Kĩ thuật tiết kiệm chi phí docx

Kĩ thuật tiết kiệm chi phí
Mục đích cuối cùng trong kinh doanh đối với bất kì doanh nghiệp
nào là tạo ra lợi nhuận và phát triển bền vững. Tuy nhiên, trước
khi tạo ra được lợi nhuận doanh nghiệp đã phải đầu tư và tốn rất
nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy,
tiết kiệm được càng nhiều chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ
càng tăng lên, và chủ sở hữu sẽ tiến dần đến mục tiêu của mình.
Dưới đây là các phương pháp tiết kiệm chi phí có thể áp dụng cho
tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và
nhỏ.


Giữ các chi phí ở mức trung bình của ngành
Có rất nhiều bài phân tích trên các phương tiện thông tin đưa ra
các chỉ số tài chính trung bình của ngành công nghiệp hàng năm
hoặc định kì. Các doanh nghiệp có thể thu thập hoặc mua lại. Các
hiệp hội kinh doanh cũng có các hoạt động nhằm cung cấp các
chỉ số tài chính trung bình cho các thành viên của mình. Ví dụ
nếu doanh nghiệp của bạn là hội viên của Hiệp hội các doanh
nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, thì bạn sẽ được cung cấp rất nhiều
thông tin liên quan đến ngành công nghiệp của mình thông qua
Ban Hợp tác quốc tế, thông tin và các hoạt động chuyên đề.
So sánh các chỉ số tài chính cho phép doanh nghiệp xác định
những yếu tố chi phí bất hợp lí so với các doanh nghiệp khác
trong cùng ngành. Giảm thiểu được những chi phí này sẽ giúp
doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.
Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất
Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được
kiểm tra để nhận ra các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần
kiểm tra trước hết là những khoản chiếm tỉ lệ cao nhất so với
doanh số bán hàng đây thường là chi phí hàng bán. Ví dụ, nếu

chi phí hàng bán chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi
phí này sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với
một số chi phí cố định trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền
thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường chiếm từ 5 - 10%
doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp giảm 10% chi phí của
những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc
xác định khoản mục tốn chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ
thời gian và nguồn lực vào việc giảm chi phí sao cho hiệu quả
nhất.
Nhóm mua hàng
Trên thị trường phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (có rất
ít các doanh nghiệp quy mô lớn) vì vậy các doanh nghiệp với quy
mô như vậy khó có thể mua được hàng chiết khấu do số lượng
mua chưa đạt được độ lớn yêu cầu. Một phương pháp để giảm
chi phí mua hàng đó là tham gia hoặc tạo ra các nhóm mua hàng
cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua những sản
phẩm giống nhau (các doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp
với nhau). Biện pháp này sẽ giúp doanh nghiệp mua được hàng
chiết khấu do mua với số lượng lớn mà có thể lại chọn được sản
phẩm tốt hơn.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho (bao gồm: nguyên liệu đầu vào, hàng đang trong
quá trình sản xuất, hàng thành phẩm) có một số chi phí liên quan
ngoài giá mua vào đơn thuần. Nếu lượng hàng tồn kho được
giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có ảnh
hưởng tốt đến lợi nhuận.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một thước đo hiệu quả mối
quan hệ giữa hàng tồn kho và doanh số bán. Chỉ số này được
tính bằng công thức:
Doanh

số bán
Hoặc
Chi phí hàng bán


Hàng t
ồn
kho

Hàng t
ồn kho trung
bình
(

trong kho
ảng thời
gian tính )
 Chỉ số cao thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng tốt
và sử dụng hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ số cao
cũng có thể có nghĩa rằng doanh nghiệp đang đánh mất một
số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt hàng khách hàng
đang có nhu cầu không còn để bán.
 Chỉ số thấp thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng
kém và hàng tồn kho đang vượt mức cho phép. Tuy nhiên,
tùy từng hoàn cảnh và thời gian, doanh nghiệp sẽ biết đâu là
lượng hàng tồn kho tốt nhất.
Công thức tính lượng hàng tốn kho tối ưu nhằm giúp đặt hàng
hiệu quả:

Trong đó:

 r = số đơn vị được sử dụng hoặc bán trong 1 thời kì
 o = chi phí đặt hàng
 c = chi phí dự trữ hàng tồn kho/1 đơn vị/1 thời kì.
Công thức này so sánh chi phí của việc đặt hàng tồn kho với chi
phí dự trữ hàng tồn kho và xác định điểm chi phí tối thiểu, vì vậy
giúp cân bằng 2 loại chi phí. Công thức cho phép tính số đơn vị
hàng đặt. Thời gian đặt hàng có thể được xác định dựa trên thời
gian sử dụng hàng và thời gian cho đến khi nhận được hàng. Đối
với một doanh nghiệp đang mở rộng, khi các đơn đặt hàng tăng
lên, công thức này giúp xác định lượng hàng mới cần đặt.
Hợp đồng
Nếu hoạt động kinh doanh dựa trên các hợp đồng, hãy cân nhắc
việc thương lượng thời gian trả tiền và giá phải trả. Kĩ thuật này
giúp cải thiện dòng tiền mặt của doanh nghiệp. Việc này cũng
giúp giảm bớt số tiền mặt phải sử dụng trong các hoạt động kinh
doanh, vì vậy giúp giảm bớt chi phí tiền vay để trả. Thay vì yêu
cầu trả tiền khi hợp đồng được hoàn thành, hãy lên kế hoạch trả
tiền theo tháng hoặc theo tuần đối với từng phần công việc được
hoàn thành.
Chi phí chung (overhead costs)
Giảm bớt chi phí chung, như tiền thuê nhà xưởng, trang thiết bị
sẽ giúp giảm bớt điểm hòa vốn của doanh nghiệp (điểm tại đó
doanh thu = chi phí). Khi điểm hòa vốn được giảm xuống, công ty
có thể đạt được lợi nhuận sớm hơn và càng lời nhiều khi bán
nhiều hàng. Khi doanh số tăng lên, phần lợi nhuận được giữ lại
cũng lớn hơn. Một trong những bí quyết giúp quản lí chi phí
chung là giữ các chi phí này ở mức độ hợp lí so với mức doanh
số.
Thuê trang thiết bị
Thuê trang thiết bị là một cách giảm bớt chi phí bởi vì doanh

nghiệp chỉ thuê khi cần sử dụng, hoặc doanh nghiệp không cần
sử dụng thiết bị như vậy thường xuyên. Tuy nhiên một nhược
điểm của việc đi thuê đó là trang thiết bị sẽ không được tính vào
tài sản của doanh nghiệp và chi phí đi thuê thường đắt hơn so
với chi phí nếu doanh nghiệp sở hữu thực sự trong một cùng thời
gian như nhau.
Đào tạo nhân viên
Những doanh nghiệp đang mở rộng có nhu cầu nhân sự cao vì
vậy vẫn chấp nhận những người thiếu kinh nghiệm vào làm và sẽ
cần thời gian đào tạo. Có thể tận dụng các chương trình đào tạo
miễn phí của Chính phủ giúp người lao động học tập thêm kĩ
năng, ví dụ Đề án 191 của Chính phủ "Hỗ trợ doanh nghiệp ứng
dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 –
2010". Việc phân trách nhiệm phù hợp với năng lực của người
với vào, tự đào tạo bên trong tổ chức, hoặc khuyến khích người
mới tự bản thân học tập thêm kĩ năng cũng là một cách tiết kiệm
hiệu quả.

Giảm bớt chi phí bằng cách thay đổi tổ chức

Mở rộng
Việc mở rộng sản xuất có thể khiến chi phí cố định không đổi
trong khi lượng sản phẩm sản xuất ra để bán lại tăng lên. Nếu
doanh nghiệp phải tăng chi phí cố định để đạt được doanh số
tăng lên thì cần phải cân nhắc một số vấn đề như tỉ lệ lợi nhuận
so với chi phí hay mục tiêu của doanh nghiệp là gì để có quyết
định hợp lí trong từng giai đoạn.
Đa dạng hóa
Đa dạng hóa sản phẩm thường được coi là một sự lựa chọn phát
triển kinh doanh và một cách tiết kiệm chi phí hiệu quả. Thông

thường lĩnh vực được sử dụng để đa dạng hóa nên liên quan đến
hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Có hai loại đa dạng hóa: theo chiều dọc và theo chiều ngang.
 Đa dạng theo chiều dọc bao gồm việc mở rộng lên hoặc
xuống trên kênh phân phối. Một ví dụ đó là một nhà sản xuất
đã bán hàng cho nhà bán buôn độc lập và cũng bắt đầu hoạt
động bán buôn của riêng mình.
 Đa dạng theo chiều ngang bao gồm việc sản xuất thêm các
sản sản phẩm tương tự hoặc mở rộng thêm dây chuyền sản
xuất tương tự. Ví dụ Vinamilk chỉ sản xuất sữa tươi, nay sản
xuất thêm cả mặt hàng sữa đặc, sữa bột và sữa chua. Việc
sản xuất các sản phẩm tương tự nhằm tận dụng nguồn
nguyên liệu và trang thiết bị có sẵn sẽ giúp tiết kiệm chi phí
rất hiệu quả.
Liên doanh
Liên doanh có thể là một phương pháp được sử dụng để làm
giảm bớt chi phí mở rộng trong quá trình sản xuất, mua hàng và
bán hàng. Mối quan hệ này cần được cân nhắc và xây dựng để
cả hai bên đều có lợi ích bền vững. Chi phí được tiết kiệm
thường là tổng chi phí cố định bởi vì những chi phí đó bây giờ
được chia cho các bên.

Giảm chi phí bằng cách quản lí rủi ro
Các rủi ro luôn thường trực trong kinh doanh. Ở một doanh
nghiệp ổn định, các rủi ro phải được kiểm soát, nhưng đối với
một doanh nghiệp đang phát triển, các rủi ro có thể vượt qua tầm
kiểm soát. Những sự việc không lường trước có thể gây thêm
nhiều chi phí, ăn mòn dòng tiền mặt của công ty. Những rủi ro
tiềm ẩn dưới đây và phương pháp giải quyết sẽ giúp giảm bớt
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Kiện tụng. Việc kiện tụng có thể là do công ty chưa tuân theo
đúng luật hoặc bị một bên kiện cáo. Chi phí, thời gian, công sức
giải quyết với những vấn đề này rất đáng ngại. Công ty có thể tìm
hướng dàn xếp với bên còn lại. Nếu không đạt được kết quả có
thể tìm gặp luật sư, hoặc cầu viện bảo hiểm trách nhiệm dân sự.
Vi phạm quyền sáng chế. Việc này xảy ra khi doanh nghiệp
không biết rằng sản phẩm đã được cấp bản quyền sáng chế. Chủ
sở hữu doanh nghiệp nên đăng kí bản quyền trước khi tiến hành
hoạt động kinh doanh. Một việc làm cần thiết nữa là doanh
nghiệp nên tiến hành các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng
chưa có bất kì doanh nghiệp nào được cấp bản quyền đối với
một sản phẩm tương tự như doanh nghiệp của bạn.
Máy móc hỏng hóc. Mua máy móc của hãng đáng tin cậy, có
điều khoản bảo hành và bảo trì trong hợp đồng.
Rắc rối về nguồn cung. Để đảm bảo nguồn cung ổn định nên
thiết lập mối quan hệ từ nhiều nhà cung cấp.
Tín dụng cho khách hàng. Để thiết lập mối quan hệ, đôi khi
doanh nghiệp vẫn phải bán chịu cho khách hàng. Trước khi làm
việc này cần cân nhắc khả năng trả nợ của khách.
Rủi ro của ngân hàng. Các ngân hàng thường được coi là nơi
không rủi ro, nhưng tốt hơn hết là doanh nghiệp hãy kiểm tra mức
độ uy tín của ngân hàng, và tìm hiểu báo cáo tài chính của ngân
hàng, so sánh tổng số tiền gửi với tồng số tiền ngân hàng cho
vay để xác định mức độ an toàn.
Rủi ro đối với nhân viên. Đóng bảo hiểm là cách an toàn để
được bù đắp trong trường hợp người làm việc bị rủi ro tai nạn
hoặc không còn khả năng làm việc.
Công đoàn. Nếu lương bổng hoặc điều kiện làm việc không tốt,
người lao động rất dễ tham gia vào công đoàn để bảo vệ quyền
lợi cho mình.

Không quen luật. Không quen luật có thể dẫn đến rủi ro nghiêm
trọng bao gồm cả tiền phạt rất nặng. Cách tốt nhất là doanh
nghiệp hoạt động theo các pháp luật liên quan. Hãy tìm đến luật
sư hoặc người hiểu biết để được cố vấn.
Các yêu cầu về thuế. Doanh nghiệp cũng cần am hiểm các
khoản thuế liên quan để xác định chi phí thuế và thực hiện tốt
nghĩa vụ của mình.