Chương V: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN pptx

Ch ng Vươ
HO CH NH VÀ T CH C CÁC CU C H P, CÁC CHUY N IẠ ĐỊ Ổ Ứ Ộ Ọ Ế Đ
CÔNG TÁC C A C QUAN VÀ LÃNH O C QUAN.Ủ Ơ ĐẠ Ơ
I- T ch c các cu c h i h p c a c quan.ổ ứ ộ ộ ọ ủ ơ
H i h p là bi n pháp quan tr ng t ch c th c hi n ch ng trìnhộ ọ ệ ọ để ổ ứ ự ệ ươ
công tác c a c quan. Tu theo ch c n ng, nhi m v và ph m vi ho t ng c a củ ơ ỳ ứ ă ệ ụ ạ ạ độ ủ ơ
quan mà c quan có nh ng cu c h i h p khác nhau. Có th phân chia các cu c h iơ ữ ộ ộ ọ ể ộ ộ
h p thành hai lo i:ọ ạ
Lo i th nh t là các H i ngh. Thu c lo i này g m có h i ngh c aạ ứ ấ ộ ị ộ ạ ồ ộ ị ủ
m t ngành do c quan u ngành tri u t p. H i ngh c a c quan do th tr ng cộ ơ đầ ệ ậ ộ ị ủ ơ ủ ưở ơ
quan tri u t p. H i ngh chuyên do c quan làm ch án tri u t p. H i nghệ ậ ộ ị đề ơ ủđề ệ ậ ộ ị
khoa h c do c quan ch tài tri u t p .v.v ọ ơ ủđề ệ ậ
Các h i ngh th ng có quy mô l n, ông ng i d , n i dung v aộ ị ườ ớ đ ườ ự ộ ừ
nhi u v kh i l ng v a khái quát t ng h p ho c chuyên sâu v n i dung, u tề ề ố ượ ừ ổ ợ ặ ề ộ đầ ư
nhi u v kinh phí, vi c t ch c có khó kh n h n r t nhi u so v i các cu c h i h pề ề ệ ổ ứ ă ơ ấ ề ớ ộ ộ ọ
thông th ng khác.ườ
Lo i th hai là các cu c h p. Thu c lo i này th ng có các cu c h pạ ứ ộ ọ ộ ạ ườ ộ ọ
th ng k c a các ng chí lãnh o c quan, các cu c h p c a các l nh o cườ ỳ ủ đồ đạ ơ ộ ọ ủ ẫ đạ ơ
quan v i n v trong c quan, các cu c làm vi c c a lãnh o c quan v i kháchớ đơ ị ơ ộ ệ ủ đạ ơ ớ
ngoài c quan v.v ơ
c i m chung c a cu c h p là: S l ng ng i d không nhi u,Đặ để ủ ộ ọ ố ượ ườ ự ề
th i gian h p không dài, quy mô nh , th ng mang tính n i b c quan. Vì v y,ờ ọ ỏ ườ ộ ộ ơ ậ
vi c u t th i gian chu n b và kinh phí không l n. N i dung các cu c h pệ đầ ư ờ ẩ ị ớ ộ ộ ọ
th ng là bàn bi n pháp công tác ho c gi i quy t các v vi c c th .ườ ệ ặ ả ế ụ ệ ụ ể
V n phòng tham gia t ch c h i ngh v i các công vi c sau ây:ă ổ ứ ộ ị ớ ệ đ
1. V n phòng giúp th tr ng c quan trong công tác chu n b h i ngh.ă ủ ưở ơ ẩ ị ộ ị
Các cu c h i ngh nói chung, c bi t là h i ngh l n, có quy môộ ộ ị đặ ệ ộ ị ớ
ngành, n v ch trì h i ngh th ng ph i l p k ho ch t ch c h i ngh. C n cđơ ị ủ ộ ị ườ ả ậ ế ạ ổ ứ ộ ị ă ứ
vào k ho ch, V n phòng có trách nhi m giúp th tr ng c quan theo dõi, ônế ạ ă ệ ủ ưở ơ đ
c các n v chu n b t t các công vi c c phân công, úng ti n th i gian.đố đơ ị ẩ ị ố ệ đượ đ ế độ ờ
Trong h i ngh th ng có các v n b n nh báo cáo, án, d th o v nộ ị ườ ă ả ư đề ự ả ă

b n quy ph m pháp lu t, tài li u tham kh o nhà qu n tr V n phòng có tráchả ạ ậ ệ ả ả ị ă
nhi m xu t v i lãnh o c quan phân công cho các n v chu n b các v n b nệ đề ấ ớ đạ ơ đơ ị ẩ ị ă ả
ó. Khi các v n b n ã c các n v d th o xong, V n phòng ki m tra l i quyđ ă ả đ đượ đơ ị ự ả ă ể ạ
trình biên so n, m b o th m quy n ban hành và th th c c a v n b n. Sau khiạ đả ả ẩ ề ể ứ ủ ă ả
ki m tra, n u th y úng, V n phòng trình th tr ng c quan xét duy t. Sau khiể ế ấ đ ă ủ ưở ơ ệ
c duy t, V n phòng th c hi n vi c ánh máy, nhân b n, ghép b tài li u. V nđượ ệ ă ự ệ ệ đ ả ộ ệ ă
b n dùng trong h i ngh ph i m b o úng n i dung, úng th th c và s l ngả ộ ị ả đả ả đ ộ đ ể ứ đủ ố ượ
so v i nhu c u.ớ ầ
các i bi u n , úng thành ph n và ch ng trong quá trìnhĐể đạ ể đế đủ đ ầ ủđộ
d h i ngh, V n phòng t ch c vi c chuy n n các i bi u nh ng gi y t , tàiự ộ ị ă ổ ứ ệ ể đế đạ ể ữ ấ ờ
li u c n thi t nh : công v n tri u t p h i ngh, ch ng trình h i ngh, báo cáoệ ầ ế ư ă ệ ậ ộ ị ươ ộ ị
chính, các báo cáo tham lu n, các d th o v n b n khác (n u có). Trong công v nậ ự ả ă ả ế ă
tri u t p c n ghi rõ tên h i ngh, thành ph n tham d , th i gian, a i m và nh ngệ ậ ầ ộ ị ầ ự ờ đị để ữ
n i dung c n thi t khác các i bi u chu n b.ộ ầ ế để đạ ể ẩ ị
Ngoài các n i dung trên, nhà qu n tr V n phòng còn có trách nhi mộ ả ị ă ệ
ngh v i th tr ng c quan v ch ng trình làm vi c, d ki n thành ph n iđề ị ớ ủ ưở ơ ề ươ ệ ự ế ầ đạ
bi u m i d h i ngh.ể ờ ự ộ ị
Thu c trách nhi m c a mình, nhà qu n tr V n phòng chu n b yộ ệ ủ ả ị ă ẩ ị đầ
, t t nh t c s v t ch t m b o cho h i ngh. ó là kinh phí, ph ng ti n i l i,đủ ố ấ ơ ở ậ ấ đả ả ộ ị Đ ươ ệ đ ạ
n i n, n i ngh và c cán b nhân viên tr c ti p ph c v t i h i ngh, các ph ngơ ă ơ ỉ ử ộ ự ế ụ ụ ạ ộ ị ươ
ti n nghe nhìn ệ
Sau ây là m t s mô hình s p x p ch ng i trong cu c h p, H i ngh.đ ộ ố ắ ế ỗ ồ ộ ọ ộ ị
Projector
Mô hình s p x p ch ng i cho cu c h p truy n t i thông tinắ ế ỗ ồ ộ ọ để ề ả
Projector
Mô hình s p x p ch ng i cho cu c hop thông tinắ ế ỗ ồ ộ để
Projector
Mô hình s p x p ch ng i cho cu c h p thông tin ho c làm quy t inhắ ế ỗ ồ ộ ọ để ặ ế đ
Mô hình s p x p ch ng i cho cu c h p làm quy t nhắ ế ỗ ồ ộ ọ ế đị
2. V n phòng giúp th tr ng c quan trong quá trình h i ngh làm vi c.ă ủ ưở ơ ộ ị ệ

Nhà qu n tr V n phòng có trách nhi m ch trì và ph i h p th tr ng n vả ị ă ệ ủ ố ợ ủ ưở đơ ị
có n i dung h i ngh t ch c vi c ón ti ïp i bi u. N i dung vi c ón ti pộ ộ ị để ổ ứ ệ đ ế đạ ể ộ ệ đ ế
g m: Ghi danh sách i bi u, phát tài li u, h ng d n i bi u vào h i tr ng,ồ đạ ể ệ ướ ẫ đạ ể ộ ườ
t ch c lãnh o c quan ti p i bi u c p cao n d h i ngh .v.v ổ ứ để đạ ơ ế đạ ể ấ đế ự ộ ị
V n phòng cung c p k p th i tình hình i bi u n d h i ngh ph c v choă ấ ị ờ đạ ể đế ự ộ ị để ụ ụ
vi c khai m c, i u hành, b m c và thông báo k t qu h i ngh .ệ ạ đ ề ế ạ ế ả ộ ị
Nhà qu n tr V n phòng ch trì theo dõi di n bi n c a h i ngh , ôn c, nh cả ị ă ủ ễ ế ủ ộ ị đ đố ắ
nh các n v và cán b c quan ph c v k p th i các nhu c u h i nghở đơ ị ộ ơ ụ ụ ị ờ ầ để ộ ị
di n ra úng ch ng trình ã nh.ễ đ ươ đ đị
V n phòng t ch c vi c th ng tr c ngoài h i tr ng gi i quy t các vi c tă ổ ứ ệ ườ ự ộ ườ để ả ế ệ độ
xu t x y ra trong quá trình h i ngh làm vi c nh y t , tr t t tr an, i n, n c,ấ ả ộ ị ệ ư ế ậ ự ị đệ ướ
loa, ài, thông tin có liên quan n n i dung h i ngh đ đế ộ ộ ị
Cùng v i n v ch trì, V n phòng c cán b ghi biên b n h i ngh . T ng h pớ đơ ị ủ ă ử ộ ả ộ ị ổ ợ
các ý ki n ph c v cho t ng k t h i ngh .ế để ụ ụ ổ ế ộ ị
3. V n phòng giúp th tr ng c quan gi i quy t các vi c sau khi h i ngh bă ủ ưở ơ ả ế ệ ộ ị ế
m c.ạ
Sau khi h i ngh k t thúc, nhà qu n tr V n phòng xu t v i th tr ng cộ ị ế ả ị ă đề ấ ớ ủ ưở ơ
quan n i dung và hình th c thông báo k t qu c a h i ngh ; báo cáo v i c pộ ứ ế ả ủ ộ ị ớ ấ
trên v k t qu h i ngh .ề ế ả ộ ị
Tu theo n i dung, n u công vi c c a h i ngh thu c ch c n ng c a V n phòngỳ ộ ế ệ ủ ộ ị ộ ứ ă ủ ă
thì V n phòng có trách nhi m thu th p tài li u và l p h s h i ngh . N u côngă ệ ậ ệ ậ ồ ơ ộ ị ế
vi c thu c n v khác thì V n phòng ôn c, nh c nh n v ó hoàn ch nhệ ộ đơ ị ă đ đố ắ ở đơ ị đ ỉ
h s h i ngh theo quy nh.ồ ơ ộ ị đị
C n c vào k t qu h i ngh , nhà qu n tr V n phòng t ch c vi c b sungă ứ ế ả ộ ị ả ị ă ổ ứ ệ ổ
nh ng vi c mà h i ngh ra vào ch ng trình công tác c a c quan.ữ ệ ộ ị đề ươ ủ ơ
Thu c ch c n ng c a mình, nhà qu n tr V n phòng t ch c vi c quy t toánộ ứ ă ủ ả ị ă ổ ứ ệ ế
kinh phí h i ngh .ộ ị
II. T ch c các chuy n i công tác c a lãnh o c quan.ổ ứ ế đ ủ đạ ơ
i công tác là m t ho t ng c n thi t th c hi n ch c n ng nhi m v c a cĐ ộ ạ độ ầ ế để ự ệ ứ ă ệ ụ ủ ơ
quan. Các chuy n i công tác c a lãnh o c quan nói chung là a d ng, nhế đ ủ đạ ơ đ ạ ư

i d h i ngh , h i th o, ki m tra, h ng d n c s , i công tác n c ngoài Cóđ ự ộ ị ộ ả ể ướ ẫ ơ ở đ ướ
th nói, t trung ng n c s , không có c quan nào mà các nhà lãnh o l iể ừ ươ đế ơ ở ơ đạ ạ
không i công tác ngoài c quan. M i chuy n i công tác c a lãnh o có tácđ ơ ỗ ế đ ủ đạ
d ng trên nhi u ph ng di n. Vì v y các chuy n i ó c n c t ch c chuụ ề ươ ệ ậ ế đ đ ầ đượ ổ ứ
áo.đ
Ho t ng c a V n phòng t ch c các chuy n i công tác c a lãnh o cạ độ ủ ă ổ ứ ế đ ủ đạ ơ
quan bao g m các công vi c chính du i ây:ồ ệ ớ đ
1. L pk ho ch i công tác:ậ ế ạ đ
ch ng các chuy n i công tác c ng c n c nhà qu n tr V n phòng ho chĐể ủđộ ế đ ũ ầ đượ ả ị ă ạ
nh, cân i, a vào ch ng trình k ho ch c n m và c c th hoá trongđị đố đư ươ ế ạ ả ă đượ ụ ể
ch ng trình công tác hàng quý, tháng. V n phòng có trách nhi m theo dõi vàươ ă ệ
ch ng t ch c vi c th c hi n các chuy n i công tác ó.ủđộ ổ ứ ệ ự ệ ế đ đ
Tr c m i chuy n i, n v ch trì ph i l p k ho ch c th c a chuy n i.ướ ỗ ế đ đơ ị ủ ả ậ ế ạ ụ ể ủ ế đ
Ph i xác nh rõ ràng m c ích, n i dung công vi c, a i m n, th i gian,ả đị ụ đ ộ ệ đị để đế ớ
thành ph n, ph ng ti n và kinh phí.Nhà qu n tr V n phòng có trách nhi m ầ ươ ệ ả ị ă ệ đề
xu t ý ki n vào k ho ch nói trên tr c khi lãnh o phê duy t.ấ ế ế ạ ướ đạ ệ
Khi k ho ch c duy t, nhà qu n tr V n phòng ôn c, theo dõi các n vế ạ đượ ệ ả ị ă đ đố đơ ị
chu n b m b o ti n th i gian.ẩ ị đả ả ế độ ờ
2. Chu n b tr c chuy n i.ẩ ị ướ ế đ
Sau khi k ho ch c th c a chuy n i ã c duy t, n u c th tr ng cế ạ ụ ể ủ ế đ đ đượ ệ ế đượ ủ ưở ơ
quan giao, V n phòng báo k p th i cho c quan, n v oàn s n công tác.ă ị ờ ơ đơ ị đ ẽ đế
N i dung thi t y u nh t g m có:ộ ế ế ấ ồ
- Tên oàn công tác, tr ng oàn và các thành viên;đ ưở đ
- N i dung và l ch làm vi c;ộ ị ệ
- Th i gian oàn i t c quan;ờ đ đ ừ ơ
- Nh ng ngh c quan, n v chu n b ho c giúp oàn;ữ đề ị để ơ đơ ị ẩ ị ặ đỡđ
3. Chu n b n i dung công tác.ẩ ị ộ
N i dung là ph n quan tr ng nh t chuy n i. C n c m c ích, n i dungộ ầ ọ ấ ế đ ă ứ ụ đ ộ
chuy n i, lãnh o c quan s phân côngcho các n v chu n b . Trách nhi mế đ đạ ơ ẽ đơ ị ẩ ị ệ
c a nhà qu n tr V n phòng trong vi c này là:ủ ả ị ă ệ

Bi t s phân công c a lãnh o. ôn c các n v c phân công th c hi nế ự ủ đạ Đ đố đơ ị đượ ự ệ
công vi c chu n b m b o yêu c u v n i dung và v ti n th i gian. Tệ ẩ ị đả ả ầ ề ộ ề ế độ ờ ổ
ch c vi c ánh máy, nhân b n các v n b n thu c chuy n i công tác.ứ ệ đ ả ă ả ộ ế đ
4. Chu n b ph ng ti n giao thông, kinh phí.ả ị ươ ệ
Vi c chu n b ph ng ti n giao thông cho chuy n i công tác là c n thi t. Vi cệ ẩ ị ươ ệ ế đ ầ ế ệ
s d ng ph ng ti n giao thông c a c quan cho m i chuy n i c n xu t phátử ụ ươ ệ ủ ơ ỗ ế đ ầ ấ
t nhi u y u t . Trong ó có nhu c u c p bách, kh n tr ng c a chuy n i, nhuừ ề ế ố đ ầ ấ ẩ ươ ủ ế đ
c u v n chuy n và m b o an toàn v n b n, kinh phí, s l ng ng i cùngầ ậ ể đả ả ă ả ố ượ ườ
i.v.v đ
V kinh phí. Nói chung các chuy n i công tác u ph i dùng kinh phí. Vi cề ế đ đề ả ệ
chu n b kinh phí ph i xu t phát t ch c a Nhà n c, áp ng nhu c u côngẩ ị ả ấ ừ ếđộ ủ ướ đ ứ ầ
tác và ti t ki m. Vi c d trù kinh phí c n tính n các nhu c u chi v :ế ệ ệ ự ầ đế ầ ề
- Ph ng ti n i l i (mua x ng, d u, vé c u phà, s a ch a xe trên ng).ươ ệ đ ạ ă ầ ầ ử ữ đườ
- n, ngh trên ng i và n i n công tác theo ch .Ă ỉ đườ đ ở ơ đế ếđộ
- B i d ng theo ch cho i bi u tham gia h i ngh , h i th o theo úng quyồ ưỡ ế độ đạ ể ộ ị ộ ả đ
nh c a Nhà n c.đị ủ ướ
- Kinh phí d phòng.ự
5. Chu n b nh ng n i dung khác có liên quan.ẩ ị ữ ộ
N u th tr ng c quan i công tác dài ngày, nhà qu n tr V n phòng c n chế ủ ưở ơ đ ả ị ă ầ ủ
ng t ch c t t các công vi c d i ây:độ ổ ứ ố ệ ướ đ
- Tr c ngày th tr ng i công tác, V n phòng ôn c, nh c nh các n vướ ủ ưở đ ă đ đố ắ ở đơ ị
chu n b hoàn t t và trình các d th o v n b n thu c th m quy n ký c a thẩ ị ấ ự ả ă ả ộ ẩ ề ủ ủ
tr ng c quan.ưở ơ
- N u th tr ng th y c n thi t, V n phòng t ch c cu c h i ý lãnh o c quanế ủ ưở ấ ầ ế ă ổ ứ ộ ộ đạ ơ
th tr ng có ý ki n ch o công vi c trong th i gian th tr ng i côngđể ủ ưở ế ỉ đạ ệ ờ ủ ưở đ
tác.
- N u th tr ng th y c n thi t, V n phòng t ch c vi c thông báo b ng v nế ủ ưở ấ ầ ế ă ổ ứ ệ ằ ă
b n các n v bi t th i gian và s phân công trong lãnh o c quan trongả để đơ ị ế ờ ự đạ ơ
th i gian th tr ng i công tác.ờ ủ ưở đ
- Sau khi th tr ng i công tác v , V n phòng có trách nhi m báo cáo tóm t tủ ưở đ ề ă ệ ắ

công tác c a c quan trong th i gian th tr ng i công tác.ủ ơ ờ ủ ươ đ
- Trên c s k t qu chuy n i công tác, V n phòng t ch c vi c b sung k pơ ở ế ả ế đ ă ổ ứ ệ ổ ị
th i nh ng vi c m i n y sinh vào ch ng trình công tác c a c quan.ờ ữ ệ ớ ả ươ ủ ơ

CÂU H I ÔN T PỎ Ậ
Câu 1: Trình bày nhi m v V n phòng trong vi c t ch c các cu c h p c a cệ ụ ă ệ ổ ứ ộ ọ ủ ơ
quan.
Câu 2: Trình bày nhi m v V n phòng trong vi c t ch c các chuy n i công tácệ ụ ă ệ ổ ứ ế đ
cho lãnh o c quan.đạ ơ
TH O LU NẢ Ậ
Làm thế nào để tổ chức một
cuộc họp và một chuyến đi công tác
đạt kết quả như mong muốn?