Nghệ thuật dự báo doanh thu - chi phí doc

Nghệ thuật dự báo doanh
thu - chi phí
Dự báo chính xác doanh thu và chi phí không chỉ mang tính khoa
học mà là cả một nghệ thuật. Và môn nghệ thuật này có những bí
quyết riêng.
Việc dự đoán doanh thu và chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp khi
mọi thông số tài chính còn quá mơ hồ là cả một nghệ thuật.
Nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ qua khâu này vì cho rằng mất
nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ không rót vốn vào công
ty nếu bạn không thể đưa ra các dự báo tài chính chi tiết. Điều
quan trọng hơn là các dự báo tài chính hợp lý sẽ giúp bạn kiểm
soát tốt chi phí, phát triển các kế hoạch nhân sự cũng như kinh
doanh.
Như vậy, làm thế nào để xây dựng các dự báo tài chính khi công
việc kinh doanh của bạn chỉ mới bắt đầu và bạn cũng chưa có
kinh nghiệm. Sau đây là một số nguyên tắc cần nắm.
1. Bắt đầu bằng chi phí, chứ không phải doanh thu
Trong giai đoạn khởi nghiệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi dự báo
chi phí hơn là doanh thu. Vì thế, bạn hãy bắt đầu bằng việc ước
tính các khoản chi phí thường gặp nhất như sau:
Chi phí cố định/chi phí hoạt động (overhead): Tiền thuê văn
phòng, hóa đơn tiền điện, nước…, chi phí điện thoại/dịch vụ viễn
thông, chi phí hạch toán kế toán, các loại phí liên quan đến pháp
lý/bảo hiểm/cấp phép, chi phí bưu chính, công nghệ, chi phí
quảng cáo và marketing, chi phí tiền lương (Overhead là tất cả
các khoản chi phí không bao gồm chi phí lao động trực tiếp,
nguyên vật liệu trực tiếp hoặc các chi phí quản lý).
Chi phí biến đổi (variable cost):
Giá vốn hàng bán (các chi phí phải chịu trong quá trình sản xuất
ra sản phẩm) gồm chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí đóng
gói, bao bì.

Chi phí lao động trực tiếp gồm dịch vụ khách hàng, bán hàng trực
tiếp, marketing trực tiếp.
Và dưới đây là những bí quyết để dự đoán chi phí một cách chính
xác:
Tăng gấp đôi con số ước tính đối với chi phí marketing và quảng
cáo, vì các khoản chi phí này luôn cao hơn so với dự tính ban
đầu.
Tăng gấp ba lần con số ước tính đối với các khoản phí liên quan
đến pháp lý, bảo hiểm và cấp phép, vì chúng rất khó dự đoán đặc
biệt khi bạn chưa có kinh nghiệm gì trong việc này. Hơn nữa, một
thực tế là các khoản phí này hầu như lúc nào cũng có xu hướng
vượt ngoài dự tính ban đầu.
Thường xuyên theo dõi chi phí bán hàng trực tiếp và dịch vụ trực
tiếp, vì chắc chắn bạn sẽ muốn dự báo các khoản chi phí này một
cách chi tiết khi lượng khách hàng của bạn tăng lên.
2. Dự báo doanh thu theo cả hai kịch bản “thận trọng” và
“lạc quan”
Nhiều chủ doanh nghiệp thường cảm thấy phân vân giữa việc
chọn một cái nhìn khiêm tốn, thận trọng về doanh thu hay là một
giấc mơ đầy tham vọng để tạo động lực phấn đấu cho bản thân
và thúc đẩy tinh thần làm việc của những người khác.
Thay vì chỉ dự báo một cách thận trọng, bạn nên nuôi dưỡng giấc
mơ của mình và lập ra một số dự báo tham vọng. Bởi lẽ, bạn sẽ
không thể trở thành một doanh nghiệp lớn nếu không nghĩ lớn.
Bằng cách lập ra cả hai kịch bản về dự đoán doanh thu, bạn sẽ
buộc mình phải tạo ra những giả định thận trọng và bên cạnh đó,
có một số giả định lạc quan.
Chẳng hạn, kịch bản thận trọng của bạn có thể gồm các giả định
như sau: khung giá bán thấp, chỉ có 2 kênh marketing, không có
nhân viên kinh doanh, chỉ có một sản phẩm hoặc dịch vụ mới

được tung ra mỗi năm trong 3 năm đầu tiên hoạt động.
Trong khi đó, kịch bản doanh thu đầy tham vọng của bạn lại có
những giả định như sau:
(1) khung giá thấp đối với hàng hóa cơ bản nhưng bên cạnh đó,
áp dụng khung giá cao hơn đối với sản phẩm cao cấp;
(2) Có từ 3-4 kênh marketing do bạn và một giám đốc marketing
quản lý;
(3) Có 2 nhân viên kinh doanh được trả theo hoa hồng;
(4) Có một sản phẩm/dịch vụ mới được giới thiệu trong năm đầu
tiên, thêm 5 sản phẩm/dịch vụ được tung ra đối với mỗi phân
khúc thị trường trong năm thứ hai và thứ ba.
Với việc dám nghĩ lớn và đưa ra những dự báo đầy tham vọng,
bạn có nhiều khả năng tạo ra những ý tưởng mang tính đột phá
hơn cho doanh nghiệp mình.
3. Kiểm tra các hệ số tài chính để đảm bảo rằng những dự
báo của bạn là hợp lý
Sau khi đưa ra những dự báo tham vọng về doanh thu, các chủ
doanh nghiệp thường dễ bỏ qua phần chi phí. Nhiều người chỉ
chú trọng vào việc đạt các mục tiêu doanh thu đề ra và cho rằng
chi phí có thể được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế nếu chỉ
tiêu doanh thu không thực hiện được. Ở đây, lối suy nghĩ tích cực
có thể giúp bạn tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu suy nghĩ “quá tích
cực” thì coi chừng bạn sẽ không đủ tiền để thanh toán các hóa
đơn, thường không được quan tâm quản lý một cách đúng mức.
Cách tốt nhất để cân đối dự báo doanh thu với dự báo chi phí là
kiểm tra các chỉ số tài chính cơ bản. Chẳng hạn:
Tỉ suất lãi gộp: Hay nói cách khác là tỉ lệ giữa tổng chi phí trực
tiếp (tức giá vốn hàng bán) với tổng doanh thu trong một quý
hoặc một năm nào đó. Công thức tính tỉ suất lãi gộp là lấy lãi
gộp/doanh thu hoặc lấy (doanh thu - giá vốn hàng bán)/doanh

thu.
Đây là một trong những chỉ số mà các doanh nghiệp thường có
xu hướng “vung tay quá trán” trong việc dự đoán, trong khi thực
tế năng lực quản lý giá vốn của họ không hiệu quả. Hãy cẩn thận
đối với những giả định làm cho tỉ suất lãi gộp tăng từ 10% lên
50%.
Tỉ suất lợi nhuận hoạt động: Nếu tỉ suất lãi gộp phản ánh hiệu
quả quản lý giá vốn của doanh nghiệp thì tỉ suất lợi nhuận hoạt
động lại thể hiện hiệu quả quản lý mọi chi phí hoạt động, bao gồm
cả chi phí trực tiếp, chi phí bán hàng lẫn chi phí quản lý (không
gồm chi phí lãi vay).
Ví dụ, tỉ suất lợi nhuận hoạt động 12% có nghĩa là doanh nghiệp
tạo ra được 0,12 đồng (trước lãi vay và thuế) đối với mỗi đồng
doanh thu. Công thức tính tỉ suất lợi nhuận hoạt động là lấy thu
nhập trước lãi vay và thuế (EBIT)/doanh thu.
Khi doanh thu tăng, nếu chi phí bán hàng và chi phí quản lý chỉ
chiếm một tỉ lệ nhỏ trong tổng chi phí thì tỉ suất lợi nhuận hoạt
động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện. Một sai lầm nhiều chủ
doanh nghiệp thường mắc phải là dự báo điểm hòa vốn quá sớm
và nghĩ rằng họ sẽ không cần nhiều vốn để đạt được điểm hòa
vốn này (Điểm hòa vốn là khi doanh thu làm ra chỉ vừa đủ để
trang trải các chi phí. Hay nói cách khác là tại điểm hòa vốn,
doanh nghiệp bắt đầu thu được lợi nhuận).
Tổng số nhân viên trên mỗi khách hàng: Nếu dự định phát triển
công việc một mình, bạn phải quan tâm đặc biệt đến hệ số này.
Tính chỉ số này bằng cách chia số nhân viên tại công ty cho số
khách hàng bạn có. Hãy tự hỏi liệu bạn có muốn một mình quản
lý nhiều khách hàng như thế trong 5 năm khi công việc kinh
doanh đã tiến triển. Nếu không, bạn sẽ cần phải thay đổi các dự
báo doanh thu hoặc chi phí tiền lương hoặc là cả hai.