Xây dựng đội ngũ điều hành công ty doc

Xây dựng đội ngũ điều
hành công ty

Nếu đã đến lúc bạn phải thừa nhận rằng
mình không đủ khả năng làm tất cả mọi việc,
thì hướng dẫn này có thể giúp bạn xác định
bạn cần những ai trong đội ngũ điều hành công ty, tìm họ ở đâu
và tuyển dụng họ như thế nào.

Trong những ngày đầu tiên vận hành doanh nghiệp của mình,
điều hoàn toàn tự nhiên là bạn sẽ cố tự làm càng nhiều việc càng
tốt. Đây là cách làm việc hiệu quả nhất về chi phí, thuận tiện và
hiển nhiên trong thời gian đầu lập nghiệp. Nhưng khi doanh
nghiệp của bạn lớn mạnh, bạn sẽ thấy mình bị kéo căng ra để
làm việc. Cuối cùng, bạn sẽ thấy mình không thể tiếp tục giám sát
sản xuất, bán hàng, kế toán, hiệu quả làm việc và tiếp thị, trong
khi lại vừa muốn quản lý phát triển doanh nghiệp của mình.
Khi bạn đạt đến điểm này, đã đến lúc cần tính đến việc tuyển
dụng các nhà quản lý cấp cao khác vào ban lãnh đạo để giúp đỡ
bạn. Bạn cần xây dựng một đội ngũ quản lý cấp cao có khả năng
quản lý mọi lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp để doanh
nghiệp tiếp tục phát triển.
Việc xây dựng đội ngũ quản lý đòi hỏi phải gắn công việc với thế
mạnh của từng người. Điều đó có nghĩa là trao cho người đó các
trách nhiệm tương ứng với trình độ kỹ năng của anh ta, chứ
không phải là dựa vào mối quan hệ bạn bè, hoặc họ hàng, hoặc
chỉ vì bạn thích sự nhiệt huyết của người đó. Điều đó cũng bao
gồm cả chính bạn – đừng tự trao cho mình một chức danh và
công việc đầy ấn tượng trừ khi bạn phù hợp với công việc đó.
Thực tế là nhiều doanh nhân thông minh tuyển dụng ông chủ cho
chính họ khi họ nhận thấy kỹ năng của mình phù hợp với những

vị trí khác trong công ty.
Khi đến lúc phải tuyển dụng đội ngũ điều hành, bạn phải tìm
người cho các vị trí sau:
• Tổng Giám đốc (CEO)
Thực tế là CEO là ông chủ của tất cả mọi người và chịu trách
nhiệm về mọi vấn đề của công ty. Họ quyết định chiến lược của
công ty. Họ tuyển dụng và xây dựng đội ngũ quản lý cao cấp. Họ
đưa ra quyết định cuối cùng về cách phân chia các nguồn lực
(được hiểu là tiền) và khuôn mặt họ xuất hiện trên trang bìa của
các tờ báo trước một bồi thẩm đoàn tại tòa vì bị phát hiện vi
phạm đạo đức kinh doanh hoặc trước một chiếc du thuyền dài,
sang trọng, đầy vẻ thành đạt và giàu có.
Các kỹ năng của một CEO phải bao gồm khả năng tư duy chiến
lược, là khả năng phát hiện vấn đề từ những chi tiết hàng ngày
và quyết định nên định hướng vào ngành và lĩnh vực kinh doanh
nào. Sau đó họ phải có khả năng quyết định cách thức tốt nhất để
công ty có thể vượt qua các điều kiện của thị trường trong tương
lai. Họ phải có khả năng đưa ra dự đoán chính xác.
Tuy nhiên, kỹ năng chủ yếu của CEO nằm ở việc tuyển dụng và
sa thải. Một đội ngũ điều hành phù hợp có thể khắc phục những
điểm yếu của một CEO. Một CEO có thể xác lập chiến lược, dự
báo tương lai và kiểm soát ngân sách, nhưng nếu họ không tuyển
dụng một đội ngũ phù hợp, thì họ sẽ phải tự nắm vững tất cả
những vấn đề này. Vì vậy, họ cần có khả năng xác định và tuyển
dụng những người giỏi nhất và sa thải những người không làm
việc hiệu quả và thích ra lệnh lung tung.
Bạn biết rằng mình cần một CEO chuyên nghiệp khi bạn sa lầy
vào các công việc chi tiết quá lâu và không thể tự kéo mình ra.
Các CEO tư duy xem tổ chức sẽ đi theo hướng nào, cần những
con người và quy trình nào để đạt đến mục đích đó, và những

con người và quy trình đó sẽ vận hành như thế nào trong môi
trường hiện tại. Nếu bạn thích các công việc chi tiết hơn là lập
chiến lược, thì bạn phải thay đổi lối tư duy của mình hoặc thuê
một CEO để làm công việc đó cho bạn.
• Giám đốc điều hành hoạt động (COO)
COO chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động cụ thể, phức tạp của
công ty. Lấy ví dụ công ty UPS phải chuyển ba triệu kiện bưu
phẩm trong vòng hai tuần trước lễ Giáng sinh: COO của công ty
phải bảo đảm rằng doanh nghiệp có thể giao hàng hàng ngày.
Ông ta phải xác định cần đánh giá cái gì để có thể biết được công
việc đang tiến triển tốt. Sau đó nhóm của ông ta phải thiết lập các
hệ thống để giám sát việc đo lường chỉ tiêu và có biện pháp kịp
thời khi công ty không đạt tiến độ giao hàng.
Đối với một doanh nghiệp bán lẻ đặt tại một địa điểm, trưởng cửa
hàng chính là một COO. Khi bạn mở rộng ra nhiều địa điểm hoặc
khi việc đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ trở thành một
công việc quan trọng của doanh nghiệp, thì đã đến lúc bạn phải
tuyển dụng một người giỏi việc đánh giá hiệu quả công việc, điều
hành và theo dõi các vấn đề chi tiết.
• Chủ tịch công ty
Không ai biết chủ tịch làm gì. Tôi đã hỏi hàng tá giám đốc điều
hành và mỗi người lại có câu trả lời khác nhau. Một số nói rằng
chủ tịch giám sát các phòng ban chức năng – nhân sự, tài chính
và chiến lược – trong khi COO giám sát hoạt động hàng ngày.
Những người khác cho rằng chủ tịch là từ đồng nghĩa với COO,
đặc biệt là trong các công ty quy mô nhỏ. Nhưng đôi khi, chủ tịch
lại là người lấp các khoảng trống của COO và CEO. Hoặc đôi khi,
chức danh này dành cho người mà bạn muốn ngồi ở bàn lập
chiến lược nhưng không có chức danh Giám đốc. Trong mọi
trường hợp, bạn nên suy tính cẩn thận và dài hạn xem liệu bạn

có cần ai đó cho vị trí này không, hay công ty của bạn đã được
CEO và COO kiểm soát hoàn toàn rồi.
• Giám đốc tài chính (CFO)
Rõ ràng và hiển nhiên là CFO chịu trách nhiệm về tài chính. Họ
xác lập các dòng ngân sách và chiến lược tài chính. Họ tính toán
xem công ty của bạn nên đi thuê tài chính hay mua tài sản thì tốt
hơn. Sau đó họ xây dựng các hệ thống kiểm soát để giám sát
tình hình tài chính của công ty. CFO là “kẻ quá đáng” vì sẽ không
để bạn mua thiết bị video hội nghị rất hiện đại và thay vào đó lại
bắt bạn trả một khoản vay ngân hàng để tối đa hóa việc sử dụng
tài chính. Trong khi bạn ủ rũ vì chuyện đó trong phòng làm việc,
thì CFO lại bận rộn tính toán xem khách hàng, lĩnh vực kinh
doanh và sản phẩm nào có lãi, để năm sau bạn có thể mua được
thiết bị video hội nghị hiện đại đó.
Hãy tin tôi đi, bạn sẽ biết khi nào bạn cần một CFO. Bạn có nằm
ngủ và chợt tỉnh giấc khi đang mơ về các con số không? Không
ư? Vậy thì bạn cần có một người như vậy trong ban điều hành
công ty. Bạn muốn một người mơ có quà sinh nhật là một chiếc
máy tính và một cuốn sổ kế toán trắng tinh. Tiền là máu của
doanh nghiệp bạn và trong kinh doanh, dòng tiền là mọi thứ. Bạn
không biết về sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận ư? Vậy
thì hãy chạy – chứ không phải là đi – đến một cái điện thoại gần
nhất và tìm cho mình một CFO.
• Giám đốc Marketing (CMO)
Gần đây, các công ty đã và đang mời chuyên gia về marketing
vào cấp bậc giám đốc. Lý do đơn giản là: Nhiều cuộc chiến kinh
doanh hiện thời là các cuộc chiến của marketing, do vậy chiến
lược công ty thường xoay quanh chiến lược marketing. CMO
nắm giữ chiến lược marketing – kể cả chiến lược bán hàng – và
giám sát việc thực hiện nó. CMO sẽ biết (hoặc học hỏi) về ngành

kinh doanh của bạn từ trong ra ngoài và giúp bạn định vị sản
phẩm, phân biệt nó với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đảm
bảo rằng khách hàng biết đến điều đó để khao khát sản phẩm
của bạn.
Nếu sự thành công của doanh nghiệp bạn phụ thuộc chủ yếu vào
marketing, thì bạn cần một CMO. Đó có thể là bạn – nhưng chỉ
nếu như bạn có thời gian để theo dõi các đối thủ cạnh tranh, giám
sát việc triển khai marketing trong khi vẫn làm tốt các công việc
khác. Nếu không, bạn cần phải tìm một người có tính khí rực lửa,
với một điện thoại thông minh Blackberry trong tay để theo dõi cái
gì đang nóng sốt và cái gì thì không trên thị trường.
• Giám đốc công nghệ (CTO)
Tôi là một chuyên gia giỏi về ý tưởng nên tôi rất ủng hộ việc có
các CTO: nhiều người trong số họ được liệt vào cấp bậc Giám
đốc. Một CTO phải theo kịp các xu hướng công nghệ, kết hợp
các xu hướng đó với chiến lược của công ty và đảm bảo rằng
công ty luôn theo kịp khi cần thiết. Họ không mua đồ chơi mới và
công nghệ hàng đầu chỉ vì nó là cái mới nhất và tốt nhất trên thị
trường.
Bạn cần một CTO nếu công nghệ có tác động mang tính chiến
lược đến doanh nghiệp hoặc ngành kinh doanh của bạn. (Nếu
bản thân bạn là chuyên gia về công nghệ hoặc ngành kinh doanh
của bạn chủ yếu dựa vào công nghệ, thì người đó chính là bạn.)
Đây là một bài kiểm tra nhanh để xem CTO của bạn có thể gắn
kết công nghệ với chiến lược hay không: hãy hỏi CTO của bạn
xem ngôn ngữ lập trình mà công ty lựa chọn có ảnh hưởng tới
chiến lược như thế nào. Nếu câu trả lời có vẻ phức tạp hơn là “nó
giúp dễ tìm được lập trình viên”, thì CTO của bạn có lẽ biết cách
suy nghĩ một cách chiến lược.
Tìm các thành viên cho ban giám đốc điều hành

Thật không may, các nhà điều hành giỏi không mọc lên từ trên
cây (và bạn cũng không muốn thuê những người như vậy.) Vì
các quyết định của họ có thể gây dựng hoặc phá hủy doanh
nghiệp của bạn, nên bạn muốn có người tốt nhất. Các tờ báo,
mục quảng cáo theo phân loại và bản tin trên internet không phải
là nơi để tìm những người này. Và các mục quảng cáo đại chúng
sẽ thu hút đúng loại thị trường đại chúng, vốn là những người
không có tiềm năng tìm được một công việc khác. (Một cựu giám
đốc điều hành có năng lực hiếm khi tự giới thiệu bản thân trên
mục báo mà cũng dùng để quảng cáo lò nướng ngoài trời đã cũ
hoặc các máy nông nghiệp nặng nề.)
Nếu bạn dư dả, thì nên thuê các hãng chuyên tìm kiếm cán bộ
điều hành. Mặc dù họ tính phí cao ngất trời để tìm kiếm các ứng
cử viên, nhưng họ làm việc có trách nhiệm và đưa cho bạn
những ứng cử viên đã được lọc hồ sơ trước, vì vậy nếu bạn đang
rối tinh với những vấn đề khẩn cấp hàng ngày, thì họ có thể giúp
bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Họ cũng theo dõi nhóm
các giám đốc tài năng và có thể tiếp cận những ứng cử viên mà
bản thân bạn không tiếp cận được. Hãy tìm kiếm các hãng
chuyên về ngành nghề, loại công việc, vị trí địa lý và mức độ công
việc để nếu bạn quyết định tuyển ai đó, thì hãy đảm bảo rằng bạn
biết bạn sẽ nhận được cái gì.
Thiết lập mạng lưới quan hệ là cách ít tốn kém thời gian để tìm
được người sẽ tuyển dụng. Hãy thông tin cho những người trong
mạng lưới quan hệ kinh doanh và cá nhân của bạn biết loại
người mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó xem xét từng lời giới thiệu
và mời ứng cử viên đó đi ăn trưa để kiểm nghiệm. Khi thiết lập
mạng lưới quan hệ, hãy tránh “các diễn đàn quan hệ”. Hãy đi
thẳng vào cái bạn muốn. Nếu bạn muốn một CMO làm việc ở
công ty luật, thì hãy dành một kỳ nghỉ cuối tuần ở hội nghị Cầu

mưa của Tổ chức Kinh doanh và Dịch vụ Luật, vốn thu hút các
chuyên gia marketing cấp cao của các hãng luật. Hãy lập quan
hệ, quan hệ, quan hệ - nhưng phải đảm bảo rằng nó có mục tiêu.
Khi bạn đã có một ứng cử viên tiềm năng, làm cách nào để bạn
biết chắc rằng người đó có thể làm tốt công việc? Các giám đốc
có ảnh hưởng lớn đến người lao động, các hệ thống và lợi
nhuận, do vậy, bạn nên dành thời gian để kiểm tra họ một cách
toàn diện. Hãy gọi cho từng người giới thiệu của họ và tìm hiểu
những điều ẩn sau những dòng chữ giới thiệu (ngày nay do các
vụ kiện cáo, nên những lời giới thiệu thường rất hào nhoáng).
Một CFO có thể thụt két của công ty cũ, nhưng ông chủ cũ vẫn
nói “Anh ta đã làm việc tốt” (Tôi xin thề đây là chuyện có thật). Sự
nói tránh này buộc bạn phải lắng nghe các ý kiến ít hào nhoáng
hơn. “Fred xuất hiện và ngồi vào bàn làm việc như một kỵ binh
thực thụ” là dấu hiệu chắc chắn rằng Fred thích nghỉ làm vào các
ngày thứ Tư để đi chơi gôn.
Các mẹo phỏng vấn
Khi đến lúc phải ngồi xuống với ứng cử viên cấp bậc giám đốc
tiềm năng của bạn, thì bạn nên biết một số điều để tuyển chọn
nhân sự dễ dàng hơn:
• Phải chắc chắn rằng ứng cử viên của bạn thực sự hiểu công
việc. Nếu CMO tương lai của bạn không biết sự khác nhau giữa
marketing và bán hàng hoặc CFO của bạn không thể nói cho bạn
sự khác nhau giữa LIFO và FIFO, thì hãy quên họ đi.
• Phỏng vấn để có sự tin tưởng. Bạn có tin tưởng ứng cử viên
này không? Bạn có muốn dành thời gian làm việc với họ không?
Hãy tin tôi khi tôi nói rằng, bạn không muốn có một thành viên
nhóm luôn gây rắc rối, dù cho anh ta tài năng đến mức nào. Một
COO mà tôi biết sợ phải đưa ra một quyết định mạnh mẽ là tái cơ
cấu toàn bộ công ty vốn xoay xung quanh một giám đốc vô cùng

tài năng nhưng hiểm độc mà mọi người đều tuyệt vọng. Tài năng
của vị giám đốc phải bừng sáng nhưng mọi người trong bán kính
100 m xung quanh phải im lặng giấu mình.
• Nói chuyện với những người ở công ty cũ của ứng cử viên. Liệu
những lời ca ngợi về sự tài giỏi tuyệt vời của ứng cử viên có
được phản ánh trong những điều mà các đồng nghiệp và cấp
dưới cũ của họ nói về họ không? Hãy tìm hiểu xem họ có hoàn
thành công việc không cũng như họ đóng góp như thế nào cho
văn hóa của công ty. Trong một doanh nghiệp nhỏ, các vấn đề
văn hóa có thể cũng quan trọng ngang với việc hoàn thành nhiệm
vụ được giao.
• Luôn tuyển dụng những người thực sự thông minh. Bạn nên
tuân thủ nguyên tắc này: Tất cả những người mới tuyển phải làm
tăng chỉ số IQ bình quân của công ty bạn. Điều đó có nghĩa là họ
phải thông minh hơn bạn. Hãy tập làm quen với điều này.
• Tìm kiếm các bằng chứng về khả năng học tập. Liệu ứng cử
viên của bạn có lặp lại những sai lầm mà họ đã mắc phải trong
quá khứ không? Hoặc họ sẽ rút ra bài học từ những sai sót đó và
ứng dụng vào công ty của bạn chứ?
• Sử dụng các kỹ thuật “phỏng vấn mô tả hành vi”. Đừng hỏi về
các nguyên tắc, kiến thức hoặc các câu chuyện kiểu “cái gì nếu”.
Thay vào đó, hãy yêu cầu thành viên ban điều hành tiềm năng
của bạn chia sẻ các kinh nghiệm cụ thể trong quá khứ. Các câu
chuyện của họ sẽ làm bộc lộ các giá trị, kỹ năng và năng lực của
họ. Chẳng hạn, bạn hỏi một CFO mô tả một dòng ngân sách mà
họ đã thiết lập và cách họ giải quyết vấn đề khi một cán bộ quản
lý chi vượt quá và đòi tăng ngân sách.
Một lời cảnh báo: Hãy thận trọng khi tuyển dụng bạn bè hoặc
thành viên gia đình. Họ sẽ mong bạn phải tin tưởng họ và cho
rằng họ có trình độ kỹ năng cao. Điều còn tồi tệ hơn là bạn tin

tưởng họ và cho rằng họ có trình độ kỹ năng cao mà không có
bằng chứng về điều ngược lại cho đến sau khi bạn đã tuyển dụng
họ. Và nếu bạn không quan tâm tới việc phân định rõ ranh giới
giữa tình bạn và công việc, thì bạn có thể thấy tình bạn bị lụi tàn
khi có những bất đồng ở nơi làm việc.
Đàm phán lương
Khi bạn đã tìm được cán bộ điều hành mà bạn muốn tuyển dụng,
bạn phải lôi kéo họ vào ban điều hành của bạn. Không có các quy
tắc chuẩn để đưa ra những thỏa thuận phù hợp nhất với họ. Các
công nhân làm việc theo giờ có thể khao khát tiền, nhưng những
vị lãnh đạo thì không dễ thỏa mãn. Họ thường muốn có quyền
mua cổ phần, mức lương cao chót vót và tiền thưởng hàng năm
hoặc thậm chí hàng quý. Vì công việc của họ là làm cho toàn thể
công ty thành công, nên hãy sử dụng quyền mua cổ phần và kế
hoạch chia thưởng để gắn thu nhập của họ với hiệu quả hoạt
động tổng thể của công ty. Quyền mua cổ phần sẽ gắn với hiệu
quả kinh doanh dài hạn, trong khi tiền thưởng và việc chia sẻ lợi
nhuận phải dựa trên kết quả kinh doanh của năm trước.
Tất nhiên, không phải mọi vị lãnh đạo đều khao khát cổ phần. Tốt
nhất là bạn tìm những người có khả năng hài lòng với một công
việc mang tính thách thức và mức lương khiêm tốn. Và họ luôn
có ở ngoài thị trường! Một số người có trình độ cao quan tâm
nhiều hơn đến thời gian dành cho gia đình, văn hóa vui vẻ, một
công việc mang tính thách thức, hoặc trở thành một phần của
một nỗ lực làm thay đổi thế giới. Bạn càng hiểu về động lực của
từng người, thì bạn càng có thể vẽ ra những thỏa thuận làm hài
lòng họ mà chỉ mất một ít tiền.
Nhưng dù bạn quyết định dành cho họ bao nhiêu đi nữa thì hãy
làm cho nó thật đơn giản. Nếu công thức tính tiền thưởng của
bạn đòi hỏi phải có bằng tiến sỹ về toán để hiểu nó, thì nó sẽ

không tạo động lực cho ai cả.
Chia sẻ trách nhiệm cho các lãnh đạo mới
Khi các thành viên mới trong ban điều hành đã bắt đầu làm việc,
đến lúc bạn phải thực hiện phần việc thực sự khó khăn: đó là tin
tưởng họ. Con tim bạn sẽ thắt lại trên từng nấc thang thực hiện.
Bạn sẽ cho rằng các ý kiến chỉ đạo của bạn là rõ ràng và nếu họ
hiểu lầm thì là lỗi của họ. Bạn sẽ cho rằng khi bạn không nhất trí
thì bạn đúng còn họ sai. Nhưng đôi khi bạn sẽ sai. Chìa khóa cho
các mối quan hệ lãnh đạo thành công là thay đổi điều mà trái tim
mách bảo bạn.
Hãy nhớ cách bạn đã phỏng vấn để tìm sự tin cậy? Điều đó rất
quan trọng khi bạn tuyển một nhóm lãnh đạo, bạn phải để họ chịu
trách nhiệm và cùng phối hợp với họ. Điều đó có nghĩa là nhất trí
với họ về vai trò của họ, những vấn đề mà họ phải chịu trách
nhiệm và thời gian thực hiện.
Bạn cũng cần quyết định trước cách thức bạn giải quyết các bất
đồng. Bạn đã tuyển dụng người này với giả định rằng sự đánh
giá của anh ta tốt hơn của bạn. Vậy khi bạn không nhất trí, nếu
bạn làm đúng phần việc của bạn, thì có khả năng là anh ta đúng
còn bạn sai. Hãy thảo luận sớm về cách bạn đưa ra quyết định,
để bạn thu được lợi nhiều nhất từ sự mâu thuẫn mang tính xây
dựng. Hãy nhớ rằng: nếu bạn nhất trí với mọi thứ, thì một trong
hai người là thừa.
Kinh doanh là hướng tới những mục tiêu lớn hơn cái mà bạn có
thể làm một mình. Công việc của bạn không phải là đạt được
mục tiêu; mà là xây dựng một đội ngũ sẽ đạt được mục tiêu. Nếu
bạn thực sự muốn đạt mục tiêu của bạn, thì bạn sẽ cần có những
người khác giúp đỡ và việc tạo ra một ban điều hành giỏi có
nghĩa là bạn biết bạn cần họ làm gì, tìm được các ứng cử viên
giỏi và cung cấp cho họ những cái họ cần cho công việc của họ.

Nếu bạn lựa chọn đúng, thì họ sẽ thành công và cũng làm cho
bạn thành công.