Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng.DOC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
~~~~~~*~~~~~~
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây
dựng
Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Thanh
Lớp : KT2- K9
MSSV : HC 090500
Giáo viên hướng dẫn : PGS. TS. Phạm Quang

NĂM 2010
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, cạnh tranh đang diễn ra ngày
càng quyết liệt và đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh “nhạy
bén” mới có thể tồn tại trên thị trường. Các doanh nghiệp luôn luôn đặt ra câu
hỏi: làm thế nào để có được lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra thấp nhất. Đối
với các doanh nghiệp sản xuất thì câu hỏi đó được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu
như: chi phí đầu vào gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động và
khả năng tiêu thụ sản phẩm.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng là
một trong ba yếu tố chính của quá trình sản xuất. Đó là thành phần chính cấu
thành nên sản phẩm, kết quả chính của quá trình sản xuất. Trên thực tế vấn đề
không chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng
có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu vật liệu gây ngừng sản xuất hay thừa
vật liệu gây ứ đọng vốn và chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có một quá trình quản lý thích đáng, toàn
diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và
thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh

doanh.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL nên trong thời
gian thực tập tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng em đã cố gắng đi sâu
nghiên cứu kết hợp lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Trung
tâm. Được sự hướng dẫn tận tình của PGS. TS. Phạm Quang cùng với sự giúp
đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng tài chính kế toán tại Trung tâm em đã
mạnh dạn chon chuyên đề: “ Hoàn thiện kế toán NVL tại Trung tâm Tư Vấn
kiến trúc xây dựng”.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
2
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm
Tư Vấn kiến trúc xây dựng
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn
kiến trúc xây dựng
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn
kiến trúc xây dựng
Hà nội tháng 05/ 2010
Sinh viên
Nguyễn Thị Thanh
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
3
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI TRUNG TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng
Vật liệu sử dụng trong trung tâm xây dựng nói chung rất đa dạng, theo các
báo cáo về chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu của trung tâm thì có đến
10.000 loại vật liệu khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất

lý hóa của chúng rất khác nhau. Do đó yêu cầu bảo quản dự trữ các loại vật liệu
cũng có những nét riêng biệt, có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như: Xi
măng, Sắt thép... có loại lại không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời
như: Cát, Sỏi, Đá... Vì vậy mà vật liệu của công ty rất dễ xảy ra hao hụt mất mát.
1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu
Giống như các tổ chức xây dựng khác, trung tâm cũng sử dụng các loại vật
liệu phổ biến: Cát, Sỏi, Sắt, Thép, Xi, Gạch, Ngói, Đá...Mỗi loại vật liệu này lại
gồm nhiều chủng loại khác nhau, như Cát có Cát đen, Cát vàng, Xi măng trắng,
Xi măng đen, Thép thì có các loại thép trơn, thép vằn xoắn, quy cách từ Ф6 đến
Ф8…
, Gạch có Gạch xây, Gạch men kinh, Gạch nát...
Đơn vị tính của các loại vật liệu này cũng khác nhau: Các loại Sắt thép,
đinh: Tính bằng Kg ( kilogam), các loại Đá vôi, Cát, Đá 1*2 : Tính bằng ( M
3
),
các loại Xi măng: Tính bằng (Tấn), Gạch, Ngói: Tính theo (viên), riêng gạch vỡ
chỉ có thể tính bằng M
3
, cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở...
Để quản lý được nhiều loại vật liệu khác nhau, với những tính chất lý hóa
khác nhau, Trung tâm phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau:
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
4
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Nguyên vật liệu chính: Những loại vật liệu này khi tham gia vào quá trình
thi công nó cấu thành nên cơ sở vât chất chủ yếu của các công trình, hạng mục
công trình. Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm: Gạch xây, Xi măng, Sắt thép,
Cát, Sỏi, Đá. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 55- 60% trong kết cấu giá
thành của công trình.
Vật liệu phụ: Tuy vật liệu phụ không cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu

cho các công trình nhưng nó có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công xây
dựng, nó được sử dụng kết hợp với các loại vật liệu chính để hoàn thiện công
trình và bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho
lao động của nhân viên ( Gạch men kính, Sơn chống thấm, con sứ cầu thang, hồ
keo, thuốc chống rỉ, xà phòng, rẻ lau, các loại dầu bôi trơn cho các máy thi công
trực tiếp trên công trường...). Chi phí vật liệu phụ chiếm 5-10% trong kết cấu giá
thành công trình.
Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng cho
quá trình thi công xây dựng. Tuy nhiên do sản phẩm của trung tâm là các công
trình, hạng mục công trình không cần nhiệt lượng trong quá trình thi công mà
nhiên liệu chỉ được sử dụng cho máy thi công công trình, chi phí này được hạch
toán vào chi phí sử dụng máy thi công ( TK sử dụng 623 ).
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải trong công ty. Trong trung tâm có
phòng máy móc - thiết bị chuyên theo dõi, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Các
hoạt động này thường được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần. Chi phí sửa chữa,
nâng cấp máy móc chiếm 3-5% trong kết cấu giá thành công trình.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
5
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Phế liệu: Đó là những vật liệu bị loại ra trong quá trình thi công xây dựng,
đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng ban đầu: Thép vụn, Sắt vụn, Gạch
vụn, Ngói vụn...Những phế liệu này sẽ được Trung tâm thu gom và bán cho nhà
máy tái chế hoặc được dùng để cho các công trình sau ( gạch vụn, ngói vụn để
gia cố phần móng công trình). Phế liệu khi thu hồi nhập kho hoặc bán đi sẽ được
kết chuyển để giảm chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như: phông bạt dùng lót trần khi đổ bê tông...
1.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu
Giá nhập kho: Trung tâm xác định giá nhập kho vật liệu trên cơ sở các

chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của trung tâm trong quá
trình thu mua vật liệu. Kế toán vật liệu phản ánh giá nhập kho theo giá gốc. Giá
gốc trong từng trường hợp được xác định như sau:
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá gốc vật liệu =
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật liệu nhập lại kho từ các đội XDCT hoặc vật liệu điều chuyển
giữa các công trình thì giá NVL nhập kho bằng giá vật liệu xuất dùng + Chi phí
vận chuyển.
Giá xuất kho: Nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình ở trung tâm
được tính theo giá thực tế, tùy thuộc vào nguồn mà có cách tính giá vật liệu cụ thể:
Đối với vật liệu do các đội thi công mua xuất thẳng cho công trình, giá
vật liệu được tính như sau:
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
6
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Giá vật liệu xuất dùng sử
dụng cho công trình
=
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật tư xuất kho cho các đội thi công thì kế toán công trường sẽ sử
dụng giá thực tế đích danh.

Giá thực tế của vật liệu bao gồm: giá bán buôn tại nơi sản xuất và chi phí
tháo dỡ vận chuyển, bảo quản từ nơi mua đến kho công trường, các khoản hao
hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức, các phí tổn cho công tác tiếp liệu
nếu có.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Trung tâm
Tại Trung tâm nguyên vật liệu được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo
đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động
đầu tư. Việc quản lý vật liệu tại Trung tâm được phân chia theo từng giai đoạn
và từng khâu như sau:
Tại khâu thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch
phát triển của Trung tâm và tình hình sản xuất nguyên vật liệu tại xưởng và của
các hợp đồng phòng kế hoạch của Trung tâm tiến hành mua sắm vật tư và ký kết
các hợp đồng với nhà cung cấp.
Khi trung tâm trúng thầu công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao
nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá
thành, phòng kế hoạch lập các dự toán…sau khi được phòng tổ chức thông qua,
kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện.
Đội công trình xây dựng sẽ tiến hành triển khai công việc được giao, mỗi
tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ
đạo, giám sát của đội trưởng đội XDCT và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử dụng
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
7
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
đúng mức, tiết kiệm NVL, hàng tháng các đội lập kế hoạch mua, dự toán khối
lượng xây lắp và định mức tiêu hao NVL. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đội
trưởng đội XDCT sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua.
Để có kinh phí mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm
ứng kèm theo hợp đồng mua bán vật liệu hoặc giấy báo giá vật liệu lên ban lãnh
đạo công ty xét duyệt cấp vốn. Phòng kế toán căn cứ vào bảng dự toán thi công
để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của nội dung tạm ứng. Sau đó xuất tiền theo đúng

số tiền ghi trong phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2
chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở để
kế toán ghi nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết TK 111, TK 141 rồi vào sổ cái
TK111,TK 141.
Khi hàng về kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập kho vật
tư.
Tại khâu bảo quản: Trung tâm đã xây dựng được hệ thống kho bãi rộng
rãi với những trang thiết bị hiện đại với đội ngũ nhân viên thủ kho có trình độ
chuyên môn và đạo đức phẩm chất tốt nên khâu bảo quản vật tư tại Trung tâm
được bảo đảm. Việc nhập xuất kho tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy
trình và thủ tục.
Tại khâu sử dụng: Việc xuất dùng vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ chứng từ
cần thiết, có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo Trung tâm, được tiến hành đúng thủ
tục, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng NVL.
Tại khâu dự trữ: Để quá trình SXKD của Trung tâm được diễn ra liên tục
Trung tâm đã xây dựng mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật
liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không bị
hao hụt.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
8
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm
Việc quản lý nguyên vật liệu tại trung tâm do hai bộ phận đảm nhiệm là
thủ kho quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại, kế toán quản lý về mặt
giá trị. Vật liệu sử dụng tại trung tâm là những vật liệu phổ biến dễ mua nên
nguyên tắc quản lý của trung tâm là không lưu kho, dự trữ ít.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc là người đưa ra các định
hướng phát triển của Trung tâm, tổ chức quản lý, kiểm soát mọi hoạt động mua
bán, sử dụng nguyên vật liệu và là người đưa ra các nội quy, quy chế để quản lý

và sử dụng nguyên vật liệu.
Khi có đơn xin mua vật liệu với khối lượng lơn với giá trị hợp đồng lớn
khoảng hơn 100 tr trở nên từ các bộ phận sản xuất trực tiếp, các phòng ban, từ
các đội thi công… thì đội trưởng các đội hoặc trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp
mang đến trình giám đốc ký quyết định duyệt đồng ý mua hay không. Giám đốc
sẽ căn cứ vào đơn xin thu mua và kế hoạch sản xuất mà các tổ đội trình lên mà
đưa định mức mua bao nhiêu, sử dụng như thế nào thì phù hợp để đảm bảo được
chất lượng công trình mà tiết kiệm được chi phí bỏ ra. Khi giám đốc ký duyệt
quyết định mua nguyên vật liệu thì sẽ chuyển đơn xin thu mua qua phòng tài
chính kế toán.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
9
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Kế toán trưởng căn cứ vào quyết định của giám đốc sẽ ủy quyền cho
người thu mua vật tư chịu trách nhiệm đi mua vật tư hoặc trực tiếp đặt hàng qua
điện thoại với các công ty chu
yên cung cấp vật liệu cho Trung tâm. Kế toán
trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cung cấp tài chính cho người đi thu mua vật
tư và chịu trách nhiệm về giá cả của vật tư. Nếu giao cho người thu mua vật tư
thì nguyên vật liệu mua về phải có giá vừa phải không được cao hơn giá thị
trường. Trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho phải bảo quản tốt
nguyên vật liệu tránh xảy ra hao hụt mất mát.
Đối với người thu mua được ủy quyền mua vật tư phải đi tìm kiếm nhà
cung cấp, phải tìm kiếm báo giá của ít nhất ba nha cung cấp nguyên vật liệu so
sánh với giá cả thị trường và phải xem xét chất lượng nguyên vật liệu sau đó báo
cáo với kế toán trưởng xem nên quyết định mua nguyên vật liệu của nhà cung
cấp nào. Khi có quyết định mua từ kế toán trưởng người thu mua chịu trách
nhiệm ký kết hợp đồng và cùng với nhà cung cấp vận chuyển hàng về Trung
tâm. Khi hàng về Trung tâm thì thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận số hàng và chỉ
địa điểm lưu giữ bảo quản vật tư hoặc xuất thẳng tới các đội công trình để sử

dụng.
Sau khi kiểm nhận hàng đầy đủ kế toán trưởng sẽ ủy quyền cho các kế
toán viên thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tùy vào hợp đồng đã ký kết mà
có thể thanh toán nửa giá trị hợp đồng hoặc cả tuỳ theo sự nhất trí của hai bên.
Thủ kho là người chịu trách nhiệm kiểm nhận và lưu giữ nguyên vật liệu
đối với những vật liệu chưa sử dụng vẫn còn lưu trong kho. Nếu có hiện tượng
hao hụt hoặc thiếu mất mát nguyên vật liệu thì tùy vào tính chất hao hụt mà giám
đốc đưa ra các quyết định xử lý. Nếu hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển
do nhà cung cấp thì sẽ được xử lý trừ vào giá trị hợp đồng. Còn nếu hao hụt khi
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
10
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
vật tư được xuất thẳng tới các đội thì tổ trưởng các đội thi công sẽ là người chịu
trách nhiệm. Khi đó tổ trưởng các đội phải tìm ra nguyên nhân và giải trình với
giám đốc lý do hao hụt. Giám đốc sẽ có quyết định xử lý thích hợp nếu đó là
nguyên nhân chủ quan hay là cố ý…
Đối với các hợp đồng mua nguyên vật liệu có giá trị khoảng 100 tr thì
giám đốc sẽ ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh tự ký kết hợp đồng mua
hoặc giao dịch
Hàng năm cứ 6 tháng một lần giám đốc sẽ ra quyết định kiểm kê nguyên
vật liệu. Nằm trong ban kiểm kê là 2 kế toán viên tại phòng tài chính kế toán
cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê xong sẽ lập
biên bản kiểm kê gửi lên giám đốc. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thì giám đốc sẽ
có quyết định khiển trách hoặc đình chỉ công việc của thủ kho nếu có dấu hiệu
mất mát hao hụt quá quy định.
Trách nhiệm của ban kiểm kê là phản ánh một cách trung thực tình trạng
hao hụt thừa thiếu nguyên vật liệu với ban giám đốc của Trung tâm. Sau khi
kiểm kê xong thì ban kiểm kê phải điều tra nguyên nhân tại sao lại thiếu nguyên
vật liệu hoặc thừa. Nguyên nhân có thể là do sử dụng quá mức nguyên vật liệu từ
các đội thi công hoặc do thủ kho xuất thừa so với định mức dùng làm lãng phí

nguyên vật liệu… Sau khi tìm ra nguyên nhâ thì ban kiểm kê sẽ lập ra biên bản
kiểm kê trình lên giám đốc và giám đốc sẽ đưa ra các quyết định xử lý thích hợp
cũng như sẽ thiết lập mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu
quả nhất.
Các hóa đơn giá trị gia tăng, các chứng từ nhập kho, phiếu nhập, phiếu
xuất, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán… sẽ được lưu giữ tại phòng tài chính kế
toán của Trung tâm. Các kế toán viên trong phòng tài chính kế toán sẽ căn cứ
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
11
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
vào các chứng từ này để lập bảng tổng hợp chi phí, kê khai thuế và tính ra doanh
thu, lợi nhuận của Trung tâm xem kết quả hoạt động của Trung tâm có đạt được
chỉ tiêu đã đề ra hay không.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn Kiến trúc xây dựng
2.1.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm
Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu thì một trong những yêu cầu đòi
hỏi là phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo
từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại. Với việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu này. Công việc hạch toán chi tiết được
thực hiện đồng thời ở kho, ở phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song.
Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song là phương pháp mà ở phòng
kế toán và ở kho cùng sử dụng thẻ kho để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các
chứng từ kế toán về vật liệu của Trung tâm được tổ chức theo trình tự thời gian
do kế toán vật liệu phụ trách quy định, gắn liền với quá trình nhập kho và xuất
kho vật liệu.
Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi tiết vật liệu
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
12

TK 152
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Thẻ kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu:
Thủ kho chuyển CT cho kế toán:

Công việc của Thủ kho:
Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho sẽ tiến hành vào thẻ kho,
mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh
điểm vật liệu. Sau đó, hàng ngày thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất
kho cho kế toán thống kê ở các đội ghi sổ. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng
cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu.
Công việc của kế toán:
Sau khi nhận được chứng từ xuất, nhập kho kế toán đội phải kiểm tra, đối
chiếu ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ
nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi cho từng danh điểm vật liệu tương ứng
với thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi
cả về mặt giá trị. Mỗi danh điểm vật liệu được mở một trang để theo dõi. Cuối
tháng kế toán đội sẽ cộng sổ kế toán chi tiết vật liệu sau đó đối chiếu tính khớp

đúng với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào sổ này kế toán đội sẽ lập “bảng tổng
hợp nhập- xuất- tồn” sử dụng tại công trình.Cuối tháng, cuối quý kế toán đội đối
chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất-
tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ
gốc có liên quan lên phòng Tài chính kế toán.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
TK 152
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Thẻ kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
13
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
2.1.2. Các chứng từ và thủ tục nhập kho;
Trường hợp nhập kho do mua ngoài: Khi vật liệu được mua về thì ban kiểm
nghiệm cùng thủ kho và nhân viên cung ứng sẽ kiểm tra tính đúng chủng loại,
quy cách, chất lượng, số lượng vật liệu phù hợp với “Hóa đơn bán hàng” của đơn
vị bán. Sau đó căn cứ vào hóa đơn bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho”,
phiếu này được lập thành 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ và ghi thẻ kho sau đó
chuyển cho kế toán, 1 giao cho người nhập.

Đối với những NVL mua ngoài chịu thuế GTGT thì kế toán căn cứ vào
Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp vào sổ thuế GTGT, cuối tháng tính ra số
thuế GTGT được khấu trừ làm căn cứ để lập tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ
quan thuế.

Trường hợp nhập kho vật liệu sau khi đã xuất dùng hoặc thu hồi phế liệu
trong sản xuất: Căn cứ vào “tờ kê danh sách vật liệu nhập” về đã có chữ ký của
thủ kho (Hàng đã dùng rồi nhập lại), Kế toán vật tư tổ chức kiểm kê, đánh giá
giá trị còn lại của vật liệu thu hồi và xác định lại giá nhập, sau đó làm thủ tục
nhập kho như trường hợp mua ngoài nhưng 1 liên phiếu nhập được dùng để đóng
vào chứng từ thanh toán quyết toán khi công trình hoàn thành, làm cơ sở giảm
chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu.
Trường hợp nhập kho do điều chuyển giữa các công trình: Căn cứ vào yêu
cầu điều chuyển của Giám đốc, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển nội bộ”, nhân viên cung ứng sẽ mang hai liên đến thủ kho xuất hàng
và ghi thẻ kho, ký nhận ở phần thực xuất. Sau đó giữ lại một liên giao cho kế
toán đội, 1 liên giao cho người nhận để giao cho thủ kho nhập hàng và ký nhận ở
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
14
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho giao cho kế toán ở các đội
hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
2.1.3. Chứng từ và thủ tục xuất kho vật liệu tại Trung tâm;
Vật liệu chủ yếu được xuất cho các đội thi công công trình, căn cứ vào số
lượng vật liệu yêu cầu được giám đốc duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu
xuất” gồm 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế
toán, 1 liên người nhận giữ.
Sau khi có đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất với đầy đủ chữ ký, thủ kho sẽ
tiến hành vào thẻ kho phần nhập, phần xuất, rút số lượng tồn trên thẻ kho.
Hàng ngày kế toán nhận chứng từ do thủ kho gửi lên làm căn cứ lập sổ chi
tiết vật liệu theo dõi chi tiết cho từng danh điểm vật liệu.
Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết vật
liệu của kế toán, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp nhập-
xuất- tồn sử dụng tại công trình.
Cuối tháng, cuối quý kế toán đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi

tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Sau đó gửi phiếu xuất kho, bảng
tổng hợp nhập- xuất- tồn và các chứng từ gốc có liên quan lên phòng Tài chính
kế toán trung tâm.
Tại phòng tài chính kế toán, khi nhận được các chứng từ có liên quan đến
việc sử dụng NVL cho công trình( Phiếu NK, phiếu XK, hóa đơn…) sau khi
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 621: Chi tiết cho từng công trình
Có TK 152 : Chi tiết cho từng công trình
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
15
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Và tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung và các chứng từ
khác có liên quan được làm cơ sở pháp lý để kế toán ghi vào sổ cái, sổ chi tiết.
Sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và sổ cái TK 621. Kế
toán kết chuyển chi phí NVLTT sang TK 154 để tính giá thành khối lượng công
tác xây lắp thực hiện trong quý, sau đó ghi bút toán kết chuyển vào sổ nhật ký
chung và sổ nhật ký liên quan khác.
Nợ TK 154: Chi tiết cho từng công trình
Có TK 621: Chi tiết cho từng công trình
Để đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh lực lượng dự trữ được chính xác
và trên cơ sở đó tăng cường giám sát bảo vệ an toàn vật tư, hàng hóa trong
kho.Trung tâm tiến hành kiểm kê Nguyên vật liệu tại kho hai lần một năm vào
thời điểm ngày 1/1 và 1/7 hàng năm.
Qua kiểm kê có thể phát hiện những biến động của những nguyên vật liệu
chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, phát hiện các trường hợp thừa thiếu, kém mất
phẩm chất, ứ đọng, hư hỏng để có biện pháp kịp thời giải quyết, hạn chế và giảm
bớt thiệt hại, tiến hành điều chỉnh sổ sách để số liệu của kế toán luôn khớp với số
liệu thực tế.
2.1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Trung tâm;
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho

và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số
lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động
của nguyên vật liệu.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
16
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp mua hàng về nhập kho:
VD: Ngày 15/03/2010 tạm ứng cho Nguyễn Thanh Hải đội trưởng đội
XDCT số 1 mua xi măng, đá 2*4, cát vàng… cho công trình Phân xưởng 01 số
tiền là : 48.000.000đ
Khi đó, kế toán định khoản:
Nợ TK 141( Anh Hải) : 48.000.000
Có TK 111 : 48.000.000
Cụ thể:
Biểu 2.1:
Đơn vị: Trung tâm Tư
vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày15 /03/2010
Mẫu số: 03-TT
QĐ số 15/2006/QĐ-
BTC
Ngày 20 tháng 03
năm 2006 của Bộ
trưởng BTC
Số:
Kính gửi: Giám đốc Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng

Tên tôi là: Nguyễn Thanh Hải
Địa chỉ: Trung tâm tư vấn Kiến trúc Xây dựng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 48.000.000đ (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng
chẵn.
Lý do tạm ứng: Chi tiền mua vật liệu cho công trình Phân xưởng đúc
Đông Đô.
Thời hạn thanh toán: 3 ngày
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký)
Kế toán trưởng
(Đã ký)
Phụ trách bộ phận
(Đã ký)
Người đề nghị tạm ứng
(Đã ký)
17
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Biểu 2.2:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn
Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư
văn Quán, Phúc La, Hà Đông,
Hà Nội.
PHIẾU CHI
Ngày 15/03/2010
Số: 10
Nợ TK: 141
Có TK: 111.1
Mẫu số:02-TT

QĐsố:15/2006/QĐ-
BTC
Ngày 20 tháng 03 năm
2006 của Bộ Tài Chính
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hải.
Địa chỉ: Đội XD số 1
Lý do chi: Mua nguyên vật liệu cho công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ
Long, Số tiền: 48.000.000 ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc: GĐNTƯ
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 03 năm 2010
Giám đốc
( Đã ký)
Kế toán trưởng
(Đã ký)
Thủ quỹ
(Đã ký)
Người lập phiếu
(Đã ký)
Người nhận tiền
(Đã ký)
Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho, thủ kho công
trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng, số
lượng nguyên vật liệu, đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp sau đó tiến hành
vào phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán sẽ vào sổậ chi tiết nguyên
vật liệu sau đó vào sổ nhật ký chung.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 15/03/2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL-01
AB/2010T
0088687
18
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Địa chỉ: 51- Võng Thị - Tây Hồ - Hà Nội.
Số tài khoản:
Điện thoại MST: 0101197276
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hải
Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Thiết kế Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058
STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =2x1
1 Xi măng Tấn 20 1100.000 22.000.000
2 Đá 2*4 M
3
50 250.000 12.500.000
3 Cát vàng M
3
30 300.000 9.000.000
Cộng tiền hàng: 43.500.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.350.000
Tổng tiền thanh toán: 47.850.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bẩy triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.

Người mua hàng
( Đã ký)
Người bán hàng
( Đã ký )
Thủ trưởng đơn vị
( Đã ký, đóng dấu )
Biểu 2.3:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn
Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày 15/03/2010
Số: 16
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/QĐ-
BTC.
Ngày20/03/2006
của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Hải
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
19
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Theo hóa đơn số: 0088687 ngày 15/03/2010
Nhập tại kho: Phân xưởng 01.
S

T
T
Tên, quy cách
Vật tư
ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập
1 Xi măng
Tấn 20 20
1100.00
0
22.000.000
2 Đá 2*4 M
3
50 50 250.000 12.500.000
3 Cát vàng M
3
30 30 300.000 9.000.000
Tổng 43.500.000

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn ba triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0088687
Ngày 15 tháng 03 năm 2010

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Khi nhân viên cung ứng đã mua hàng về và làm đầy đủ các thủ tục nhập
kho theo ví dụ trên kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung như sau:
Nợ TK 152 – PX 01 : 43.500.000

Nợ TK 133: 4.350.000
Có TK 141: ( Anh Hải ) : 47.850.000
Sau khi ghi nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái có liên quan.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
20
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp NVL mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến chân công
trình:
Ví dụ: Ngày 20/03/2010 tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Lâm đội trưởng
đội XDCT số 4 để mua nguyên vật liệu xây dựng công trình Đường bao biển lán
bè - Cột 8, Hạ Long, Quảng Ninh . Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 141 – Anh Lâm: 120.000.000
Có TK 111 : 120.000.000
Khi vật liệu mua về và được đưa thẳng tới công trình, kế toán căn cứ vào
hóa đơn của người bán hàng mà nhân viên cung ứng mang về để nhập vào kho
vật liệu như các trường hợp thu mua bên ngoài. Trong trường hợp này khi viết
phiếu nhập thì đồng thời bộ phận cung ứng cũng viết luôn phiếu xuất kho cho
công trình luôn. Các phiếu nhập, xuất đều được phản ánh vào sổ kế toán giống
như từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất.
HÓA ĐƠN
GÍA TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 20/03/2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL
AM/2010T
0080452
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Hải
Địa chỉ: Xóm 3 - Xuân Dục - Yên Thường - Gia Lâm - Hà Nội.
Điện thoại MST: 0102253560
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9

21
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Quang Lâm
Tên đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà Nội.
Hình thức thanh toán: CK MST: 0500225058
STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =2x1
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 14.500 21.750.000
4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 14.500 29.000.000
5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 14.400 17.280.000
6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 14.300 21.450.000
7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 14.300 14.300.000
Cộng tiền hàng: 108.430.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.843.000
Tổng tiền thanh toán: 119.273.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười chín triệu hai trăm bẩy ba ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng
( Đã ký)
Người bán hàng
( Đã ký )
Thủ trưởng đơn vị
( Đã ký, đóng dấu )
Biểu 2.4:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn
Kiến trúc Xây dựng

Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày 15/03/2010
Số: 17
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/QĐ-
BTC.
Ngày20/03/2006
của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quang Lâm
Theo hóa đơn số: 0080452 ngày 20/03/2010
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
22
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Nhập tại kho: Hạ Long, Quảng Ninh .
STT
Tên, quy cách Vật
tư
ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000

4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000
5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000
6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000
7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000
Tổng 108.430.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn
đồng chắn.
Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0080452
Ngày 20 tháng 03 năm 2010

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.5:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn Kiến
trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung cư
văn Quán, Phúc La, Hà Đông, Hà
Nội.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20/03/2010
Số: 14
Nợ TK:621
Có TK:152
Mẫu số:02-VT
QĐsố:15/2006/QĐ-
BTC
Ngày 20 tháng 03 năm
2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài Chính
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Quang Lâm

Địa chỉ: Đội XDCT số 4
Lý do xuất kho: Xây dựng công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, QN
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
23
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Xuất tại kho: Hạ Long, QN
STT
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật tư
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000
4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000
5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000
6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000
7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000
Tổng 108.430.000
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn
đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: PNK số 17
Ngày 20 tháng 03 năm 2010
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký)

Khi đó Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 152- Hạ Long QN: 108.430.000
Nợ TK 133: 10.843.000
Có TK 141- Anh Lâm: 119.273.500
Đồng thời ghi bút toán:
Nợ TK 621- Hạ Long QN : 108.430.000
Có TK 152-Hạ Long QN: 108.430.000
Trường hợp nhập vật liệu do các đội xây dựng đã dùng rồi nhập lại kho:
Căn cứ vào bảng kê tổng hợp số vật liệu do các đội mang về nhập lại kho, kế
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
24
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
toán vật tư tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng, định lại giá mới và hạch toán
như sau:
Nợ TK 152 : Chi tiết cho từng công trình.
Có TK 621: Chi tiết cho từng công trình.
Trong tháng 03/2010 còn có nghiệp vụ nhập kho:
Ngày 25/03 Mua NVL để xây dựng Trụ sở BHXH huyện Cao Phong, Hoà
Bình.
Căn cứ vào hóa đơn dưới đây (phụ lục 03) kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152- BHXH Cao Phong: 270.750.000
Nợ TK 133 : 27.075.000
Có TK 112 : 297.825.000
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
25