Tổ chức hệ thống thông tin kế toán docx

1
Chương 6
Chương 6
Tổ chức hệ thống thông
Tổ chức hệ thống thông
tin kế toán
tin kế toán
2
Mục tiêu chương
Mục tiêu chương
❖
Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ
Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ
thống thông tin kế toán trong
thống thông tin kế toán trong
điều kiện tin học hoá
điều kiện tin học hoá
❖
Phân tích, thiết kế hệ thống kế
Phân tích, thiết kế hệ thống kế
toán trong điều kiện tin học
toán trong điều kiện tin học
hoá công tác kế toán
hoá công tác kế toán
❖
Quy trình và cách thức đánh
Quy trình và cách thức đánh
giá, lực chọn, triển khai phẩn
giá, lực chọn, triển khai phẩn
mềm kế toán trong doanh
mềm kế toán trong doanh

nghiệp
nghiệp
3
Nội dung
Nội dung
❖
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống
❖
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống
❖
Thực hiện hệ thống
Thực hiện hệ thống
❖
Vận hành- bảo trì
Vận hành- bảo trì
hệ thống
hệ thống
Thiết kế
Vận hành
Phân tích
Thực hiện
4
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống
❖
Mục tiêu phân tích hệ
Mục tiêu phân tích hệ
thống

thống
❖
Khảo sát sơ bộ
Khảo sát sơ bộ
❖
Đánh giá giải pháp khả thi
Đánh giá giải pháp khả thi
❖
Báo cáo phân tích hệ
Báo cáo phân tích hệ
thống
thống
❖
Kết quả phân tích hệ
Kết quả phân tích hệ
thống
thống
5
Mục tiêu phân tích hệ thống
Mục tiêu phân tích hệ thống
❖
Đạt được sự
Đạt được sự
hiểu biết
hiểu biết
về hệ
về hệ
thống hiện tại
thống hiện tại
❖

Nhận dạng
Nhận dạng
vấn đề
vấn đề
cần giải
cần giải
quyết
quyết
❖
Nhận dạng
Nhận dạng
thông tin
thông tin
cần
cần
thiết
thiết
❖
Đưa ra các
Đưa ra các
yêu cầu
yêu cầu
cho hệ
cho hệ
thống mới
thống mới
❖
Thiết lập
Thiết lập
mối quan hệ

mối quan hệ
với
với
người sử dụng
người sử dụng
6
Nguyên nhân phân tích hệ thống
Nguyên nhân phân tích hệ thống
❖
Nhược điểm
Nhược điểm
hệ
hệ
thống hiện hành
thống hiện hành
❖
Nhu cầu mới
Nhu cầu mới
về
về
thông tin, về kiểm
thông tin, về kiểm
soát
soát
❖
Tiến bộ
Tiến bộ
công nghệ
công nghệ
thông tin

thông tin
7
Khảo sát sơ bộ
Khảo sát sơ bộ
❖
Mục đích: Nhận dạng vấn đề cần giải quyết
Mục đích: Nhận dạng vấn đề cần giải quyết
❖
Nội dung:
Nội dung:
–
Dòng dữ liệu
Dòng dữ liệu
–
Sự hữu hiệu và hiệu quả
Sự hữu hiệu và hiệu quả
–
Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ
–
Đề xuất giải pháp
Đề xuất giải pháp
8
Khảo sát sơ bộ
Khảo sát sơ bộ
❖
Công việc:
Công việc:
–
Tìm hiểu và đánh giá chung

Tìm hiểu và đánh giá chung
◆
Đặc điểm hoạt động doanh
Đặc điểm hoạt động doanh
nghiệp
nghiệp
◆
Yêu cầu quản lý
Yêu cầu quản lý
◆
Yêu cầu thông tin
Yêu cầu thông tin
◆
Định hướng phát triển
Định hướng phát triển
–
Khảo sát hệ thống kế toán và
Khảo sát hệ thống kế toán và
đề xuất các giải pháp
đề xuất các giải pháp
9
Khảo sát hệ thống kế toán
Khảo sát hệ thống kế toán
❖
Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu
❖
Quá trình xử lý
Quá trình xử lý
❖

Cung cấp thông tin kế toán
Cung cấp thông tin kế toán
❖
Hệ thống máy tính và thiết bị
Hệ thống máy tính và thiết bị
tin học
tin học
❖
Phần mềm kế toán và phần
Phần mềm kế toán và phần
mềm hỗ trợ
mềm hỗ trợ
❖
Khảo sát bộ máy kế toán
Khảo sát bộ máy kế toán
10
Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu
❖
Đối tượng kế toán-
Đối tượng kế toán-
đối tượng quản lý chi
đối tượng quản lý chi
tiết
tiết
❖
Hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ
kế toán- quy trình
kế toán- quy trình

lập- luân chuyển
lập- luân chuyển
chứng từ
chứng từ
❖
Khai báo ban đầu
Khai báo ban đầu
❖
Nhập liệu trên phần
Nhập liệu trên phần
mềm hiện hành
mềm hiện hành
Hệ thống hiện hành có đủ
khả năng ghi nhận đầy đủ,
trung thực, kịp thời các hoạt
động- nghiệp vụ tại doanh
nghiệp hay không
11
Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu
❖
Mục đích: Đánh giá
Mục đích: Đánh giá
khả năng xử lý
khả năng xử lý
chính xác,
chính xác,
nhanh chóng, kịp thời và trung thực các dữ liệu
nhanh chóng, kịp thời và trung thực các dữ liệu
kế toán

kế toán
❖
Nội dung:
Nội dung:
–
Phương pháp kế toán hiện đang áp dụng
Phương pháp kế toán hiện đang áp dụng
–
Khả năng xử lý của phần mềm
Khả năng xử lý của phần mềm
–
Quy trình xử lý của hệ thống
Quy trình xử lý của hệ thống
–
Kiểm soát xử lý
Kiểm soát xử lý
12
Cung cấp thông tin kế toán
Cung cấp thông tin kế toán
❖
Mục đích: Đánh giá hệ thống báo cáo kế toán
Mục đích: Đánh giá hệ thống báo cáo kế toán
hiện tại có
hiện tại có
đáp ứng được yêu cầu thông tin
đáp ứng được yêu cầu thông tin
kế toán
kế toán
của doanh nghiệp hay không.
của doanh nghiệp hay không.

❖
Nội dung:
Nội dung:
–
Khảo sát nhu cầu thông tin
Khảo sát nhu cầu thông tin
–
Hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính
–
Báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị
–
Các báo cáo nội bộ khác
Các báo cáo nội bộ khác
13
Hệ thống máy tính và thiết bị tin học
Hệ thống máy tính và thiết bị tin học
❖
Khảo sát và đánh giá
Khảo sát và đánh giá
năng lực, công suất, sự
năng lực, công suất, sự
hữu hiệu, hiệu quả của
hữu hiệu, hiệu quả của
hệ thống
hệ thống
❖
An ninh hệ thống máy
An ninh hệ thống máy

tính
tính
❖
Đánh giá khả năng nâng
Đánh giá khả năng nâng
cấp
cấp
14
Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ
Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ
trợ
trợ
❖
Đánh giá mức độ đáp
Đánh giá mức độ đáp
ứng yêu cầu người
ứng yêu cầu người
dùng
dùng
❖
Đánh giá tính kiểm
Đánh giá tính kiểm
soát
soát
❖
Các đề xuất thay đổi
Các đề xuất thay đổi
hệ thống
hệ thống
15

Khảo sát bộ máy kế toán
Khảo sát bộ máy kế toán
❖
Cơ cấu bộ máy kế
Cơ cấu bộ máy kế
toán
toán
❖
Phân quyền, phân
Phân quyền, phân
chia trách nhiệm
chia trách nhiệm
❖
Trình độ, năng lực
Trình độ, năng lực
của nhân viên
của nhân viên
❖
Các đòi hỏi khác về
Các đòi hỏi khác về
chuyên môn và kỷ
chuyên môn và kỷ
năng tin học
năng tin học
❖
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự
16
Khảo sát sơ bộ
Khảo sát sơ bộ

❖
Các đề xuất cho hệ thống mới
Các đề xuất cho hệ thống mới
–
Dữ liệu
Dữ liệu
–
Cấu trúc dữ liệu
Cấu trúc dữ liệu
–
Đầu ra
Đầu ra
–
Đầu vào
Đầu vào
–
Quá trình xử lý
Quá trình xử lý
–
Chứng từ/tài liệu liên quan
Chứng từ/tài liệu liên quan
–
Các giới hạn
Các giới hạn
–
Yêu cầu kiểm soát
Yêu cầu kiểm soát
–
Yêu cầu tổ chức
Yêu cầu tổ chức

17
Khảo sát sơ bộ
Khảo sát sơ bộ
❖
Cách tiếp cận
Cách tiếp cận
–
Theo phần hành kế toán
Theo phần hành kế toán
–
Theo chu trình kinh doanh
Theo chu trình kinh doanh
❖
Công cụ
Công cụ
–
Phỏng vấn
Phỏng vấn
–
Bảng câu hỏi
Bảng câu hỏi
–
Thu thập tài liệu
Thu thập tài liệu
–
Lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu
Lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu
18
Đánh giá giải pháp khả thi
Đánh giá giải pháp khả thi

❖
Hệ thống không thể thực hiện được nếu các
Hệ thống không thể thực hiện được nếu các
giải pháp không khả thi.
giải pháp không khả thi.
❖
Khả thi về kỹ thuật công nghệ
Khả thi về kỹ thuật công nghệ
Công nghệ phải
phù hợp với mục
tiêu và trong tầm
tay
19
Đánh giá giải pháp khả thi
Đánh giá giải pháp khả thi
❖
Khả thi về thời gian thực
Khả thi về thời gian thực
hiện
hiện
–
Đánh giá: hệ thống mới
Đánh giá: hệ thống mới
phải được hoàn thành
phải được hoàn thành
trong giới hạn thời gian
trong giới hạn thời gian
hợp lý
hợp lý
–

Công cụ: các công cụ
Công cụ: các công cụ
quản trị dự án
quản trị dự án
❖
Khả thi về tổ chức vận hành
Khả thi về tổ chức vận hành
–
Sự sợ hãi, sự chống đối
Sự sợ hãi, sự chống đối
–
Quyết tâm thực hiện
Quyết tâm thực hiện
–
Hỗ trợ từ ban lãnh đạo
Hỗ trợ từ ban lãnh đạo
20
Đánh giá giải pháp khả thi
Đánh giá giải pháp khả thi
❖
Khả thi về kinh tế
Khả thi về kinh tế
–
Ước tính chi phí
Ước tính chi phí
–
Phân tích lợi ích
Phân tích lợi ích
–
Đánh giá khả thi

Đánh giá khả thi
◆
ROI
ROI
◆
IRR
IRR
◆
NPV
NPV
◆
…
…
21
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống
❖
Báo cáo phân tích hệ thống
Báo cáo phân tích hệ thống
–
Tổng quan
Tổng quan
–
Phạm vi của dự án
Phạm vi của dự án
–
Sự vận hành của hệ thống hiện hành
Sự vận hành của hệ thống hiện hành
–
Các hạn chế của hệ thống hiện hành

Các hạn chế của hệ thống hiện hành
–
Các yêu cầu về hệ thống mới
Các yêu cầu về hệ thống mới
–
Đánh giá tính khả thi
Đánh giá tính khả thi
–
Nhận định tổng hợp và kết luận
Nhận định tổng hợp và kết luận
–
Phụ lục (tài liệu hệ thống, lưu đồ, sơ
Phụ lục (tài liệu hệ thống, lưu đồ, sơ
đồ, bảng câu hỏi, )
đồ, bảng câu hỏi, )
22
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống
❖
Kết luận của BLĐ doanh
Kết luận của BLĐ doanh
nghiệp
nghiệp
–
Giữ nguyên hệ thống
Giữ nguyên hệ thống
–
Cải tiến hệ thống
Cải tiến hệ thống
–

Thiết kế hệ thống mới
Thiết kế hệ thống mới
Thực ra chẳng có
gì nghiêm trọng
23
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống
❖
Tầm quan trọng
Tầm quan trọng
của thiết kế hệ
của thiết kế hệ
thống
thống
❖
Thiết kế sơ bộ
Thiết kế sơ bộ
❖
Thiết kế chi tiết
Thiết kế chi tiết
❖
Báo cáo thiết kế
Báo cáo thiết kế
hệ thống
hệ thống
Một hệ thống phải được tạo ra, chuyển
các ý tưởng thành các giải pháp cụ thể
trước khi thực hiện
24
Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống

Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống
❖
Mô tả, trình bày hệ thống trước khi tổ chức
Mô tả, trình bày hệ thống trước khi tổ chức
thực hiện
thực hiện
❖
Chọn lựa có hay không việc thực hiện hệ thống
Chọn lựa có hay không việc thực hiện hệ thống
❖
Chỉnh sửa dễ dàng với chi phí thấp
Chỉnh sửa dễ dàng với chi phí thấp
❖
Đánh giá kiểm soát
Đánh giá kiểm soát
❖
Tài liệu hệ thống
Tài liệu hệ thống
25
Thiết kế sơ bộ
Thiết kế sơ bộ
❖
Thiết kế sơ bộ các yêu cầu
Thiết kế sơ bộ các yêu cầu
của hệ thống mới
của hệ thống mới
–
Đầu ra
Đầu ra
–

Dữ liệu
Dữ liệu
–
Nhập liệu
Nhập liệu
–
Quá trình xử lý
Quá trình xử lý
–
Kiểm soát hệ thống
Kiểm soát hệ thống