Kinh nghiệm “quản lý” thời gian potx

Kinh nghiệm “quản
lý” thời gian
Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam
kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử
dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của
mình:
Duy trì danh sách công việc:
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên.
Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ
không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình
danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài
ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng
những hành dộng cụ thể.


Xác định rõ thời gian:
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu
thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được
việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn
như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi
phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.

Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:Hãy thực thế về việc đề
ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình. Sự thật là bất cứ
nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó. Có bao giờ bạn
để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phân nhiệm
vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉ
mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng
làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp
hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.

Sử dụng thời gian thật khôn ngoan: Hãy truy nhập vào hệ thống email
vào những lần nhất định trong ngày và để điện thoại trả lời tự động để
bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở
email nếu bạn không có thời gian cho nó.
Hãy trật tự và ngăn nắp: Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những
hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay
hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tránh sự ngắt quãng: Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại.
Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn
không có thời gian lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp.
Nếu đồng sự của bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô
ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.


Cùng cộng tác:Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn
thành công việc đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì
hoãn nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn
nhất, hãy kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng
trừ những trường hợp bất khả kháng.

Tránh những giám sát không cần thiết: Nếu bạn đã giao trách nhiệm
hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họ đảm trách trừ phi bạn có
nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứ lãng phí thời gian quý
báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự án của người khác.
Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến công việc hàng
ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãy biểu
đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào một
thời điểm thích hợp.

Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật: Hãy xác định sự cần thiết của
những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch và theo sát-bắt đầu và kết
thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự không cần thiết lắm cho
toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạn để xin phép
dành thời gian làm những việc cần thiết hơn

Giữ vững tiến độ:Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn
đảm nhận ít nhất 1 dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3
dự án sẽ tốt hơn nữa. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí
bạn luôn chủ động và tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.

Lựa chọn dự án một cách cần thận: Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm
nhận mang lại lợi ích cho công ty và tận dụng hết được những kỹ năng
của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng để từ chối đảm nhận thêm
việc và những người làm việc chuyên nghiệp thường biết cách nói
“Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát triển sự nghiệp của
tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn
sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một đồng sự để kỹ
năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhận
thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong khi sức lực và thời
gian không cho phép dẫn đến quá tải.

Không trì hoãn: Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không
thích là thường tình ở mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp
xếp thời gian hợp lý cho những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích
làm việc với những con số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi
bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâm nhất.

Tự thưởng: Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà

còn bao gồm cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng
cho bản thân. Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành
1việc nào đấy. Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly café khi bản báo cáo
chi tiết kỹ thuật hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được
tung ra.
Quantritructuyen.com – Theo ehow.vn