Cơ cấu tổ chức công ty pot

Cơ cấu tổ chức công ty

“Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công
ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo một
hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức
năng đã định của công ty.”

1. Tổng quan về tổ chức công ty
Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào
những vai trò, những công việc cụ thể. Nói cách khác, tổ chức là
tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều
người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung.

2. Các cấp độ của cơ cấu tổ chức công ty
Cơ cấu tổ chức công ty phải gồm có 3 cấp độ như sau:
+ Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của
từng cá nhân trong công ty.
+ Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng
vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ.
+ Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá
trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và
hệ thống quản lý hoạt động công ty.
Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình
nếu 3 cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để
hỗ trợ cho hoạt động của công ty. Ngoài ra, khi đánh giá hoạt động
của một công ty hoặc khi thành lập một công ty mới ta cũng cần
phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này.

3. Các hình thức cơ cấu tổ chức công ty
a. Cơ cấu tổ chức chức năng
Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng

nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ
phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing sẽ có
nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc- người chịu trách nhiệm phối
hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm
cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty.

Dạng biến thể của cơ cấu chức năng là cơ cấu tiền chức năng
thường được thấy trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưa
phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong cơ cấu tiền chức
năng, một người có thể đảm nhiều chức năng khác nhau.

Lợi ích của cơ cấu chức năng:
+ Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập
trung vào chuyên môn của họ hơn.
+ Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng
phù hợp với từng bộ phận chức năng.

Nhược điểm:
Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi hoạt động
của công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm tăng thì sự tập
trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ
bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm mối quan tâm tới các phân đoạn
sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm

b. Cơ cấu tổ chức phòng ban
Cơ cấu phòng ban là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng
có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được
phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng
nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh
doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việc

chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan
đến luật pháp, các công việc hành chính sẽ được thực hiện ở cấp
công ty.

Lợi ích:Tập trung vào từng phân đoạn thị trường và sản phẩm cụ
thể.
Nhược điểm: các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau
và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế,
công ty phải tuyển dụng những giám đốc có năng lực thực sự để
vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà mình vào bộ máy
lãnh đạo chung của toàn công ty.

c. Cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu
phòng ban. Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng và sản
phẩm, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng.
Nhược điểm: đòi hỏi có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động
có hiệu quả.
Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thường
xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và
giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách
nhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý.
Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong
thực tế lại đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều.
Vì vậy, để áp dụng cơ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty
phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và
nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.

4. 8 tiêu chuẩn đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức công ty
Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty.

Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào
cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty. Mức độ hỗ trợ
cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. Các
vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ một cách có hiệu
quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và
người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? Mức độ của việc
kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận
lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả. Các
thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân
viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao?
Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận
chức năng. Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức
năng đạt hiệu quả cao.
2.
Theo Tầm nhìn