Nghệ thuật quản lý thời gian doc

Nghệ thuật quản lý
thời gian
Hàng ngày, lãnh đạo phải giải quyết "trăm công ngàn việc". Tuy
nhiên, bận rộn không có nghĩa là không hiệu quả, nhất là khi họ có
được chiến lược quản lý thời gian hợp lý.
Kỹ năng chính để sắp xếp thời gian là biết phải làm gì và làm khi nào.
Điện thoại reo trong khi bạn đang trả lời thư điện tử và đúng lúc đó có
một nhân viên đang lại gần bàn làm việc của bạn. Bạn sẽ làm gì trong
trường hợp đó?
a. Trả lời điện thoại trong khi đọc thư.
b. Dừng tất cả mọi việc lại để nói chuyện với nhân viên
c. Phớt lờ điện thoại và nhân viên và tiếp tục gửi thư
d. Không câu trả lời nào ở trên là đúng.
Câu trả lời d sẽ là câu trả lời đúng nhất. Tại sao vậy? Bởi vì đây chỉ là
một câu hỏi mẹo, đáp án là luôn luôn có hàng trăm cách để quản lý thời
gian và mỗi người sẽ có câu trả lời đúng nhất cho riêng mình.
Tuy nhiên, chúng ta có thể "lên dây cót" cho kỹ năng quản lý thời gian
bằng cách đặt câu hỏi:
+ Điều gì quan trọng nhất cần làm ngay bây giờ?
+ Thời hạn cuối cùng là khi nào?
+ Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm được gì cả?
Với câu hỏi đầu tiên, "điều gì là quan trọng nhất?", thì câu trả lời là:
mối quan hệ tốt với nhân viên. Các nhà lãnh đạo hiệu quả luôn dành th
ời
gian cho nhân viên bởi họ biết cách đó sẽ mang lại lợi ích gấp nhiều lần.

Câu hỏi thứ hai: "Thời hạn cuối cùng là khi nào?" Trước khi đảm nhận
một dự án hay kế hoạch nào đó, hãy xét xem bạn có thể thương lượng
được về thời hạn hoàn thành hay không? Nếu như không thể thương
lượng được, hãy thôi than vãn và làm ngay lập tức.
Câu hỏi thứ ba: "Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm việc này?".

Thử nghĩ xem tổ chức của bạn sẽ thiệt hại những gì nếu bạn không đưa
ra một quyết định kịp thời, không hoàn thành đúng kế hoạch? Đó sẽ là
động lực thôi thúc bạn bắt tay ngay vào những việc cần giải quyết.
Chỉ sắp xếp thời gian hợp lý thôi thì vẫn chưa đủ. Biết cần phải làm việc
gì trước cũng là cách vừa tiết kiệm thời gian, vừa đạt được hiệu quả tốt
nhất. Có một câu chuyện kể rằng: Trong một buổi nói chuyện với một
nhóm sinh viên, một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian bảo
rằng: “Chúng ta sẽ dành thời gian giải một câu đố”. Ông mang ra một
cái lọ khoảng 5 lít, rộng miệng và đặt nó lên bàn. Ông đổ ra hơn chục
viên đá và cẩn thận đặt từng viên một vào cái lọ. Khi cái lọ đã đầy và
không đặt được thêm viên nào nữa, ông hỏi: "Cái lọ đã đầy chưa? Các
sinh viên đồng thanh trả lời: “Rồi ạ”.
- “Thật chứ?” Chuyên gia hỏi. Ông ta cúi xuống gầm bàn và kéo
ra một xô sỏi. Sau đó ông ta nhặt vài viên sỏi cho vào cái lọ và lắc cho

nó lọt vào kẽ giữa những viên đá lớn.
Ông hỏi các sinh viên 1 lần nữa: “Cái lọ đã đầy chưa?” Lần này cả lớp
đã thận trọng hơn. Một sinh viên nói: “Có thể nó vẫn chưa đầy”. "Tốt
lắm” - Chuyên gia trả lời, cúi xuống gầm bàn, lôi ra một túi cát và bắt
đầu đổ cát vào trong cái lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa
những viên đá và những viên sỏi. Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy
chưa?” “Chưa ạ”. Một lần nữa chuyên gia nói: “Tốt lắm”.
Sau đó ông ta mang ra một chai nước và bắt đầu đổ nước vào lọ cho đến
khi nước đầy đến miệng. Sau đó ông nhìn cả lớp và hỏi: “Ví dụ này cho
thấy điều gì?”
Một sinh viên nhanh nhảu: “Ví dụ này có nghĩa là, dù thời gian biểu có
kín như thế nào, nếu biết cách sắp xếp thời gian, chúng ta vẫn có thể
làm thêm một số việc nữa”. “Không, không phải là điều đó”. Chuyên gia
trả lời.
“Sự thực là ví dụ này khuyên chúng ta rằng, nếu chúng ta không đặt vi

ên
đá to vào trước, chúng ta sẽ không bao giờ cho nó vào được. Viên đá
lớn của cuộc đời các bạn là gì? Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời
bạn vào trước hoặc bạn sẽ không bao giờ đặt được. Nếu bạn chỉ cố nhồi
nhét những chuyện chi li, cuộc sống của bạn sẽ rặt những chuyện chi li
và bạn sẽ không bao giờ có thời gian thực sự bổ ích để dành cho những
việc lớn".
Do vậy, nếu bạn cần thời gian và việc quản lý thời gian quan trọng với
bạn, cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, hãy tự lên kế hoạch quản lý
thời gian một cách khôn ngoan.
Nguyệt Ánh

Theo mftrou/ nwlink