BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II

BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA DI SẢN VĂN HÓA
BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA
ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA II
SVTH: Châu Tú Nghi
Lớp: CĐ Bảo tàng 13
N.Khóa: 2009- 2012
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 03 năm 2012
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
II
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
1.3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN CỦA BẢO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
2.1. Công tác bảo quản của Bảo tàng
2.1.1. Các khái niệm về công tác bảo quản của Bảo tàng
2.1.2. Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Bảo
tàng
2.2. Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm lưu trữ Quốc Gia II
2.2.1 Phòng Bảo quản - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
- Chức năng nhiệm vụ của Phòng Bảo quản
- Cơ cấu tổ chức của Phòng Bảo quản
- Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
2.2.2. Kho và các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia II
- Kho tàng
- Trang thiết bị
- Các nguyên nhân gây hư hỏng
2.2.3. Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia II
- Công tác sắp xếp tài liệu trong kho
- Chế độ bảo quản tài liệu trong kho
+ ra vào kho
+ nhiệt độ, độ ẩm
+ vệ sinh – khử trùng
- Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu:
- Công tác xuất- nhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng
các yêu cầu chuyên môn:
- Tu bổ, phục chế tài liệu
- Phông bảo hiểm tài liệu
III. NHẬN ĐỊNH VÀ GIẢI PHÁP
3.1. Nhận định
3.2. Giải pháp
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Lời nói đầu
Trải qua quá trình lâu dài của lịch sử dựng nước và giữ nước, dân tộc ta
đã tạo nên bản sắc văn hóa của riêng mình với kho di sản văn hóa phong phú.
Và song song với sự phát triển kinh tế – xã hội, sự gia tăng của các nhu cầu
văn hóa ngày càng lớn, do đó với vai trò là một trong các thiết chế văn hóa –
giáo dục, bảo tàng ngày càng có vị trí quan trọng trong đời sống xã hội.
Đặc biệt, trong xu thế “toàn cầu hóa” hiện nay, khi văn hoá ngoại lai du
nhập vào nước ta ngày càng mạnh, tạo ra những hiện tượng văn hoá mới, do

đó có những phức tạp trong đời sống văn hoá của dân tộc. Vấn đề đặt ra là
cần bảo tồn và phát huy gì tốt đẹp của truyền thống và làm sao giải quyết hài
hoà giữa truyền thống với hiện đại để xây dựng và phát triển một nền văn hoá
Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc, thì vai trò của bảo tàng trong việc
bảo tồn, gìn giữ và phát huy sự đa dạng bản sắc văn hóa của dân tộc trong
những môi trường sinh thái khác nhau, ở những giai đoạn phát triển khác
nhau càng được khẳng định.
Bảo quản hiện vật là một trong 6 khâu công tác của bảo tàng. Công tác
bảo quản khá quan trọng, nếu không nói là quan trọng bậc nhất trong hoạt
động bảo tàng. Nếu như trưng bày là bộ mặt của bảo tàng thì sưu tập hiện vật
là xương và thịt để làm nên bộ mặt đó, bảo tàng không có sưu tập thì là bảo
tàng chết hay chỉ là những phòng triễn lãm thuần túy. Nhận thức được tầm
quan trọng của các sưu tập hiện vật để có thể thấy, công tác bảo quản phải là
trung tâm của hoạt động bảo tàng và cần được đề cập đến trong phần nhiệm
vụ, mục đích, mục tiêu và chức năng của bảo tàng. Công tác bảo quản còn
được ICOM xác định là “ một trong những trách nhiệm mang tính đạo đức
nghề nghiệp thiết yếu đối với các nhân viên bảo tàng là phải thực thi một chế
độ chăm sóc và bảo quản thích hợp với các sưu tập hiện hữu của bảo tàng,
những sưu tập mà bảo tàng vừa tiếp nhận và cá nhân những hiện vật mà bảo
tàng và nhân viên đó chịu trách nhiệm quản lý”
Qua ba tháng thực tập về công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia II, bản thân đã hiểu thêm và nắm vững hơn các hoạt động của cơ quan,
tích lũy thêm những kiến thức, kinh nghiệm quý báu để áp dụng vào quá trình
làm việc thực tế sau này. Đồng thời trên cơ sở đó, đúc kết những nhận thức và
thu hoạch của bản thân để lập báo cáo thực tập tốt nghiệp. Báo cáo thực tập
gồm:
Chương I: Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
1. Quá trình hình thành và phát triển
2. Chức năng, nhiệm vụ
3. Tổ chức bộ máy

Chương II: Công tác bảo quản của Bảo tàng và thực trạng công tác
bảo quản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
1. Công tác bảo quản của Bảo tàng
2. Thực trạng công tác bảo quản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Do thời gian và khuôn khổ của chương trình thực tập có hạn, trong báo
cáo, bản thân chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản của công tác Bảo quản ở
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Mặc dù bản thân đã hết sức cố gắng để hoàn thành bản báo cáo này,
song chắc chắn cũng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất
mong được những ý kiến đóng góp của quý thầy,cô giđể bài báo cáo được
hoàn thiện hơn.

I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
II:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở chính đóng tại số: 17A đường Lê Duẩn và kho
lưu trữ tài liệu chuyên dụng tại số 2
ter
Lê Duẩn, phường Bến Nghé, quận 1,
Tp. Hồ Chí Minh.
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh
(Trung Tâm II ) hiện nay là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ lâm thời
Cộng hòa Miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số
09/QĐ - 75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục Miền Nam.
Ngày 29/11/1976, Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng đã
ra quyết định số 252/BT “Chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ
Lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ TW II,
thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đặt tại thành phố Hồ Chí Minh”. Kho Lưu
trữ TW II tức Trung tâm Lưu trữ quốc gia II hiện nay chính thức được thành

lập từ đây.
Năm 1982, Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ quốc gia do Chủ tịch Hội
đồng nhà nước ban hành bằng lệnh 08-CT-HĐNN ngày 11/12/1982, xác định
cơ quan Lưu trữ nhà nước ở TW trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Hội đồng Bộ
trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984, đổi Cục Lưu trữ Phủ
Thủ tướng thành “Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng”.
Theo hệ thống chức danh mới, ngày 06/9/1988, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban
hành Quyết định số 358/QĐ-TC, đổi tên Kho Lưu trữ TWII ở thành phố Hồ
Chí Minh thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II .
2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
Chức năng, nhiệm vụ:
Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II được xác định
tại Quyết định 72/QĐ-TC ngày 17/12/1976 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng,
Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 06/9/1988; Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN
ngày 06/4/2004 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Và hiện nay được bổ sung, cụ thể
hóa theo Quyết định số 119/QĐ-VTLTNN ngày 20/05/2010 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng, nhiệm
vụ như sau:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng: sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc,
Mỹ - Ngụy và của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ
Đồng Nai trở vào phía Nam theo quy định của Pháp luật và quy định của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại TP.Hồ Chí Minh.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao;

2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị đối với tài liệu, tư liệu lưu trữ
thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm;
3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ;
4. Lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý (ở dạng số hóa)
theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
5. Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
6. Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư
liệu lưu trữ;
7. Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm;
8. Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ, công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm;
9. Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
10. Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và
kinh phí của Trung tâm theo quy định của Pháp luật và quy định phân cấp của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức:
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, tổ chức bộ máy của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia II được cơ cấu như sau:
*Ban Giám đốc:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc (do
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm)
*Các đơn vị chức năng gồm: 9 đơn vị
+ Phòng Thu thập tài liệu.
+ Phòng Chỉnh lý tài liệu.
+ Phòng Bảo quản tài liệu.
+ Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.

+ Phòng Đọc.
+ Phòng Hành chính – Tổ chức.
+ Phòng Kế toán.
+ Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
*Sơ đồ về cơ cấu tổ chức:
II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN CỦA BẢO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
2.1. Công tác bảo quản của Bảo Tàng
2.1.1. Khái niệm về công tác bảo quản hiện vật Bảo Tàng
Bảo quản hiện vật bảo tàng là sự gìn giữ hiện vật được nguyên vẹn. Giữ
được toàn bộ đặc điểm và tính chất của nó.
Phòng
Bảo vệ &
PCCC
Phòng
Công bố
và Giới
thiệu tài
liệu
Phòng

Thu thập,
Bổ sung
tài liệu
Phòng
Chỉnh lý
tài liệu
Phòng
Tin học
và Công

cụ tra
cứu
Phòng
Đọc
Phòng
Hành
chính -Tổ
chức
Phòng
Tu bổ -
Bảo hiểm
tài liệu
Phòng
Kế toán
Phòng
Bảo quản
tài liệu
BAN GIÁM ĐỐC
Khái niệm về bảo quản trong bảo tàng học bao gồm nhiều vấn đề:
Trước hết là việc quản lý, sắp xếp hiện vật trong kho một cách trật tự, hợp lý.
Sau đó là việc phòng ngừa và giữ gìn hiện vật để tránh bị hư hỏng, mất mát. Cuối
cùng là việc khôi phục lại hình dạng ban đầu của hiện vật (tu sửa )
Người ta thường nói, quan trọng nhất là bảo quản được “hình dáng nó
vốn có từ trước”. Nhưng điều đó là không thể thực hiện được bởi vì tất cả vật
chất đều trải qua quá trình phát sinh, phát triển và chuyển hóa, đều vận động
và phát triển không ngừng. Như vậy, về căn bản chúng ta không thể giữ gìn
nguyên vẹn hình dáng ban đầu của hiện vật. Nhưng người ta lại có khả năng
giữ cho hiện vật chậm bị hư hỏng, có thể làm tăng “tuổi thọ ” của hiện vật để
sử dụng chúng được lâu dài.
2.1.2. Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản hiện

vật Bảo Tàng
Mục đích của công tác bảo quản hiện vật bảo tàng là nhằm bảo vệ sự
toàn vẹn của hiện vật trong kho bảo tàng, không để bị mất mát, hư hỏng và
tạo ra những điều kiện thuận lợi nhất cho việc sử dụng hiện vật bảo tàng trong
công tác trưng bày và nghiên cứu khoa học.
Do đó nhiệm vụ của công tác bảo quản hiện vật bảo tàng là phải tạo ra
những điều kiện để loại trừ những nguyên nhân làm mất mát, hư hỏng hiện
vật và làm chậm lại quá trình hư hỏng tự nhiên của hiện vật(sự cũ đi một cách
tự nhiên của đồ vật do sự phá hoại của các yếu tố tự nhiên) , đồng thời tu sửa,
khôi phục lại hiện vật một cách chính xác, khoa học và phải tổ chức sắp xếp,
hệ thống hóa hiện vật trong kho bảo tàng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc
thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học và giáo dục phổ biến khoa học của
bảo tàng.
Công tác bảo quản hiện vật bảo tàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng, là
công việc thường xuyên, liên tục hằng ngày trong các hoạt động của bảo tàng.
Kho hiện vật gốc có vị trí trọng yếu trong bảo tàng, là nền tảng của bảo tàng
và là cơ sở cho sự mở rộng mọi hoạt động của bảo tàng, vì vậy, nếu không
bảo vệ, gìn giữ được những hiện vật trong kho (những vật chứng tiêu biêu của
lịch sử tự nhiên, những di sản văn hóa vô cùng quý báu) thì sưu tầm, kiểm kê
cũng vô ích và không thể tiến hành trưng bày, tuyên truyền giáo dục nhân dân
một cách tốt đẹp được.
2.2. Thực trạng của công tác bảo quản tại Trung Tâm Lưu Trữ
Quốc Gia II
2.2.1. Phòng bảo quản tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II
 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Bảo quản
Phòng Bảo quản tài liệu có chức năng giúp Giám Đốc tiếp nhận, bảo
quản an toàn tài liệu (kể cả tài liệu Châu Bản, Mộc Bản, tài liệu phim ảnh ghi
âm) và đáp ứng nhu cầu sử dung tài liệu.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn, hằng năm tổ chức thực

hiện được duyệt.
2. Trên cơ sở văn bản quy định của Cục Lưu Trữ Nhà nước, xây dựng
các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản, quản lí các kho tài liệu
trình Giám Đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung Tâm Lưu trữ
Quốc Gia II.
3. Tiếp nhận tài liệu mới thu về do phòng thu thập và bổ sung tài liệu bàn
giao.
4. Sắp xếp khoa học các phông tài liệu trong kho.
5. Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho các nhu cầu nghiệp vụ, theo đúng chế
độ qui định.
6. Thống kê Nhà nước tài liệu lưu trữ có trong kho theo qui định của cục
Lưu trữ nhà nước.
7. Xây dựng phông bảo hiểm tài liệu theo chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà
nước và của Giám đốc Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II.
8. Xây dựng và quản lý hồ sơ phông.
8. Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng theo quy trình được duyệt.
10. Phòng chống cháy nổ, các nguy cơ hủy hoại tài liệu, thường xuyên
kiểm tra kho tàng, tài liệu phát hiện và có biện pháp xử lí kịp thời nhằm đảm
bảo an toàn tài liệu.
11. Vệ sinh kho tàng và tài liệu.
13. Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa hoc kĩ thuật
đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ trong lĩnh vực bảo quản tài
liệu.
14. Quản lí và sử dụng các máy móc thiết bị kỹ thuật trong công tác bảo
quản tài liệu của Trung tâm.
15. Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao.
 Cơ cấu tổ chức phòng Bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc
gia II.
Phòng Bảo quản hiện nay có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 06 nhân
viên. Trong đó có 05 trình độ cử nhân, 02 trung cấp và 01 kĩ thuật viên. Được

chia thành các tổ:
* Tổ Nghiệp vụ:
Có nhiệm vụ
- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu trong các kho, lập sơ đồ và công cụ chỉ dẫn
nơi để tài liệu.
- Thực hiện chế độ quản lý trực tiếp các phông tài liệu, tổ chức xuất- nhập tài
liệu phục vụ cho các yêu cầu nghiệp vụ của Trung Tâm theo đúng các qui định.
- Tổ chức thống kê, kiểm kê, kiểm tra tài liệu định kỳ và đột xuất theo đúng
chế độ qui định.
- Báo cáo tình trạng tài liệu hiện đang bảo quản trong các kho theo chế độ định
kì và đột xuất.
- Thực hiện việc thay thế các phương tiện và trang thiết bị bảo quản bị hư hỏng
(giá kệ, tủ, hợp, cặp, nhãn…)
- Quản lý chìa khóa các kho tài liệu theo đúng qui định, thực hiện nội qui ra
vào kho bảo quản tài liệu
* Tổ Kỹ thuật bảo quản:
Có nhiệm vụ
- Lập các kế hoạch sử dụng khoa học các kho, phòng để bảo quản tài liệu. Để
xuất việc sữa chữa, cải tạo khi cần thiết.
- Đề xuất việc mua sắm trang thiết bị và phối hợp sử dụng và vận hành các
phương tiện PCCC, điều hòa không khí…
- Sử dụng các phương tiện chuyên dùng để bảo quản an toàn tài liệu ( tủ, giá,
kệ, hộp, cặp…)
- Áp dụng các phương tiện kĩ thuật để duy trì chế độ bảo quản( nhiệt độ, độ
ẩm) trong các kho tài liệu.
- Thực hiện chế độ vệ sinh kho tàng, giá kệ và tài liệu… theo đúng quy trình.
- Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật để khử trùng, khử độc cho tài liệu
và kho tàng theo đúng quy định.
* Tổ Tu bổ phục chế và bảo hiểm tài liệu:
Có nhiệm vụ

- Kết hợp với tổ nghiệp vụ tổ chức việc kiểm tra tình trạng vật lý
của tài liệu
- Khảo sát lập kế hoạch và thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử
axit những tài liệu bị hư hỏng.
- Duy tu, bảo dưỡng định kỳ, đột xuất đối với các loại hình tài
liệu đặc biệt (phim ảnh, băng, đĩa ghi âm, băng video…)
- Thực hiện, hướng dẫn về công tác tu bổ phục chế và khử axit
tài liệu cho các cơ quan tổ chức có nhu cầu.
2.2.2. Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia II
- Tài liệu hành chính: hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan Trung Ương thuộc chính quyền phong
kiến Pháp Thuộc như Sổ Bộ Hán- Nôm, tài liệu thời kì Mỹ
Ngụy ở miền Nam như phông Phủ Thủ Tướng, Phủ Tổng
Thống Đệ Nhất và Đệ Nhị Cộng Hòa; tài liệu của các Bộ,
ngành thuộc Chính phủ cách mạng Lâm Thời Cộng Hòa
miền Nam Việt Nam và các cơ quan hoạt động tại các tỉnh
phía Nam từ sau năm 1975.
- Tài liệu khoa học kĩ thuật: chủ yếu là các sưu tập bản đồ
qua các thời kì từ năm 1862- 1975, bao gồm bản đồ hành
chính, quân sự giao thông thủy bộ, nông ngư nghiệp của
Việt Nam, các nước Đông Dương và thế giới qua các thời
kì với khối lượng lớn là 12000 bản
- Tài liệu nghe nhìn: Bao gồm phim ảnh thời sự, băng ghi
âm trước năm 1975. Nội dung chủ yếu ghi lại các hình
ảnh, các cuộc tiếp xúc của các quan chức, tướng lãnh đạo
các nước quan chức Ngụy quyền miền Nam; các cuộc hội
hợp, kinh lý của các quan chức chính quyền Việt Nam
Cộng Hòa. Tài liệu ghi âm đã được xử lý âm thanh, chỉnh
lý hoàn chỉnh, đưa toàn bộ vào đĩa CD- ROM. Ngoài ra

còn có một số mcrofim, băng ghi hình được hình thành
trước 30/04/1975 trong các kì hợp quốc hội Lưỡng Viện
của ngụy quyền miền Nam.
- Tài liệu Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II quản lý được
viết bằng nhiều thứ tiếng như Hán Nôm, Pháp, Anh,
Campuchia và chữ Quốc Ngữ. Viết trên Vải và nhiều loại
giấy khác nhau.
∗ Thành phần, nội dung khối tư liệu lưu trữ hiện Trung
Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II quản lý:
- Sưu tập bổ trợ (1865- 2005): Số lượng 400 mét (khoảng
25.000 đầu sách ). Sách đã được thống kê phân loại sơ bộ,
được phân loại theo 2 tiêu chí: theo kích thước (lớn, vừa,
nhỏ ) và theo ngôn ngữ ( ngoại ngữ, việt ngữ ); sách tham
khảo, sách dự trữ, ngoài ra còn có một số sách mới được nhập
kho, sau khi phân Phông tài liệu thời kì Pháp Thuộc và thời kì
Việt Nam Cộng Hòa hiện còn chưa phân loại.
- Sưu tập công báo (1862- 2005 ): có khối lượng 211,5
mét( khoảng hơn 2.000 quyển ), hình thành từ khi Pháp xâm
lược nước ta cho đến nay. Nội dung khái quát của sưu tập
Công báo: Phản ánh hoạt động quản lý nhà nước của chính
quyền đương thời qua các văn bản pháp quy.
- Khối công báo trên là một phần tư liệu cần thiết, bổ trợ cho tài
liệu lưu trữ qua các thời kỳ, từ pháp thuộc đến nay.
- Công báo quốc gia Việt Nam: Công báo Việt Nam được xuất
bản lần đầu tiên vào ngày 04/06/1948. đây là công báo do
chính phủ Trung Ương lam thời Việt Nam xuất bản. Công
báo này tiếp tục xuất bản cho đến ngày 25/10/1955.
- Công báo Việt Nam Cộng Hòa: Sau khi lật đỗ Bảo Đại bằng
cuộc trưng cầu dân ý ngày 25/10/1955, Ngô Đình Diệm ngay
lập tức cải tổ bộ máy chính quyền và lập quốc hiệu là Viêt

Nam Cộng Hòa. Cũng từ đó Công báo Việt Nam của thể chế
trước đó đã được thay bằng Công Báo Việt Nam Cộng Hòa.
Công báo này còn tiếp tục xuất bản cho đến ngày chế độ Việt
Nam Cộng Hòa sụp đỗ vào năm 1975. Số cuối cùng của
Công Báo này phát hành vào ngày 15/3/1975.
- Các ấn phẩm bổ trợ công báo: Pháp quy chính yếu mục lục
(1948

– 1974 ), quy pháp vựng tập (1959- 1973 ), mục lục
công báo.
- Công báo thời kì cách mạng từ năm 1975 đến nay: Khối công
báo này có từ khi đất nước thống nhất (năm 1975 ) đến nay.
Tuy nhiên, do điều kiện lịch sử, suốt một thời gian dài, khối
lượng công báo này không được lưu trữ tại Trung Tâm Lưu
Trữ Quốc Gia II. Sau năm 1975, một công báo mới được thu
thập về Trung Tâm II, tuy nhiên còn thiếu nhiều. Những năm
gần đây, việc thu thập công báo tương đối đầy đủ.
- Sưu tập báo- tạp chí: Có khối lượng 274 mét giá, với trên 550
đầu báo cáo các loại. Hiện nay khối tạp chí tại Kho Tư liệu
tạm thời được bảo quản riêng biệt thành hai khối khác nhau:
Báo chí trước năm 1975 và báo chí thời kỳ cách mạng ( từ
năm 1975 đến nay )
Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II hiện đang quản lý 162 phông và sưu
tập tài liệu lưu trữ với hơn 14km giá tài liệu, 45.153 tấm bản đồ, bản vẽ thời
kỳ Pháp Thuộc và Việt Nam Cộng Hòa,…; 40.372 tấm phim, 104.800 tấm
ảnh, 21 cuộn băng video; 597 cuộn băng ghi âm; 4396 đĩa hát; 309 đĩa CD tài
liệu mộc bản và tài liệu ghi âm…
Thông tin tài liệu được ghi bằng các chất liệu và phương pháp ghi tin
khác nhau như: viết tay, đánh máy, in roneo, ảnh, ghi âm… Với các vật mang
tin như: giấy, vải, phim, giấy ảnh, băng, đĩa từ tính,… Trong đó giấy được

dùng làm phương tiện ghi tin được sử dụng nhiều nhất và cũng đa dạng nhất
về chủng loại như: giấy dó, giấy giang, giấy poluya, giấy can,… với cách thức
sản xuất và chất lượng rất khác nhau.
2.2.2. Kho và các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung
Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II.
* Kho tàng bảo quản tài liệu
Năm 1997, được sự quan tâm đầu tư của Đảng, nhà nước, Trung Tâm
Lưu Trữ Quốc Gia II đưa vào sử dụng kho lưu trữ chuyên dùng gồm 09 tầng
lầu (gồm 1 tầng hầm để thiết bị và 8 tầng để tài liệu) tại số 2 Ter Lê Duẩn,
Quận 1, TP.Hồ Chí Minh, có sức chứa 25.000m giá tài liệu vào bảo quản tài
liệu lưu trữ quốc gia.
Năm 2003, Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II tiến hành đầu tư nâng cấp
kho, kho bảo quản tài liệu được trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự
động; có hệ thống điều ổn đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm theo đúng tiêu chuẩn bảo
quản các loại hình tài liệu lưu trữ.
* Trang thiết bị trong kho
Hệ thống giá kệ được trang bị đồng bộ với 20.256m giá, tủ bảo quản tài
liệu trong đó có kệ di động, cố định, tủ A0 bảo quản tài liệu khổ lớn…,
55.000 hộp phi axit để bảo quản tài liệu và dần thay thế các hộp đựng tài liệu
bằng giấy bị nhiễm axit đang sử dụng.
Các thiết bị trang bị cho công tác bảo quản tài liệu như: máy đo nhiệt, độ
ẩm, máy kiểm tra độ pH, máy hút bụi, máy bồi vá tài liệu, máy vệ sinh tài liệu
và máy khử axit tài liệu,…
* Nguyên nhân gây hư hỏng xuống cấp của tài liệu
Nguồn tài liệu đang bảo quản tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II trải
qua thời gian tồn tại khá dài(từ năm 1813 đến nay ) ; cùng với những nguyên
nhân chiến tranh, thiên tai, môi trường, khí hậu, điều kiện phương tiện bảo
quản và phải di chuyển nhiều lần để nâng cấp và sữa chửa kho tàng,… cho
nên phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một phần đáng kể bị hư hỏng hoặc đang
bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau.

Ngoài ra phải kể đến những nguyên nhân do lịch sử để lại, thiếu thốn
khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các khâu xử lý nghiệp vụ đối với
tài liệu lưu trữ mới chỉ ở mức độ hạn chế. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ
cho công tác bảo quản tài liệu còn nhiều bất cập, cộng với yếu tố con người
cũng là một trong những tác nhân khiến tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp (kể cả
người nghiên cứu, sử dụng tài liệu) . Hầu như tài liệu bằng giấy đã bị nhiễm
axit; Khối tài liệu sổ bộ hán nôm, tài liệu thời kỳ Pháp Thuộc, tài liệu Chế độ
Việt Nam Cộng Hòa; và tài liệu khoa học kĩ thuật bị giòn nát, ố vàng, mủn
mục,…
Với mục tiêu phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, những năm gần đây và
hiện nay các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có nhu cầu khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều. Đặc biệt là công chúng ngày càng nhận
thức rõ hơn về vai trò thông tin của tài liệu lưu trữ ngày càng cao và làm gia
tăng áp lực đối với yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Vấn đề đặt ra cho Trung Tâm II là thực hiện các biện pháp kĩ thuật nhằm
hạn chế nguy cơ hủy hoại và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, trước mắt là
đối với những khối và phông tài liệu thuộc dạng quý, hiếm; đã bị hư hỏng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng và có tần số khai thác, sử dụng cao.
Đào tạo bồi dưỡng đội ngủ cán bộ nhằm nâng cao một bước trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, đặt biệt là lĩnh vực bảo quản tài liệu.
Từng bước cải thiện trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho
các hoạt động nghiệp vụ.
2.2.3. Các hình thức, biện pháp kĩ thuật bảo quản tài liệu tại Trung Tâm
Lưu Trữ Quốc Gia II
* Công tác tổ chức sắp xếp các phông tài liệu trong kho:
Sau khi nhà kho chuyên dụng được sữa chữa, nâng cấp, Phòng Bảo quản
đã xây dựng phương án sắp xếp khoa học các phông tài liệu trong kho.
Tài liệu bảo quản trong kho được phân chia theo thời kỳ lịch sử như:
Thời kỳ Phong Kiến, Pháp Thuộc; tài liệu của chế độ Việt Nam Cộng Hòa; tài
liệu của chính quyền cách mạng…

Các loại hình tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài
liệu phim ảnh ghi âm,… được bảo quản riêng theo từng kho, theo chế độ về
nhiệt độ và độ ẩm thích hợp.
Đối với tài liệu đã được chỉnh lý đang đưa ra phục vụ khai thác được sắp
xếp riêng, các phông chưa được chỉnh lý sắp xếp riêng; tài liệu thu thập, nộp
lưu của các cơ quan đơn vị, cá nhân bảo quản riêng (trong khi chờ xác định
lại để tiêu hủy) .
* Chế độ bảo quản tài liệu trong kho
+ Việc quản lý ra vào kho, đóng mở cửa kho:
Có 01 cán bộ quản lý việc ra vào và đóng mở cửa kho. Hàng ngày theo
dõi và ghi chép cụ thể: Thời gian ra vào, nội dung công việc và kí xác nhận
(đối với việc: Xuất, nhập, khảo sát tài liệu, sữa chữa trang thiết bị bảo quản,
thăm quan kho,…) để quản lý người ra vào kho, đề phòng kẻ gian đột nhập và
đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ.
+ Nhiệt độ, độ ẩm:
Thường xuyên theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại các phòng kho tài liệu đảm
bảo duy trì nhiệt độ và độ ẩm
* Đối với tài liệu giấy: nhiệt độ 20°C ± 2 và độ ẩm 50% ± 5;
* Đối với tài liệu ảnh: nhiệt độ 16°C ± 2 và độ ẩm 45% ± 5.
Trường hợp nhiệt độ, độ ẩm không đảm bảo báo cáo kịp thời cán bộ kĩ
thuật để điều chỉnh máy cho phù hợp.
+ Vệ sinh tài liệu, kho tàng:
Khi đưa vào kho chuyên dụng bảo quản tài liệu của Trung Tâm Lưu Trữ
Quốc Gia II đã được vệ sinh đến từng tờ toàn bộ khối tài liệu.
Thực hiện chế độ quét dọn và lau chùi kho tàng bảo quản định kỳ và đột
xuất.
+ Khử trùng:
Toàn bộ tài liệu trước khi đưa vào kho chuyên dụng đã được khử trùng.
+ Khử axit:
Trung Tâm đẫ đầu tư 01 máy khử a xít của Đức (C900-2) và hàng năm

căn cứ theo quy trình khử axit cho tài liệu giấy và đã được Cục Văn Thư và
Lưu Trữ Nhà Nước phê duyệt tiến hành đưa tài liệu bị nhiễm a xít ra tiến
hành khử nhằm nâng cao tuổ thọ cho tài liệu
* Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu:
- Sổ theo dõi nhập- xuất tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp lưu,
hiến tặng; Nhập tài liệu của các phông đưa ra chỉnh lý xong về kho; Nhập tài
liệu khai thác phục vụ độc giả về kho…
- Sổ theo dõi xuất- nhập vật tư, trang thiết bị bảo quản: Hộp phi axit,
máy hút bụi, hủy giấy,…
- Hồ sơ giao nhận tài liệu (các phông tài liệu đã chỉnh lý, nộp lưu,…
mục lục hồ sơ, hồ sơ phông)
- Hàng năm phòng tiến hành kiểm tra lập thống kê tài liệu định kỳ, đột
xuất để nắm chắc số lượng, chất lượng cũng như sự biến động của kho tàng
và tài liệu.
* Công tác xuất- nhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng các yêu
cầu chuyên môn:
Hiện nay 2/3 số phông và sưu tập tài liệu (khoảng hơn 110 phông) đã có
công cụ tra tìm và đưa ra khai thác phục vụ đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử
dụng của xã hội:
+ Trong số 26 phông tài liệu thời kỳ Pháp Thuộc đã được tiếp quản và
thu thập về Trung Tâm (khoảng 4.300m giá tài liệu) đã chỉnh lý hoàn chỉnh
được 01 phông (với khoảng 53m giá tài liệu) và khoảng hơn 3.400m giá tài
liệu chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, mới chỉ xác định nội dung nhưng vẫn đưa
ra khai thác sử dụng. Mặc dù khối tài liệu này đã bị xuống cấp rất nhiều, song
do nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả rất cao nên Trung Tâm II vẫn phải
đưa một số tài liệu này ra phục vụ những trường hợp có nhu cầu đặc biệt.
+ Khối tài liệu của chế độ Việt Nam Cộng Hòa với gần 90 phông và sưu
tập (khoảng gần 7.800m giá) hiện nay Trung Tâm II mới chỉnh lý hoàn chỉnh
được 12 phông, chỉnh lý sơ bộ được 32 phông đưa ra khai thác phục vụ
nghiên cứu sử dụng, còn lại gần 50 phông (khoảng 4000m giá) chưa được

chỉnh lý khoa học, đây cũng là một trong những khó khăn hiện nay đối với
Trung Tâm II.
+ Đối với khối tài liệu sưu tập bản đồ, bản vẽ (44.513 tấm) Trung Tâm
II mới chỉnh lý hoàn chỉnh được 23.296 tấm đưa ra khai thác phục vụ. Trong
khối tài liệu này đang bị hư hỏng, xuống cấp rất nhiều, Trung Tâm II đang
tiến hành khử axit và tu bổ phục chế những tài liệu hư hỏng của khối bản đồ
thời kỳ Phong Kiến Pháp Thuộc và chế độ Việt Nam Cộng Hòa hạn chế mức
độ hư hỏng, xuống cấp và đưa ra khai thác phục vụ nghiên cứu, sử dụng.
Tuy nhiên vấn đề đặt ra hiện nay là tài liệu bản đồ ở thời kỳ này có một
số bằng chất liệu khác như vải, nhựa nên công tác tu bổ phục chế, công tác
bảo quản và đưa ra phục vụ khai thác cũng gặp rất nhiều khó khăn vì chất
liệu, kích thước của chúng.
+ Sưu tập tài liệu phim ảnh (Với 40.372 tấm phim; 104.800 ảnh) đã
được đưa ra chỉnh lý và khai thác phục vụ nghiên cứu, sử dụng. song hiện nay
số lượng ảnh cong vênh chưa được xử lý, do đó công tác bỏa quản và khai
thác sử dụng gặp nhiều trở ngại; đặc biệt là số tài liệu ảnh gốc, ảnh cũ đã dán
vào album, khi đưa ra khai thác, nghiên cứu chỉ một tấm mà phải mang ra cả
một cuốn album bảo quản hàng trăm tấm ảnh.
+ Khối tài liệu đang bảo quản tại Trung Tâm II (với số lượng hơn
1000m giá ) : Hiện đang phục vụ cho công tác khai thác nghiên cứu sử dụng
của độc giả rất nhiều, tuy nhiên một số tư liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư
hỏng xuống cấp, nhất là khối Công báo Việt Nam Cộng Hòa.
* Tu bổ, phục chế tài liệu
Trong quá trình bảo quản khi đưa ra sử dụng hoặc định kỳ hàng năm,
cán bộ bảo quản tiến hành kiểm tra tình trạng vật lý tài liệu và tiến hành lập
kế hoạch đưa những tài liệu bị hư hỏng đặc biệt, quý hiếm để tu bổ phục chế.
Việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu được tiến hành
theo quyết định 69/QĐ- LTNN, ngày 15 tháng 06 năm 2000 của Cục Lưu Trữ
Nhà Nước.
Trong những năm qua, thực hiện đề án “chống nguy cơ hủy hoại tài liệu”

Trung tâm đã tiến hành tu bổ được: 606.234 tờ tài liệu, trong đó:
• Tài liệu hành chính: 514.446 tờ bồi nền một mặt; 11.211 tờ bồi nền hai
mặt.
• Tài liệu sổ bộ hán nôm: 77.447 tờ bồi nền một mặt; 139 tờ bồi nền hai
mặt.
• Tài liệu bản đồ: 3.000 tờ (bồi nền và làm bao bảo vệ )
* Phông bảo hiểm tài liệu
Sau khi tiến hành việc tu bổ, phục chế, Trung tâm II tiến hành lập phông
bảo hiểm cho tài liệu bằng phương pháp số hóa tài liệu hướng quy định của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước.
Trung Tâm II đang thực hiện Đề án số hóa tài liệu, đã đưa ra 6.951 hồ sơ
phông Phủ Thủ Tướng Việt Nam Cộng Hòa- khoảng 800.000 trang tài liệu đã
được scan để thực hiện các bước tiếp theo.
III. NHẬN ĐỊNH, GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT
3.1. Nhận định
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Muốn
gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần
có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên
hoặc do con người gây ra. Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió
mùa, cho nên các yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá
hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu
lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta
là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp. Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp
phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Từ đó người dân sẽ có
nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những đóng góp của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ.

∗
Ưu điểm trong công tác bảo quản tài liệu

Trong những năm qua Trung Tâm lưu Trữ Quốc Gia II đã rất quan tâm
và chỉ đạo về công tác bảo quản tài liệu như:
- Bảo quản tài liệu được Trung Tâm thực hiện đúng theo quy định của
Nhà Nước cũng như sự chỉ đạo và hướng dẫn của Cục Vản Thư và Lưu Trữ
Nhà Nước.
- Trung Tâm đã ban hành một số văn bản về công tác bảo quản tài liệu
như: Nội quy ra vào kho; quy định về phòng cháy; chữa cháy; quy định về
xuất, nhập tài liệu và một số nghiệp vụ khác liên quan…
- Hệ thống kho tàng để bảo quản tài liệu luôn được nâng cấp, xây mới
nhằm bảo quản an toàn và kéo dai tuổi thọ ch tài liệu.
- Kho tàng luôn được vệ sinh theo định kỳ và có sự phân công cán bộ vệ
sinh rõ ràng.
- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu luôn được đầu tư để phục vụ cho
công tác bảo quản tài liệu ngày càng tốt hơn.
Tuy nhiên trong bảo quản tài liệu tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia II
còn một số hạn chế sau:
Tài liệu ngày càng gia tăng về số lượng và chất lượng nhưng chưa được
quản lý chưa được quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ nhà nước. Các
Trung tâm lưu trữ không có khả năng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ
của mình đối với loại hình tài liệu này, vì cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và
chưa có sự thống nhất về chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giữa các cơ
quan. Mặc dù Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung Tâm Lưu Trữ Quốc
Gia II đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác bảo quản tài liệu,
nhưng các quy định này chủ yếu chỉ áp dụng đối với tài liệu quản lý hành
chính, còn một số tài liệu khác chưa có quy định cụ thể;
Những tài liệu đang bị xuống cấp và hư hỏng, Trung Tâm chưa có biện
pháp kỹ thuật cụ thể để nhằm hạn chế những ảnh hưởng các nguyên nhân gây
hư hỏng cho tài liệu…
Trình độ các bộ chuyên môn còn thấp và hạn chế.
Trang thiết bị bảo quản chưa đủ và chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng do

vậy phần lớn tài liệu tại Trung Tâm còn trong tình trạng vật lý không được
tốt.
Thực tập tốt nghiệp là nội dung hết sức quan trọng không thể thiếu
được trong chương trình đào tạo. Đây là sự gắn kết giữa học và hành, giữa
nhà trường và xã hội, giữa lý luận và thực tiễn. Để giúp cho sinh viên được
tiếp xúc trực tiếp với các công việc cụ thể của nghiệp vụ Bảo tồn – Bảo tàng
và vận dụng những kiến thúc đã học được ở trường vào làm việc thực tế tại cơ
quan sau này, giúp cho học sinh củng cố thêm kiến thức, tự phát hiện những
bất cập về kiến thức của bản thân để kịp thời có hướng bổ sung, đáp ứng được
yêu cầu công tác sau khi ra trường.
Trong quá trình thực tập, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các
thầy cô giáo, đặc biệt giáo viên trực tiếp hướng dẫn tơi thực tập. Nhân đây tôi
xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các thầy cô giáo, Thủ trưởng cơ quan
và các cô, chú trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, đã tận tình giúp đỡ,