Thông tin có đến đúng lúc bạn cần? docx

Thông tin có đến đúng lúc bạn cần?
Bạn thực sự cần có được thông tin nhanh như thế nào? Cùng với
Jim Hagemann Snabe, đồng CEO của SAP tôi đã thực hiện một
nghiên cứu về những loại thông tin các nhà quản lý cần và họ cần
có những thông tin đó nhanh như thế nào.
Tôi phỏng vấn cả nhân viên cấp cao (15 cựu hoặc đương nhiệm
CEO hoặc trưởng các đơn vị kinh doanh) cũng như các nhà quản
lý chịu trách nhiệm về việc cung cấp thông tin. Chúng tôi cũng
tiến hành khảo sát 302 nhân viên cấp cao tại các công ty lớn của
Mỹ về tốc độ họ nhận được thông tin họ cần và mong muốn của
họ đối với việc có được thông tinh nhanh hơn.
Không có gì ngạc nhiên, rất nhiều người (hầu như là tất cả) nói
họ muốn có thông tin nhanh hơn. Nhưng cũng có những sự khác
biệt lớn mà theo đó họ muốn có những loại thông tin nhất định
với tốc độ nhanh hơn và dưới những điều kiện kinh doanh nào thì
tốc độ của việc có thông tin nhanh hơn là quan trọng và cần thiết.
Và bởi vì mỗi nhân viên cấp cao được phỏng vấn lại có những
nhu cầu và mong muốn khác nhau về loại hình và tần suất thông
tin nên cũng cần đòi hỏi sự linh hoạt lớn hơn.
Có rất nhiều lý do tại sao thông tin lại đến một cách chậm chạp và
kém linh hoạt. Một số là do những nguyên nhân kinh doanh hợp
lý - ví dụ như nhu cầu tổng hợp và hợp nhất thông tin xuyên suốt
các đơn vị kinh doanh hoặc các liên kết với quá trình kinh doanh
chịu ảnh hưởng từ bên ngoài như báo cáo hiện trạng tài chính.
Những yếu tố khác có thể kể đến như công nghệ vốn không cho
phép việc tiếp cận và trưng bày thông tin một cách nhanh chóng.
Trong bài đăng tiếp theo, tôi sẽ thảo luận việc làm thế nào để có
thể gỡ bỏ những trở ngại này. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ tập
trung vào những loại thông tin nào thực sự cần phải được có
nhanh chóng và linh hoạt. Cũng cần đến công sức để thúc đẩy
nhanh thông tin vì vậy việc biết được ưu tiên của bạn là gì rất

hữu ích.
Những dạng thông tin quan trọng nhất được xếp theo từng phần
theo ngành nghề. Với những công ty định hướng kỹ thuật, thì
thông tin về phát triển sản phẩm là cực kỳ quan trọng. Tại chuỗi
cửa hàng bán lẻ quần áo, loại thông tin quan trọng nhất chính là
mức hàng tồn kho. Công này đã làm việc trong nhiều năm để có
thể có được những thông tin này một cách chính xác và để các
nhà quản lý có thể dễ dàng tiếp cận được chúng. Trong một
doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến, ví dụ một công ty quà tặng
trực tuyến mà chúng tôi đã phỏng vấn, có chu kỳ thời gian nhanh
hơn hầu hết các doanh nghiệp khác và thái độ hành vi trực tuyến
của khách hàng là loại thông tin quan trọng nhất. Người truy cập,
thời gian truy cập, đối thoại và những lệnh bị bỏ qua là những
mảng thông tin quan trọng.

Không ngạc nhiên gì khi hiện trạng nền kinh tế (cũng như liệu
công ty có đang trải qua khủng hoảng hay không) là nhân tố
quyết định chủ chốt trong nhu cầu thông tin của các tổ chức.
Trong nền kinh tế suy giảm, các giám đốc muốn thông tin về
những khoản phải thu và phải trả (50% đề cập đến loại thông tin
này) cũng như về ngân sách, chi tiêu và chi phí (cũng 50%),
luồng tiền (47%), rủi ro hoạt động và chiến lược (40%), hiệu suất
và hiệu quả của nhân viên (36%) nhanh hơn. Trong nền kinh tế
phát triển, các giám đốc lại nói họ cần có những thông tin về sự
hài lòng của nhân viên (27%), thị phần (13%), mức hàng tồn kho
(12%), dữ liệu về đối tác và nhà cung cấp (12%) và hoạch định
tương lai (12%) nhanh hơn.
Cần lưu ý rằng những con số phần trăm trên khi nền kinh tế suy
giảm lớn hơn khi nền kinh tế phát triển. Với một số loại thông tin
như chất lượng, thị phần và những thông tin về đối thủ cạnh tranh

thì về cơ bản ít có sự khác biệt giữa những điều kiện kinh tế.
Chu kỳ thời gian mong muốn cho một loại thông tin cụ thể khác
nhau theo ngành nghề và các yếu tố khác. Ví dụ, bán hàng cần
được quản lý theo giờ tại những công ty quà tặng trực tuyến
chúng tôi phỏng vấn và theo tuần với những công ty sở hữu và
cho thuê tháp sóng điện thoại và theo tháng cho những thương
vụ kinh doanh tua bin chạy bằng hơi nước tại một công ty công
nghiệp (có thể chỉ có 12 giao dịch một năm).
Nhưng những người tham gia nghiên cứu thuộc các ngành chỉ rõ
rằng một số loại thông tin cần phải có nhanh hơn các loại thông
tin khác. Theo khía cạnh loại thông tin các giám đốc cấp cao gần
đây nhận được, những thông tin đến nhanh nhất (kết hợp thời
gian thực tế và tần suất ngày) là doanh thu bán hàng và tin tức về
đối thủ và khách hàng. Những thông tin đến chậm nhất (ví dụ là
những thông tin nhận theo quý hoặc năm) là sự hài lòng của
nhân viên, thị phần, sự hài lòng của khách hàng và hoạch định
tương lai.
Theo khía cạnh thông tin mà những người trả lời khảo sát muốn
có (ngược lại với những gì họ nhận được) những loại thông tin có
tần suất mong muốn cao nhất là thông tin về đối thủ cạnh tranh,
doanh thu bán hàng và thông tin về khách hàng. Những loại
thông tin không cần nhanh là thị phần, sự hài lòng của nhân viên,
hoạch định tương lai và năng suất và hiệu quả của nhân viên.
Có thể một trong số những điều phát hiện ngạc nhiên nhất trong
khảo sát là không một ai muốn thông tin của họ nhanh hơn. Phần
trăm những người trả lời muốn thông tin của họ nhanh hơn với
tốc độ nhận được thông tin gần đây của họ giao động từ thấp là
chỉ khoảng 36% đối với thông tin về hàng tồn kho và 38% đối với
thông tin về đối thủ cạnh tranh đến cao là 61% về thông tin về sự
hài lòng của khách hàng và 71% đối với sự hài lòng của nhân

viên. Những kết quả này cho thấy chẳng ai có mong muốn tất cả
những thông tin đều có sẵn trong thực tế cho dù điều đó là khả
thi.
Tuần tới tôi sẽ mô tả việc các tổ chức có thể làm để thúc đẩy
nhanh tốc độc có được những thông tin thực sự quan trọng. Cho
đến lúc đó thì các bạn hãy kiên nhẫn một chút!