VẤN ĐỀ TIN HỌC HÓA VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN

VẤN ĐỀ TIN HỌC HÓA VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tin học hóa thư viện hay hệ thống thông tin của thư viện là một việc làm tất yếu trong
việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay.
Hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tác động qua lại lẫn nhau để tạo ra thông tin.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quy trình, và dữ liệu. Con người theo
quy trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện
nhằm tạo nên một hệ thống thông tin tự động hóa, trong đó máy tính và cán bộ thư viện
hoạt động như là các đối tác, các công việc thủ công mà cán bộ thư viện phải làm được
giao cho máy tính. Để làm được điều này, các quy trình của cán bộ thư viện được
chuyển vào các chương trình máy tính. Đối với hệ thống thông tin của thư viện, máy
tính đóng vai trò như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất. Do đó máy tính hoạt động
như một người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra
thông tin. Máy tính có thể phục vụ như là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ liệu và
thông tin từ những máy tính khác, máy tính có thể trình bày thông tin một cách đa dạng.
Nói một cách khác, tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy
tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng
khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin và
phục vụ thông tin điện tử.
Phạm vi tin học hóa thư viện bao gồm tất cả các chức năng thư viện tuân theo chuẩn thư
tịch và chuẩn kỹ thuật; sử dụng máy tính trong công tác văn phòng và xuất bản điện tử;
phục vụ dịch vụ thông tin điện tử, dịch vụ thông tin trực tuyến và Internet.

Tin học hóa các chức năng thư viện
Các chức năng thư viện được tin học hóa bao gồm:
Mục lục trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog = Mục lục truy cập công cộng
trực tuyến). Phục vụ tra cứu trực tuyến vào thư viện mình và liên thông với thư viện bạn.
Ở đây chương trình tin học đòi hỏi phải tuân thủ chuẩn thư tịch của OPAC như là
MARC 21, AACR2, Ngôn ngữ Tiêu đề đề mục, vv. và chuẩn kỹ thuật như là giao thức
Z39.50, vv. Ngày nay các các hệ thống tin học hóa thư viện sử dụng OPAC thế hệ thứ
ba dựa trên web được gọi là WebPAC;

Lưu hành: Phục vụ mượn trả tự động với việc quản lý bằng mã vạch;
Biên mục: Tuân thủ Chuẩn thư tịch hay kiểm soát thư tịch:
Phân loại Dewey,
Biên mục mô tả theo AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd edition),
Biên mục đề mục: Sử dụng Ngôn ngữ Tiêu đề đề mục (SHLs = Subject Heading
Languages). Dựa vào Sears List of Subject Headings và Library of Congress Subject
Headings,
MARC 21 (MAchine Readable Cataloguing = Biên mục máy đọc được),
Kiểm soát tiêu đề chuẩn: Kiểm soát tính nhất quán của các điểm truy cập chính được gọi
là tiêu đề bao gồm: Tiêu đề tác giả, tiêu đề nhan đề và tiêu đề đề mục;
Bổ sung: Phục vụ các công tác bổ sung theo đúng chính sách phát triển sưu tập;
Ần phẩm định kỳ: Bao gồm việc đặt mua, tiếp nhận, theo dõi, vv. , đồng thời xử lý công
tác chỉ mục bài tạp chí;
Báo cáo: Xử lý báo cáo, thống kê, vv.
Ngoài ra còn có chức năng quản trị hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và an
toàn dữ liệu, bao gồm việc quản lý việc phân quyền, bảo mật và sao lưu, phục hồi dữ
liệu. Một số thư viện còn bao gồm phân hệ quản lý nguồn thông tin điện tử và phân hệ
truy hồi từ những kho tin khác và trình bày thông tin dưới dạng thư mục hay toàn văn.
Tin học hóa hệ thống thông tin thư viện đòi hỏi phải thiết kế một mạng cục bộ (LAN)
với kiến trúc khách/chủ (client/server). Khác với kiểu kiến trúc phân cấp trong đó mọi
công việc xử lý đều được thực hiện và kiểm soát tại máy chủ (mainframe, minifraim);
kiểu kiến trúc khách/chủ trong đó khách là máy tính cá nhân (PC) hoặc máy trạm
(workstation) và chủ là một máy chủ (server) trong một mạng được nhiều người chia sẻ.
Trong một mạng LAN hay WAN, máy khách có thể thực hiện một số chức năng xử lý
nhất định khi sử dụng dữ liệu/thông tin từ máy chủ. Mỗi máy khách có thể kết nối với
một hay nhiều máy chủ (máy chủ OPAC, máy chủ web). Máy chủ có thể là máy tính cỡ
lớn, máy tính tầm trung hay máy vi tính tốc độ cao.
Ngoài ra mạng cục bộ thư viện ngày nay với kiến trúc khách/chủ sử dụng giao thức
TCP/IP và Z39.50, có nghĩa rằng đây phải là một mạng Intranet/Internet - Mạng cục bộ
(LAN) sử dụng cùng công nghệ kết nối giống Internet có chứa máy chủ web và cung cấp

thông tin và dịch vụ trực tuyến khác trong một thư viện trên cơ sở web. Do đó web trở
thành công cụ làm việc hàng ngày của người cán bộ thư viện và quản lý thông tin để
trình bày thông tin, tổ chức thư viện điện tử trên mạng và xuất bản điện tử. Web trở
thành một kỹ năng vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện ngày nay.
?
Một mạng Intranet thư viện cần phải có một hệ điều hành mạng. Window 2000 và
Window NT là những hệ điều hành thông dụng. Tuy nhiên hiện nay có khuynh hướng
sử dụng Linux vì những lý do sau:
Tính ổn định: Ít bị đổ vỡ so với các hệ điều hành khác trên PC;
Tính hoàn chỉnh: Vì nó xuất thân từ UNIX. Cho phép phần cứng quản lý nhiều người
dùng CPU cùng một lúc;
Tính tương thích: Tương thích với SCO UNIX. Có bộ giả lập DOS, Windows. Hỗ trợ
hầu hết các phần cứng PC. Linux là một hệ điều hành 32-bit đầy đủ;
Dễ cấu hình: Linux cho ta toàn quyền điều khiển về cách làm việc của hệ thống. Linux
làm việc với nhiều loại máy: Linux không đòi hỏi cấu hình máy mạnh, chỉ cần một máy
386 (SX hoặc DX), 2MB bộ nhớ, và 10-20MB không gian đĩa để bắt đầu.
Linux là một hệ điều hành mạng hoàn toàn phù hợp cho một mạng cục bộ thư viện từ
nhỏ đến lớn.
Chương trình ứng dụng hay phần mềm quản lý thư viện cũng là hết sức quan trọng vì
rằng nó quyết định phần lớn sự thành công của việc tin học hóa thư viện.
Một phần mềm quản lý thư viện gồm có hai phần:
Hệ quản trị CSDL thương mại: Chẳng hạn như Access, MS SQL server, Oracle, Linux
post gratesSQL, vv. Riêng Access là hệ quản trị CSDL nằm trong Window, còn những
hệ quản trị CSDL khác được bán trên thị trường và được cập nhật, thay đổi tính năng
thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng cao. Ngoài ra tùy theo
yêu cầu quản lý thông tin của từng thư viện, chuyên gia tin học sẽ quyết định dùng hệ
quản trị CSDL nào cho phù hợp.
Hệ quản trị thư viện: Do chuyên gia tin học phát triển theo yêu cầu của thư viện và theo
bảng thiết kế hệ thống. Bao gồm:
Phần quản lý thư tịch: Đòi hỏi phải tuân theo chuẩn thư tịch để đảm bảo tính đồng nhất

về mặt nghiệp vụ của các biểu ghi thư tịch, đặc biệt là OPAC và chuẩn MARC 21 ;
Phần giao tiếp: Đòi hỏi phải tuân theo chuẩn kỹ thuật để đảm bảo hệ thống thông tin thư
viện có thể kết nối, liên thông với các hệ thống khác về mặt kỹ thuật;
Giao diện người sử dụng: Tùy theo từng thư viện, mỗi thư viện có thể trình bày một giao
diện phù hợp với tiện ích và bắt mắt đối với người sử dụng.
Qua đó ta thấy rằng không cần thiết phải thống nhất phần mềm mà quan trọng là các
phần mềm thư viện phải thống nhất các chuẩn thư tịch và kỹ thuật.
Ở nước ta vì thiếu và nhiễu thông tin nên đại bộ phận thư viện vẫn đang sử dụng phần
mềm CDS/ISIS - Một phần mềm rất bị hạn chế về mặt phát triển hệ thống thông tin thư
viện vì những lý do chính yếu sau:
Trong phần mềm CDS/ISIS, hệ quản trị CSDL và phần giao tiếp không tách biệt nhau,
có nghĩa rằng hệ quản trị CSDL không thể phát triển được tính năng hạn chế của nó từ
khi được xây dựng cho đến bây giờ - CDS/ISIS trở nên quá phức tạp để sử dụng nhưng
tính năng thì hạn chế nên có nhiều thư viện phải dùng thêm nhiều hệ quản trị CSDL
khác phụ trợ, chẳng hạn như Access, Foxtro.
Điều quan trọng hơn khiến chúng ta không thể nào chấp nhận CDS/ISIS là phần mềm
này sử dụng dạng biên mục máy đọc được CCF (Common Communication Format) do
UNESCO phát triển từ rất lâu và nay không còn được cập nhật. CCF đã bị quên lãng,
thay vào đó là những dạng MARC và bây giờ đỉnh cao là UNIMARC và MARC 21.
Như ta thấy, trong phần mềm CDS/ISIS, chỉ có phần giao tiếp là được cải biên,
CDS/ISIS có thể chạy trên môi trường DOS, Window và Web, song không thay đổi và
phát triển được hệ quản trị CSDL kém cỏi (không đáp ứng được mọi yêu cầu quản lý
thư viện ngày càng tăng)và dạng CCF lỗi thời (không thể trao đổi dữ liệu với các hệ
thống khác hiện nay đang sử dụng dạng MARC).
Hiện nay, có những phương án sau để chọn một phần mềm quản lý thư viện:
Tự phát triển phần mềm với sự trợ giúp của chuyên gia tin học, trong đó vai trò chủ đạo
vẫn là cán bộ thư viện. Phần mềm trước hết phải đảm bảo chuẩn thư tịch do cán bộ thư
viện phân tích, sau đó cùng với chuyên gia tin học soạn thảo dự án đề nghị. Cán bộ thư
viện hỗ trợ chuyên gia tin học trong việc phân tích chi tiết hệ thống thông tin của thư
viện; chuyên gia tin học sẽ tiến hành thiết kế hệ thống với nhiều giải pháp khác nhau;

cán bộ thư viện sẽ quyết định một trong những giải pháp đó.
Mua phần mềm hoàn chỉnh theo quy mô từng thư viện (Turnkey System) của nước
ngoài. Những phần mềm này thường là đảm bảo các chuẩn, sử dụng tốt; tuy nhiên chúng
ta cần cảnh giác một số chuyên gia nước ngoài mang danh nghĩa "quốc tế" lợi dụng sự
thiếu thông tin và hiểu biết của chúng ta về hoạt động này để tiếp thị những phần mềm
kém chất lượng. Nói chung nhược điểm của các phần mềm nước ngoài là giá thành cao
và vấn đề bảo dưỡng khó khăn.
Mua phần mềm của các nhà thầu (vendor) trong nước. Nói chung, các phần mềm quản
lý thư viện được phát triển trong nước hiện nay có thể đảm bảo về chuẩn kỹ thuật,
nhưng chuẩn thư tịch thì chưa. Đây là một vấn đề chúng ta có thể dễ dàng nhận thức
được và xem như là một nghịch lý - Hầu hết các thư viện chưa thấu đáo các chuẩn thư
tịch cần thiết trong nghiệp vụ thư viện hiện đại vì các trường lớp chính quy nước ta hiện
nay chưa dạy. Trong khi hướng phát triển thư viện ngày nay là phải theo hướng chuẩn
hóa. Những phần mềm thư viện phải được xây dựng theo hướng đó. Các nhà thầu là
chuyên gia tin học phải mày mò tự học những chuẩn thư tịch đó một cách chấp vá để
xây dựng phần mềm và rao giảng cho cán bộ thư viện khi tiếp thị!
Hệ quả là chúng ta đua nhau xây dựng cơ ngơi thật tốt, nhưng nhân sự quản lý thì không
có và phần mềm thì khập khiểng.

Đúng ra từ những trường lớp chính quy ngành Thông tin Thư viện, chúng ta được học
thấu đáo những chuẩn thư tịch. Trên cơ sở đó, đặt hàng cho nhà thầu cung cấp phần
mềm theo yêu cầu của cán bộ thư viện chúng ta.
"Hãy tự cứu mình trước khi trời cứu".