Bài giảng quản trị hành vi tổ chức chương 7 giao tiếp trong tổ chức TS huỳnh minh triết

CHƯƠNG 7
GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC
PHẦN 4:
QUẢN TRỊ HÀNH VI CẤP ĐỘ TỔ CHỨC
YÊU CẦU

Hiểu rõ về giao tiếp và chức năng của
giao tiếp.

Mô tả được quá trình giao tiếp, hướng,
mạng lưới và các hình thức giao tiếp chủ
yếu.

Nắm được các yếu tố cản trở quá trình
giao tiếp và hiểu rõ nguyên tắc khi giao
tiếp giữa các cá nhân có nèn văn hóa
khác nhau.
YÊU CẦU
- Hiểu rõ các khái niện, tiến trình xung đột
và đàm phán.
- Phân tích được bản chất của các quan
điểm khác nhau về xung đột.
- Phân biệt được xung đột chức năng và
phi chức năng, đàm phán chia sẽ và đàm
phán tổng thể.
- Nắm được các biện pháp giải quyết xung
đột và nâng cao hiệu quả đàm phán.
I. Giao tiếp
1. Khái niệm và chức năng của giao tiếp
2.
Quá trình giao tiếp

3.
Hướng giao tiếp
4.
Các hình thức giao tiếp phổ biến
5.
Các mạng lưới giao tiếp
6.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp
7.
Giao tiếp giữa các cá nhân có nền văn hóa
khác nhau
8.
Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình
giao tiếp
1. Khái niệm và chức năng của
giao tiếp
1.1. Khái niệm

Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ
người này sang người khác để đối tượng có thể
hiểu những thông điệp được truyền đi.

Giao tiếp có bao nhiêu loại?
– Truyền đạt bằng ngôn ngữ cơ thể có phải là giao
tiếp?
– Họa sĩ vẽ bức tranh, hoặc nhà văn viết truyện để
truyền đạt ý tưởng của mình có phải là quá trình
giao tiếp?
1.1. Khái niệm của giao tiếp
tt

 Quá trình giao tiếp hoàn hảo sẽ xảy ra
khi ý nghĩ, hay ý tưởng của người nhận
giống hệt như ý tưởng hay ý nghĩ của người
gửi.
 Loài vật có giao tiếp không?
 Nếu con người không có giao tiếp
sẽ như thế nào?
1.2. chức năng của giao tiếp

Giao tiếp có 4 chức năng:
– Kiểm soát: Giao quyền => kiểm soát, Cô
lập => kiểm soát
– Tạo động lực: Khen thưởng, định hướng,
thúc đẩy
– Bày tỏ cảm xúc: tâm sự
– Thu nhận thông tin: cung cấp và thu
nhận
2. Quá trình giao tiếp
Người gửi
Mã hóa Kênh
Giải mã
Người nhận
Thông điệp Thông điệp
Thông điệp
Thông điệp
Phản hồi
3. Hướng giao tiếp
-
Từ trên xuống: Chỉ thị, mệnh lệnh, hướng
dẫn,…

-
Từ dưới lên: Báo cáo, phản ảnh, góp ý,…
-
Theo chiều ngang: Nhanh chóng, tiết
kiệm thời gian, phối hợp tốt.
- Điều gì sẽ xảy ra khi giao tiếp theo chiều
ngang?
4. Các hình thức giao tiếp
phổ biến

Giao tiếp ngôn từ: Bằng lời, Bằng văn
bản
– Phương tiện giao tiếp: Bằng miệng, Bằng
chữ viết. Ưu và nhược điểm?

Giao tiếp phi ngôn từ: Không phải
bằng lời, văn bản
– Phương tiện giao tiếp: bằng ánh mắt,
giọng điệu, cử chỉ,… Tác dụng của nó?
5. Các mạng lưới giao tiếp

Mạng lưới chính thức:
– Mạng lưới dây chuyền: mô hình quản lý
trực tuyến
– Mạng lưới bánh xe: Người trung tâm
– Mạng lưới đa kênh: Tự do
6. Các yếu tố ảnh hưởng
đến quá trình giao tiếp

Lọc tin: Là quá trình lựa chọn và thay đổi cách

chuyển tải thông tin có chủ ý của người gửi để
làm vui lòng người nhận.

Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo
cảm tín:

Sự khác biệt về giới tính:

Cảm xúc:
 Khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp

Các dấu hiệu phi ngôn từ:
7. Giao tiếp giữa các cá nhân
có nền văn hóa khác nhau

Nguyên tắc giảm bớt hiểu lầm
– Thừa nhận sự khác nhau cho đến khi
chứng tổ được sự tương đồng
– Tập trung mô tả chứ không giải thích,
đánh giá
– Thể hiện sự đồng cảm
– Coi sự giải thích của mình chỉ là một giả
thuyết
8. Các biện pháp nâng cao
hiệu quả quá trình giao tiếp

Sử dụng thông tin phản hồi

Đơn giản hóa ngôn ngữ


Chú ý lắng nghe

Tránh cảm xúc gượng ép

Theo dõi và phân tích các dấu hiệu phi
ngôn từ

Sử dụng tin đồn
II. Xung đột
1.
Khái niệm
2.
Các quan điểm về xung đột
3.
Xung đột chức năng và phi chức
năng
4.
Quá trình xung đột
1. Khái niệm

Xung đột là một quá trình ở đó có một bên
liên tục nổ lực vươn lên ngang bằng với bên
kia bằng cách cản trở đối thủ của mình đạt
được các mục tiêu hoặc lợi ích nhất định.

Xung đột có tồn tại hay không là một vấn
đề nhận thức. Nếu không ai nhận thấy xung
đột, thì nhìn chung mọi người đồng ý rằng
không có xung đột nào xuất hiện.
2. Các quan điểm về xung

đột

Quan điểm truyền thống: Cho rằng xung
đột đồng nghĩa với bạo lực, phá hoại, và bất
hợp lý. Vì vậy cần phải trách xung đột.

Quan điểm “Các mối quan hệ giữa con
người”: Xung đột là kết quả tự nhiên và
không thể tránh khỏi trong bất cứ một
nhóm nào. Nó không có hại mà đúng hơn là
còn có thể trở thành một động lực tích cực
trong việc quyết định hoạt động của nhóm.
2. Các quan điểm về xung
đột tt

Quan điểm” Quan hệ tương tác”: Xung
đột có thể là động lực tích cực của
nhóm và một số xung đột là hết sức
cần thiết giúp nhóm hoạt động có hiệu
quả.
=> Khuyến khích xung đột và duy trì
xung đột ở mức tối thiểu.
3. Xung đột chức năng và
phi chức năng

Những xung đột giúp nhóm đạt được
mục tiêu và cải thiện hoạt động là
xung đột chức năng và tích cực.

Những xung đột cản trở hoạt động

của nhóm là xung đột phichức năng và
tiêu cực.
– Tiêu chí quan trọng để đánh giá xem
xung đột mang tính chức năng hoặc phi
chức năng chính là hoạt động của nhóm.
4. Quá trình xung đột

Giai đoạn 1: Xuất hiện các nguyên nhân có thể
gây xung đột:
– Truyền tải thông tin
– Đặc điểm của nhomSự khác biệt cá nhân

Giai đoạn 2: Nhận thức và cá nhân hóa:

Giai đoạn 3: Hành vi
– Cạnh tranh
– Hợp tác
– Né tránh
– Dung nạp
– Thỏa hiệp
– Tác động của văn hóa đối với hành vi
4. Quá trình xung đột tt

Giai đoạn 4: Các kết quả
– Những kết quả chức năng
 Nâng cao chất lượng các quyết định

Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới

Khuyến khích sự quan tâm của các thành

viên trong nhóm

Tạo môi trường giải quýêt vấn đề hiệu quả

Thúc đẩy hoàn thiện bản thân
4. Quá trình xung đột tt
- Kết quả phi chức năng

Đấu tranh công khai

Sự gắn kết trong nhóm giảm sút

Đe dọa sự tồn tại của nhóm
Có thể chấm dứt hoạt động của
nhóm
III. Đàm phán
1.
Khái niệm
2.
Các phương pháp đàm phán
3.
Các vấn đề cần lưu ý trong đàm phán
1. Khái niệm

Đàm phán là một quá trình trong đó
có ít nhất 2 bên trao đổi và cố gắng
đạt được thỏa thuận chung trong quá
trình trao đổi đó.

Đàm phán khác thế nào với thỏa hiệp?

2. Các phương pháp đàm
phán

Đàm phán chia sẽ: Không theo bất cứ
một điều kiện nào, là quá trình phân
chia lợi ích của 2 bên trên một tổng
thể cố định.

Đàm phán tổng thể: Có giải pháp
mang lại lợi ích cho cả đôi bên.