Cấu trúc bảng - Tin học

Giáo án Tin học 12
Bài 4. CẤU TRÚC BẢNG
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU:
• Hiểu được các khái niệm chính trong cấu trúc bảng gồm
Trường, Bản ghi, Kiểu dữ liệu, Khóa chính;
• Biết cách tạo và sửa cấu trúc bảng.
II. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC
• Phương pháp: Thuyết trình vấn đáp
• Phương tiện: Máy tính,máy chiếu, phông chữ hoặc bảng.
III. LƯU Ý SƯ PHẠM
Giáo viên cần nhấn mạnh:
- Bảng là đối tượng quan trọng nhất trong số các đối tượng của Access vì
Bảng chứa toàn bộ dữ liệu trong một CSDL. Giữa các bảng có mối liên hệ
với nhau (HS sẽ học về các mối liên kết giữa các bảng trong Bài 7).
- Mục đích của mỗi bảng trong CSDL (hoặc chứa thông tin của chủ thể hoặc
chứa thông tin về mối quan hệ giữa chủ thể này với chủ thể khác), từ đó biết
cách xây dựng các trường và kiểu trường cần thiết cho mỗi bảng.
- Nếu có điều kiện, ngay trong tiết lý thuyết, chúng ta thực hiện và hướng dẫn
HS thực hiện các thao tác tạo và sửa cấu trúc bảng trên máy tính (có máy
chiếu).
- Nếu không có điều kiện, chúng ta hướng dẫn HS tìm hiểu các thao tác thông
qua việc sử dụng các hình 19 đến 21 trong SGK.
IV. NỘI DUNG
Hoạt động của GV và HS Nội dung
+ Ổn định lớp:
+ Chào thầy cô.
+ Cán bộ lớp báo cáo sỉ số
+ Chỉnh đốn trang phục
GV: Bảng là gì?
HS: Trả lời câu hỏi (theo ý hiểu của HS)
GV: Cho HS quan sát bảng sau

Hình 9. Bảng danh sách học sinh
GV: Em hãy cho biết bảng trên bao gồm những thành
phần nào?
HS: bao gồm 2 thành phần đó là “hàng” và “cột”
1.Các khái niệm chính
- Table (bảng): Một bảng là tập
hợp dữ liệu về một chủ thể nào
đó, chẳng hạn tập hợp HS của
một lớp hoặc tập hợp hóa đơn
bán hàng … (là thành phần cơ
sở tạo nên CSDL. Các bảng
được tạo ra sẽ chứa toàn bộ dữ
liệu mà người dùng cần để tổng
hợp, lọc, truy vấn, hiển thị và
in ra).
- Trường (field): Mỗi trường là
một thuộc tính cần quản lí của
chủ thể. Các dữ liệu cùng một
trường của các cá thể tạo thành
một cột. Trong nhiều trường
hợp người ta gọi tắt mỗi cột là
GV: Mỗi hàng của bảng dùng để lưu dữ liệu của một
HS. Người ta gọi mỗi hàng là một bản ghi của bảng.
Ví dụ bảng ghi thứ năm cho ta biết: Học sinh Lê
Thanh Bình có mã số 5, là HS nam, sinh ngày
9/5/1987, địa chỉ 12 Lê Lợi.
Mỗi cột trong bảng dùng để lưu dữ liệu một thuộc tính
của các cá thể. Mỗi cột gọi là một trường của bảng.
Như vậy, dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới
dạng các bảng, gồm có các cột (trường – field) và các

hàng (bản ghi – record). Một bảng là tập hợp dữ liệu
về môt chủ thể nào đó, chẳng hạn tập hợp HS của một
lớp hoặc tập hợp hóa đơn bán hàng …
GV: Em có nhận xét gì về dữ liệu của bảng nằm trên
một trường của bảng.
Quy tắc đặt tên trường:
Tên trường <=64 kí tự,
không chứa dấu chấm(.),
dấu(!), dấu(‘) hoặc dấu([]). Tên
không bắt đầu bằng khoảng
trắng, không nên bỏ dấu tiếng
Việt, không nên chứa kí tự
trắng.
Ví dụ: Trong bảng
SODIEM_GV có các trường:
Ten, NgSinh.
- Bản ghi: Mỗi bản ghi là một
hàng của bảng gồm dữ liệu về
toàn bộ thuộc tính của một cá
thể mà bảng quản lí (gọi là bộ
dữ liệu của cá thể).
Ví dụ: Trong bảng
SODIEM_GV bản ghi thứ 5 có
bộ dữ liệu là:
{5, Lê Thanh Bình, Nam,
9/5/1987, 12 Lê Lợi}.
cùng một cột?
HS: Trong một cột các dữ liệu có chung một kiểu.
GV: Kiểu dữ liệu là gì?
- Kiểu dữ liệu: Là kiểu giá trị

của dữ liệu lưu trong các
trường (mỗi trường chỉ chọn
một kiểu dữ liệu).
Dưới đây là một số kiểu dữ liệu chính trong Access:
Kiểu dữ liệu Mô tả Kích thước lưu trữ
Text Dữ liệu kiểu văn bản gồm các kí tự chữ và số 0 – 255 kí tự
Number Dữ liệu kiểu số 1, 2, 4 hoặc 8 byte
Date/Time Dữ liệu kiểu ngày / thời gian 8 byte
AutoNumber
Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi
mới và thường có bước tăng là 1
4 hoặc 16 byte
Yes/No Dữ liệu kiểu Boolean (hay Lôgic) 1 bit
Memo Dữ liệu kiểu văn bản 0 – 65.536 kí tự
GV: Trong cửa sổ CSDL có trang bảng thì có thể thực
hiện tạo và sửa cấu trúc bảng, tạo liên kết giữa các
bảng.
GV: Sau khi đã thiết kế cấu trúc bảng trên giấy, để tạo
cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế của Access ta thực
hiện một trong 3 cách sau:
GV: Sau khi thực hiện, trên cửa sổ làm việc của
Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng (H. 21)
và cửa sổ cấu trúc bảng.
2.Tạo và sửa cấu trúc bảng
a.Tạo cấu trúc bảng
- Cách 1: Chọn đối tượng bảng
để có trang bảng, sau đó nháy
đúp Create Table in Design
View
- Cách 2: Chọn đối tượng bảng

để có trang bảng, sau đó nháy
nút lệnh New rồi nháy đúp
Hình 21. Thanh công cụ thiết kế bảng
GV: Cấu trúc của bảng được thể hiện gồm tên trường,
kiểu dữ liệu và các tính chất của trường.
Cửa sổ cấu trúc bảng được chia làm 2 khung; khung
trên là phần định nghĩa trường và khung dưới là phần
các tính chất của trường (H. 22).
GV: Mỗi trường được đặc trưng bởi: tên trường (Field
Name), kiểu dữ liệu trong trường (Data Type), các tính
chất khác của trường (Field Properties). Đối với mỗi
trường của bảng, ta cần:
Design View (chế độ thiết kế).
- Cách 3: Chọn Insert/ Table,
rồi nháy đúp Design View.
Sau khi thực hiện, trên cửa sổ
làm việc của Access xuất hiện
thanh công cụ thiết kế bảng (H.
21) và cửa sổ cấu trúc bảng.
 Gõ tên trường vào cột Field
Name
 Chọn kiểu dữ liệu trong cột
Data Type.
 Mô tả nội dung trường trong
cột Description (phần này
không nhất thiết phải có).
 Lựa chọn tính chất của
trường trong phần File
Properties.
Nhấn các phím Tab hoặc

Enter để chuyển qua lại giữa
các ô. Để chọn kiểu dữ liệu của
một trường ta nháy chuột vào ô
thuộc cột Data Type của
trường này. Khi đó xuất hiện
mũi tên chỉ xuống ở bên phải
ô. Nháy chuột vào mũi tên này
GV: Các tính chất của trường được dùng để điều khiển
cách thức dữ liệu được lưu trữ, nhập hoặc hiển thị.
Tính chất của trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của
trường đó (Xem Phụ lục 1).
sẽ xuất hiện một danh sách kéo
xuống (drop – down list), liệt
kê các kiểu dữ liệu có thể chọn
cho trường này.
* Các tính chất của trường
Để thay đổi tính chất của một
trường:
 Nháy chuột vào kiểu của
trường, chọn thay đổi kiểu
trường.
 Các tính chất của trường
tương ứng sẽ xuất hiện
trong Field Properties ở nửa
dưới của hộp thoại (H. 22).
* Chỉ định khóa chính
 + Chọn trường bằng cách
nháy ô ở bên trái tên trường.
 + Nháy nút hoặc chọn
lệnh Primary Key trong

bảng chọn Edit.
Access hiển thị chiếc chìa khóa
( ) ở bên trái trường đã chọn
để cho biết trường đó được chỉ
định là khóa chính.
GV: Tại sao lại chỉ định khóa chính?
GV: Một CSDL trong Access có thiết kế tốt là CSDL
mà mỗi bản ghi trong một bảng phải là duy nhất, nghĩa
là không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau. Vì vậy,
khi xây dựng mỗi bảng trong Acces, người dùng cần
chỉ ra một hoặc nhiều trường mà giá trị của chúng xác
định duy nhất mỗi hàng của bảng. Các trường đó tạo
thành khóa chính (Primary Key) của bảng. hai hàng
trong một bảng được phân biệt với nhau bởi giá trị
khóa chính.
Ta có thể để Access tự tạo
khóa chính, khi đó Access sẽ
tự động tạo thêm một trường
có tên là ID và kiểu dữ liệu là
AutoNumber.
Chú ý: Khi đã chỉ định khóa
chính cho bảng, thì Access sẽ
không cho phép nhận giá trị
trùng hoặc để trống giá trị
trong trường khóa chính.
* Lưu cấu trúc bảng
+ Chọn File  Save hoặc
nháy nút lệnh (Save).
+ Gõ tên bảng vào ô Table
Name trong hộp thoại Save

As.
+ Nháy OK hoặc nhấn Enter.
Nháy nút (Close) để đóng
cửa sổ. Một bảng sau khi được
tạo và lưu cấu trúc thì có thể
nhập dữ liệu vào bảng đó.
b.Thay đổi cấu trúc bảng
Để thay đổi cấu trúc bảng
GV: Bước cuối củng phải thực hiện khi thiết kế một
bảng mới là đặt tên và lưu cấu trúc.
Để lưu cấu trúc bảng, thực hiện:
GV: Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, có trường hợp lại
phát hiện thấy cấu trúc chưa hoàn toàn hợp lí, để phù
hợp hơn với bài toán quản lí đang xét ta muốn thêm
trường, xóa trường, thay đổi tên trường hoặc kiểu dữ
liệu của trường, thay đổi lại thứ tự các trường.
Access cho phép thực hiện sự thay đổi cấu trúc bảng
tại thời điểm bất kì nào.
GV: Trong mục này GV vừa viết bảng vừa chỉ trực
tiếp trên máy hoặc có bản in lớn để chỉ cho HS thấy rõ
hơn từng thành phần.
Chú ý: Cấu trúc bảng sau khi thay đổi phải được lưu
bằng lệnh Save (File  Save hoặc nháy nút lệnh
cần chọn chế độ thiết kế bằng
cách thực hiện:
- Nháy chọn tên bảng trong
trang của bảng.
- Nháy nút (Design) trên
thanh công cụ của cửa sổ
CSDL.

Sau đó ta có thể thêm/sửa/xóa
hay thay đổi lại thứ tự các
trường và sửa các tính chất của
trường.
* Thay đổi thứ tự các trường
Để thay đổi thứ tự các trường:
- Chọn trường muốn thay đổi
vị trí, nháy chuột và giữ. Khi
đó Access sẽ hiển thị một
đường nhỏ nằm ngang ngay
trên đường được chọn.
- Di chuyển chuột, đường nằm
ngang đó sẽ cho biết vị trí mới
của trường.
- Nhả chuột khi đã di chuyển
trường đến vị trí mong muốn.
(Save)).
GV: Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, có trường hợp lại
phát hiện thấy cấu trúc chưa hoàn toàn hợp lí, mặc dù
chúng ta có thể thay đổi cấu trúc của bảng nhưng vẫn
không đáp ứng được với nhu cầu bài toán, trong
trường hợp này chúng ta phải xóa bảng để tạo lại.
* Thêm trường
Để thêm một trường vào bên
trên trường hiện tại, thực hiện:
- Nháy chọn Insert rồi chọn
Rows hoặc nháy nút
- Gõ tên trường, chọn kiểu dữ
liệu, mô tả và xác định các tính
chất của trường (nếu có).

* Xóa trường
Để xóa trường
- Chọn trường muốn xóa.
- Nháy Edit  Delete Row
hoặc nháy nút
* Thay đổi khóa chính
Nếu cần thay đổi khóa chính,
ta thực hiện như sau:
- Chọn (các) trường khóa
chính.
- Nháy nút hoặc chọn lệnh
Primara Key để hủy bỏ thiết
đặt khóa chính cũ.
GV: Việc xóa một bảng không phải là một việc làm
thường xuyên, song đôi khi trong quá trình làm việc ta
cần xóa các bảng không bao giờ dùng đến nữa hay các
bảng chứa các thông tin cũ, sai.
Chú ý: Thao tác đổi tên bảng hoặc xóa bảng chỉ thự
hiện với bảng đã đóng. Khi thay đổi tên bảng, cần thay
cả trong các tham chiếu tới bảng này thuộc các biểu
mẫu, mẫu hỏi và báo cáo.
- Chọn (các) trường mới và chỉ
định lại khóa chính.
c.Xóa và đổi tên bảng
* Xóa bảng
Để xóa một bảng:
- Chọn tên bảng trong trang
bảng.
- Nháy nút lệnh hoặc chọn
lệnh Delete trong bảng chọn

Edit.
Khi nhận được lệnh xóa,
Access mở hộp thoại để ta
khẳng định lại có xóa hay
không.
Tuy rằng Access cho phép
khôi phục lại bảng bị xóa
nhấm, song cần phải hết sức
cẩn thận khi quyết định xóa
một bảng, nếu không có thể bị
mất dữ liệu.
* Đổi tên bảng
Để đổi tên bảng:
- Nháy một lần để chọn tên
bảng.
- Chọn lệnh Rename trong
bảng chọn Edit.
Khi tên bảng có viền khung
là đường liền nét (ví dụ
), nháy chuột vào
trong phần tên bảng để gõ tên
bảng mới, rồi nhấn Enter.
V. CỦNG CỐ , DẶN DÒ:
- Nhắc lại một số khái niệm trọng tâm;
- Cho bài tập về nhà