật liệu và góp phần giảm bớt chi phí, hạ thấp giá thành.
Nhận thức đợc vai trò rất quan trọng của kế toán NVL nên em đã mạnh dạn
nghiên cứa đề tài: Hạch toán kế toán NVL và một số ý kiến hoàn thiện kế toán
NVL để từ đó thấy đợc những mặt còn tồn tại, đề xuất ý kiến với hy vọng nhằm đóng
góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL dựa trên cơ sở phân tích về lý luận,
kiểm soát thực trạng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề án có các phần sau:
Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL
Phần 2: Thực trạng kế toán NVL ở các DN sản xuất kinh doanh và một số ý kiến
đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
1
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL
I. Sự cần thiết của việc hoàn thiện
Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời.
Chính vì vậy, ngay từ thời cổ xa, ngời ta đủ thấy sự cần thiết muốn duy trì và phát triển

đời sống của mình và xã hội thì phải tiến hành sản xuất những vật dùng, thức ăn nh thế
nào.
Nh ta đã biết, kế toán là một trong những công cụ hữu ích trong việc quản lý
kinh tế. Bởi vậy, khi kinh tế phát triển với một số nền sản xuất có quy mô ngày càng
lớn, với trình độ xã hội hoá và sứa phát triển ngày càng cao, với yêu cầu của quy luật
kinh tế mới phát sinh..., thì hoạt động của công tác kế toán cũng cần có sự phát triển
phù hợp để đợc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của mình.
Nh vậy, việc thực hiên công tác kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất nói
chung và cho nền kinh tế nói riêng là tất yếu .
Đặc biệt, trong điều kiện kinh tế nớc ta hiện nay, khi chuyển đổi từ nền kinh tế
tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng với những điểm mạnh thực sự trong cơ chế
quản lý kinh tế tài chính thì việc hoàn thiện công tác kế toán sao cho thích ứng với
cơ chế mới luôn luôn đợc đặt ra và cần thiết.
Kế toán nghiệp vụ xuất nhập là một mảng quan trọng trong hệ thống kế toán nói
chung, vì vậy vai trò tất yếu khách quan của việc hoàn thiện hệ thống kế toán cũng
hoàn thiện kế toán NVL cũng mang tính chất tất yếu cần thiết, nhất là trong bối cảnh
hiên nay. Khi luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/199 thì hoàn thiện công tác
này sẽ đảm bảo cho DN tính đúng tính đủ giá nhập xuất NVL, từ đó làm cơ sở cho
việc tính đúng, giá thành sản phẩm một trong những điều qua trọng của mối giá trị
sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng.
2
II. Một vài nét chung về NVL trong các DN sản xuất.
1.Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất.
* Khái niệm:
Vật liệu là đối tợng đợc chuyển hoá do lao động có ích của con ngời. Theo Mác,
tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thể tác động
vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối tợng lao động.
NVL nào cũng có thể là đối tợng lao động, song không phải bất c đối tợng nào cũng là
NVL. Mọi đối tợng lao động có khả năng biến đổi do lao động của con ngời mới là
NVL.

* Đặc điểm:
Bất kỳ một DN nào khi tiến hành sản xuất đều phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là:
- T liệu lao động
- Đối tợng lao động
- Sức lao động
Trong các DN sản xuất, NVL chính là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố
cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở sản xuất hoàn thiện nên sản phẩm. Khác với t
liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và
toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
* Vai trò:
NVL là yếu tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh
trong DN. NVL không chỉ ảnh hởng đến số lợng mà còn ảnh đến chất lợng của sản
phẩm. NVL có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm tạo ra
mới phù hợp nhu cầu thị trờng, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lợng sản phẩm
đợc bảo đảm thì phải nói tới giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì DN mới có chỗ
đứng để tồn tại và phát triển theo cơ chế thị trờng hiện nay. Điều đó khiến DN phải
quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu chặt chẽ nhằm thực hiện
3
tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất để giảm giá
thành sản phẩm.
Nh vậy, tuỳ theo tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN để lựa
chọn phơng pháp bảo quản, quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song nhìn chung với ph-
ơng pháp nào thì vẫn phải đảm bảo yêu cầu đặt ra là vật liệu cần đợc quản lý tốt ở các
khâu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng hợp lý, có hiệu quả.
* Do đặc điểm, vai trò của NVL nên kế toán NVL có những nhiệm vụ sau:
- Phải theo dõi phản ánh đợc tình hình xuất nhập khẩu và tồn kho của từng danh
điểm vật liệu
- Phân bổ giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các
đối tợng sử dụng.
- Tính giá NVL theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của DN.

- Tham vào công tác kiểm kê kho vật liệu, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê.
- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng NVL, đối chiếu với định
mực dự trự để kịp thời phát hiện vật liệu thừa thiếu so với định mức, từ đó đề xuất với
DN điều chỉnh kịp thời kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn và
liên tục.
2. Phân loại NVL:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại có hình dáng,
kích cỡ khác nhau, tính chất cơ - lý hoá cũng khác nhau. Chính vì vậy, mỗi loại vật
liệu cũng có vai trò công dụng khác nhau. Căn cứ vào những điểm này, chúng ta có thể
phân chia NVL thành các loại sau:
- NVL chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu tạo nên thực thể
chính của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với
NVL chính làm nên hình dáng, màu sắc bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất l-
ợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất
dợc thuận lợi.
4
NVL chính và NVL phụ ở đây chỉ có ý nghĩa tơng đối trong phạm vi của doanh
nghiệp.
- Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra nhiệt l-
ợng phục vụ cho quá trình sản xuất nh: than, củi, xăng,...
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải,...
- Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp: là vật liệu DN mua về nhằm mục đích
đầu t xây dựng cơ bản và các máy móc thiết bị mua về để chuẩn bị lắp đặt đa vào sử
dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Phế liệu và các loại vật liệu khác.
3.Tíng giá NVL:
a. Tính giá NVL nhập kho.
Giá trị vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Tuy theo loại hình DN tính

VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế
hay không có thuế.
- Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế = giá ghi trên hoá đơn + thuế NK ( nếu có ) + chi phí thu mua
các khoản chênh lệch, giảm giá hàng mua
- Đối với vật liệu thuê ngoài ra công chế biến:
- Đối với vật liệu tự sản xuất: giá thực tế = giá thành sản xuất thực tế.
- Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh cổ phần:
- Đối với vật liệu đợc tặng thởng:
- Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị tối
thiểu.
5
Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến)
Giá thực tế = giá trị vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận + chi phí liên quan
đến tiếp nhận (nếu có).
Giá thực tế = giá thị trờng+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có).
Ngoài ra khi tính giá NVL nhập vào, ngời ta còn sử dụng giá hạch toán. Vật liệu
nhập kho chỉ đợc tính theo giá hạch toán khi có những vật liệu xuất sử dụng ngay trong
kinh doanh nhng cha biết giá thực tế vật liệu nhập. Giá hạch toán còn đợc gọi là giá
tạm tính hay giá kế hạch.
Giá hạch toán = số lợng thực nhập x đơn giá hạch toán.
Vật liệu nhập trong kỳ vẫn đợc tính theo giá thực tế, đến cuối kỳ trên cơ sở ghi sổ
giá hạch toán và giá thực tế nhập đã biết, ta tính hệ số giá, tính giá trị vật liệu xuất sử
dụng
b, Tính giá vật liệu xuất
Trong quá trình sản xuất, việc đánh giá vật liệu theo giá thực tế rất quan trọng.
Nó giúp cho việc phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu tiêu hao trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý
và trình độ nghiệp vụ quản lý của từng cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các
phơng pháp sau:

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): phơng pháp này giả định vật t nào
nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực
tế của số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng này là giá thực tế của vật liệu mua
trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy: giá trị vật liệu
tồn kho sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Đặc điểm này thích hợp trong
trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO). Phơng pháp này tính trên cơ sở giả
định lô vật t nào nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Phơng pháp này thích hợp trong trờng
hợp lạm phát.
- Phơng pháp trực: theo phơng pháp này khi NVL thực tế xuất kho thuộc lô hàng
nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Phơng pháp này còn gọi là phơng pháp thực tế
đích danh thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
- Phơng pháp giá hạch toán: theo phợng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong
kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ hạch toán
sang giá thực tế theo công thức:
- Phơng giá đơn vị bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế VL xuất dùng
6
trong kỳ đợc tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc
or bình quân theo mỗi lần nhập).
Trong đó:
- Phơng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác
không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ ảnh hởng đến công tác kế
toán nói chung.
Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động VL trong kỳ nhng
không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốn nhiều
công sức, tính toán nhiều lần.
- Phơng pháp trị giá tồn VL cuối kỳ: theo phơng pháp này, cuối kỳ hạch toán, các
DN tiến hành kiểm kê vật t tồn kho và trị giá vật liệu tồn kho theo một mức giá nào
đó ( thờng là giá thực tế của lần nhập cuối cùng).

7
Giá thực tế VL xuất = giá hạch toán VL x Hệ số giá VL
dùng or tồn cuối kỳ xuất dùng or tồn cuối kỳ
Giá thực tế VL = Số lợng VL x Giá đơn vị
xuất dùng xuất dùng bình quân
Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
=
bình quân Số lợng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc
=
quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc
Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập
=
sau mỗi lần nhập Lợng thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Hệ số giá (H ) =
Giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x H
III. Kế toán tổng hợp NVL .
1. Đối với các DN áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX).
1.1. Khái niệm:
KKTX là phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh, ghi chép một
cách thờng, liên tục, có hệ thống trong tình hình, xuất, tồn kho vật liệu, hàng hoá trên
sổ sách kế toán.
Phơng pháp này, thờng đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó:
độ chính xác cao, cung cấp một cách kịp thời, cập nhật và đợc sử dụng trong các DN
có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị cao, sử dụng NVL đắt
tiền. Theo phơng pháp này, tình hình nhập xuất kho NVL đợc ghi chép phản ánh
hàng ngày theo lần phát sinh, do đó, lúc nào kế toán cũng xác định đợc giá trị xuất
nhập, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng trên các tài khoản

tồn kho.
1.2. Hạch toán tình hình biến động NVL ở các đơn vị.
a, Hạch toán tình hình biến động tăng NVL
* Thủ tục và chứng từ:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để mua NVL.
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp để ngời mua thực hiện vận
chuyển NVL về DN
Bên bán phải giao cho bên mua hợp đồng bán hàng và hoá đơn GTGT or hoá đơn kiểm
phiếu xuất kho.
- Trớc khi nhập kho NVL, phải kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm để
xác định số lợng vật liệu đúng quy cách phẩm chất hoặc sai quy cách phẩm chất để xác
định trách nhiệm các bên có liên quan.
- Lập phiếu nhập kho và chỉ nhập kho đối với vật liệu đúng quy cách, phẩm chất
* Tài khoản sử dụng.
8
- TK 151 hàng mua đang đi trên đờng phản ánh tình hình biến động giá thực tế
hàng mua đang đi trên đờng đã có hoá đơn.
- TK 152: nguyên liệu vật liệu: phản ánh sự biến động nhập xuất tồn kho
VL theo giá thực tế.
Các DN khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để hạch toán riêng từng loại
NVL nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của DN.
TK 111,112, 133, 331, 311,...
* Trình tự hạch toán:
- NVL mua vào sử dụng hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng chịu VAT theo
phơng pháp khâú trừ:
Nợ TK 152 : giá mua NVL cha có thuế
Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331: tổng số tiền theo giá thanh toán
Mua NVL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế
VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:

Nợ TK 152: trị giá NVL theo giá thanh toán
Có TK 111, 112, 141, 331
9
Nợ 151 Có
giá trị NVL đang đi trên - Giá trị NVL đã nhập
đờng đă có hoá đơn kho
D nợ: giá trị NVL đang
đi đờng
Nợ 152 Có
- Giá thực tế VL nhập
kho
D nợ: giá thực tế VL
tồn kho cuối kỳ