Giới thiệu Microsoft Access

Giáo án Tin học 12
Bài 3. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU
- Biết những khả năng chung nhất của Access như một hệ QTCSDL (khai
báo, lưu trữ, xử lý dữ liệu);
- Biết bốn đối tượng chính trong Access: bảng (Table), mẫu hỏi (Query), biểu
mẫu (Form), báo cáo (Report);
- Liên hệ được bài toán quản lí gần gũi với các học sinh với các công cụ quản
lí tương ứng trong Access;
- Biết một số lệnh cơ bản: Khởi động và kết thúc Access, tạo một cơ sở dữ
liệu mới hoặc mở một CSDL đã có, tạo đối tượng mới;
- Biết có hai chế độ làm việc với đối tượng: Chế độ thiết kế (Design View) và
chế độ trang dữ liệu (Datasheet View);
- Biết các cách tạo các đối tượng: dùng thuật sĩ (Wizard) và tự thiết kế
(Design).
II. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC
• Phương pháp: Thuyết trình vấn đáp
• Phương tiện: Máy tính,máy chiếu, phông chữ hoặc bảng.
III. LƯU Ý SƯ PHẠM
Để có thể gây hứng thú cho HS khi làm quen với Access, GV nên chuẩn
bị một máy tính, máy chiếu trên lớp có sẵn một chương trình quản lí thông
tin trong Access để trình diễn các chức năng của chúng.
Trong bài này chúng ta không nên thiết kế bài giảng hoàn toàn trên
PowerPoint vì như vậy các hình chúng ta cần giới thiệu nếu chuyển vào
PowerPoint thì chúng cũng chỉ là một bức hình phóng to. Do đó vẫn sử dụng
bảng viết và dùng Projector như là một bảng phụ GV có thể thao tác trên
Access và chỉ cho HS thấy được trực tiếp các thành phần cũng như các chức
năng của Access một cách trực quan và sinh động.
IV. NỘI DUNG
Hoạt động của GV và HS Nội dung
+ Ổn định lớp:

+ Chào thầy cô.
+ Cán bộ lớp báo cáo sỉ số
+ Chỉnh đốn trang phục
GV: Trong lớp 10 em đã được học
phần mềm nào của Microsoft?
HS: Trả lời câu hỏi: MS Word.
GV: Trong bộ phần mềm MS
Office ngoài MS Word còn những
phần mềm nào?
HS: Trả lời câu hỏi
1.Phần mềm Microsoft Access
Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access)
là hệ QTCSDL trên môi trường Windows. Access
nằm trong bộ phần mềm tin học văn phòng
Microsoft Office của hãng Microsoft viết cho máy
tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ.
Access ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn
GV: Trong chương trình lớp 12
chúng ta sẽ được học về CSDL và
cụ thể chúng ta sẽ dùng MS
Access để minh họa cụ thể.
GV: Access có nghĩa là gì?
HS: Trả lời câu hỏi.
GV: Access có nghĩa là truy cập,
truy xuất.
Access là một Hệ QTCSDL, Access dùng ngôn
ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu, một số chương
trình bảo đảm cơ chế về tranh chấp, bảo mật và
phục hồi dữ liệu để cung cấp các công cụ lưu trữ
và xử lí dữ liệu.

2. Khả năng của Microsoft Access
a. Access có những khả năng nào?
- Tạo cơ sở dữ liệu gồm các bảng, quan hệ giữa
các bảng.
- Tạo chương trình giải bài toán quản lí, lập các
mẫu thống kê, tổng kết.
- Đóng gói CSDL và chương trình tạo phần mềm
quản lí vừa và nhỏ.
Ngoài ra Access còn tạo điều kiện thuận lợi cho
trao đổi, chia sẻ dữ liệu trên mạng.
b. Ví dụ (SGK trang 28)
GV: Microsoft Access giúp người
lập trình tạo CSDL, nhập DL và
khai thác thông tin từ CSDL bằng
các công cụ chính sau:
GV: trong phần này ta có thể dùng
tranh ảnh chụp các kết qủa thực
hiện trước, hoặc dùng trực tiếp
Projector để thực hiện minh họa
dựa trên các ý tưởng sau:
Ví dụ 1: Ở bảng minh họa
ST
T
Họ
tên
Ng
ày
sin
h
Đo

àn
viê
n
Đ.
Vă
n
Đ.
Toá
n
Trong bảng trên không có cột tuổi
vì cột ngày sinh ta có thể tính được
tuổi bằng công thức.
GV: Từ bảng đã có Query sẽ thực
hiện việc tính toán để tạo thêm một
3. Các đối tượng chính của Microsoft Accesss
a. Các đối tượng chính của Accesss
+ Bảng (Table): là đối tượng cơ sở, được dùng để
lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ
thể xác định và bao gồm các bản ghi là các hàng,
mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác
định của chủ thể đó.
+ Mẫu hỏi (Query): Là đối tượng cho phép tìm
kiếm, sắp xếp và kết xuất dữ liệu xác định từ một
hoặc nhiều bảng.
+ Biểu mẫu (Form): là đối tượng giúp cho việc
nhập hoặc hiển thị thông tin một cách thuận tiện
hoặc để điều khiển thực hiện một ứng dụng.
+ Báo cáo (Report): là đối tượng được thiết kế để
định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được
chọn và in ra.

cột mới là tuổi.
GV: Trên thực tế chúng ta luôn
dùng biểu mẫu để nhập dữ liệu và
điều khiển thực hiện ứng dụng. Ví
dụ, máy tính bỏ túi. Hoặc dùng
biểu mẫu để cập nhật thông tin về
HS
GV: Từ bảng trên ta hoàn toàn có
thể thực hiện việc báo cáo xem có
bao nhiêu đoàn viên trong danh
sách, nói tóm lại đây chính là công
việc tổng hợp dữ liệu theo một yêu
cầu nào đó.
GV: Vì HS đã khởi động MS
Word trong chương trình Tin 10
nên ta hoàn toàn có thể để HS chủ
động đưa ra ý kiến của mình về
cách khởi động Access.
GV: Theo em có mấy các để khởi
động Access?
HS: Trả lời câu hỏi.
GV: Khởi động Access trên máy
chiếu (Hình 1)
b. Ví dụ:
Ví dụ về bài toán quản lí HS
4. Một số thao tác cơ bản
a. Khởi động Access
Có thể khởi động Access bằng một các cách sau:
- Từ bảng chọn Windows Start: nháy chuột Start/
All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft

Access
- Từ biểu tượng shortcut của Access: nháy vào
biểu tượng ( ) trên màn hình Desktop (nếu có)
hoặc nháy mục chọn
HS: Ghi bài, theo dõi máy chiếu.
GV: Thực hiện trên Projector các
bước để tạo một CSDL mới (H.2)
GV: Sau khi nháy nút Create, xuất
hiện cửa sổ CSDL như hình 7. cửa
sổ CSDL, gồm 3 phần chính:
Thanh công cụ, Bảng chọn đồi
tượng (cột bên trái) và một trang
( phần bên phải Bảng chọn đối
tượng)
GV: Thực hiện trên Projector các
bước để mở một CSDL đã có (hình
trong bảng chọn Windows Start (nếu có)
b. Tạo CSDL mới
Để tạo một CSDL mới:
1. Chọn lệnh File  New, màn hình làm việc của
Access sẽ có hộp thoại New File ở bên phải (H. 5)
2. Chọn Blank Database, xuất hiên hộp thoại File
New Database (H. 6)
3. Trong hộp thoại File New Database chọn vị trí
lưu tập tin và đặt tên cho tệp CSDL mới. Sau đó
nháy vào nút Create để xác nhận tạo tệp này.
3):
GV: Thực hiện trên Projector thao
tác kết thúc Access (hình 4):
Hình 4

GV: Nên lưu các thông tin trước
khi thoát khỏi Access. Nếu một
trong những cửa sổ đang mở còn
chứa các thông tin chưa được lưu,
Access hỏi có lưu các thông tin đó
không trước khi kết thúc.
HS: Theo dõi trên màn hình
GV: Khởi động Access và giới
c. Mở CSDL đã có
Để mở CSDL đã có, ta chọn một trong hai thao
tác sau:
- Nháy đúp tên của CSDL (nếu có trong hộp thoại
New File); hoặc
- Chọn lệnh File  Open rồi tìm CSDL là HK1,
HK2, LILICH.
d. Kết thúc Access
Để kết thúc làm việc với Access thực hiện một
trong những thao tác sau:
- Chọn Exit trên bảng chọn File.
- Nháy đúp nút ở góc trên bên trái màn hình
làm việc của Access hoặc nháy nút này rồi chọn
Close.
- Nháy nút (Close) ở goc trên bên phải màn
hình làm việc của Access.
thiệu cho HS các chế độ làm việc
cũng như các đối tượng của Access
trên Projector:
GV: Để làm việc với các đối tượng
của Access, GV có thể dùng máy
chiếu để minh họa cho HS thấy,

giúp HS dễ hiểu hơn.
GV: Thực hiện trên Projector các
bước để tạo một đồi tượng mới
(hình 4).
Chú ý: Có thể chuyển đổi qua lại
giữa chế độ thiết kế và chế độ
trang dữ liệu bằng cách nháy nút
hay nút hoặc chọn các tùy
chọn tương ứng trong bảng chọn
View khi bảng hoặc Biểu mẫu
đang mở.
GV: Trong Access, một đối tượng
5. Làm việc với các đối tượng
a. Chế độ làm việc với các đối tượng
- Chế độ thiết kế (Design View): Trong chế độ này
có thể tạo mới hoặc thay đổi (bảng, biểu mâu, mẫu
hỏi, báo cáo,…) Để chọn chế độ này: nháy nút
- Chế độ trang dữ liệu (Data Sheet View): chế độ
này hiển thị dữ liệu dạng bảng, và cho phép làm
việc trực tiếp với dữ liệu như xem, xóa hoặc thay
đổi các dữ liệu đã có, thêm dữ liệu mới. để chọn
chế độ này: nháy nút .
- Chế độ biểu mẫu (Form View): Chế độ này chỉ
dùng để làm việc với biểu mẫu.
b.Tạo đối tượng mới
- Dùng các mẫu dựng sẵn (thuật sĩ);
có thể được tạo bằng các cách sau:
GV: Trong thuật ngữ vừa nêu
chúng ta thấy một thuật ngữ rất
mới đó là Thuật sĩ (Wizard) vậy

thuật sĩ là gì?
GV: Để làm quen, trong các phần
dưới đây chúng ta sẽ kết hợp sử
dụng cả thuật sĩ và phương pháp tự
thiết kế để tạo đối tượng
GV: Tệp CSDL mới tạo chưa có
dữ liệu gọi là tệp CSDL trống. Khi
CSDL đã chứa dữ liệu thì trên
trang bảng sẽ có tên một số bảng
dữ liệu của CSDL này.
Hình 4. Trong trang Bảng của cử
sổ CSDL SODIEM_GV.MDB có 3
bảng HK1, HK2, LILICH.
- Người dùng tự thiết kế;
- Kết hợp cả 2 cách trên.
Thuật sĩ (Wizard)
Thuật sĩ là chương trình hướng dẫn từng bước
nhanh chóng tạo được các đối tượng của CSDL từ
các mẫu dựng sẵn.
+ Tạo đối tượng mới
Khi CSDL đã mở ta có thể tạo thêm hoặc mở
các đối tượng đã có (bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu, báo
cáo,…) bằng cách nháy vào nhãn đối tượng của nó
Chú ý: Tại mỗi thời điểm, Access
chỉ làm việc với một CSDL.
trong bảng chọn đối tượng.
Ví dụ: Trong H. 8, trang bảng của CSDL
SODIEM_GV có 3 dòng đầu:
Create table by using wizard (tạo bảng bằng cách
dung thuật sĩ)

Create table by entering data (tạo bảng bằng
cách tạo dữ liệu ngay)
Để tạo thêm bảng mới thì nháy vào một trong Ba
dòng chữ trên.
Nếu nháy vào tên các bảng LILICH, HK1, HK2
(đã có trong CSDL) thì mở được các bảng này.
d. Mở đối tượng
Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, nháy
đúp lên tên một đối tượng để nó.
Ví dụ: Nháy đúp lên tên bảng LYLICH để mở đối
tượng này (Hình 8)
V. CỦNG CỐ, DẶN DÒ
- Dùng máy chiếu thực hiện lại một số nội dung chính như khởi động, kết
thúc.
- Cho bài tập về nhà