Hoàn thiện công tác Kế toán Nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty XNK Kỹ thuật (TECHà NộiIMEX)

lời nói đầu
Trớc xu hớng quốc tế hoá trong sự phát triển của nền kinh tế thế giới, mỗi
quốc gia trở thành một mắt xích không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống kinh tế
này. Trong quá trình hoà nhập vào xu thế phát triển chung đó, ngoại thơng đang và
sẽ trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng, thông qua hoạt động ngoại thơng các
mối liên hệ kinh tế giữa các nớc đợc thiết lập và thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm
năng và thế mạnh của mỗi nớc, chính ngoại thơng là "sợi dây" kết nối nền kinh tế
của các nớc, tạo ra hiệu quả chung cho quá trình phát triển. Chính vì vậy, hoạt
động ngoại thơng hay hoạt động xuất nhập khẩu giữ một vai trò trọng yếu trong
nền kinh tế quốc dân cũng nh trong chiến lợc phát triển kinh tế của các quốc gia,
trong đó có cả Việt Nam.
Trong những năm gần đây, từ khi Nhà nớc thực hiện chính sách mở cửa, các
mối quan hệ về hợp tác kinh tế, thơng mại, khoa học kỹ thuật giữa nớc ta và các n-
ớc trên thế giới không ngừng đợc tăng cờng và mở rộng, các đơn vị kinh doanh
xuất nhập khẩu phát triển đa dạng và mạnh mẽ hơn, hoạt động xuất nhập khẩu
cũng trở nên sôi động hẳn lên mặc dù đây là một lĩnh vực kinh doanh khó khăn,
phức tạp, mang tính cạnh tranh cao trên trờng quốc tế. Thực tế cho thấy cùng với xuất
khẩu, nhập khẩu đóng một vai trò không nhỏ vào quá trình phát triển kinh tế- xã hội,
nó đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trờng trong nớc, giải quyết việc làm, khắc phục
yếu kém về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, phục vụ
công cuộc công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc.
Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu, nó cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các
thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh. Trên giác độ vĩ mô, nó là cơ sở phục
vụ công tác kiểm tra và quản lý các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Nhà nớc. ở
giác độ vi mô, nó là cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh, quản trị doanh
nghiệp. Thông qua công tác kế toán nhập khẩu, các nhà quản lý biết đợc thị trờng
nào, mặt hàng nào, lĩnh vực kinh doanh nào mà mình đang kinh doanh là có hiệu
quả, từ đó có các biện pháp phù hợp sao cho đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Điều này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh, đứng vững trên thị trờng
đầy"sóng gió", cho phép doanh nghiệp đạt đợc ba mục tiêu chiến lợc là: lợi nhuận,

vị thế và an toàn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển cùng thời
gian.
1
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu và ý nghĩa
của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng,
qua thời gian theo học lớp bồi dỡng Kế toán trởng, em đã lựa chọn chuyên đề tốt
nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với việc nâng cao hiệu
quả kinh doanh ở công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật (TECHNIMEX)".
Chuyên đề đợc bố cục theo ba phần chính sau:
phần i: cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán
nhập khẩu
phần ii: thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty
xnk kỹ thuật
phần iii: phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nhập
khẩu ở công ty xnk kỹ thuật
Chuyên đề đã tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh nhập khẩu và kế toán
nhập khẩu trong cơ chế mới, đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý và kế
toán, phân tích qui trình kế toán nhập khẩu và đề xuất phơng hớng, biện pháp giải
quyết một số tồn tại trong công tác kế toán cũng nh nâng cao hiệu quả kinh doanh
nhập khẩu của Công ty TECHNIMEX.
2
Phần i
cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác
kế toán nhập khẩu
i. Một số vấn đề về hoạt động kinh doanh nhập khẩu
và ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán nhập khẩu
1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu
Hoạt động nhập khẩu l mặt của lĩnh vực ngoại thơng, đó là việc mua hàng
hoá của các tổ chức kinh tế, Công ty, tập đoàn nớc ngoài và tiêu thụ hàng hoá
nhập khẩu ở thị trờng trong nớc hoặc tái xuất khẩu, đợc thực hiện bởi các doanh

nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu theo các hợp đồng ký kết với nớc ngoài.
Hoạt động nhập khẩu có một vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta còn thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình
độ quản lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật t, vốn, công
nghệ...sẽ tạo điều kiện giải quyết những bế tắc và thúc đẩy tăng trởng, phát triển
kinh tế. Hoạt động nhập khẩu còn tranh thủ khai thác mọi tiềm năng thế mạnh về
công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lí của nớc ngoài cũng nh tăng cờng giao lu quốc
tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại, hiểu biết lẫn nhau trên trờng quốc tế. Bên
cạnh đó, nhập khẩu còn là một bộ phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu, tác
động tích cực đến xuất khẩu, giải quyết việc làm cho ngời lao động, làm dồi dào,
phong phú hơn thị trờng nội địa.
2.Các ph ơng thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu hàng hóa .
Nhập khẩu là một lĩnh vực rất phong phú và đa dang, đợc tiến hành theo
nhiều phơng thức và hình thức khác nhau.
Xét về phơng thức, nhập khẩu bao gồm hai phơng thức, nhập khẩu theo Nghị định
th và nhập khẩu ngoài Nghị định th. Nhập khẩu theo Nghị định th là phơng thức mà
các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nớc về trao đổi
hàng hóa giữa hai nớc theo Nghị định th đã ký kết. Nhập khẩu ngoài Nghị định th
là phơng thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính,
chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối
cùng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc.
3
Về hình thức nhập khẩu, hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu
trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó các
đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu đợc Nhà nớc cấp gíấy phép kinh doanh nhập
khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua hàng hoá với n-
ớc ngoài. Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh
nghiệp đợc Nhà nớc cấp giấy phép nhập khẩu nhng cha có đủ điều kiện để trực
tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nớc ngoài hoặc là cha thể trực tiếp
lu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nớc nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có

chức năng nhập khẩu hộ hàng hoá cho mình.
3. Các ph ơng thức thanh toán hợp đồng ngoại trong kinh doanh nhập
khẩu.
Phơng thức thanh toán là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện hợp
đồng và nó cũng ảnh hởng đến việc hạch toán kế toán. Có rất nhiều phơng thức
thanh toán khác nhau, nhng phổ biến và quan trọng hơn cả là một số phơng thức
sau:
Thứ nhất, phơng thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment), là phơng
thức thanh toán trong đó tổ chức xuất khẩu sau khi đã giao hàng sẽ ký phát hối phiếu
đoì tiền ngời mua, nhờ Ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu
đó.
Thứ hai, phơng thức tín dụng chứng từ (L/C), là phơng thức đợc áp dụng phổ
biến nhất bởi u điểm của nó. Thực chất đây là một sự thoả thuận trong đó một
Ngân hàng (Ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (ngời xin mở L/C)
sẽ trả một số tiền nhất định cho một số ngời khác (ngời hởng lợi số tiền L/C) hoặc
chấp nhận hối phiếu do ngời hởng lợi thứ nhất ký phát (trong phạm vi số tiền nhất
định đó) khi ngời hởng lợi xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ hàng hoá
phù hợp với qui định đề ra trong L/C.
Thứ ba, phơng thức thanh toán chuyển tiền (Remittance) là phơng thức trong
đó một khách hàng (ngời nhập khẩu) yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển
một số tiền nhất định cho ngời hởng lợi (ngời xuất khẩu) ở một thời điểm cụ thể
trong một thời gian nhất định.
Để tổ chức công tác kế toán nhập khẩu một cách khoa học, hợp lý yêu cầu
phải nắm đợc ý nghĩa cũng nh nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu, có nh vậy mới
đảm bảo thiết lập và cung cấp hệ thống thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ
4
doanh nghiệp, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, hàng giờ một cách
hiệu quả .
4. ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán nhập khẩu
Kế toán nhập khẩu đảm bảo từ việc phản ánh, theo dõi việc thực hiện các hợp

đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí một cách chính xác, ghi nhận doanh thu,
phản ánh sự biến động tài sản, vốn, vật t, thanh lý hợp đồng, xác định hiệu quả
kinh doanh đến việc lựa chọn đợc những thị trờng, bạn hàng, khách hàng, mặt
hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả đồng thời xác định thị trờng, mặt hàng tiềm
năng phục vụ cho việc lập chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ chung của công tác kế toán, xuất phát từ
đặc điểm riêng của hoạt động nhập khẩu, từ sự cần thiết phải tổ chức công tác kế
toán nhập khẩu, kế toán nhập khẩu cần làm tốt các nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, ghi chép, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế
hoạch lu chuyển hàng nhập khẩu.
Thứ hai, thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch nhập khẩu, kiểm tra việc bảo quản, dự trữ hàng hoá và tổ chức tốt kế toán
chi tiết vật t hàng hoá, kế hoạch thu chi ngân sách, kiểm tra tình hình chấp hành
kỷ luật thu nộp ngân sách.
Thứ ba, kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các loại
vật t, tiền vốn. Kế toán nhập khẩu phải xác định đầy đủ và chính xác các chi phí
nhập khẩu, xác định chính xác doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ từ đó xác
định kết quả kinh doanh, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi.
Thứ t, cung cấp số liệu phục vụ kịp thời công tác quản lý và điều hành kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính doanh nghiệp, phục vụ cho công
tác theo dõi và lập kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế.
Trên cơ sở nắm đợc đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu, ý nghĩa cũng
nh nhiệm vụ công tác kế toán nhập khẩu, kế toán phải biết đợc sự thể hiện đặc
điểm này trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và việc tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu .
II. tổ chức công tác kế toán nhập khẩu
5
1. Một số chứng từ kế toán th ờng dùng trong hạch toán các nghiệp vụ
nhập khẩu
Bộ chứng từ thanh toán mà tổ chức xuất khẩu chuyển cho đơn vị nhập khẩu để

làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán, ghi sổ bao gồm:
- Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice)
- Vận chuyển đờng biển (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate), phẩm chất (Certificate
of Quality), số, lợng trọng (Certificate of Quantity, Weight), xuất xứ
(Certificate of Origin), kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary
Certificate).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
2. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu:
Số lợng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của doanh
nghiệp và nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ doanh nghiệp. Trong hạch toán các
nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán thờng sử dụng một số tài khoản: TK 144, 151, 1561,
1562, 157, 131, 1388, 3388, 333, 413, 511, 641, 642, 911 ...
3. Kế toán nghiệp vụ nhập hàng
Để hạch toán hợp lý, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá
trình nhập khẩu đòi hỏi kế toán phải nắm đợc giá của hàng nhập khẩu. ở Việt
Nam hiện nay thờng áp dụng 2 điều kiện FOB và CIF. Giá nhập khẩu phổ biến là
giá CIF. Giá nhập kho của hàng nhập khẩu là giá mua thực tế , đợc tính theo công
thức :
a. Nhập khẩu trực tiếp
Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo hình thức nhập khẩu trực tiếp đợc thực
hiện theo sơ đồ sau:
6
Thuế nhập
khẩu
Giá CIF
(FOB)
Giá mua thực tế của
hàng nhập khẩu
+

=
Chi phí mua
+
Sơ đồ 1: Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo phơng pháp KKTX
TK111,112,331 TK 413 TK151 TK157,632
CLTG
CLTG
Tiền hàng NK Trị giá hàng gửi bán
theo TGHT Bán trực tiếp ở cảng
Trị giá lô hàng nhập TK 1532
kho theo TGTT Trị giá bao bì tính
giá riêng
TK 3333
TK1561 TK138,
331
Thuế nhập khẩu phải nộp
Trị giá mua hàng Trị giá hàng
thiếu
nhập kho khoản đợc
giảm giá
Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: nhập hàng và tiêu thụ hàng nhập.
Giai đoạn tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu là giai đoạn quan trọng trong quá trình
kinh doanh nhập khẩu của mọi doanh nghiệp, thông qua tiêu thụ mà giá trị hàng
nhập đợc thực hiện, doanh nghiệp thu hồi đợc tiền vốn bỏ ra, cho phép trang trải
các chi phí phát sinh và có lãi. Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng nhập ( theo
phơng pháp KKTX ) đợc thực hiện theo sơ đồ sau:
b. Nhập khẩu uỷ thác :
Theo phơng thức này đơn vị đặt hàng (bên uỷ thác) giao cho đơn vị ngoại th-
ơng (bên nhận uỷ thác) tiến hành nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định đ-
ợc thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và

thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhng bằng chi phí của bên
uỷ thác. Việc hạch toán tại đơn vị nhận uỷ thác đợc tiến hành nh sau:
7
SƠ Đồ 2: Kế toán bán hàng nhập khẩu.
TK 156 TK 157 TK632 TK 911 TK 511 TK 111,
112, 131

(1) (2a) (8) TK 3331
TK 641 (5) (4a)

(2b) (9)
(4)
TK 521,531,532
TK 151 TK 642 TK
413
(2c) (10) (6)
(4b)
TK 156
TK 1532 TK 111,112,131 (11) (7)

TK 421
(12)
( 3)
(13)
Chú thích :
(1) Trị giá hàng chuyển đi, gửi bán
(2a,2b,2c) Giá vốn hàng bán
(3) Bao bì tính giá riêng
(4) Doanh thu bán hàng theo TGTT
(4a) Tiền hàng tính theo TGHT

(4b) Chênh lệch tỷ giá
(5) Thuế doanh thu phải nộp
(6) Kết chuyển các khoản giảm giá, chiết khấu, doanh thu hàng bán bị trả lại
(7) K/C doanh thu thuần
(8) K/C giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ
(9) K/C CFBH phát sinh trong kỳ
(10) K/C CFQLDN
(11) Nhập kho số hàng bán bị trả lại
(12) K/C lãi
(13) K/C lỗ
Sơ đồ 3 : Kế toán nhập khẩu uỷ thác (tại đơn vị nhận uỷ thác)
8
TK3388 TK111,112 TK151 TK1561

(1) (2) (4a)
(3)
(4b)
TK511

(5a) TK
111,112,3388
(5) TK413

(5b)
Chú thích :
(1) Nhận tiền hàng và thuế nhập khẩu của bên uỷ thác
(2) trị giá hàng nhập theo TGHT
(3) Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng)
(4a) Tạm nhập kho theo TGHT
(4b) Giao hàng cho bên uỷ thác (ở kho)

(5) Hoa hồng uỷ thác theo TGTT
(5a) Hoa hồng uỷ thác theo TGHT
(5b) Chênh lệch tỷ giá
Đối với đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị chủ hàng, đợc ghi sổ doanh
số mua, bán hàng nhập khẩu. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu,
thuế nhập khẩu và các chi phí dịch vụ uỷ thác. Trình tự hạch toán đợc thực hiện
theo sơ đồ sau:
9
Sơ đồ 4: Hạch toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị uỷ thác
TK111, 112 TK 1388 TK 3333 TK 151 TK 156
( 1) (2) (3b) (4a)


(3a) (3)
TK 413 TK157,
632


(3c) (4b)
Chú thích :
(1) Chuyển tiền cho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu và nộp thuế NK
(2) Thuế nhập khẩu đã nộp
(3) Trị giá thực tế hàng NK (giá mua + thuế NK)
(3a) Giá mua tính theo TGHT
(3b) Thuế nhập khẩu phải nộp
(3c) Chênh lệch tỷ giá
(4a) Nhập kho lô hàng nhập khẩu
(4b) Trị giá thực tế hàng nhập chuyển gửi bán, bán thẳng
Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nhập khẩu, nó đã
phản ánh, nêu lên những nét khái quát về hoạt động nhập khẩu và hạch toán nghiệp

vụ nhập khẩu. Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa quy định những nguyên tắc và
chuẩn mực chung, vừa quy định những nguyên tắc, phơng pháp kế toán cụ thể ở mức
độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp tùy thuộc
vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của mình mà quy định thêm các điều
khoản chi tiết để tiện cho việc hạch toán các nghịêp vụ kinh tế phát sinh trong quá
trình kinh doanh tại doanh nghiệp. Để thấy rõ bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh
doanh nhập khẩu, phần II sẽ đề cập đến công tác kế toán nhập khẩu tại một doanh
nghiệp cụ thể.
10
Phần ii
Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu
ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật
I.Đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy kế
toán ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật
1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TECHNIMEX.
Công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật có tên giao dịch quốc tế là VIETNAM
TECHNIQUE import - EXPORT CORPORATION, viết tắt là
TECHNIMEX, đợc thành lập theo Quyết định số 212 ngày 6/10/1992 của GS
Đặng Hữu, Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nớc, là một trong hai
doanh nghiệp đầu tiên thuộc UBKH và KTNN. Theo điều lệ tổ chức và hoạt động
của Công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng ký thì phạm vi
hoạt động của Công ty là hợp tác, kinh doanh, và sản xuất trong lĩnh vực KH, CN
và Kỹ thuật.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi
nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và điều lệ tổ chức và hoạt
động của Công ty do Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trờng phê duyệt.
Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo
toàn và phát triển vốn Nhà nớc cấp, điều hành toàn bộ hoạt động Công ty, chịu
trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ KH, CN và Môi trờng và pháp luật về toàn bộ hoạt

động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có các trởng phòng chức năng và một
kế toán trởng đợc Bộ trởng Bộ KH, CN, và Môi trờng bổ nhiệm theo đề nghị của
Giám đốc. Các Trởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao và hoạt động của phòng
trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết
định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc.
Các trung tâm là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều
hành trực tiếp của Giám đốc Công ty, cuối mỗi kỳ, niên độ phải tổng hợp thông
tin, lên các báo cáo tài chính gửi Công ty theo quy định.
11