5 yếu tố mà các nhà quản lý cần biết khi xây dựng và phát triển nhóm làm việc doc

5 yếu tố mà các nhà quản lý cần biết khi xây
dựng và phát triển nhóm làm việc








Nhóm làm việc có thể được coi là một công cụ hữu dụng trong việc nâng
cao chất lượng và cải thiện quy trình làm việc trong kinh doanh bởi nó có thể đáp
ứng được nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn hoặc cũng có thể tiết
giảm được khá nhiều chi phí phát sinh ngoài ý muốn.
Hầu hết các nhà quản lý đều nhận thức được về lợi ích của làm việc nhóm,
tuy nhiên họ lại không chú tâm một cách đầy đủ đến các yếu tố để điều chỉnh hoạt
động của nhóm làm việc đi theo đúng quỹ đạo mong muốn.
Để làm rõ điều này, Vietnamlearning xin đưa ra một số yếu tố quan trọng
mà các nhà quản lý cần lưu tâm khi điều hành một nhóm làm việc. 5 yếu tố (viết
tắt là 5 P) sẽ được đề cập tới dưới đây bao gồm: Mục tiêu của nhóm, lựa chọn
thành viên cho nhóm, địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm, quy trình
và kế hoạch làm việc của nhóm.
Purpose – Mục tiêu của nhóm. Liệu nhóm làm việc của bạn có hiểu rõ được
lý do thành lập nhóm, những công việc cần làm và những tiêu chí đánh giá thành
công của nhóm hay không?
Do đó, nhóm làm việc và cán bộ quản lý cần đạt được sự đồng thuận đối
với các mục tiêu hoặc nhiệm vụ đã đề ra nhằm đạt được sự ăn ý và thống nhất khi
thực hiện, đồng thời không phá vỡ mục tiêu tổng thể của cả nhóm. Mục tiêu và
thời hạn hoàn thành của nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổng thể và được sử
dụng để định hướng cho phương pháp thực hiện công việc của nhóm.
Participation – Lựa chọn thành viên cho nhóm. Ai sẽ là những ứng viên

sáng giá cho nhóm làm việc và nhóm làm việc cần mở rộng với bao nhiêu thành
viên là đủ để hoàn thành mục tiêu?
Nhà quản lý cần xem xét tới các kỹ năng cần thiết, phong cách làm việc và
kiến thức về quy trình thực hiện công việc của từng ứng viên khi lựa chọn thành
viên cho nhóm làm việc.
Đồng thời, cũng cần xem xét tới khả năng kết nối dựa trên phẩm chất của
từng thành viên về cả công việc và tính cách cá nhân để mô hình làm việc nhóm
đạt được cả hai mặt: đa dạng và sang tạo nhằm đáp ứng được các yêu cầu công
việc.
Placement – Địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm. Câu hỏi
được đặt ra khi đề cập tới vấn đề này là địa điểm làm việc của các thành viên trong
nhóm ở đâu và nên tổ chức họp thường kỳ trong nhóm như thế nào. Nếu các thành
viên đều tập trung ở một nơi thì điều này trở nên khá đơn giản, việc cần xem xét
chỉ là lựa chọn một phòng họp khi cần thảo luận và giải quyết các vấn đề phức tạp.
Tuy nhiên, nếu các thành viên lại làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, cán
bộ quản lý nhóm cần xem xét tới chi phí và các vấn đề phát sinh có thể sảy ra do
sự khác biệt về văn hóa và thời gian; để từ đó sắp xếp một địa điểm thích hợp để
tổ chức các cuộc họp thường kỳ hay sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng để tổ
chức các cuộc họp thường kỳ theo hình thức đàm thảo qua điện thoại hoặc họp
trực tuyến.
Process – Quy trình làm việc. Vấn đề đặt ra ở đây là các thành viên sẽ xác
định phương thức hoạt động như thế nào để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra.
Các thành viên trong nhóm cần phát triển và đạt được sự thống nhất về các quy
định cơ bản, xác định quyền hạn trong việc ra quyết định và phạm vi hoạt động
của từng thành viên. Việc đào tạo nhóm ngay từ ban đầu cần đưa vào các kỹ năng
điều hành cuộc họp như danh sách các vấn đề cần bàn thảo, định dạng biên bản
cuộc họp, phương thức giao tiếp, cách giải quyết vấn đề và cả quy trình làm việc
của nhóm (nếu cần).
Plan – Kế hoạch làm việc. Đây cũng là một vấn đề mà các cán bộ quản lý
cần xem xét bởi liệu các thành viên trong nhóm có chấp nhận thời hạn hoàn thành

dự án và liệu họ hiểu rõ họ cần những gì để hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án đó
hay không. Bởi nếu mục tiêu của nhóm phù hợp với mục tiêu của từng thành viên
và họ cũng cho rằng các mục tiêu đó là khả thi, họ cũng sẽ chấp nhận thời hạn
hoàn thành và phương pháp thực hiện để đạt được yêu cầu đề ra.
Các thành viên và cán bộ quản lý không chỉ cần thống nhất về thời hạn
hoàn thành các các kết quả cần đạt được khi lên kế hoạch, mà còn phải đạt được
những thỏa thuận về các khóa đào tạo cần thiết để nâng cao kỹ năng riêng cho
từng thành viên trong nhóm.
Hy vọng là với một số thông tin tham khảo trên, các bạn có thể lựa chọn
được cho mình những cách đi riêng trong cách xây dựng và phát triển hình thức
làm việc theo nhóm,: từ đó không chỉ làm lợi cho công ty, mà còn nâng cao được
kỹ năng cho từng người trong quá trình làm việc nhóm.