6 quy tắc vàng trong đàm phán pptx

6 quy tắc vàng
trong đàm phán
Việc hiểu sâu sắc các nghi thức ở bàn đàm phán không chỉ quan trọng
đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với các doanh nhân.
Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên
trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích
hợp có thể phá hỏng kết quả của buổi đàm phán quan trọng. Vậy bạn cần
chuẩn bị những gì trước một cuộc đàm phán để không xảy ra bất cứ một
sơ xuất nào?

Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm
vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải
biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý
đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà
là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán.
Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên
trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia,
bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái
đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của
cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.

Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp
Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất
là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm
phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không
bạn sẽ bị xem là không “pro”, thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn
trọng họ.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm
phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút.
Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê.

Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể.

Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán
Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra
nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu bạn muốn có lợi thế về
tâm l ý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.
Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn
tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các
thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ
nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành
viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức
danh.
Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”
* Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ
thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
* Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối
diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra
vào để tiện ra hiệu cho thư k ý mang thêm nước hay thay bình trà.
* Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen.
Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút
ngay vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi.
* Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn
nên đặt trước mặt mỗi người một bản tên để tiện giao tiếp.
* Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là
“cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên
cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
* Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người
sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ
mà chưa được phép.
* Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.

* Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ l ý thì trong
phái đoàn đối tác cũng nên như vậy.
* Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được
sự đồng ý của phía đối tác.

Quy tắc 5: Cách ăn mặc
Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên
nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc
trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc
xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ
màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng
có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm
nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít
càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.

Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ
* Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện.
Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình
kinh tế.
* Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không
nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không
nên nói nhỏ đến mức thì thầm.
* Bạn không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong
những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi
bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn.
* Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện
những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn
vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”.
* Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố
mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như

ngắt lời người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy
khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng.
* Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự
đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra
những l ý do mà đối tác có thể chấp nhận được.
* Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế
nào?”
* Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn
không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi
đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của
trưởng đoàn của cả hai phía.