Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối) pdf

Các thao tác cơ bản với Word 2003
(Phần cuối)
29. Trộn thư (Mail Merge)
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp
người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên
máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác
nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết
hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu
ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa
chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để
làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước
khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng
danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài
liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách
thức sử dụng Mail Merge như sau:

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho
danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:
Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa
chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế
đến bạn chọn như hình.

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía
phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là
Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng
làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài
liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này

chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type
a new list, xong nhấp vào Create…

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người
cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư
thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở
hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong
Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address
List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần
thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New
Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong
nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này
lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail
Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được
thể hiện, nhấp OK để đồng ý.
Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình
này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các
trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field
sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last
Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các

Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình
soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem
trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút
trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn
thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện,
bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là
Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài
liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại
vào máy.

Hình này đã được thu nhỏ, để xem đầy đủ bạn nhấp phải
chuột và chọn View Image (với Firefox)
30. In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay
nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có
dạng như sau:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

- Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.
- Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang
nào, có các mục
+ All: In toàn bộ tài liệu.
+ Current Page: In trang hiện thời.
+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn
nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
- Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:
- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài
trình điều khiển (Driver).
- Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể
bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là
do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy
là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải
chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của
máy in.
Đến đây là kết thúc loạt bài viết các thao tác cơ bản trên
Microsoft Word 2003, rất mong nhận được ý kiến của mọi
người.