lập kế hoạch thực hiện và ngân sách dự án

Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum

  !
" #$%&%'(
Lập kế hoạch dự án là việc )$*+,&# /#0&12*$**3&4-%'* của dự án theo
một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời
gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án.
5 ,678
- Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước khởi đầu cho
giai đoạn thực hiện dự án.
- Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện thực.
9 :&4#;<*=<>?#@A*#BC$&
- Kế hoạch giúp dự án có thể hoàn thành đúng hạn.
- Các công việc không bị gián đoạn, chậm trễ.
- Giảm thiểu các công việc làm lại.
- Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án.
- Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn.
- Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển.
- Kế hoạch và tiến độ điều khiển dự án.
- Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án.
- Biết được cáh thức phân phối tài nguyên chi phí của dự án.
- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia cũng như các thành viên
dự án.
- Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu?
- Đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến mục tiêu của dự án.
- Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.
- Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.

4 D*+%E(*=<>?#@A*#BC$&

- 1 -
?#@A*#BC$&
Một quyết định
Một sự cam kết
Một quy trình thực hiện
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
 4FGH&6I*JK/>?#@A*#BC$&
- Kế hoạch phải bao quát được mọi khía cạnh của dự án bao gồm:
+ Phạm vi dự án
+ Chi phí
+ Chất lượng
+ Thời gian
+ Kỹ thuật
+ Hợp đồng cung ứng
+
- Đơn giản, linh hoạt
- Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt vòng đời
dự án
L M%BF&4*N1O&*=<JK/>?#@A*#6#C*#%'&BC$&
- Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án
- Thu thập thông tin
- Xây dựng cấu trúc phân việc (WBS)
- Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc
- Thiết lập sơ đồ trách nhiệm
- Ước tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cho các công việc
- Đánh giá – sửa đổi
- Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách, thời gian biểu
- Phê chuẩn
- 2 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum

- 3 -
PQ*
%HF

K/BC$&
?#@A*#6#C*#%'&BC$&
$**R&6#%?6
S/#A(-%T
4FU&JC*
#V%4%<& 6%?&+M
40&W$*#6#C*#%'&
Sơ đổ thể hiện nội dung cơ bản của kế hoạch dự án
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
X %HF*#FY&+$&#4%$JK/>?#@A*#BC$&J.6#.&#*3&4 JZB@>?
#@A*#1,6#[61A%
a. Tiêu chuẩn đánh giá lập kế hoạch dự án là thành công
+ Nội dung cụ thể (Content): Lập kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết nhưng
không nên quá chi tiết làm nó trở nên phức tạp. Nghĩa là nội dung kế hoạch phải rõ
ràng, không mơ hồ.
+ Có thể hiểu được (Understandability): Mọi người có thể dễ dàng hiểu được
mục tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào.
+ Có thể thay đổi được (Changeability): Một hoạch định dự án hiệu quả là nó dễ
dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi.
+Có thể sử dụng được (Usability): Kế hoạch phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc
kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin.
b. Các lý do kế hoạch dự án bị thất bại
- Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ở các cấp
- Kế hoạch dựa trên các thông tin không đầy đủ ⇒ dự trù nguồn lực không đủ
(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)
- 4 -

Các quy tắc dự án
Mục tiêu vi và kết quả
HOẠCH ĐỊNH
DỰ ÁN
Định nghĩa dự án
Tiền hoạch
định quản lý
rủi ro
Tiền hoạch
định quản lý
rủi ro
Dự đoán thời gian
Dự đoán thời gian
\]^*_`
Xây dựng KH
tiến độ
\]^*_`
Xây dựng KH
tiến độ
\]^*`
Cấp phát và cân
đối tài nguyên
\]^*`
Cấp phát và cân
đối tài nguyên
Các giới hạn về
tài nguyên
Các giới hạn về
tài nguyên
Các yêu cầu

về TB, ước
lượng kỹ
năng và phân
công
Các yêu cầu
về TB, ước
lượng kỹ
năng và phân
công
\]^*L`
Phát triển ngân
sách
\]^*L`
Phát triển ngân
sách
Hoạch định chi tiết về chi
phí, thẩm định chi phí
Hoạch định chi tiết về chi
phí, thẩm định chi phí

(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)

(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)
\]^*9`
Dự đoán các gói
công việc
\]^*9`
Dự đoán các gói
công việc
Phương thức phát triển

Các công việc quản lý rủi ro
Phương thức phát triển
Các công việc quản lý rủi ro
\]^*"`
Xác định phạm
vi DA (WBS)
\]^*"`
Xác định phạm
vi DA (WBS)
\]^*5`
Xác định trình tự
các công việc
\]^*5`
Xác định trình tự
các công việc
Sơ đồ chi tiết hoạch định dự án
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
⇒Thay đổi trong tiến độ
⇒Thay đổi trong mức độ ưu tiên và trong phân bổ nguồn
lực
⇒ Công việc càng không chắc chắn thì càng xử lý nhiều
lượng thông tin để đảm bảo thực hiện một cách hiệu
quả.
- Kế hoạch được hoạch định và thực hiện bởi những nhóm khác nhau
- Kế hoạch thiếu phần giám sát, kiểm soát và hiệu chỉnh
- Kế hoạch thiếu các chỉ số đánh giá cụ thể (measurable) trong quá trình thực hiện
M%BF&4>?#@A*#62&4#a/bFO&JZBC$&
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch về tổng thể dự án, kế
hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực…Phần này chỉ giới
thiệu những nét cơ bản của kế hoạch tổng thể dự án. Hình 8.5 dưới đây là những nội

dung chính.
M%BF&4>?#@A*#62&4#a/bFO&JZBC$&
Giới thiệu tổng quan về dự án
Giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực hiện. Phần này trình bày những
nội dung sau đây : Mục tiêu cần đạt được của dự án, (trình bày mục tiêu của dự án
trong mối quan hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp), lý do ra đời của dự án, phạm
vi, cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục tiêu của dự án
Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt. Phần này cụ thể hóa
những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên. Một số mục tiêu cụ thể như : Mức
lợi nhuận do dự án tạo ra, thị phần dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án, năng lực
cạnh tranh của doanh nghiệp và các mục tiêu kinh tế xã hội khác
Thời gian và tiến độ
Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản lý
dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác định
ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời
gian quan trọng…Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ
sở để lập các bộ phận kế hoạch khác. Một số nội dung chính cần được làm rõ như :
Xác định trình tự các công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với
chi phí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra đánh giá, phê duyệt chính thức tiến
độ chung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính
khả thi của chúng.
Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án
- Về kỹ thuật: So sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có
- Về quản lý: Cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý. Ví dụ sử dụng
- 5 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
hợp đồng thầu phụ
Kế hoạch phân phối nguồn lực
Trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm riêng

của mỗi dự án…để lập kế hoạch phân phối các nguồn lực hợp lý. Trong phần kế hoạch
phân phối nguồn lực cần làm rõ: Loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từng
loại nguồn lực dành cho dự án. Xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án
và từng công việc dự án, xây dựng sơ bộ phương án phân phối nguồn lực, đánh giá
mức độ đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt…
Ngân sách và dự toán kinh phí
Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án bao gồm cả hoạt động
thu và chi. Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,
ngân sách của các đơn vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư… Kế hoạch
ngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch như kế hoạch xác định tổng nhu cầu về
vốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bổ ngân sách trong các thời kỳ, theo các
đơn vị thi công, theo hạng mục công việc và công việc, theo các khoản mục chi phí…
Phần kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí (thủ tục thông
thường, thủ tục riêng để quản lý các nguồn lực như máy chuyên dùng, thiết bị kiểm
tra, hệ thống vận chuyển…) trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Nhân sự
Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án, nhu cầu tuyển dụng, đào tạo
cho dự án, những hạn chế của lực lượng lao động, kế hoạch về quy mô lao động, tiền
lương
Khía cạnh hợp đồng của dự án
Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như: Hợp đồng cung cấp chính về
máy móc thiết bị, nguyên liệu, hợp đồng thầu phụ, hợp đồng phân phối sản phẩm, hợp
đồng tư vấn.
Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án
Trình bày những phương pháp thu nhập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát quá
trình thực hiện dự án
Những khó khăn tiềm tàng
Khi lập kế hoạch dự án cũng cần xác định những khó khăn tiềm ẩn, nguyên nhân có
thể ảnh hưởng đến tiến độ, thậm chí làm dự án thất bại. Những nguyên nhân có thể xảy
ra là: Tính trạng vi phạm hợp đồng, thất bại về kỹ thuật, do ảnh hưởng của thời tiết,

hạn chế nguồn lực, do quyền lực của cán bộ quản lý dự án không đầy đủ, do nhiều
công việc của dự án khá mới mẽ hoặc rất phức tạp…Tuy nhiên, thời điểm xẩy ra các
rủi ro không phải cùng một lúc. Do đó, cần xác định mức độ rủi ro của từng nhân tố và
xây dựng kế hoạch đối phó với từng loại rủi ro trong suốt vòng đời của dự án.
c !PdS#@A*#+,&#1]^*"T
"#A(-%BC$&
- 6 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
< #$%&%'(
- Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của dự án
và chỉ các công việc đó mà thôi.
1 @A*#+,&#/#A(-%
- Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án
- Cần tránh các xu hướng
+ Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.
+ Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.
*?6bFO
- Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic
5$**3&4*Q)$*+,&#/#A(-%BC$&
<\7<&W6@7(%&4S6K/>8*#&e@T – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
Brainstoming là một kỹ thuật phổ biến nhất để xác định rủi ro. Để sử dụng kỹ
thuật này cần tổ chức một cuộc họp và những những người tham gia cần được giải
thích rõ ràng về mục đích của cuộc họp và cần chuẩn bị trước khi tham dự. Các cuộc
họp này cần có quy mô từ 10 -15 người tham dự và không kéo dài quá 2 h. Trong các
dự án lớn có thể phải thực hiện nhiều cuộc họp Brainstroming. Khi đó, nên mỗi cuộc
họp sẽ nhằm xử lý một phần riêng rẽ của dự án và rủi ro gắn với phần đó. Như vậy, số
người tham gia giới hạn ở một mức vừa phải và cuộc họp sẽ có hiệu quả hơn. Khi cuộc
họp bắt đầu, người tham gia có thể kể tên các rủi ro mà họ nghĩ là quan trọng cần được
xem xét. Tuy nhiên các rủi ro này chưa được thảo luận gì. Sau khi đã xem xét danh
sách các rủi ro được nghĩa rộng, các tính chất của rủi ro sẽ được chi tiết hóa. Các rủi ro

sau đó được xếp loại và chuyển sang giai đoạn phân tích định tính và định lượng. Có
thể có nhiều thành phần tham dự cuộc họp gồm các chuyên gia trong lĩnh vực, thành
viên nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan khác
1f\SWork Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án
vừa và lớn
Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân tích
công việc (WBS)”. “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận nhỏ có
thể nhận dạng và quản lý được. Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản:
“Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của dự án”.
Vậy:
+ WBS là việc phân chia một dự án thành các nhiệm vụ và các công việc cần thiết
theo các cấp bậc khác nhau
+ WBS là công cụ nền tảng nhất của lập kế hoạch dự án
- Hình thức của WBS
- 7 -
Pg*hiC$&
Pg*"`*#8&#6#j@6K/#a/
Pg*5`$**R&6#g*#%'&
Pg*9`$**R&6#C*#%'&
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
+ WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - .(Multi-level system) phản ánh
theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục
tiêu cần thực hiện. Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp
độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của dự án
+ Số lượng các cấp phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án.
- Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (Work
package). Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính chi
phí, lập tiến độ và kiểm soát được. Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là một
quá trình liên tục, bắt đầu từ khi dự án được giao cho người quản lý dự án và tiếp tục
cho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định. Người quản lý dự án bắt đầu quá trình

xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án.
Sau đó các thành viên của êkip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cách
chi tiết hơn và nhờ đó sơ đồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh.
- Lợi ích của WBS
Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết
thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án. Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc
xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữu
hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án.
“Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án. Hệ thống mã
hoá (Code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây
phân tích tổ chức” (OSB: Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự. Hệ
- 8 -
PQ*6%HF*=<
" 9
"" "5 "9 5" 55 59 9" 95 99
"5
"
"5
5
55
"
55
5
99
"
99
5
5
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tích

chi phí (CBS: Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí. Tương tự, hệ thống mã
hoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp đường
găng (CPM) để quản lý thời gian.
Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận hệ
thống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp. Do “cây
phân tích công việc” được phát triển bởi êkip dự án, là những người sẽ thực hiện dự
án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo không
công việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp. Quan trọng hơn cả nó cũng cung
cấp cho ta cơ sở để đánh giá thành tích khi quản lý dự án.
Vậy lợi ích của WBS:
+ Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của nhiều tiến trình hoạch
định khác.
+ Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông.
+ Là một công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực, ước lượng nỗ lực và xây
dựng ngân sách cho dự án.
+ Là công cụ xác định các ranh giới của dự án. Công việc không được xác định trong
WBS được xem như là nằm ngoài phạm vi của dự án.
+ Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi.
+ ….
PM6Wk-8BQ`
- Ví dụ 1: WBS - Dạng nhánh cây từ trên xuống
- Ví dụ .2: WBS - Dạng từ trái qua phải
- 9 -
Nhà
Móng Đường
dây
Kết cấu
Thiết
bị
Điện

Khung
Nước
a
Cấp
nước
Thoát
nước
Nhà
Thoát
nước
Cấp nước
Thiết bị
Đường
dây
Khung
Móng
Nuớc
Điện
Kết cấu
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Ví dụ .3: Quy tắc mã háo cho dự án
- Ví dụ .4: Liên kết “ Cây phân tích công việc và “Cây phân tích tổ chức”
* $*/#F@&4/#$/)$*+,&#f\
l#]N&4/#$/#'6#k&4)$*+,&#f\
- 10 -
Dự án:
- DD: Dân dụng
- TL: Thuỷ lợi
- CĐ: Cầu đường
Cấu kiện:

- Cột
- Dầm
Công việc:
- Cốt pha
- Bê tông
-Sơn tường
- Sơn cửa
Hạng mục:
- Mặt bằng
- Móng
- Tầng lầu
- Điện
- Nuớc
Gói thầu:
-Phần Ngầm
- Phần khung
- Cơ điện
XX XX XX XX XX
People
Major
SubFacilit
ie
Work
Task 3Task 2Task 1
Work Package 1
Work Package 2
Work Package 3
People
Major
Discipline

Engineer
A
Engineer
A
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các
phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống
l#]N&4/#$/*#F>m)$*+,&#f\
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình
thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là các
công việc cụ thể.
l#]N&4/#$/*#g*&n&4)$*+,&#f\
- 11 -
Sản xuất
một loại xe mới
Lập biểu đồ
động cơ
Lập biểu đồ
ống xả
Bản vẽ
khung ngoài
Bản vẽ
phần trong
Khung sườn
Cửa
Đèn pha
Động cơ
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C

Hoạt động D
Xác định
yêu cầu
Thiết kế xe Chế tạo xe
Kiểm tra
thử xe
Xây dựng một ngôi nhà
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
Xây móng
Tường và
trần tầng 1
Tường và
Trần tầng 2
Sân thượng
Điện – Nước
Cửa
Cầu thang
Các thiết bị
khác
Matis
Sơn lót
Sơn chính
thức
Vệ sinh
Chuẩn bị
mặt bằng
Xây nhà

Trang trí
nội thất
Hoàn thiện
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
\O&*#[6`Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản
lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứng
với từng bộ phận chức năng
c !opqS#@A*#+,&#1]^*5T
" <&#W$*#*$**3&4-%'**=<BC$&
l#$%&%'(
Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố công việc cần thiết để
hoàn thành dự án.
Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng như một
công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.
- n&*g)$*+,&#B<&#W$*#*3&4-%'*
rWBS
rThông tin lịch sử về những dự án trước đó
rCác ràng buộc
rÝ kiến chuyên gia
5 I/)?/67s&#6C*3&4-%'*
l#$%&%'(
Sắp xếp trình tự tực hiện công việc là tiến trình xác định mối liên hệ phụ thuộc
giữa các công việc trong dự án. Sao cho với trình tự này, tất cả các công việc đều được
thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự án.
l$*&M%BF&4*#8&#
+ Xác định các loại quan hệ phụ thuộc.
- 12 -
Dự án
Marketing Kỹ thuật - CN Nhân sự Tài chính
Xác định TT

mục tiêu
Dự báo nhu
cầu
Phân tích
cạnh tranh
Marketingmi
x
Công nghệ
Thiết bị
NVL
Xây lắp
Cơ cấu tổ
chức
Cán bộ quản
lý
Nhân viên
Đào tạo
Tổng kinh
phí
Nguồn vốn
Phân tích
HQ
Đánh giá so
sánh
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
+ Biểu diễn quan hệ phụ thuộc the sơ đồ.
9 $*1]^*WI/)?/67s&#6C*3&4-%'*
_ 8&#*#[6*$*bF<&#'/#Q6#FM*
- Phụ thuộc bắt buộc:
Là trình tự tự nhiên của các công việc, do loại công việc dự án đòi hỏi.

- Phụ thuộc tùy chọn:
Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép các công việc xảy ra
trình tự như ý muốn của PM, có thể theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc
theo điều kiện đặc thù của dự án.
- Phụ thuộc bên ngoài:
Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án.
- 13 -
f\

Pt
q
%
#Q6#FM*
\I61FM*
#Q6#FM*
uG*#v&
#Q6#M*
\H&&4@.%
Pk*bF<&67v&4
wcopq%
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
 $*J@A%bF<&#'/#Q6#FM*4%x<*$**3&4-%'*
c !yz{
qS#@A*#+,&#1]^*9T
" ^*J]a&46#V%4%<&*3&4-%'*
l#$%&%'(
Là việc ước lượng thời gian thực hiện từng công việc trong danh mục công việc
của dự án.
l$**n&*g+E]^*J]a&4`
+ Danh mục các công việc

+ Các ràng buộc
+ Các giả định
+ Yêu cầu và khả năng về nguồn lực
+ Thông tin lịch sử, kinh nghiệm
+ Các rủi ro đã được xác định
…
5 $*/#]N&4/#$/]^*J]a&46#V%4%<&*3&4-%'*
- Ý kiến chuyên gia – Kỹ thuật Delphi
+ Các chuyên gia: Bên trong và bên ngoài dự án
+ Đặc biệt phù hợp với các dự án hoàn toàn mới
+ Chú trọng sử dụng kỹ thuật Delphi
Delphi là một kỹ thuật ẩn danh, nhằm thu thập ý kiến chuyên gia về các rủi ro có
thể thấy trước của dự án, trong một gia đoạn hay một bộ phận của dự án. Kết quả của
cuộc điều tra này có thể được phân tích bởi một bên thứ ba, sau đó sắp xếp lại cho các
- 14 -

\
?66#|*i\I6+RF
S}T

\
\I6+RFi\I6+RF
ST

\
?66#|*i?66#|*
S}}T

\
\I6+RFi?66#|*

S}T
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
chuyên gia. Các chyên gia này có thể thay đổi ý kiến song phải đưa ra lý do. Sau nhiều
vòng thảo luận như vậy, một danh sách các rủi ro được thống nhất.
Ưu điểm của phương pháp này là vô danh nên ý kiến của các chuyên gia là khách quan
mà không chịu sự ảnh hưởng bởi một bên khác, đồng thời, các chuyên gia có thể đưa
ra ý kiến mà không sợ bị đánh giá về trình độ cũng không sợ gây mất lòng hay phật ý.
Tuy nhiên, nhược điểm là người chủ trì phải làm nhiều việc hơn, đầu tư nhiều thời
gian hơn. Ngoài ra còn có một số rủi ro khác là người chủ trì vòng Delphi phải phân
tích và xếp loại các ý kiến từ những người tham gia, điều này có nghĩa là có khả năng
họ áp đặt ý kiến của mình lên người khác.
- Ước lượng tương tự:
+ Dựa vào các thông tin lịch sử để ước lượng thời gian cho công việc hiện tại.
- Phương pháp 3 điểm:
+ Dựa vào các thông số: bi quan, bình thường, lạc quan để xác định thời gian cho từng
công việc.
t
" D6-[&+~
- Ngân sách được trình bày trong kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của đơn vị.
Ngân sách phản ánh mục tiêu của tổ chức và nguồn lực cần thiết để thực hiện các kế
hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh
Ngân sách dự án là một bộ phận của Ngân sách chung của doanh nghiệp, phản ánh
tình hình thu chi của dự án. Trong một số loại hình tổ chức, Ngân sách dự án chỉ gồm
các khoản chi phí trong khi ở nhiều loại hình tổ chức khác Ngân sách lại gồm cả thu và
chi. Những tổ chức thực hiện một lúc đồng thời nhiều dự án thì ngân sách dự án là
tổng ngân sách của từng dự án.
- Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên ngân
sách dự án có thể được dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc. Ngân
sách là hữu hạn nên cần được quản lý chưa chẽ sao cho việc chi tiêu đạt hiệu quả cao
- Trong quản lý dự án điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiện các công việc có thể

làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời
gian thực hiện một công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi
phí cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện. Nguyên tắc này là cơ sở để
xây dựng một số phương pháp quản lý chi phí dự án.
Trong tiến trình lập kế hoạch, PM cần phải xác định sử dụng những nguồn lực
nào để hoàn thành dự án. Các nguồn lực ở đây bao gồm con người, trang thiết bị và
nguyên vật liệu. Ngoài ra PM còn phải xác định thời gian và số lượng nguồn lực được
sử dụng cho dự án. Việc xác định rõ nguồn lực, số lượng cần thiết và tiến độ sử dụng
sẽ gắn liền với chi phí của dự án như mô hình sau:
- 15 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
l4FU&&#0&JC*
Nguôn nhân lực là con người với kiến thức và kỹ năng cần có để hoàn thành công
việc theo tiến độ dự án. Lưu ý rằng chúng ta cần có nguồn nhân lực để thực hiện công
việc cho dự án xong việc xác định nhân sự phù hợp thì phức tạp hơn.
Điều quan trọng là cần có sự tham gia của người am hiểu lĩnh vực công việc cụ thể
vào việc xác định nhân sự cần thiết cho công việc. Chúng ta có thể huy động nhóm dự
án hoặc các nhà quản trị chức năng (bộ phận cung cấp nguồn lực) vào công việc này.
l#%?61,
Thiết bị bao gồm tất cả các trang thiết bị cần thiết cho nhóm dự án thực hiện công
việc. Một số thiết bị cần có thời gian đặ hàng khá lâu nên can được hoạch định nhu cầu
kỹ lưỡng. Đối với bất lỳ công việc nào, cũng cần xác định những thiết bị đặt biệt cần
có để hoàn thành dự án và xem thử dự án có sử dụng thiết bị hiện có hay không. Đồng
thời nên xem kỹ nhu cầu ngoài lĩnh vực đó.
l4FGH&-K6J%'F
Nguyên vật liệu là hạng mục bao gồm như phần mềm,điện nước hoặc bất kỳ
khoản mục cung ứng nào khác cần cho dự án. Không đánh giá đúng và hoạch định
đúng các nguyên vật liệu có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng. Nếu PM không
hiểu rõ về các yếu tố cung ứng nào thuộc về hoạt động kinh doanh thường ngày và yếu
tố nào mang tính duy nhất, riêng có cho dự án thì có thể gây rắc rối. PM có thể không

chỉ rõ yêu cầu về giấy, bút, văn phòng phẩm, song nếu PM mỗi thành viên trong dự án
đều có một phiên bản của phần mềm MS Project thì có thể xem đây là một phần của
yêu cầu nguồn lực. Nếu có gí thắc mắc, PM nên kiểm tra lại chính sách của công ty,
tránh giả định rằng một khoản mục nào đó đã được tính trong ngân sách dành cho các
bộ phận chức năng.
5#$%&%'(•/#0&J@A%•6$*BQ&4•+D*+%E(*=<BC6@$&&40&W$*#•
<#$%&%'(
- Theo nghĩa rộng dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu
phân tách công vệc (WBS) và xác định xem cần những nguồn lực vật chất nào (nhân
lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của
dự án. Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:
- 16 -
Nguyên liệu Con ngườiThiết bị
CHI PHÍ DỰ ÁN
Các loại nguồn lực cho một dự án
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động
dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí chất lượng và tiến độ của dự
án.
1#0&J@A%BC6@$&&40&W$*#BC$&
- Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách
dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án.
+ Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi - thu của một hoặc nhiều dự án. Nó
được chi tiết theo các khoản mục và từng công việc của dự án.
+ Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án phản ánh các khoản chi và thu
khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phòng, các hoạt
động bình thường của tổ chức.
- Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân
sách ngắn hạn
+ Ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức

trong thời hạn dài (thường là vài năm). Đối với dự án thì ngân sách dài hạn xác định
tổng ngân sách cho toàn bộ vòng đời dự án.
Đối với các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình chức năng thì ngân sách có thể
xác định thông qua mục tiêu dài hạn, các kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó và phân
phối các nguồn lực cần thiết. Trên cơ sở so sánh giữa chi phí và kết quả có thể kiểm
soát và điều phối các hoạt động dự án.Đồng thời, cán bộ quản lý dự án có thể điều
chỉnh ngân sách cho phù hợp mục tiêu và nguồn lực.
Ngân sách ngắn hạn là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian
ngắn hơn. Thông thường ngân sách này được cấp nhập theo, quý, tháng. Ngân sách
ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ và chi phí cần thiết để thực hiện. Ngân
sách ngắn hạn mô tả chi tiết các khoản chi phí về nhân công, vật liệu và chi khác cho
từng nhiệm vụ, công việc
*$*BQ&4*=<BC6@$&&40&W$*#
Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến
sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:
- Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch
ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực
- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án
- Là cơ sở để chi đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.
- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra
tiến độ dự án, báo cáo những chỉ tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân
và biện pháp khắc phục…)
- 17 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
B D*+%E(*=<BC6@$&&40&W$*#BC$&
- Thứ nhất: Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho
các công việc thực hiện thường xuyên của tổ chức vì có nhiều nhân tố mới tác động,
các công việc ít lặp lại…Ngân sách thường xuyên của các phòng ban được lập hàng
năm và thường 6 tháng xét duyệt lại. Trong khi, dự án là hoạt động có kỳ hạn, khuôn

khổ thời gian của dự án không gắn với năm tài chính.
- Thứ hai: Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu
thu thập được
- Thứ ba: Dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện
hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí
cho các công việc dự án.
- Thứ tư: Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay
đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Thứ năm: Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi
- Thứ sáu: Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng
công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán
9#]N&4/#$/BC6@$&&40&W$*#
Chuẩn bị ngân sách là quá trình chuyển hóa mục tiêu của tổ chức thành những kế
hoạch, trong đó chỉ rõ các nguồn lực, trình tự và kế hoạch cụ thể để thực hiện mục tiêu
đề ra.
<#]N&4/#$/BC6@$&&40&W$*#6€*<@)Fk&46#[/
- Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm
vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của
tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi
phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số
này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho
từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp
quản lý thấp nhất.
Sơ đồ: 11.1 Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống
- 18 -
Các nhà quản lý cấp
cao
Các nhà quản lý chức
năng
Các nhà quản lý dự án

Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu
của tổ chức, các chính sách và những điều kiện
ràng buộc về nguồn lực
Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho
bộ phận chức năng phụ trách
Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự
án và từng công việc cụ thể
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Ưu điểm của phương pháp dự toán từ trên xuống:
+ Thứ nhất: Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với hình chung của đơn vị và
với yêu cầu của dự án
+ Thứ hai: Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chi tiêu tốn kém cũng đã
được xem xét trong mối tương quan chung.
- Nhược điểm của phương pháp
+ Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án,
các bộ phận chức năng đồi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được
một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng.
+ Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà QLDA với các nhà quản lý chức năng về
lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách
này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng trong
đơn vị.
+ Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của câp
trên nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
8BQ`
1#]N&4/#$/JK/&40&W$*#6€B]^%JH&
Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, QLDA) theo
các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước
tiên tính oán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử
dụng các khoản mục (ví dụ, thời gian thực hiện công việc, mức tiêu dùng nguyên liệu,
suất đầu tư…) và đơn giá dự duyệt. Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc

thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng. Tổng hợp
kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công viêc tạo thành ngân sách chung cho toàn
bộ dự án.
- 19 -
Dự án X
Tổng dự toán
40.000$
Xây dựng
60%
II. Thiết kế
20%
Lập dự án
20%
I.1.
5%
I.2
7%
I.3
8%
II.1
5%
II.2
15%
III.1
18%
III.2
25%
III.3
17%
Ví dụ về dự toán từ trên xuống

Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Ưu điểm của phương pháp:
+ Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các
công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.
+ Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong
việc dự toán ngân sách
- Nhược điểm
+ Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các
công việc của dự án.Trong thực tế điều này khó có thể đạt được
+ Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân
sách của cấp dưới.
+ Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện các công
việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.
Sơ đồ: 11.2 Quá trình dự toán ngân sách từ dưới lên
8BQ`
*#]N&4/#$/>?6#a/
- 20 -
Các nhà quản lý
cấp cao
Các nhà quản lý
cấp cao
Các nhà quản lý
cấp cao
Xây dựng khung ngân sách,
xác định mục tiêu và lựa
chọn dự án
Xây dựng ngân sách trung hạn và
ngắn hạn cho từng bộ phận chức
năng phụ trách
Xây dựng ngân sách cho từng bộ

phận, từng công việc dự án gồm chi
phí nhân công, nguyê vật liệu…
Các nhà quản lý
cấp cao
Tổng hợp điều chỉnh và phê
duyệt ngân sách dài hạn
Dự án X
Tổng dự toán
40.000$
Xây dựng
60%
II. Thiết kế
20%
Lập dự án
20%
I.1.
5%
I.2
7%
I.3
8%
II.1
5%
II.2
15%
III.1
18%
III.2
25%
III.3

17%
Ví dụ về dự toán từ dưới lên
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế
hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu
cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ
phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn.(tổ,
nhóm…). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng
hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến đơn vị cấp cao hơn. Ngân sách chi
tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân
sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự
toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: Khả
năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên
cao, công việc không được ưu tiên… làm cơ sở cho các cấp lập dự toán ngân sách
chính xác.Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cap xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần
thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp
tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
lF+%E(*=</#]N&4/#$/
+ Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đó, tạo
cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị
- Nhược điểm của phương pháp
+ Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian
+ Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị
mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn
d. Ước lượng tham số
Ước lượng tham số cũng là một dạng ước lượng từ trên xuống. Tiến trình ước
lượng tham số là tìm ra một tham số nào đó của dự án có thể ước lượng và tham số
này thay đổi theo tỷ lệ với chi phí của dự án. Các mô hình toán học thường được ứng
dụng trong tiến trình này. Tham số trong mô hình rất đa dạng tùy theo loại công việc
cần phải thực hiện. Tham số có thể là chi phí trên 1m

3
, chi phí tính trên đơn vị,…Tham
số phức tạp hơn có thể là chi phí tính trên một đơn vị với sự điều chỉnh dựa trên điều
kiện của dự án. Chúng ta cũng có thể đưa vào mô hình nhiều tham số và mỗi tham số
được gắn một trọng số nhằm cho phép tính toán chi phí.
Để sử dụng mô hình tham số này, các yếu tố cơ bản của mô hình này cần phải
hết sức chính xác. Mối liên hệ giữa các tham số và chi phí là chặt chẽ. Các yếu tố này
cũng cần mang tính định lượng và không thay đổi nhiều theo mức độ nỗ lực cho công
việc. Và các mô hình cũng phải có thể được điều chỉnh theo quy mô dự án. Hai cách
ước lượng tham số phổ biến được trình bày dưới đây:
- Phân tích hồi quy:
- 21 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Đây là phương pháp thống kê nhằm dự đoán các giá trị tương lai dựa trên các giá
trị lịch sử. Hình thức ước lượng này hoàn toàn phụ thuộc vào toán học thống kê thuần
túy để phát hiện mối quan hệ giữa các biến số từ đó ước lượng giá trị tương lai.
- Đường cong kinh nghiệm: Đây chính là hiện tượng hiệu suất làm việc của con
người luôn được cải tiến khi lặp đi lặp lại một công việc. Cụ thể hơn” Mỗi lần san
lượng tăng gấp đôi, số giờ lao động giảm xuống theo một tỷ lệ phần trăm cố định của
giá trị đó”. Phần trăm đó được gọi là tỷ lệ kinh nghiệm. Nếu một cá nhân cần 10 phút
để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định trong lần đầu tiên và chỉ cần 8 phút trong lần
thứ hai, người đó có 1 tỷ lệ kinh nghiệm 80%. Nếu sản lượng tăng gấp đôi một lần nữa
từ hai lên bốn, chúng ta sẽ kỳ vọng một sản phẩm thứ tư được sản xuất trong 8 x (0,8)
= 6,4 phút…
Như vậy, thời gian cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm thứ n tuân theo công thức
r
n
nTT
1
=

Với
T
n
: Thời gian cần thiết để sản xuất đơn vị sản phẩm đầu tiên
T
1
: Thời gian cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu tiên.
n: Số đơn vị được sản xuất
r: lgA/g
2
với A là tỷ lẹ kinh nghiệm.
Tổng thời gian cần thiết để sản xuất toàn bộ N đơn vị của một lần sản xuất là:
∑
=
N
n
r
i
nT
1
Giá trị tích lũy
∑
=
N
n
r
n
1
có thể tra bảng ở phụ lục 3 ứng với các mức kinh nghiệm khác
nhau.

Ví dụ: Một dự án cần phải lắp ráp 25 thiết bị điện tử. Kinh nghiệm cho thấy tại
san lượng thứ 20 cần khoảng 70 giờ lao động trực tiếp cho mỗi thiết bị. Sau đơn vị sản
lượng thứ 20 thì không có sự cải tiến đáng kể nào. Tỷ lệ kinh nghiệm là 85%. Như vậy
chúng ta có thể dự đoán thời gian cần thiết cho đơn vị đầu tiên bằng cách tính T
1
như
sau:
Với: T
n
= 70 giờ tại đơn vị n = 20
Khi đó: r = lg 0,85/lg 2 = - 0,1626/0,693 = -235
Và 70 = T
1
(20)
r
⇒ T
1
= 141,3 giờ.
Sử dụng phụ lục ở bảng 3 chúng ta có thể tìm được tổng số nhân công cho 20 đơn vị
với tỷ lệ kinh nghiệm 85% là 12, 40
Vậy tổng thời gian cần để lắp ráp 20 đơn vị là:
(12,40)(141,3 giờ) = 1752,12 giờ
5 đơn vị cuối cùng được sản suất thời gian tương đối ổn định là 70 giờ trên mỗi đơn vị
- 22 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Vì vậy, tổng thời gian lắp ráp là
1752,12 + 5 (70 giờ) = 2102,12 giờ
jC6@$&&40&W$*#6#j@BC$&
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản
thu và chi phí phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án. Các bước

thực hiện:
- Dự tính chi phí cho từng công việc dự án
- Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp
- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án
•C6@$&&40&W$*#6#j@>#@O&(Q**#%/#8
Theo phương pháp này việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm
trước và từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ
phận khác nhau của tổ chức. Nội dung của phương pháp dự toán ngân sách theo khoản
mục được trình bày trong Bảng 11.1 như sau:
Khoản mục
Thực tế năm
trước
Kế hoạch Chênh lệch Dự án
(1) (2) (3) (4)=(3)-(2) A B
Tiền lương
Nguyên liệu
Chi phí điện nước
_PM6Wk4a%Z>#%BC6@$&&40&W$*#BC$&
Trước khi đi đến mức chi tiết phù hợp, ước lượng chi phí có thể rất phức tạp và ở
khá chung chung. PM có thể không có được thông tin cần thiết khi thực hiện ước
lượng song cần thực hiện một số những lưu ý sau:
- Tập kích não (Brainstorming) với nhóm dự án: Mặc dù đã xem xét chi phí của
từng công việc song PM vẫn có thể bỏ sót khoản mục nếu nó không gắn với một công
việc. Ngoài ra việc thực hiện tập kích não với nhóm còn giúp trả lời các câu hỏi khác
có liên quan đến chi phí ví dụ như liệu có thành viên nào trong nhóm cần đào tạo đặc
biệt? Liệu nhóm có cần di chuyển đi lại không?
- Truyền thông các loại ước lượng:
Ước lượng chi phí dự án có thể nhanh chóng thành hiện thực. Mặc dù PM không
thể ngăn cản điều này song nên rõ ràng về mức độ chính xác của ước lượng được đưa
ra. Nếu đó là một ước lượng tương tự từ các dự án trong quá khứ, cần phải xác định rõ

những khác biệt giữa dự án này và dự án căn cứ mà có thể gây tác động đến chi phí.
Cũng cần xác định bất kỳ một rủi ro hay bất định nào có thể xảy ra do sử dụng dự án
trong quá khứ để ước lượng
- Sử dụng các khuôn mẫu có sẵn: Nhiều công ty có các khuôn mẫu hay bảng
tính dùng để ước lượng. Nên sử dụng các khuôn mẫu này ngay cả khi không bắt buộc.
- 23 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
Xem xét tất cả các hạng mục chi phí có thể có cũng là một phiếu kiểm tra tốt để đảm
bảo đã tính đến tất cả các yếu tố trong ước lượng chi phí.
- Ước lượng từ những người thực hiện công việc: Ước lượng từ dưới lên là ước
lượng chính xác nhất vì các ước lượng nỗ lực công việc được tính cho từng gói công
việc cụ thể. Độ chính xác sẽ công cao nhưu vậy nếu người ước lượng không am hiểu
công việc. Nếu dự án có những công việc mới hoặc sử dụng một phương pháp chưa
được kiểm nghiệm, thì PM nên tìm kiếm sự tư vấn của các cá nhân, tổ chức bên ngoài
- Tính đến ngân sách để công nhận thành tích của nhân viên: Mọi nhà quản
trị dự án đều muốn công nhận thành tích những thành viên có đóng góp xuất sắc cho
dự án. Tuy nhiên rất khó thực hiện điều này nếu không có ngân sách.
- Ghi lại tất cả các giả định được sử dụng: Nếu PM đã xác định mức lương
giờ trên cơ sở nguồn lực bên trong thì cần phải chỉ ra lưu ý này trong phần ước lượng.
Một số dự án thường sử dụng lao động hợp đồng bên ngoài thì sẽ sử dụng mức lương
khác.
$*&4FGH&&#0&B‚&+?&BC6@$&W<%J'*#W@-^%6#C*6?
a. Hiện tượng đường cong kinh nghiệm
Đường cong kinh nghiệm sẽ dẫn đến sai lệch trong trường hợp doanh nghiệp ước
tính chi phí cho một công việc mới chưa từng được thực hiện, lại căn cứ vào số liệu
của các đối thủ cạnh tranh hoặc các tổ chức khác. Nếu các doanh nghiệp này đã đạt
được tỷ lệ kinh nghiệm nhất định, thì bỏ qua hiện tượng này sẽ dẫn đến ước lượng
không chính xác về chi phí thực tế của dự án.
b. Mục tiêu không khả thi
Nhiều dự án không đáp ứng được các mục tiêu thời gian, chi phí và chất lượng là

do xác định mục tiêu ban đầu không khả thi. Trong nhiều tình huống, thay đổi phạm vi
dự án cũng gây tác động. Có thể các PM sử dụng dự đoán quá lạc quan nhằm tác động
đến quá trình lựa chọn dự án. Hoặc đơn giản là họ không biết về thực tế chi phí (thời
gian). Cũng có thể tất cả những vấn đề này và thậm chí những vấn đề khác, phản ứng
cùng nhau để tạo ra kết quả như vậy
c. Không dự tính được sự thay đổi giá của đầu vào
Thay đổi về giá nguyên vật liệu là một trong những nguyên phổ biến nhất. Có thể
giải quyết tình trạng này bằng một trong những biện pháp sau:
- Tăng tất cả các khoản mục chi phí theo một phần trăm cố định (có tính dự
phòng trong quá trình lập dự án)
- Dự đoán xu hướng và tỷ lệ thay đổi khác nhau cho các đầu vào khác nhau (lạm
phát hay giảm phát khác nhau cho những nhóm lao động hay loại hàng hóa khác
nhau). PM cũng cần quan tâm đến khả năng giảm giá của đầu vào đặc biệt đối với
những ngành phải đấu thầu
- 24 -
Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
- Cần tính vào dự toán một số yếu tố khác như mức độ hao phí và hư hỏng cho
phép. Đặc biệt là đối với lĩnh vực nhân sự, chi phí lao động có thể tăng lên nhiều do sự
thay đổi thường xuyên của các chuyên gia dự án. Khi thay thế nhân viên liên tục, tác
động tiêu cực không chỉ làm hiệu suất công việc giảm (do người mới thiếu kinh
nghiệm hơn) mà còn gây tác động tài chính do mức lương khởi điểm của các chuyên
gia thường tăng nhanh hơn so với tỷ lệ tăng lương chung hằng năm. Vì thế, chi phí sẽ
cao hơn khi thay thế một người cũ bằng một người mới đến có cùng mức độ kinh
nghiệm
d. Nguyên nhân khác
Yếu tố rủi ro cũng có thể tác động làm vượt dự toán. Một dự án chỉ có thể thành
công nếu tất cả các yếu tố cấu thành nên nó thành công. Nếu mỗi bộ phận có một xác
suất thất bại, dù nhỏ, cơ hội thành công của toàn bộ dự án là rất thấp.
Ví dụ: Một chương trình phần mềm có 1000 dòng mã, mỗi dòng có 99,9 % độ tin cậy.
Cơ hội để chương trình vận hành suôn sẽ chỉ khoảng 36%

Một sai lầm khác là giả thiết rằng người lao động và thời gian có thể thay thế cho
nhau. Vì thế, khi một dự án bị chậm lại, phản ứng thông thường là tăng thêm lao động.
Song giải thiết này chỉ đúng khi một công việc có thể phân chia nhỏ và không cần đến
sự truyền thông giữa những người lao động. Tuy nhiên, đối với hàu hết các dự án, khi
có càng nhiều lao động được đưa vào thì càng phải đào tạo, cũng cố và gia tăng nỗ lực
để kết hợp các công việc của họ.
L#0&68*#>?6bFO]^*J]a&4*#%/#8
<$*J@A%*#%/#8*=<BC$&
Để ước tính chi phí, cần làm rõ những nội dung (khoản mục) của chi phí trực tiếp
và chi phí gián tiếp
- Chi phí trực tiếp: Là những khoản mục chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp
cho từng công việc. Chi phí trực tiếp được dự toán, kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn
chi phí gián tiếp. Dưới đây là một số khoản mục chi phí trực tiếp của dự án:
+ Chi phí tiền lương trực tiếp: là tiền lương trả cho những người trực tiếp thực
hiện các công việc dự án
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí của những nguyên vật liệu, chi
tiết…được sử dụng để thực hiện từng công việc của dự án
+ Chi phí thiết bị trực tiếp: Là chi phí liên quan đến từng công việc hoặc toàn bộ
dự án như chi phí thuê máy, chi phí thiêt kế, chi phí hợp đồng thầu phụ…
+ Chi phí quản lý trực tiếp liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng dự án.
Tiền lương giám đốc, nhân viên lập kế hoạch, kế toán, thư ký, nhân viên quản lý chất
lượng…
- 25 -